Trong thời hiện đại, ERP trở thành một công cụ rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đây không chỉ là một hệ thống phần mềm, mà còn là một chiến lược toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình, tăng cường hiệu suất và tăng cường khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. Vậy ERP là gì? Nó mang lại những lợi ích nào? Đọc ngay bài viết để có câu trả lời nhé.
ERP là viết tắt của từ gì? ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, tức là “hoạch định tài nguyên doanh nghiệp”. Đây là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức mọi khía cạnh của một doanh nghiệp.
ERP Là Gì? Phần Mềm ERP Là Gì?
Phần mềm ERP giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình kinh doanh bằng cách kết hợp và quản lý một loạt các chức năng như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho,…. Thông qua việc tích hợp các thông tin và quy trình làm việc, ERP giúp cải thiện hiệu suất, quản lý toàn diện, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực cũng như ra quyết định có hiệu suất cao hơn.
Phần mềm ERP có nhiều chức năng quan trọng để quản lý và tích hợp các hoạt động kinh doanh trong một tổ chức. Dưới đây là một số chức năng chính:
Quản lý tài chính: Theo dõi, quản lý tài khoản, thanh toán, các giao dịch tài chính; tích hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi phí.
Quản lý nhân sự: Theo dõi thông tin nhân viên, bao gồm lương, chấm công, quản lý nhân sự; quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo.
Quản lý chuỗi cung ứng: Tối ưu hóa quy trình đặt hàng, quản lý kho; theo dõi và quản lý thông tin về nhà cung cấp, đối tác kinh doanh.
Quản lý sản xuất: Tích hợp quy trình sản xuất và quản lý nguồn lực sản xuất; theo dõi, đánh giá hiệu suất của dây chuyền sản xuất.
Quản lý kho: Tối ưu hóa quản lý tồn kho và đặt hàng; tích hợp thông tin về lưu trữ, vận chuyển và quản lý chuỗi cung ứng.
Quản lý dự án: Tổ chức và theo dõi tiến độ các dự án; quản lý nguồn lực, kế hoạch làm việc.
Quản lý bán hàng và dịch vụ khách hàng: Tích hợp quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng; theo dõi, quản lý thông tin về đơn hàng và dịch vụ khách hàng.
Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định; tạo ra các bảng điều khiển và báo cáo tự động.
Quản lý quan hệ khách hàng: Theo dõi thông tin, tương tác với khách hàng; tối ưu hóa chiến lược quảng bá và bán hàng.
3. Trường Hợp Nào Doanh Nghiệp Cần Sử Dụng Phần Mềm ERP?
Trường Hợp Nào Doanh Nghiệp Cần Sử Dụng Phần Mềm ERP?
Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi họ đối mặt với các thách thức quản lý tài nguyên và quy trình nội bộ. Chẳng hạn như những trường hợp sau:
Doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh, gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin và quy trình liên quan đến tài nguyên, nhân sự, sản xuất.
Doanh nghiệp tồn tại nhiều hệ thống không liên kết với nhau và gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận khác nhau.
Doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình nội bộ và tăng cường khả năng linh hoạt để thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Chuỗi cung ứng của doanh nghiệp phức tạp và đòi hỏi sự tích hợp chặt chẽ để tối ưu hóa quy trình đặt hàng, sản xuất, vận chuyển.
Doanh nghiệp đối mặt với khối lượng lớn dữ liệu tài chính và cần một hệ thống để theo dõi, báo cáo, quản lý thông tin tài chính một cách chặt chẽ.
Quy mô nhân sự tăng lên và quản lý thông tin liên quan đến nhân sự, bảng lương, chấm công trở nên phức tạp.
Doanh nghiệp cần có khả năng tạo và xem xét báo cáo chi tiết, cũng như thực hiện phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định chiến lược.
Phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quản lý và cải thiện hiệu suất làm việc. Trong đó, nổi bật nhất là những lợi ích sau:
4.1 Tiếp Cận Thông Tin Nhanh Chóng, Chính Xác
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tiếp cận thông tin nhanh chóng, chính xác thông qua việc tích hợp các hệ thống và quy trình làm việc. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập dữ liệu từ mọi bộ phận của doanh nghiệp, giúp họ ra quyết định dựa trên thông tin mới nhất và đồng nhất.
4.2 Tối Ưu Nguồn Nhân Lực
Với khả năng quản lý nhân sự tích hợp, mô hình ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực. Quy trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất trở nên hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu thị trường và duy trì một đội ngũ nhân sự chất lượng.
ERP hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả hơn bằng cách tối ưu hóa quy trình đặt hàng, vận chuyển, lưu trữ. Điều này giúp giảm lượng hàng tồn kho không cần thiết, giảm rủi ro tồn kho lỗi thời và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn.
4.4 Chuẩn Hóa Thông Tin Nhân Sự, Tiền Lương
Phần mềm ERP chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự và tiền lương, giúp đảm bảo tính chính xác, công bằng. Khi đó, doanh nghiệp có thể tuân thủ các quy tắc, chuẩn mực liên quan đến nhân sự, tiền lương, giảm nguy cơ xảy ra lỗi và tranh cãi.
Các Lợi Ích Của ERP Đối Với Doanh Nghiệp
4.5 Nâng Cao Năng Suất Làm Việc
ERP giúp nâng cao năng suất làm việc bằng cách tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh. Từ việc xử lý đơn hàng đến quản lý dự án, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nguồn lực, tăng cường khả năng đáp ứng và đồng đều hóa hiệu suất làm việc.
4.6 Thuận Tiện Trong Liên Lạc
Với tính tích hợp cao, ERP giúp tăng cường liên lạc trong tổ chức. Nhân viên có thể chia sẻ thông tin một cách dễ dàng, cải thiện sự hiểu biết và tương tác giữa các bộ phận, từ đó tạo ra môi trường làm việc thuận lợi và tích cực.
Mặc dù mô hình chương trình ERP mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số hạn chế khi sử dụng đó là:
Chi phí triển khai: Việc triển khai phần mềm ERP thường đòi hỏi chi phí đầu tư lớn từ phía doanh nghiệp, bao gồm chi phí cài đặt, đào tạo nhân viên.
Thời gian triển khai: Quá trình triển khai phần mềm ERP có thể kéo dài và gây ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Sự chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới có thể gặp khó khăn và đòi hỏi sự kiên nhẫn.
Ảnh hưởng đến quy trình làm việc: Sự thay đổi quy trình làm việc có thể gây khó khăn cho nhân viên. Họ cần phải thích nghi với các quy tắc và quy trình mới, điều này có thể làm suy giảm hiệu suất ngắn hạn.
Ít tùy chỉnh: Một số phần mềm ERP có thể có giới hạn trong việc tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này tạo ra sự hạn chế trong việc đáp ứng các yêu cầu đặc biệt.
Cần sự hỗ trợ nhiều bên: Việc triển khai và sử dụng phần mềm ERP thường đòi hỏi sự hợp tác từ nhiều bên, bao gồm nhà cung cấp phần mềm, nhân viên, đôi khi là các chuyên gia bên ngoài. Việc quản lý các bên này có thể gây khó khăn.
Yêu cầu về cơ sở hạ tầng: Một số phần mềm ERP đòi hỏi cơ sở hạ tầng công nghệ cao và việc nâng cấp hạ tầng hiện có có thể gây tốn kém chi phí.
Khả năng tương thích: Sự tương thích với các hệ thống và ứng dụng khác có thể là một thách thức. Việc tích hợp ERP với các hệ thống hiện tại của doanh nghiệp thường đòi hỏi nhiều công sức và tài nguyên.
6. Lựa Chọn Phần Mềm ERP Theo Tiêu Chí Nào?
Lựa Chọn Phần Mềm ERP Theo Tiêu Chí Nào?
Hiện nay, các doanh nghiệp thường lựa chọn phần mềm ERP dựa theo những tiêu chí cơ bản sau:
Năng lực của đơn vị cung cấp giải pháp: Doanh nghiệp thường rất quan tâm đến khả năng và uy tín của nhà cung cấp phần mềm ERP. Nó bao gồm kinh nghiệm trong ngành, tài nguyên phát triển và khả năng hỗ trợ.
Các chức năng của phần mềm: Đánh giá các chức năng của phần mềm ERP để đảm bảo rằng nó đáp ứng đầy đủ và hiệu quả các nhu cầu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.
Khả năng mở rộng: Doanh nghiệp quan tâm đến khả năng mở rộng của phần mềm để chắc chắn rằng nó có thể điều chỉnh và mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp.
Đánh giá của khách hàng đã sử dụng: Phản hồi từ các doanh nghiệp khác giúp đánh giá chất lượng và hiệu suất của phần mềm, cung cấp cái nhìn thực tế từ người dùng thực tế.
Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có: Sự tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp là cần thiết để giảm thiểu sự gián đoạn trong quá trình triển khai.
Độ phù hợp với quy định kế toán Việt Nam: Sự tuân thủ với quy định kế toán Việt Nam là rất quan trọng để đảm bảo rằng phần mềm ERP đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và quy định của pháp luật kế toán trong nước.
Dễ sử dụng: Đánh giá mức độ dễ sử dụng của phần mềm ERP giúp nhân viên có thể nhanh chóng trong việc sử dụng hệ thống và đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.
Ngân sách phù hợp: Doanh nghiệp thường đánh giá xem chi phí triển khai và duy trì phần mềm có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp hay không trước khi đưa ra quyết định sử dụng.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt: Chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng là rất quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật và nhận được sự hỗ trợ cần thiết.
Dựa theo nhà cung cấp, phần mềm ERP thường chia thành 2 loại là trong nước và nước ngoài. Mỗi loại sẽ có những ưu – nhược điểm riêng. Hãy cùng JobsGO tìm hiểu chi tiết về các loiaj phần mềm này nhé.
Các Loại Phần Mềm ERP Phổ Biến Hiện Nay
7.1 Phần Mềm Trong Nước
Ưu điểm:
Phần mềm ERP trong nước thường được phát triển với sự hiểu biết sâu rộng về văn hóa kinh doanh và quy định trong nước, giúp dễ dàng tích hợp vào môi trường kinh doanh cụ thể.
Các giải pháp ERP trong nước thường tích hợp tốt với quy định pháp luật và thuế trong nước, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy tắc, quy định một cách dễ dàng.
Sự hỗ trợ cho ngôn ngữ, thông tin địa phương giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tương tác giữa các bộ phận.
Nhược điểm:
Phần mềm ERP trong nước có thể hạn chế khi doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động quốc tế, vì nó thường không linh hoạt.
Các giải pháp này có thể thiếu tính toàn cầu, không thể hoàn toàn đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp hoạt động trong môi trường kinh doanh quốc tế đa dạng.
7.2 Phần Mềm Nước Ngoài
Ưu điểm:
Phần mềm ERP nước ngoài thường được thiết kế để phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp quốc tế, với tính linh hoạt và khả năng đáp ứng đa quốc gia.
Các giải pháp quốc tế thường cung cấp đa dạng chức năng và công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp đáp ứng với những thách thức kinh doanh.
Việc sử dụng các phần mềm ERP nước ngoài có thể giúp doanh nghiệp tham gia vào cộng đồng người dùng toàn cầu, chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ các doanh nghiệp khác.
Nhược điểm:
Một số phần mềm quốc tế có thể đòi hỏi chi phí cao và khó khăn trong việc tích hợp với ngôn ngữ, quy định địa phương.
Do không hiểu biết sâu rộng về pháp lý và thuế trong nước, việc tuân thủ cũng như tích hợp với quy định địa phương có thể gặp khó khăn.
8. Quy Trình Triển Khai Hệ Thống ERP
Để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Khảo sát doanh nghiệp: Tìm hiểu cơ bản về nhu cầu, quy trình và yêu cầu của doanh nghiệp để xác định phạm vi triển khai ERP.
Bước 2: Phân tích thiết kế: Xây dựng mô hình thiết kế hệ thống ERP dựa trên thông tin từ bước khảo sát, đảm bảo tích hợp hiệu quả với các quy trình doanh nghiệp.
Bước 3: Lập trình hệ thống: Thực hiện việc lập trình và tùy chỉnh hệ thống ERP theo các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để đáp ứng đầy đủ nhu cầu kinh doanh.
Bước 4: Test phần mềm: Tiến hành các bài kiểm tra để đảm bảo tính ổn định, hiệu suất và tính đồng nhất của phần mềm ERP trước khi triển khai.
Bước 5: Bắt đầu vận hành phần mềm: Triển khai hệ thống ERP vào môi trường sản xuất, làm việc, bắt đầu sử dụng và giám sát quá trình vận hành.
Bước 6: Nghiệm thu kết quả: Kiểm tra, đánh giá hiệu suất của hệ thống ERP, đồng thời đảm bảo rằng các yêu cầu và mục tiêu kinh doanh đã được đạt được.
9. Một Số Lưu Ý Khi Sử Dụng Hệ Thống ERP
Một Số Lưu Ý Khi Sử Dụng Hệ Thống ERP
Khi sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề để đạt được hiệu quả tốt nhất:
Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống ERP để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lỗi người dùng.
Đảm bảo tính liên kết giữa các phần của hệ thống ERP và tích hợp dữ liệu một cách hiệu quả để tránh sự phân mảnh thông tin.
Áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp và ngăn chặn truy cập trái phép.
Sử dụng quản lý phiên bản để theo dõi và kiểm soát các thay đổi trong hệ thống ERP, giúp tránh nhầm lẫn và xác định nguồn gốc của vấn đề.
Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu suất hệ thống ERP để xác định và giải quyết vấn đề ngay từ khi nó xuất hiện.
Tạo các kênh liên lạc và hỗ trợ khách hàng để giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề liên quan đến sử dụng hệ thống ERP.
Đảm bảo rằng hệ thống ERP tuân thủ tất cả các quy định pháp luật và chuẩn mực ngành.
Thiết lập hệ thống ERP một cách linh hoạt để dễ dàng điều chỉnh theo sự thay đổi trong nhu cầu kinh doanh.
Thực hiện định kỳ các bản sao lưu dữ liệu để đảm bảo an toàn và khả năng khôi phục nhanh chóng khi có sự cố.
Liên tục theo dõi và cập nhật hệ thống ERP để tận dụng các tính năng mới, cải thiện hiệu suất và đáp ứng nhanh chóng với thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Phần mềm ERP có 3 dạng chính bao gồm: ERP đóng gói, ERP được tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và ERP xuất xứ từ nước ngoài.
10.2 Khác Biệt Giữa ERP Và Phần Mềm Quản Lý Riêng Lẻ
ERP
Phần mềm quản lý riêng lẻ
Bao gồm toàn bộ các quy trình kinh doanh trong một tổ chức, từ tài chính, nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng đến quản lý khách hàng,…
Tích hợp mọi chức năng và quy trình kinh doanh, giúp tối ưu hóa sự liên kết giữa các bộ phận và quy trình.
Thích hợp cho doanh nghiệp lớn hoặc có quy mô phức tạp với nhu cầu tích hợp lớn.
Mang lại hiệu quả toàn diện cho toàn bộ doanh nghiệp, giúp cải thiện quy trình và tương tác giữa các bộ phận.
Thường yêu cầu chi phí, thời gian triển khai lớn do tính toàn diện và sự tích hợp phức tạp.
Tập trung vào một lĩnh vực cụ thể như quản lý tài chính, nhân sự hay quản lý kho.
Cung cấp chức năng chuyên biệt trong một lĩnh vực nhất định, không liên kết chặt chẽ với các chức năng khác.
Phù hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý chuyên sâu trong một lĩnh vực nhất định.
Tập trung vào cải thiện hiệu suất trong lĩnh vực chuyên biệt mà nó hỗ trợ.
Thường có chi phí triển khai, quản lý thấp hơn do phạm vi hẹp và quy mô nhỏ hơn.
10.3 Cách Mở Module Của ERP?
Việc mở một module trong ERP thường được thực hiện thông qua giao diện người dùng hoặc bảng điều khiển quản trị. Người quản trị có thể truy cập và kích hoạt các module tùy thuộc vào quyền hạn, cấu hình của hệ thống ERP.
ERP là gì? Tóm lại, ERP không chỉ đơn thuần là một phần mềm công nghệ, mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tích hợp và quản lý tài nguyên một cách thông minh. Sự kết hợp này giúp nâng cao khả năng cạnh tranh và thích ứng của doanh nghiệp trong thời đại kinh doanh ngày nay, đặt nền móng cho sự phát triển bền vững, hiệu quả.
Hồng Nguyễn
