Nhân Viên Thủ Kho (Storekeeper)

Mục đích công việc

Storekeeper chịu trách nhiệm tiếp nhận, lưu trữ, phát hành tất cả các vật tư, thiết bị và hàng hóa phục vụ hoạt động hằng ngày của khách sạn; đảm bảo kho vận hành hiệu quả, an toàn, đúng quy trình và đáp ứng nhu cầu của các bộ phận như Housekeeping, F&B, Kỹ thuật, Lễ tân, v.v.

Nhiệm vụ chính

1. Tiếp nhận hàng hóa & vật tư

• Nhận tất cả các lô hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng, phù hợp với đơn 采购/PO và phiếu giao hàng.
• Ghi nhận/đối chiếu hóa đơn, phiếu giao hàng, đơn đặt hàng và lưu hồ sơ theo đúng quy định.
• Từ chối nhận hàng nếu không đạt yêu cầu (hư hỏng, thiếu, sai) và báo cáo theo quy trình.

2. Lưu trữ & bố trí kho

• Sắp xếp vật tư, thiết bị theo khu vực quy định, đảm bảo dễ tìm, dễ xuất, bảo đảm an toàn và vệ sinh kho.
• Đảm bảo phương pháp “FIFO” (First In, First Out) hoặc theo yêu cầu lưu trữ để tránh hết hạn, lãng phí.
• Giám sát điều kiện kho: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, ngăn chặn côn trùng/chuột, tuân thủ tiêu chuẩn an toàn vệ sinh.

3. Phát hành vật tư & kiểm soát tồn kho

• Xuất vật tư theo yêu cầu của các bộ phận, đảm bảo đúng loại, đúng số lượng, đúng người nhận và có ký xác nhận.
• Theo dõi tồn kho, mức tối thiểu, tối đa (par stock) và báo cáo khi cần đặt hàng bổ sung.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ (cycle count, physical stock) và đối chiếu với hệ thống quản lý kho.

4. Hỗ trợ quy trình mua hàng & hợp tác với các bộ phận

• Hỗ trợ bộ phận mua hàng / vật tư trong việc theo dõi đơn hàng, giao hàng, trả hàng, xử lý khiếu nại nhà cung cấp.
• Phối hợp với các bộ phận như Housekeeping, F&B, Engineering… để hiểu nhu cầu vật tư, lên kế hoạch dự trù.

5. Báo cáo & lưu trữ

• Lập báo cáo tiêu hao vật tư, tồn kho, hàng chậm lưu, hỏng, trả hàng.
• Lưu trữ tất cả hồ sơ theo đúng quy định, sẵn sàng cho kiểm toán / kiểm kê.

6. An toàn & vệ sinh kho

• Đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, an toàn vật liệu hóa chất (nếu có).
• Giữ kho sạch sẽ, gọn gàng, không có vật cản giao thông, dễ di chuyển, đúng tiêu chuẩn khách sạn 5-sao.

Yêu cầu công việc

• Trình độ học vấn & kinh nghiệm
• Tốt nghiệp THPT hoặc Cao đẳng chuyên ngành Quản trị khách sạn, Vật tư, Logistics hoặc tương đương. (Khách sạn 5-sao ưu tiên có bằng Trung cấp/Đại học ngành liên quan)
• Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm làm việc trong kho hoặc bộ phận vật tư của khách sạn hoặc môi trường dịch vụ cao cấp.
• Kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý kho, vật tư (Inventory Management System / Materials Management System) và kỹ năng máy vi tính cơ bản.

Kỹ năng & năng lực

• Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian tốt, chi tiết và có hệ thống.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, ngang bộ phận và với nhà cung cấp.
• Kỹ năng phân tích tốt, giải quyết vấn đề (ví dụ: hàng hóa bị lỗi, thiếu hụt, tồn kho quá nhiều).
• Khả năng chịu áp lực công việc, sẵn sàng làm việc ca/kíp, ngày cuối tuần nếu cần (khách sạn 24/7).
• Thể lực tốt, có thể khiêng vác, di chuyển hàng hóa.
• Tinh thần phục vụ cao, hiểu khách sạn 5-sao yêu cầu về tiêu chuẩn dịch vụ và chất lượng rất cao.
• Am hiểu quy trình an toàn, vệ sinh, tiêu chuẩn khách sạn (HACCP nếu liên quan đồ ăn, hoá chất).

Mối quan hệ công việc

• Làm việc chặt với bộ phận Mua hàng, Kế toán, Housekeeping, F&B, Kỹ thuật, Lễ tân, An toàn – vệ sinh.
• Báo cáo trực tiếp cho Trưởng kho hoặc Giám đốc Vật tư/Mua sắm.
• Có thể giám sát 1-2 nhân viên hỗ trợ kho (nếu khách sạn lớn).

Điều kiện và môi trường làm việc

• Làm việc tại kho của khách sạn 5-sao, môi trường chuyên nghiệp, sạch sẽ, tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn dịch vụ & vệ sinh.
• Có thể làm theo ca, cả ngày lẫn tối, bao gồm ngày nghỉ cuối tuần/ lễ theo nhu cầu vận hành của khách sạn.
• Đôi khi phải xử lý tình huống gấp (nhập hàng, chuyển đồ nhanh cho bộ phận sự kiện, hội nghị).
• Sử dụng thiết bị nâng/hạ, xe đẩy, pallet, phần mềm quản lý kho.

Ghi chú đặc biệt cho khách sạn 5-sao

• Vì là khách sạn hạng sang, ngoài việc vật tư thường (đồ dùng phòng, đồ hóa chất, F&B), còn có nhiều vật tư cao cấp (vật liệu decor, thiết bị spa, minibar, amenity, v.v) => storekeeper cần hiểu về tiêu chuẩn cao hơn, kiểm soát xuất nhập đặc biệt hơn.
• Yêu cầu về chất lượng, hình ảnh thương hiệu, tiêu chuẩn vệ sinh & an toàn nghiêm ngặt hơn so với khách sạn bình thường.
• Có thể cần hiểu thêm về vật tư luxury, số lượng nhỏ gọn nhưng đòi hỏi tính chính xác cao.
• Hợp tác chặt với bộ phận event/hội nghị vì nhu cầu dự phòng nhanh, vật tư đột xuất.