6S là gì? Ứng dụng tiêu chuẩn 6S trong tuyển dụng nhân sự

6S là gì trong tuyển dụng? Đây là mô hình quản lý tinh gọn, mở rộng từ 5S truyền thống, giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình nhân sự để đạt hiệu suất cao nhất. Bằng cách áp dụng 6S, bạn sẽ biến quy trình tuyển dụng từ lộn xộn thành một hệ thống chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn dữ liệu. Hãy cùng khám phá chi tiết các yếu tố và quy trình triển khai 6S ngay sau đây!

1. 6S là gì trong tuyển dụng?

Phương pháp 6S trong tuyển dụng là việc áp dụng các nguyên tắc quản lý tinh gọn (Lean Management) vào quy trình tìm kiếm và tuyển chọn nhân sự. Về bản chất, 6S là sự mở rộng của mô hình 5S nổi tiếng của Nhật Bản, bao gồm 5 bước cơ bản (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) và bổ sung thêm yếu tố thứ 6 là An toàn (Safety). Mục tiêu của 6S là tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí (thời gian, nguồn lực, giấy tờ), tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả, chuyên nghiệp và minh bạch.

6S trong tuyển dụng đóng vai trò như một “bộ nguyên tắc” nền tảng, giúp nhà tuyển dụng và doanh nghiệp duy trì sự gọn gàng, trật tự và hiệu quả trong toàn bộ quá trình tìm kiếm nhân sự. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ thu hút đúng ứng viên phù hợp mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người lao động.

Tinh gọn 6S là gì? Tiêu chuẩn 6S là gì trong tuyển dụng nhân sự?

2. Tiêu chuẩn 6S trong tuyển dụng gồm những gì?

Mô hình 6S là khuôn khổ vững chắc giúp tối ưu hóa và chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng. Dưới đây là phân tích chi tiết 6 yếu tố trong quy trình 6S khi áp dụng vào lĩnh vực nhân sự:

2.1. Sàng lọc (Seiri) – loại bỏ hồ sơ/yếu tố không phù hợp

Sàng lọc là bước cơ bản nhất, khi đội ngũ tuyển dụng xác định và loại bỏ những ứng viên hoặc dữ liệu không cần thiết. Trong tuyển dụng, điều này không chỉ đơn thuần là gạt bỏ những hồ sơ không đáp ứng tiêu chí, mà còn là rà soát các kênh và công cụ tìm kiếm để loại bỏ các nguồn lãng phí thời gian. Việc này giúp giảm tải công việc bằng cách tập trung vào số lượng hồ sơ có chất lượng cao và có tiềm năng nhất.

Thực hiện sàng lọc hiệu quả đòi hỏi sự rõ ràng ngay từ đầu về tiêu chí công việc (Job Description – JD) và các yếu tố bắt buộc phải có (must-have). Bằng cách nhanh chóng loại bỏ các hồ sơ không phù hợp, các nhà tuyển dụng có thể dành nhiều thời gian hơn để đánh giá sâu và tương tác chất lượng với các ứng viên tiềm năng, từ đó rút ngắn chu kỳ tuyển dụng, nâng cao hiệu suất.

2.2. Sắp xếp (Seiton) – quy trình tuyển dụng khoa học

Sắp xếp là tổ chức các bước, tài liệu và công cụ tuyển dụng một cách có hệ thống, tạo nên một quy trình tuyển dụng khoa học. Điều này bao gồm việc thiết lập luồng công việc rõ ràng trong hệ thống ATS (Applicant Tracking System), sắp xếp các biểu mẫu, checklist đánh giá và câu hỏi phỏng vấn theo một trình tự logic, dễ tìm kiếm.

Mục tiêu là đảm bảo mọi người, từ chuyên viên tuyển dụng đến quản lý phòng ban, đều biết chính xác vị trí của từng tài liệu và trạng thái của từng ứng viên. Sắp xếp tốt giúp loại bỏ thời gian chết do tìm kiếm, tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý hồ sơ và duy trì sự nhất quán, chuyên nghiệp trong giao tiếp với ứng viên.

2.3. Sạch sẽ (Seiso) – tiêu chí đánh giá rõ ràng, minh bạch

Mặc dù sạch sẽ thường liên quan đến môi trường vật lý, nhưng trong tuyển dụng, nó mở rộng ra việc duy trì sự “sạch” và rõ ràng của thông tin, đặc biệt là các tiêu chí đánh giá. Điều này có nghĩa là định kỳ rà soát lại các bộ tiêu chí, đảm bảo chúng không mơ hồ, lỗi thời và được truyền đạt minh bạch tới tất cả các bên liên quan.

Bên cạnh đó, sạch sẽ còn là việc duy trì sự gọn gàng của dữ liệu và hệ thống tuyển dụng. Đảm bảo dữ liệu ứng viên được cập nhật chính xác, không có thông tin trùng lặp, các kênh tuyển dụng luôn hiển thị thông tin mới nhất và chuẩn xác. Điều này giúp mọi quyết định tuyển dụng đều dựa trên thông tin sạch, đáng tin cậy.

2.4. Săn sóc/tiêu chuẩn hóa (Seiketsu) – chuẩn hóa quy trình

Săn sóc là bước thiết lập các quy tắc và quy trình chuẩn mực để duy trì ba yếu tố đầu tiên (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) một cách bền vững. Đây là việc tạo ra các quy trình chuẩn hóa (SOP – Standard Operating Procedure) cho mọi hoạt động, từ cách đăng tin, cách sàng lọc, đến cách tiến hành phỏng vấn và phản hồi.

Tiêu chuẩn hóa trong tuyển dụng giúp đảm bảo chất lượng công việc không bị dao động theo cá nhân, giúp nhà tuyển dụng mới nhanh chóng hòa nhập, và quan trọng nhất là mang lại trải nghiệm ứng viên nhất quán, bất kể họ ứng tuyển vào vị trí nào hay được phỏng vấn bởi ai.

2.5. Sẵn sàng/kỷ luật (Shitsuke) – thực hiện theo các tiêu chuẩn

Sẵn sàng là yếu tố nuôi dưỡng tính kỷ luật và ý thức tự giác để toàn bộ đội ngũ cam kết thực hiện theo các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Đây là việc chuyển đổi các quy tắc thành thói quen, biến quy trình chuẩn mực thành văn hóa làm việc hàng ngày.

Để đảm bảo sẵn sàng được duy trì, tổ chức cần có cơ chế kiểm tra định kỳ (6S Audit), đánh giá và ghi nhận những cá nhân, đội nhóm tuân thủ tốt. Điều này tạo động lực cho sự cải tiến liên tục và giúp các thành quả của 6S không bị mai một theo thời gian.

2.6. An toàn (Safety) – bảo mật và công bằng

An toàn là yếu tố bổ sung quan trọng, nhấn mạnh sự bảo mật và tính hợp pháp của quy trình. Trong tuyển dụng, an toàn không chỉ liên quan đến việc bảo mật dữ liệu cá nhân của ứng viên mà còn là việc đảm bảo công bằng cho tất cả mọi người tham gia.

Mọi bước trong quy trình phải tuân thủ nghiêm ngặt luật lao động và chống phân biệt đối xử, tránh đưa ra các câu hỏi hoặc quyết định dựa trên chủng tộc, giới tính, tôn giáo, hay tuổi tác. Yếu tố này giúp bảo vệ công ty khỏi các rủi ro pháp lý, xây dựng một hình ảnh nhà tuyển dụng có trách nhiệm và đạo đức.

Mô hình 6S gồm những gì?

3. Quy trình thực hiện 6S trong tuyển dụng

Quy trình thực hiện 6S trong tuyển dụng được xây dựng theo một chu trình quản lý chất lượng, giúp tổ chức hệ thống hóa và duy trì hiệu suất tuyển dụng ở mức cao. Dưới đây là phân tích chi tiết các bước triển khai:

3.1. Đánh giá tổng thể

Bước đầu tiên là xác định rõ hiện trạng của quy trình tuyển dụng. Điều này bao gồm việc đánh giá toàn bộ hoạt động tuyển dụng hiện tại: từ cách viết mô tả công việc (JD), kênh tìm kiếm, quy trình sàng lọc, phỏng vấn, đến công cụ lưu trữ hồ sơ và các chính sách bảo mật. Mục tiêu là nhận diện rõ ràng các lãng phí (thời gian chết, hồ sơ thừa, các bước phê duyệt rườm rà), các điểm nghẽn về chất lượng (tiêu chí đánh giá không rõ ràng), và các rủi ro an toàn, pháp lý.

Việc đánh giá cần thu thập dữ liệu định lượng (ví dụ: thời gian tuyển dụng trung bình, chi phí cho mỗi lần tuyển) và định tính (phản hồi của ứng viên & quản lý). Kết quả của bước này sẽ là cơ sở để thiết lập mục tiêu cải tiến cụ thể, có thể đo lường được cho việc áp dụng 6S.

3.2. Lập kế hoạch chi tiết

Sau khi có dữ liệu đánh giá, đội ngũ 6S (thường là HR và quản lý liên quan) sẽ xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết cho từng bước S. Kế hoạch này cần xác định rõ mục tiêu cụ thể cho mỗi nguyên tắc 6S (ví dụ: Giảm 50% số lượng hồ sơ không phù hợp ở bước sàng lọc; chuẩn hóa 100% các biểu mẫu phỏng vấn).

Kế hoạch cũng bao gồm việc phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, thiết lập ngân sách và thời gian biểu cho từng hoạt động (như khi nào sẽ tiến hành dọn dẹp hệ thống dữ liệu, khi nào ban hành bảng tiêu chí mới). Đây là giai đoạn chuyển đổi ý tưởng thành các nhiệm vụ cụ thể và khả thi.

3.3. Triển khai đào tạo

Để đảm bảo thành công, việc đào tạo phải được thực hiện trước và trong quá trình triển khai. Giai đoạn này tập trung vào việc truyền đạt kiến thức, kỹ năng thực hành 6S cho toàn bộ đội ngũ tuyển dụng và các bên tham gia phỏng vấn. Nội dung đào tạo cần làm rõ triết lý, lợi ích của 6S, đặc biệt là cách áp dụng cụ thể từng nguyên tắc S vào công việc hàng ngày của họ.

Mục tiêu của đào tạo là thay đổi nhận thức và rèn luyện thói quen làm việc theo quy trình. Việc này không chỉ giúp nhân viên hiểu phải làm gì mà còn hiểu tại sao phải làm, từ đó thúc đẩy tính tự giác và cam kết trong việc duy trì tiêu chuẩn.

3.4. Tiến hành thực hiện

Đây là giai đoạn triển khai thực tế các hoạt động đã lên kế hoạch, bắt đầu từ 3S cơ bản:

• Thực hiện sàng lọc (xóa dữ liệu thừa, loại bỏ hồ sơ không đạt chuẩn).
• Thực hiện sắp xếp (tổ chức lại file, chuẩn hóa vị trí lưu trữ tài liệu).
• Thực hiện sạch sẽ (dọn dẹp hệ thống, kiểm tra tính rõ ràng của tiêu chí đánh giá).

Sau đó, tiến hành tiêu chuẩn hóa (săn sóc) bằng cách chính thức ban hành các quy trình, biểu mẫu mới. Song song với đó, các quy tắc về an toàn (bảo mật dữ liệu, tuân thủ pháp luật) phải được tích hợp và truyền thông xuyên suốt.

3.5. Theo dõi và cải tiến

Đây là bước đảm bảo tính bền vững của 6S. Sau khi triển khai, đội ngũ 6S cần liên tục theo dõi hiệu quả thông qua việc thu thập các chỉ số KPI (thời gian tuyển dụng, chất lượng ứng viên) và tiến hành kiểm tra định kỳ (audit) việc tuân thủ các tiêu chuẩn 6S. Việc kiểm tra này chính là yếu tố sẵn sàng (Shitsuke), giúp phát hiện sớm những sai lệch và củng cố thói quen làm việc tốt.

Dựa trên kết quả theo dõi, đội ngũ sẽ xác định các lĩnh vực cần cải tiến. 6S là một chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) liên tục; những bài học kinh nghiệm sẽ được dùng để sàng lọc lại quy trình hiện tại, tạo ra các tiêu chuẩn mới, và tiếp tục nâng cao hiệu suất tuyển dụng.

Quy trình thực hiện 6S trong tuyển dụng

4. Tại sao nên ứng dụng mô hình 6S trong tuyển dụng?

Việc ứng dụng phương pháp quản lý 6s vào hoạt động tuyển dụng mang lại nhiều lợi ích chiến lược, không chỉ cải thiện hiệu quả vận hành mà còn nâng cao chất lượng nhân sự và hình ảnh thương hiệu của công ty.

4.1. Tăng cường hiệu quả và giảm lãng phí

Mô hình 6S tập trung vào việc tinh gọn quy trình bằng cách áp dụng sàng lọc (Seiri) và sắp xếp (Seiton). Điều này có nghĩa là loại bỏ các bước thừa, các cuộc họp không cần thiết, và các hồ sơ không phù hợp ngay từ đầu. Kết quả là giảm đáng kể thời gian tuyển dụng trung bình vì đội ngũ tuyển dụng không phải lãng phí nguồn lực để xử lý các dữ liệu không có giá trị hoặc tìm kiếm các biểu mẫu thất lạc.

Việc sắp xếp và sạch sẽ còn áp dụng cho hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên (ATS) cũng như các kênh truyền thông. Một hệ thống dữ liệu “sạch”, có tổ chức giúp các nhà tuyển dụng tìm kiếm, theo dõi, phân tích ứng viên nhanh chóng, chính xác hơn, từ đó tối ưu hóa chi phí và nguồn lực cho mỗi lần tuyển dụng.

4.2. Nâng cao chất lượng tuyển dụng và tính nhất quán

Hai yếu tố săn sóc (Seiketsu) và sẵn sàng (Shitsuke) đảm bảo việc tiêu chuẩn hóa quy trình. Khi có các bảng tiêu chí đánh giá thống nhất, cùng một bộ câu hỏi phỏng vấn chuẩn, quy tắc sàng lọc rõ ràng, quyết định tuyển dụng sẽ trở nên khách quan và dựa trên dữ liệu hơn. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do cảm tính cá nhân và tăng khả năng chọn được ứng viên có kỹ năng và phù hợp với văn hóa công ty.

Tính nhất quán trong quy trình không chỉ cải thiện chất lượng ứng viên đầu vào mà còn củng cố sự công bằng và minh bạch trong mắt người tham gia. Việc áp dụng các tiêu chuẩn cao và duy trì chúng liên tục giúp xây dựng đội ngũ tuyển dụng chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

4.3. Cải thiện trải nghiệm ứng viên

Sự gọn gàng, sắp xếp, và tiêu chuẩn hóa của 6S tác động trực tiếp đến cách công ty tương tác với ứng viên. Khi quy trình được sắp xếp khoa học, các nhà tuyển dụng có thể phản hồi nhanh chóng hơn, cung cấp thông tin rõ ràng hơn về các bước tiếp theo, đảm bảo mọi ứng viên đều trải qua một quy trình chuyên nghiệp, được đối xử bình đẳng.

Một trải nghiệm ứng viên tích cực, từ khâu nộp hồ sơ đến phỏng vấn, là yếu tố then chốt để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ. Ngay cả những ứng viên không được nhận cũng sẽ giữ ấn tượng tốt về công ty, điều này rất quan trọng trong việc thu hút nhân tài trong tương lai.

4.4. Đảm bảo an toàn và tuân thủ pháp luật

Yếu tố an toàn (Safety) là lý do chính để mở rộng từ 5S lên 6S, và nó có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong tuyển dụng. An toàn bao gồm hai khía cạnh:

• Bảo mật dữ liệu cá nhân của ứng viên theo các quy định pháp lý hiện hành, tránh rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
• Đảm bảo rằng tất cả các hoạt động và quyết định tuyển dụng đều tuân thủ pháp luật lao động, chống phân biệt đối xử.

Bằng cách kiểm tra các tiêu chí, câu hỏi phỏng vấn và chính sách để loại bỏ các rủi ro pháp lý tiềm ẩn, công ty bảo vệ danh tiếng, tránh được các khoản phạt tốn kém.

Lợi ích của mô hình 6S trong tuyển dụng nhân sự

5. Cách áp dụng mô hình 6S hiệu quả trong tuyển dụng

Để triển khai mô hình 6S trong tuyển dụng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xem đây là bộ nguyên tắc xuyên suốt, áp dụng từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi hoàn tất quá trình tuyển dụng. Cụ thể đó là:

• Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống dữ liệu tuyển dụng khoa học, dễ truy cập và thường xuyên được làm mới, tránh tình trạng thông tin bị trùng lặp hoặc lỗi thời. Việc “dọn dẹp” dữ liệu định kỳ giúp quy trình trở nên gọn gàng và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ.
• Doanh nghiệp nên chuẩn hóa bộ tiêu chí đánh giá ứng viên bằng bảng tiêu chí rõ ràng, cập nhật thường xuyên để phản ánh đúng yêu cầu thực tế của từng vị trí. Điều này không chỉ giúp hội đồng tuyển dụng đưa ra quyết định khách quan mà còn đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
• Việc sắp xếp hợp lý các bước phỏng vấn, thông tin trao đổi và lịch trình cũng nằm trong nguyên tắc “6S”, giúp hạn chế sai sót và nâng cao trải nghiệm ứng viên.
• Doanh nghiệp cũng cần duy trì sự tuân thủ kỷ luật trong toàn bộ quá trình. Mỗi nhà tuyển dụng, từ HR đến quản lý trực tiếp, đều phải nắm vững và thực hiện đúng các bước theo mô hình. Sự đồng bộ này sẽ tạo ra tính chuyên nghiệp, tăng uy tín thương hiệu tuyển dụng và nâng cao tỷ lệ thành công trong việc tìm kiếm nhân sự phù hợp.

Trên đây JobsGO đã giải đáp toàn bộ thông tin liên quan đến khái niệm 6S là gì trong tuyển dụng? Việc áp dụng 6S giúp chuyên nghiệp hóa quy trình bằng cách tăng cường hiệu quả, đảm bảo tính nhất quán, an toàn dữ liệu, từ đó nâng cao chất lượng nhân sự đầu vào và củng cố vững chắc thương hiệu nhà tuyển dụng của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Khi nào cần cập nhật 6S trong tuyển dụng?

Khi thay đổi chiến lược nhân sự, yêu cầu công việc, hoặc cần cải thiện chất lượng và tốc độ tuyển dụng.

2. Doanh nghiệp nhỏ có áp dụng 6S được không?

Có, vì mô hình này linh hoạt, dễ điều chỉnh theo quy mô và nguồn lực của từng doanh nghiệp.

3. Áp dụng 6S trong tuyển dụng có tốn nhiều chi phí không?

Không, vì phần lớn tập trung vào chuẩn hóa quy trình và tối ưu dữ liệu.

4. Ai là người chịu trách nhiệm triển khai 6S trong tuyển dụng?

Thường là bộ phận HR phối hợp cùng quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)