Project Manager (hay quản lý dự án) là vị trí đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức và công ty. Vậy Project Manager là gì? Vị trí này có vai trò và nhiệm vụ như thế nào? Làm thế nào để quản lý dự án một cách hiệu quả? Tất cả những thắc mắc này sẽ được JobsGO giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.
Project Manager là người chịu trách nhiệm toàn phần cho dự án từ khi bắt đầu tới lúc kết thúc dự án. Công việc của họ xoay quanh việc lên kế hoạch, chi phí ngân sách, deadline, tài liệu, trang thiết bị, nhân lực dự án,… nhằm đảm bảo mọi người đang hoàn thành dự án theo đúng tiến độ.
Vai trò và nhiệm vụ của Project Manager là gì?
Vai trò
Project Manager có vai trò chủ trì trong việc lập kế hoạch, giám sát, thực hiện và kiểm soát tiến trình cho tới khi kết thúc các dự án. Và họ cũng chính là người phân chia công việc cụ thể tới từng nhóm, cá nhân để dự án hoàn thành dự án theo đúng tiến độ. Vai trò của Project Manager sẽ kết thúc khi dự án đã được hoàn thành, sau đó lại tiếp tục chuyển sang dự án mới.
Nhiệm vụ
Dưới đây là một số nhiệm vụ của một Project Manager:
Giám sát mọi dự án liên quan cùng các kỹ thuật, công cụ của dự án để đảm bảo dự án hoạt động và vận hành một cách tốt nhất.
Tuyển dụng và xây dựng lên các nhóm dự án, và đưa ra những dự báo về sự không chắc chắn, rủi ro có thể xảy ra.
Thực hiện hóa các yêu cầu, kế hoạch cấp trên đã đưa ra bằng cách đưa ra phương án phân chia công việc, ngân sách, nguồn lực và thời gian hợp lý.
Hiểu rõ tính cách, trình độ của các thành viên để từ đó phân chia công việc cho phù hợp.
Sự bất đồng, xung đột về quan điểm đôi khi sẽ thúc đẩy quá trình sáng tạo, tuy nhiên Project Manager cần chắc chắn rằng dù có xung đột xảy ra thì những điều này cũng không ảnh hưởng tới deadline.
Đảm bảo môi trường làm việc chất lượng cho tất cả các thành viên. Bởi đây sẽ là nền tảng để tăng năng suất, hoàn thành tốt dự án.
Dưới đây là 7 nguyên tắc để quản lý dự án hiệu quả:
Xác định công việc
Điều này nghe có vẻ cơ bản, nhưng thực tế rất nhiều dự án bắt đầu với một số ý tưởng mơ hồ. Điều này không hẳn là xấu, nhưng tại những thời gian cụ thể, dự án cần phải có mục tiêu rõ ràng. Đặc biệt là khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, mục tiêu hoặc mục đích của dự án nên được xác định. Để nếu có vấn đề phát sinh về sau, cả team sẽ dễ dàng tìm ra hướng giải quyết.
Xác lập lộ trình cho hiện tại và tương lai
Tại mọi thời điểm trong dự án, sẽ luôn tồn tại những câu hỏi “chúng ta đang ở đâu? Và chúng ta muốn ở đâu trong tương lai? ” Câu trả lời chính là xác lập lộ trình của dự án. Việc này sẽ tránh việc team đi lệch hướng và luôn có hướng đi rõ ràng hướng tới mục tiêu đề ra.
Thiết lập các số liệu để đo lường thành công
Hãy quan tâm và tìm hiểu những phương pháp đo lường mục tiêu như KPIs hoặc OKRs. Thành công thật sự rất mơ hồ, vì vậy hãy quy ra các con số để mục tiêu của bạn trở nên rõ ràng, và dễ theo dõi. Có một gợi ý là hãy thưởng cho team mỗi khi hoàn thành một KPIs hoặc OKRs nào đó nhé.
Các cá nhân chỉ có thể tự làm các dự án nhỏ, các dự án quy mô lớn cần các có một team “Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng nhau”.
Vì vậy, khi cảm thấy cần thêm nhân lực, với tư cách là một project manager, hãy tìm ra những con người phù hợp với yêu cầu mình đang có. Hãy nhớ đừng bao giờ quá tự tin mà ôm hết việc, hãy học cách trao quyền và tin tưởng người khác nữa.
Kết nối mọi người với công việc
Nguyên tắc để quản lý dự án hiệu quả là gì?
Khi đồng hành cùng một team, bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều suy nghĩ và ý thức khác nhau, vì vậy hãy cố gắng làm cho tất cả thành viên kết nối và nỗ lực làm việc hết mình. Có một mẹo nhỏ, hãy gặp mặt trực tiếp và nói lý do họ được chọn cho dự án, nhấn mạnh vai trò quan trọng của họ, và nhắc tới lợi ích mà họ nhận được khi dự án hoàn thành.
Theo dõi sát tiến độ hướng tới kết quả
Thế giới kinh doanh vận hành rất nhanh, vì thế đừng chỉ thực hiện kế hoạch mà quên đánh giá tiến độ của dự án. Xem xét thiết lập các mốc quan trọng trong dự án. Ở mỗi cột mốc quan trọng, hãy lướt lại những gì đã làm được và nếu có bất kỳ điều chỉnh hay nâng cấp nào, hãy thực hiện ngay. Đó đồng thời là thời điểm tốt để đánh giá các nguồn lực cho team và đảm bảo dự án có thể tiếp tục “sống”.
Sẵn sàng thay đổi khi cần
Hãy luôn sẵn sàng thay đổi khi cần, đó có thể là con người, thời gian, công việc hay thậm chí là mục tiêu. Tất nhiên một project manager phải kiên định, nhưng khi cần thiết, hãy thay đổi. Đôi khi chỉ có như vậy thì một dự án mới trở nên khởi sắc và đạt được nhiều bước tiến đáng kể.
Kỹ năng cần có để trở thành một Project Manager giỏi?
Dưới đây là một số kỹ năng cần có để trở thành một người quản lý dự án giỏi:
Kỹ năng lãnh đạo
Về bản chất, Project Manager chính là người quản lý, trưởng nhóm của dự án đó. Họ chịu trách nhiệm trong việc hoạch định tầm nhìn, hướng đi cho team và đảm bảo cho mọi người đều đi đúng hướng để đưa dự án hoàn thành theo từng giai đoạn.
Kỹ năng cần có để trở thành một Project Manager giỏi?
Kỹ năng tổ chức, hoạch định
Một quản lý dự án giỏi cần có kỹ năng lập kế hoạch và nó được đưa ra dựa trên mục tiêu lớn để từ đó những mục tiêu nhỏ có thể hoàn thành dễ dàng hơn. Project Manager cần vạch ra các bước cần thiết để tạo ra 1 kế hoạch cụ thể để hoàn thành dự án.
Hơn thế, Project Manager còn phải xác định quy mô, phạm vi của dự án, ngân sách và thời gian dự kiến hoàn thành dự án. Để từ đó, lên kế hoạch để phân phối nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố quyết định tới sự thành công của bất kỳ nhà quản lý dự án nào. Project Manager sẽ phải trình bày kế hoạch và thuyết phục cấp trên, nhà đầu tư cung cấp đủ tài nguyên để có thể hoàn thành dự án theo đúng tiến độ.
Ngoài ra, Project Manager còn phải giao tiếp để triển khai kế hoạch với các thành viên trong team. Vì thế, nếu có khả năng giao tiếp tốt sẽ là lợi thế mạnh của một Project Manager giỏi.
Quản lý rủi ro
Không phải lúc nào dự án cũng diễn ra một cách suôn sẻ mà không gặp phải trở ngại, khó khăn nào. Đôi lúc, Project Manager cũng phải gặp phải những vấn đề với những lý do khách quan, làm trễ nãi dự án.
Đó là lý do mà một nhà quản lý dự án cũng cần có khả năng quản trị rủi ro. Project Manager phải có tầm nhìn, tư duy và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra để lên các phương án dự phòng.
Hy vọng những thông tin chia sẻ trên của JobsGO đã giúp bạn đọc hiểu rõ Project Manager là gì? Dù bạn là một project manager hay là thành viên trong một team, hãy nhớ rằng các dự án có thể là nấc thang mang lại cho bạn sự thăng tiến trong công việc. Vì vậy, học cách quản lý các dự án sẽ là một vũ khí rất lợi hại cho bạn sau này.
Steven Lee
