Hồng NguyễnDự án là gì? Đây là thuật ngữ xuất hiện rất nhiều trong công việc nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Vậy thì đừng bỏ lỡ những thông tin trong bài viết này, JobsGO sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc về dự án.
Mục lục
1. Dự án là gì?
Theo nghĩa tổng quát, dự án (project) được hiểu là hệ thống các công việc, hoạt động đã xác định về mục tiêu, nguồn lực và thời gian thực hiện.
Hay nói cách khác, dự án là một quá trình mà trong đó các hoạt động, nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, các yếu tố về thời gian bắt đầu – kết thúc, nguồn nhân lực đều được yêu cầu sẵn để hoàn thành mục tiêu nhất định.
2. Các yếu tố tạo nên một dự án
Một dự án sẽ gồm rất nhiều yếu tố khác nhau đó là:
- Thời điểm: đây là yếu tố rất quan trọng và mỗi dự án sẽ có quy định, yêu cầu về thời gian thực hiện riêng. Có thời điểm bắt đầu – kết thúc rõ ràng sẽ góp phần đảm bảo tiến độ dự án.
- Ngân sách: muốn làm các dự án thì chắc chắn sẽ phải có nguồn ngân sách. Nó giúp cho dự án hoạt động được suôn sẻ, hiệu quả.
- Nguồn nhân lực: đây chính là những đối tượng trực tiếp tham gia vào dự án, góp phần hoàn thành mục tiêu của dự án.
- Ban điều hành: đây là những người sẽ đứng đầu, chỉ đạo và quản lý các dự án. Ban điều hành sẽ có trách nhiệm phân công công việc, đưa ra các phương án tốt nhất để dự án hoàn thành hiệu quả.
- Bản mô tả kết quả: đây được hiểu là bản kế hoạch, dự kiến về kết quả của dự án. Bản mô tả này sẽ giúp cho những người tham gia hình dung được mục tiêu cần đạt được trong dự án.
Xem thêm: Điều kiện cấp chứng chỉ quản lý dự án hạng 1, 2, 3
3. Đặc điểm của dự án
Mỗi dự án sẽ mang những đặc điểm riêng. Tuy nhiên, tất cả sẽ đều cần thể hiện được 5 đặc trưng cơ bản như sau:
Có mục tiêu, mục đích cụ thể
Một dự án được tạo ra sẽ cần phải hướng tới một kết quả nào đó. Và việc vạch ra mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cho doanh nghiệp, những người thực hiện dự án có thể định hướng được hoạt động, công việc phù hợp.
Mang đến một sản phẩm
Sản phẩm chính là kết quả cuối cùng của dự án. Chỉ khi có được sản phẩm tốt, rõ ràng, cụ thể thì dự án mới được xem là thành công, đạt được mục tiêu, mục đích của doanh nghiệp.
Dự án liên quan đến một nhóm người
Một cá nhân khó có thể hoàn thành được cả một dự án mà phải cần rất nhiều người. Tùy vào quy mô lớn hay nhỏ mà số lượng nhân sự tham gia dự án sẽ khác nhau.
Dự án có thời hạn nhất định
Một dự án sẽ cần có thời gian nhất định để thực hiện. Tức là khi lên kế hoạch, doanh nghiệp, các cá nhân, nhóm người thực hiện sẽ phải đưa ra thời điểm bắt đầu và kết thúc. Dự án thường được xem là chuỗi hoạt động mang tính nhất thời nhằm tạo ra sản phẩm.
Tài nguyên được phân bổ riêng
Các dự án thường có tài nguyên khá phong phú, đa dạng như tài chính, nhân lực, nguyên vật liệu,… Nhất là nguồn nhân lực, đây được xem là tài nguyên có vai trò quan trọng hàng đầu trong dự án. Và những tài nguyên này sẽ được phân bổ theo mục đích riêng, dựa theo các yếu tố khác nhau.
Xem thêm: Phát triển nguồn nhân lực là gì? Chiến lược phát triển hiệu quả nhất
4. Phân loại dự án
Hiện nay, có rất nhiều loại dự án, trong đó có 3 loại được Nhà nước cấp phép áp dụng trong các hoạt động thực tế là:
- Dự án đầu tư: loại dự án được lên kế hoạch dự kiến cụ thể ở từng hạng mục.
- Dự án hợp tác công tư: đây là loại dự án kết hợp giữa nhà đầu tư tư nhân với cơ quan nhà nước.
- Dự án đầu tư công: là dự án phát triển kinh tế, xã hội, y tế, giáo dục,…
Một số dự án phổ biến khác:
- Dự án nghiên cứu & phát triển: giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất, dịch vụ mới.
- Dự án hệ thống thông tin: gồm nhiều yếu tố cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, dữ liệu.
- Dự án xây dựng: gồm các đề xuất liên quan đến việc xây mới, mở rộng, cải tạo công trình.
- Dự án đào tạo, quản lý: các công việc được yêu cầu, đảm bảo về chi phí, thời gian thực hiện.
- Dự án viện trợ phát triển: đây là dự án phát triển các công trình, hoạt động từ thiện.
- Dự án hợp đồng: gồm các sản phẩm, dịch vụ được kết hợp giữa các doanh nghiệp.
Xem thêm: Ban quản lý dự án là gì? Tổng hợp thông tin hữu ích cho bạn
5. Trình bày một dự án như thế nào?
Bản trình bày dự án là tổng hợp những nội dung, công việc hay tài nguyên cần có trong dự án. Để đảm bảo thông tin, nội dung của dự án được truyền tải đúng và dễ hiểu nhất, bạn hãy lưu ý về hình thức trình bày bản dự án chuẩn dưới đây:
- Giới thiệu chung: Đề cập đến các vấn đề cũng như nhu cầu, mục đích của dự án.
- Mô tả dự án: nhắc đến tên dự án, lý do thực hiện cùng các đề xuất liên quan.
- Hoạt động: trình bày toàn bộ các hoạt động sẽ thực hiện.
- Kế hoạch thực hiện chung: đưa ra thời gian cụ thể của các nhiệm vụ.
- Kế hoạch chi tiết: phân bổ thời gian bắt đầu, kết thúc, các thành viên tham gia như thế nào, chi phí và nguyên vật liệu cần thiết cho từng nhiệm vụ.
- Mô tả chuyên môn: mục này sẽ trình batf về các quan điểm kỹ thuật của cá nhân, nhóm phụ trách dự án.
- Phân tích hiệu quả: ước tính về mức độ khả thi của dự án.
- Phụ lục: bảng thống kê, tài liệu, số liệu nghiên cứu,…
Xem thêm: Mô tả công việc Chuyên viên dự án
6. Cách xây dựng dự án
Muốn xây dựng một dự án thành công, bạn có thể tham khảo quy trình thực hiện theo các bước sau:
Lập kế hoạch rõ ràng
Đây là bước rất quan trọng, quyết định đến sự thành công của dự án. Khi có kế hoạch cụ thể, rõ ràng, các thành viên mới có thể thực hiện nhiệm vụ theo đúng tiến độ, đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần có kế hoạch để có cái nhìn tổng quan về dự án và kiểm soát mọi hoạt động tốt hơn.
Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch cho công việc hiệu quả
Luôn có sự trao đổi
Vì làm việc theo dự án sẽ có nhiều người cùng tham gia (thành viên thực hiện, khách hàng, nhà đầu tư,…). Và việc duy trì sự trao đổi sẽ giúp các bên nắm rõ được vấn đề trong quá trình thực hiện, từ đó đảm bảo hiệu suất, hiệu quả làm việc tốt nhất, tránh lãng phí thời gian, tiền bạc.
Phân công công việc cụ thể
Mỗi người trong nhóm sẽ đảm nhiệm các đầu công việc khác nhau. Người quản lý, đứng đầu dự án sẽ cần phải có sự cân nhắc, phân chia sao cho phù hợp, rõ ràng, chi tiết để đảm bảo cho sự thành công của dự án. Việc phân chia này cũng giúp mọi người có ý thức, trách nhiệm hơn, không đùn đẩy, trì trệ.
Có dự án dự phòng
Không có điều gì là tuyệt đối và hoàn hảo cả, ngay cả các dự án cũng vậy. Dù bạn đã có kế hoạch chi tiết, thực hiện cẩn thận thì cũng khó tránh khỏi những rủi ro ngoài mong muốn. Vì vậy, việc xây dựng dự án dự phòng là điều cần thiết, giúp bạn kiểm soát được vấn đề, có cách để xử lý sự cố nhanh chóng.
Quản lý bằng công cụ
Thời đại công nghệ phát triển, thay vì việc đi từng địa điểm, đến từng người để hỏi han và chỉnh sửa, các nhà lãnh đạo có thể sử dụng phần mềm để hỗ trợ quản lý.
Theo đó, các hoạt động như giao việc, kiểm tra quá trình thực hiện, kết quả đạt được,… cũng sẽ được thông báo thường xuyên, cụ thể theo từng ngày trên phần mềm. Điều này sẽ giúp cho dự án được kiểm soát và thành công hơn.
Xem thêm: Project Manager là gì? 7 quy tắc để quản lý dự án hiệu quả
Như vậy, JobsGO đã cung cấp đến bạn đọc thông tin chi tiết, giải đáp cho thắc mắc “dự án là gì?”. Mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích với những ai đang quan tâm đến chủ đề này nhé.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)