Hồng Nguyễn
Dự án là gì? Đây là thuật ngữ xuất hiện rất nhiều trong công việc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Vậy thì đừng bỏ lỡ những thông tin trong bài viết này, JobsGO sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc về dự án.
Mục lục
1. Dự Án Là Gì?
Dự án là gì? Theo nghĩa tổng quát, dự án (project) được hiểu là hệ thống các công việc, hoạt động đã xác định về mục tiêu, nguồn lực và thời gian thực hiện.
Hay nói cách khác, dự án là một quá trình mà trong đó các hoạt động, nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, các yếu tố về thời gian bắt đầu – kết thúc, nguồn nhân lực đều được yêu cầu sẵn để hoàn thành mục tiêu nhất định.
Ví dụ về các dự án bao gồm việc xây dựng một cây cầu, triển khai một hệ thống CNTT mới, hoặc phát triển một chương trình đào tạo. Các dự án đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
2. Các Yếu Tố Tạo Nên Một Dự Án
Một dự án sẽ gồm rất nhiều yếu tố khác nhau đó là:
- Thời điểm: đây là yếu tố rất quan trọng và mỗi dự án sẽ có quy định, yêu cầu về thời gian thực hiện riêng. Có thời điểm bắt đầu – kết thúc rõ ràng sẽ góp phần đảm bảo tiến độ dự án.
- Ngân sách: muốn làm các dự án thì chắc chắn sẽ phải có nguồn ngân sách. Nó giúp cho dự án hoạt động được suôn sẻ, hiệu quả.
- Nguồn nhân lực: đây chính là những đối tượng trực tiếp tham gia vào dự án, góp phần hoàn thành mục tiêu của dự án.
- Ban điều hành: đây là những người sẽ đứng đầu, chỉ đạo và quản lý các dự án. Ban điều hành sẽ có trách nhiệm phân công công việc, đưa ra các phương án tốt nhất để dự án hoàn thành hiệu quả.
- Bản mô tả kết quả: đây được hiểu là bản kế hoạch, dự kiến về kết quả của dự án. Bản mô tả này sẽ giúp cho những người tham gia hình dung được mục tiêu cần đạt được trong dự án.
Xem thêm: Điều kiện cấp chứng chỉ quản lý dự án hạng 1, 2, 3
3. Đặc Điểm Của Dự Án
Mỗi dự án sẽ mang những đặc điểm riêng. Tuy nhiên, tất cả sẽ đều cần thể hiện được 5 đặc trưng cơ bản như sau:
3.1 Có Mục Tiêu, Mục Đích Cụ Thể
Một dự án được tạo ra sẽ cần phải hướng tới một kết quả nào đó. Và việc vạch ra mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cho doanh nghiệp, những người thực hiện dự án có thể định hướng được hoạt động, công việc phù hợp.
3.2 Mang Đến Một Sản Phẩm
Sản phẩm chính là kết quả cuối cùng của dự án. Chỉ khi có được sản phẩm tốt, rõ ràng, cụ thể thì dự án mới được xem là thành công, đạt được mục tiêu, mục đích của doanh nghiệp.
3.3 Dự Án Liên Quan Đến Một Nhóm Người
Một cá nhân khó có thể hoàn thành được cả một dự án mà phải cần rất nhiều người. Tùy vào quy mô lớn hay nhỏ mà số lượng nhân sự tham gia dự án sẽ khác nhau.
3.4 Dự Án Có Thời Hạn Nhất Định
Một dự án sẽ cần có thời gian nhất định để thực hiện. Tức là khi lên kế hoạch, doanh nghiệp, các cá nhân, nhóm người thực hiện sẽ phải đưa ra thời điểm bắt đầu và kết thúc. Dự án thường được xem là chuỗi hoạt động mang tính nhất thời nhằm tạo ra sản phẩm.
3.5 Tài Nguyên Được Phân Bổ Riêng
Các dự án thường có tài nguyên khá phong phú, đa dạng như tài chính, nhân lực, nguyên vật liệu,… Nhất là nguồn nhân lực, đây được xem là tài nguyên có vai trò quan trọng hàng đầu trong dự án. Và những tài nguyên này sẽ được phân bổ theo mục đích riêng, dựa theo các yếu tố khác nhau.
Xem thêm: Phát triển nguồn nhân lực là gì? Chiến lược phát triển hiệu quả nhất
4. Phân Loại Dự Án
Hiện nay, có rất nhiều loại dự án, trong đó có 3 loại được Nhà nước cấp phép áp dụng trong các hoạt động thực tế là:
- Dự án đầu tư: loại dự án được lên kế hoạch dự kiến cụ thể ở từng hạng mục.
- Dự án hợp tác công tư: đây là loại dự án kết hợp giữa nhà đầu tư tư nhân với cơ quan nhà nước.
- Dự án đầu tư công: là dự án phát triển kinh tế, xã hội, y tế, giáo dục,…
Một số dự án phổ biến khác:
- Dự án nghiên cứu & phát triển: giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất, dịch vụ mới.
- Dự án hệ thống thông tin: gồm nhiều yếu tố cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, dữ liệu.
- Dự án xây dựng: gồm các đề xuất liên quan đến việc xây mới, mở rộng, cải tạo công trình.
- Dự án đào tạo, quản lý: các công việc được yêu cầu, đảm bảo về chi phí, thời gian thực hiện.
- Dự án viện trợ phát triển: đây là dự án phát triển các công trình, hoạt động từ thiện.
- Dự án hợp đồng: gồm các sản phẩm, dịch vụ được kết hợp giữa các doanh nghiệp.
Xem thêm: Ban quản lý dự án là gì? Tổng hợp thông tin hữu ích cho bạn
5. Trình Bày Một Dự Án Như Thế Nào?
Bản trình bày dự án là tổng hợp những nội dung, công việc hay tài nguyên cần có trong dự án. Để đảm bảo thông tin, nội dung của dự án được truyền tải đúng và dễ hiểu nhất, bạn hãy lưu ý về hình thức trình bày bản dự án chuẩn dưới đây:
- Giới thiệu chung: Đề cập đến các vấn đề cũng như nhu cầu, mục đích của dự án.
- Mô tả dự án: nhắc đến tên dự án, lý do thực hiện cùng các đề xuất liên quan.
- Hoạt động: trình bày toàn bộ các hoạt động sẽ thực hiện.
- Kế hoạch thực hiện chung: đưa ra thời gian cụ thể của các nhiệm vụ.
- Kế hoạch chi tiết: phân bổ thời gian bắt đầu, kết thúc, các thành viên tham gia như thế nào, chi phí và nguyên vật liệu cần thiết cho từng nhiệm vụ.
- Mô tả chuyên môn: mục này sẽ trình batf về các quan điểm kỹ thuật của cá nhân, nhóm phụ trách dự án.
- Phân tích hiệu quả: ước tính về mức độ khả thi của dự án.
- Phụ lục: bảng thống kê, tài liệu, số liệu nghiên cứu,…
Xem thêm: Mô tả công việc Chuyên viên dự án
6. Phương Pháp Xây Dựng Một Dự Án Điển Hình
Muốn xây dựng một dự án thành công, bạn có thể tham khảo quy trình thực hiện theo các bước sau:
6.1. Xác Định Mục Tiêu Dự Án
Bước đầu tiên trong quá trình triển khai một dự án là xác định rõ ràng mục tiêu của dự án. Điều này bao gồm việc hiểu rõ những gì dự án cần đạt được, các yêu cầu cụ thể từ các bên liên quan và các tiêu chuẩn đánh giá dự án thành công. Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn (SMART).
6.2. Lập Kế Hoạch Rõ Ràng
Đây là bước rất quan trọng, quyết định đến sự thành công của dự án. Khi có kế hoạch cụ thể, rõ ràng, các thành viên mới có thể thực hiện nhiệm vụ theo đúng tiến độ, đạt được mục tiêu đã đặt ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần có kế hoạch để có cái nhìn tổng quan về dự án và kiểm soát mọi hoạt động tốt hơn.
6.3. Phân Công Công Việc Cụ Thể
Mỗi người trong nhóm sẽ đảm nhiệm các đầu công việc khác nhau. Người quản lý, đứng đầu dự án sẽ cần phải có sự cân nhắc, phân chia sao cho phù hợp, rõ ràng, chi tiết để đảm bảo cho sự thành công của dự án. Việc phân chia này cũng giúp mọi người có ý thức, trách nhiệm hơn, không đùn đẩy, trì trệ.
6.4. Duy Trì Sự Kết Nối Giữa Các Bên Liên Quan
Việc duy trì sự kết nối liên tục và hiệu quả giữa các bên liên quan là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Điều này bao gồm việc thường xuyên cập nhật tiến độ, thu thập phản hồi và giải quyết các vấn đề nảy sinh kịp thời. Các cuộc họp định kỳ, báo cáo tiến độ và các kênh liên lạc mở giúp duy trì sự minh bạch và tính hợp tác.
6.5. Chuẩn Bị Phương Án Dự Phòng
Không có điều gì là tuyệt đối và hoàn hảo, ngay cả các dự án cũng vậy. Dù bạn đã có kế hoạch chi tiết, thực hiện cẩn thận thì cũng khó tránh khỏi những rủi ro ngoài mong muốn. Vì vậy, việc xây dựng dự án dự phòng là điều cần thiết, giúp bạn kiểm soát được vấn đề, có cách để xử lý sự cố nhanh chóng.
6.6. Đánh Giá Và Quản Lý Rủi Ro
Rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ và thành công của dự án. Việc đánh giá và quản lý rủi ro liên tục giúp xác định các yếu tố có thể gây trở ngại và lập kế hoạch để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng. Các biện pháp phòng ngừa và kế hoạch ứng phó cần được thiết lập và theo dõi sát sao.
6.7. Giám Sát Và Kiểm Soát
Bước cuối cùng là giám sát và kiểm soát tiến độ dự án. Điều này bao gồm việc theo dõi tiến độ thực hiện so với kế hoạch, kiểm tra chất lượng công việc, đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu và yêu cầu được đáp ứng. Các công cụ và phần mềm quản lý dự án có thể hỗ trợ quá trình này, giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn và trong phạm vi ngân sách.
7. Các Phương Án Quản Lý Dự Án Phổ Biến
7.1. Agile
Phương pháp quản lý dự án Agile được thiết kế để đáp ứng sự linh hoạt và thay đổi nhanh chóng trong các dự án phần mềm. Agile nhấn mạnh sự hợp tác liên tục giữa các thành viên trong nhóm và khách hàng, giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu.
Quá trình phát triển được chia thành các chu kỳ nhỏ gọi là sprints, mỗi chu kỳ kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Mỗi sprint kết thúc bằng một sản phẩm khả dụng, cho phép nhóm dự án nhận phản hồi nhanh chóng và điều chỉnh hướng đi nếu cần. Agile thúc đẩy sự minh bạch thông qua phản hồi và cải tiến liên tục, giúp tăng cường hiệu quả và chất lượng của dự án.
7.2. Waterfall
Phương pháp quản lý dự án Waterfall là một mô hình truyền thống với cách tiếp cận tuần tự, trong đó mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Waterfall thường bắt đầu với giai đoạn phân tích và yêu cầu, sau đó là thiết kế, triển khai, kiểm thử, cuối cùng là bảo trì.
Điểm mạnh của phương pháp này là giúp dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và quản lý các tài liệu yêu cầu một cách rõ ràng. Tuy nhiên, Waterfall có thể gặp khó khăn khi yêu cầu của dự án thay đổi hoặc khi cần điều chỉnh trong quá trình thực hiện, vì việc quay lại các giai đoạn trước đó có thể rất tốn kém và mất thời gian.
7.3. Scrum
Scrum là một khung làm việc Agile phổ biến, tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm phần mềm chất lượng cao thông qua các sprint ngắn và lặp lại. Scrum nhấn mạnh sự tự quản lý của các nhóm nhỏ và liên tục cải tiến thông qua các buổi họp đánh giá, họp lập kế hoạch sprint và họp hàng ngày.
Các thành viên trong nhóm có vai trò rõ ràng như Product Owner, Scrum Master, Development Team,… mỗi người đều có trách nhiệm cụ thể để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả. Scrum giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách chia dự án thành các phần nhỏ, dễ quản lý, cho phép nhóm nhận phản hồi từ khách hàng và điều chỉnh dự án liên tục.
Xem thêm: Project Manager là gì? 7 quy tắc để quản lý dự án hiệu quả
Như vậy, JobsGO đã cung cấp đến bạn đọc thông tin chi tiết, giải đáp cho thắc mắc “dự án là gì?”. Mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích với những ai đang quan tâm đến chủ đề này nhé.
Câu hỏi thường gặp
1. Quản Lý Dự Án Là Gì?
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và giám sát các nhiệm vụ để đạt được các mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này bao gồm việc xác định phạm vi dự án, phân bổ nguồn lực, lập ngân sách, quản lý thời gian và chất lượng, cùng với việc giải quyết các rủi ro và vấn đề phát sinh. Quản lý dự án thường đòi hỏi sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
2. Thiết Kế Dự Án Là Gì?
Thiết kế dự án là quá trình xác định và lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động và tài nguyên cần thiết để hoàn thành một dự án. Quá trình này bao gồm việc xác định các mục tiêu, phạm vi và phương pháp tiếp cận, cùng với việc lập kế hoạch chi tiết về lịch trình, ngân sách và nguồn lực. Thiết kế dự án cũng bao gồm việc xác định các yêu cầu kỹ thuật, các bước thực hiện và cách thức kiểm tra, đánh giá kết quả.
3. Sản Phẩm Của Dự Án Là Gì?
Sản phẩm của dự án là kết quả cuối cùng hoặc các sản phẩm cụ thể mà dự án tạo ra. Đây có thể là một sản phẩm vật lý, dịch vụ, hệ thống phần mềm, hoặc bất kỳ đầu ra nào khác được xác định trong phạm vi của dự án. Sản phẩm của dự án phải đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn đã được xác định trong giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch. Sản phẩm của dự án là minh chứng cho sự thành công của quá trình quản lý dự án và đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng mục tiêu và nhu cầu của các bên liên quan.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)