Tại sao trình độ đại học, thạc sĩ khi làm công việc giữ xe, bảo vệ thì chỉ được trả lương theo vị trí hoặc khung lương đó? Tại sao không được trả lương cao hơn? Hoặc làm sao để trả lương đúng, đánh giá đúng kết quả công việc hoặc làm sao để xây dựng và quản lý được hệ thống mô tả công việc (MTCV hay JD) trong doanh nghiệp… Đây là một chuỗi các bài viết mở đầu liên quan đến công việc cần thiết của các bạn làm Nhân sự.
Dù ở vị trí nào đi nữa, việc hiểu đúng và đầy đủ về MTCV luôn quan trọng vì thực tế, công việc (vị trí) và con người phù hợp mới là yếu tố cơ bản cho sự phát triển và cũng là lựa chọn hàng đầu trong quá trình tuyển dụng. Trong phạm vi này, tôi sẽ lấy JD của một bạn cho vị trí Talent Acquisition (TA – Thu hút nhân tài) làm ví dụ để phân tích, đánh giá cho mọi người dễ hình dung.
Mô tả công việc (MTCV) nhìn thì giống nhau nhưng thực tế lại rất khác nhau.
Người Nhật có một quan điểm rằng bạn là người làm việc đó thì tối thiểu bạn phải viết ra cho mình được những công việc phải làm. Cho nên tôi thường yêu cầu nhân viên bên dưới tự viết lại các MTCV theo định kỳ để xem lại các công việc mình đang làm có gì thay đổi hay không hoặc xem họ hình dung như thế nào về công việc mà họ đang làm. Từ đó có thể thấy được mức độ am hiểu về công việc hoặc cách thức mà các bạn viết, thậm chí khả năng viết, đánh giá và bao quát về của chính các bạn ấy.
Tôi cũng có tư vấn cho một số bạn trong quá trình chuẩn bị viết lại các MTCV phải làm thì cần theo những chuẩn nhất định và phù hợp với vai trò của bạn để khi nhà tuyển dụng đọc, họ có thể đánh giá được các phạm vi, trách nhiệm, vai trò… của bạn trong công việc đó. Người chuyên nghiệp, khi nhìn vào công việc phải làm, người ta sẽ biết được năng lực và khả năng cũng như mức lương đang được trả ở vị trí đó.
Trong một số cuộc phỏng vấn, tôi vẫn thường hỏi ứng viên cho vị trí Nhân sự là em có thể viết được bảng Mô tả công việc (MTCV) – Job Description (JD) cho các vị trí tuyển dụng không? Hay là em lấy các MTCV có sẵn rồi đăng tuyển hoặc làm sơ sài cho có vì thực tế công việc vẫn còn nhiều khác biệt so với MTCV được viết ra. Chưa kể, viết ra rồi thì có liệt kê hay đo lường được hết hay không chứ chưa nói đến việc tập trung để viết các bản MTCV hoàn chỉnh để thực hiện công việc.
Các loại MTCV phổ biến hiện nay
Một MTCV thường gồm ít nhất từ 4-5 yếu tố cơ bản bao gồm: Yêu cầu công việc (job requirements), nhiệm vụ (job duties), trách nhiệm (job responsibilities) và các kỹ năng cần có để thực hiện công việc. Một số MTCV có thêm nhiều các yếu tố khác về phạm vi công việc, phẩm chất hay đặc tính cá nhân của người thực hiện… Tuy vậy, tuỳ theo mục đích viết MTCV thì sẽ có cấu trúc khác nhau và nội dung khác nhau. Điều này chúng ta thường thấy khi MTCV khi tuyển dụng khác với MTCV khi làm việc thực tế. Đó thật sự là một cơn ác mộng với nhiều người vì mô tả càng đơn giản thì thực tế lại càng khó khăn gấp bội phần. Ở đây, tôi chỉ liệt kêt một số loại MTCV thường gặp trong quá trình Nhân sự:
Các loại MTCV phổ biến hiện nay
MTCV để tuyển dụng
Đây là MTCV thường gặp nhất và được thấy phổ biến nhất. Mục đích chính vẫn là mô tả vắn tắt các yêu cầu về vị trí, công việc phải làm và một số yêu cầu cơ bản khác. Mục tiêu chính vẫn là thu hút ứng viên ứng tuyển và phải làm cho nó thật sự ngắn gọn, nổi bật và có thể đo lường được công việc trước.
Với nhiều bạn thì MTCV này đơn giản, thậm chí các vị trí cũ thì lấy JD cũ để đăng. Thậm chí nhiều bạn còn chưa kịp cập nhật mẫu MTCV mới nhất theo từng năm. Nếu bạn may mắn được làm việc trong các công ty có hệ thống ISO bài bản, có mã số công việc (Job code) hoặc mã số MTCV (JD Code) hoặc hệ thống MTCV thì có thể yên tâm là JD được sửa đổi, cập nhật mới nhất trước khi sử dụng hoặc bộ phận đánh giá/kiểm soát nội bộ họ có thể kiểm tra hồ sơ tuyển dụng thì cũng gặp khá nhiều phiền toái.
Tuy nhiên, vấn đề đặt ra ở đây là nếu như đó là một vị trí mới, một vị trí hoàn toàn chưa có trong tổ chức. Khi được phỏng vấn, chúng ta thường hay hỏi người phỏng vấn là việc tuyển dụng này để thay thế người cũ (vị trí cũ) hay là tuyển cho vị trí mới hoàn toàn. Việc xây dựng được MTCV phù hợp và đáp ứng được các mong đợi cho vị trí mới này tương đối khó khăn, nhất là các yếu tố cấu thành vị trí, quyền hạn, phạm vi công việc, báo cáo trực tiếp cho đến cơ hội thăng tiến, phát triển trong tổ chức… Lúc này, bạn phải làm sao? Làm sao để xây dựng được bảng MCTV cho phù hợp? Làm sao để tránh tình trạng vị trí không được tự nhiên sinh ra nhưng rồi lại tự nhiên mất đi? Chung sẽ chia sẻ ở bài viết sau vì phần này chỉ tập trung một số khái niệm cơ bản về mục đích của MTCV.
MTCV để làm việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực
Đây là MTCV thứ hai và là MTCV tương đối khó. Yêu cầu của nó không đơn tuần chỉ là việc mô tả các yêu cầu cơ bản nữa mà là mô tả một cách vô cùng chi tiết, tỉ mỉ và đồng thời xác định được các mức độ, yêu cầu để đánh giá kết quả làm việc cũng như các năng lực thực tế cần có. Nhiều bạn MTCV cho mục đích tuyển dụng đều để một câu bên dưới: Một số công việc khác yêu phân công hoặc yêu cầu của lãnh đạo/cấp trên quản lý trực tiếp… Điều này cũng hợp lý nhưng nếu để càng lâu dài thì MTCV của chúng ta dễ đi vào lối mòn và thiếu hiệu quả trong việc đánh giá đúng và đầy đủ các năng lực công việc.
MTCV để làm việc và đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực
Vì mục đích là mô tả chi tiết để đánh giá và đo lường cho nên mục tiêu của MTCV này phải hết sức chi tiết và bài bản. Có các chỉ số cũng như các yêu cầu càng chi tiết càng tốt để đánh giá công việc của người thực hiện. Ví dụ, các chỉ số để đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên bao gồm 3C (Conpetency -Năng lực, Contribution – Mức độ đóng góp, Continuous – Tiềm năng phát triển). Cho nên chúng ta thấy được nhiều bạn có kinh nghiệm giống nhau, tuổi bằng nhau…nhưng mức lương thì hoàn toàn khác nhau. Điều này cũng cho thấy được dù phương pháp xây dựng lương là 3P hay 4P đi chăng nữa thì một số yếu tố trong 3C cũng cần được xem xét ở nhiều khía cạnh khác nhau.
Bên cạnh đó, kỹ thuật xây dựng và cấu trúc MTCV trong trường hợp này cần đi vào chi tiết để có thể đo lường và phân tích được thay vì các yếu tố cơ bản, chung chung. Nõ cũng chỉ rõ các kết quả mong đợi, mức độ công việc cần hoàn thành và các mối quan hệ chi tiết trong công việc. Đó cũng chính là giá trị của vị trí công việc trong tổ chức để xây dựng các chính sách trả lương, thưởng và các cơ hội thăng tiến, đào tạo và phát triển theo từng bậc trong tổ chức.
Như vậy, tuỳ theo mục đích sử dụng mà bản MTCV có sự khác nhau rất cơ bản chứ không thực sự giống nhau như mọi người vẫn nghĩ. Đó chính là sự khác biệt giữa giá trị công việc của từng vị trí tại các công ty/tổ chức khác nhau là khác nhau.
Vậy bạn đang sử dụng bản mô tả công việc nào? Hãy để lại comment phía dưới bài viết của JobsGO nhé!
Bùi Đoàn Chung
