Chứng từ kế toán là gì? Nó rất quan trọng với các bộ phận kế toán và cả doanh nghiệp. Hiện nay chứng từ kế toán có những loại nào? Pháp luật quy định như thế nào về chứng từ kế toán? Cùng tìm hiểu với chia sẻ trong bài viết dưới đây của JobsGo nhé!
Chứng từ kế toán là gì? Hệ thống chứng từ kế toán là gì? Nó chính là những loại giấy tờ mang nội dung phản ánh cho nghiệm vụ kinh tế – tài chính phát sinh hoặc đã hoàn thành cập nên để làm căn cứ ghi thông tin vào sổ kế toán. Hiểu đơn giản thì nó chính là một tài liệu kế toán quan trọng.
Xem thêm: Kế toán là gì? Học ở đâu? Cơ hội nghề nghiệp ngành Kế toán
Chứng từ kế toán là gì?
2. Phân loại chứng từ kế toán hiện nay
Hiện nay chứng từ kế toán có nhiều loại, kiểu, mẫu. Vì vậy, việc phân loại chúng sẽ hỗ trợ bạn xử lý hồ sơ kế toán, lên báo cao thuế,… nhanh chóng và hiệu quả. Nó được phân loại như sau:
2.1. Dựa vào công dụng của chứng từ kế toán
Dựa vào công dụng phục vụ của chứng từ kế toán mà nó được chia thành:
Chứng từ mệnh lệnh: Nó được dùng để truyền đạt mệnh lệnh, chỉ thị của lãnh đạo cho cấp dưới hoặc các bộ phận trong công ty cần thực thi.
Chứng từ chấp hành: Nó là chứng từ minh chứng cho việc hoàn thành một nghiệp vụ kinh tế nào đó.
Chứng từ thủ tục: Nó là những chứng từ tổng hợp, thường được kế toán phân loại theo từng đối tượng giúp việc ghi sổ kế toán đơn giản, nhanh và tiện hơn.
Chứng từ liên hợp: Nó là loại mang đặc điểm của chứng từ chấp hàng và chứng từ thủ tục.
2.2. Dựa trên các bước lập chứng từ
Dựa vào quy trình tự các bước tiến hành lập chứng từ kế toán sẽ chia thành:
Chứng từ gốc: Đây là loài được lập trực tiếp và ngay khi có phát sinh hoặc hoàn thành nghiệp vụ kinh tế.
Chứng từ tổng hợp: Loại này dùng cho việc tổng hợp số liệu cùng loại phục vụ công tác kế toán, ghi sổ kế toán.
Các loại chứng từ kế toán hiện nay
2.3. Dựa vào nội dung phản ánh trong chứng từ kế toán
Nội dung được đề cập trong chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế sẽ được chia thành các loại sau:
Chứng từ về tiền lương và lao động
Chứng từ đối với các loại hàng tồn kho
Chứng từ cho các sản phẩm bán hàng
Chứng từ cho các giao dịch tiền tệ
Chứng từ đối với các tài sản cố định trong doanh nghiệp
3. Pháp luật quy định những gì về chứng từ kế toán?
Một nhân viên kế toán cần hiểu đúng và hiểu rõ các quy định trực tiếp về chứng từ kế toán hoặc có liên quan, cụ thể như sau:
Quy định của pháp luật về chứng từ kế toán là gì?
3.1. Nội dung chứng từ kế toán có gì?
Nội dung trong chứng từ kế toán phải có những thông tin sau:
Tên chứng từ kế toán và số hiệu riêng của nó.
Thời gian lập chứng từ kế toán cụ thể ngày – tháng – năm
Thông tin về doanh nghiệp, cơ quan, cá nhân lập chứng từ kế toán.
Thông tin của doanh nghiệp, cơ quan, cá nhân nhận chứng từ kế toán.
Nội dung về việc phát sinh nghiệp vụ tài chính – kinh tế.
Số lượng, đơn giá, số tiền, tổng tiền dùng để thu hoặc chi ghi bằng số và chữ.
Chữ ký của người lập, người duyệt, những người có liên quan.
3.2. Lưu trữ và lập chứng từ kế toán là gì?
Khi lập và lưu trữ chứng từ kế toán cần tuân thủ những quy định sau:
Phải lập chứng từ kế toán khi doanh nghiệp, đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ kinh tế – tài chính. Mỗi nghiệp vụ lập tương ứng một chứng từ kế toán riêng.
Chứng từ phải cung cấp thông tin rõ ràng, đầy đủ, chính xác và kịp thời theo mẫu chuẩn. Trong trường hợp chưa có mẫu theo quy định, đơn vị tự lập và phải đảm bảo nội dung đầy đủ.
Không được viết tắt, sửa chữa, tẩy xoá đối với nội dung ghi trong chứng từ. Dùng một màu mực để viết để viết liên tục, không tạo khoảng trắng ngắt quãng, phần nào trống thì phải gạch chéo. Không thanh toán hoặc ghi sổ kế toán với chứng từ tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết sai phải gạch chéo và huỷ theo quy định
Chứng từ kế toán phải đủ số liên khi lập, nội dung các liên phải giống nhau cho một nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh.
Người lập, người duyệt và cả những người tham gia ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm với toàn bộ nội dung trong giấy.
Khi lập chứng từ kế toán điện tử phái đảm bảo tuân thủ quy định về dạng chứng từ này. Bạn có thể lưu bằng các phương tiện điện tử hoặc in ra và lưu trữ theo quy định.
Phải đảm bảo đầy đủ chữ ký theo chức danh và được ký bằng mực không phai, không ký bằng mực đỏ, không đóng dấu bằng chữ ký khắc sẵn. Chữ ký của một người trên các chứng từ phải thống nhất. Riêng chữ ký của người khiếm thị sẽ được quy định riêng.
Chữ ký trên chứng từ kế toán được thực hiện bởi người có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền ký. Không ký khi chứng từ chưa ghi đầy đủ nội dung.
Người ký chứng từ kế toán chi tiền phải là người có thẩm quyền phê duyệt đối với chi tài chính và kế toán trưởng trong doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền theo quy định. Chữ ký trên trên các liên khác nhau phải đảm bảo giống nhau.
Chứng từ kế toán điện tử phải có chữ ký điện tử, giá trị của nó tương đương với chữ ký trên giấy.
3.4. Quy trình, trình tự xử lý chứng từ kế toán là gì?
Quy trình, trình tự xử lý chứng từ kế toán là gì?
Quy trình quản lý và sử dụng chứng từ kế toán gồm:
Thông tin và các số liệu ghi trên chứng từ chính là căn cứ để ghi vào sổ kế toán.
Chứng từ kế toán cần sắp xếp theo trình tự thời gian, nội dung kinh tế và đảm bảo an toàn lưu trữ.
Chỉ có cơ quan nhà nước mới được quyền tịch thu, tạm giữ hoặc niêm phong đối với chứng từ kế toán. Các cơ quan sẽ tiến hành sao chụp chứng từ và có ký xác nhận đồng thời có biên bản ghi ro về lý do, số lượng chứng từ kế toán bị tạm giữ, tịch thu, niêm phong và có ký tên, đóng dấu.
4. Giải đáp một số vấn đề liên quan khác đến chứng từ kế toán
4.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là gì?
Nó là công tác tổ chức thu thập thông tin về các phát sinh nghiệp vụ kinh tế – tài chính trong các đơn vị, doanh nghiệp. Nó sẽ được thực hiện đúng theo quy trình, trình tự, quy định các mẫu biểu chứng từ sử dụng tại đơn vị.
4.2. Số hiệu của chứng từ kế toán là gì?
Số liệu trong chứng từ kế toán rất quan trọng. Nó chính là thông tin phân biệt chứng từ kế toán với nhau bởi một chứng từ chi mang một số hiệu duy nhất.
4.3. Liên chứng từ kế toán là gì?
Một chứng từ kế toán khi được lập sẽ có nhiều liên khác nhau, chứng đều mang những thông tin giống nhau. Chứng từ kế toán thường có 2 – 4 liên, liên gốc thường do bên lập chứng từ kế toán giữ, liên 2 sẽ do người nhận giữ.
Như vậy, JobsGo đã giúp bạn hiểu chứng từ kế toán là gì? Ngoài ra còn bỏ túi được rất nhiều thông tin bổ ích liên quan đến quy định về chứng từ này. Hãy áp dụng nó ngay cho công việc của bạn nhé!
Hồng Nguyễn
