Nhân viên tổng vụ là gì? Rất nhiều người nhầm lẫn vị trí tổng vụ như nhân viên hành chính nhân sự. Thực tế là người làm tổng vụ có trách nhiệm và nhiệm vụ lớn hơn thế trong một công ty, doanh nghiệp. Hãy cùng JobsGo tìm hiểu rõ hơn về vị trí này nhé.
Nhân viên tổng vụ là gì? Nhân viên tổng vụ tiếng Anh là gì?
Nhân viên tổng vụ là gì?
Nhân viên tổng vụ tiếng Anh thường dùng cụm từ General Administration.
Nhân viên tổng vụ là người mang trách nhiệm điều phối các công việc hành chính văn phòng của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức. Tổng vụ là vị trí nhân sự làm các công việc tuyển dụng nhân sự, chế độ lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên công ty. Thêm nữa, tổng vụ còn có quyền hạn kiểm soát và quản lý các công việc thu chi, quản lý bộ phận xuất nhập khẩu.
Mô tả công việc của nhân viên tổng vụ
Khái niệm về nhân viên tổng vụ là gì trên đây đã cho thấy nhiệm vụ và vai trò lớn của vị trí nghề nghiệp này đối với các công ty, doanh nghiệp. Bảng mô tả công việc của tổng vụ thường có những công việc đó là:
Mô tả công việc của nhân viên tổng vụ
Kiểm soát số lượng nhân sự, làm báo cáo nhân sự tăng giảm trong công ty để báo lên cấp trên.
Tổ chức hoạt động tuyển dụng nhân sự, chuẩn bị hợp đồng lao động, làm các thủ tục bảo hiểm, giải quyết các thắc mắc của nhân sự, làm các thông báo nội bộ, quyết định thuyên chuyển công tác,…
Tính lương, tiền thưởng và chế độ phụ cấp hàng tháng cho toàn bộ nhân viên trong công ty.
Kết hợp với các phòng ban, nhân sự liên quan để tổ chức các hoạt động của công ty.
Kiểm soát việc mua bổ sung các loại thiết bị văn phòng phẩm, thanh toán các chi phí thường xuyên của công ty như tiền điện, tiền mạng, tiền internet, chi phí vận chuyển hàng hóa, phí điện thoại,…
Liên hệ và kiểm soát các nguồn mua bán của bộ phận xuất nhập khẩu. Thực hiện các thủ tục hành chính và đàm phán với đối tác trong hoạt động nhập hàng.
Mặc dù không chuyên môn hóa cụ thể như các ngành nghề khác, nhưng nhân viên tổng vụ phải đảm trách một khối lượng công việc rất lớn và đa dạng. Mô tả công việc hành chính tổng vụ cho thấy, vị trí này đòi hỏi nhân sự phải có kiến thức chuyên môn tổng quát về hoạt động doanh nghiệp và các kỹ năng mềm tốt. Cụ thể là:
Về kiến thức
Những kỹ năng cần có ở nhân viên tổng vụ
Công việc nhân viên tổng vụ yêu cầu nhân sự có sự hiểu biết chung về các hoạt động của doanh nghiệp. Tốt nghiệp các ngành như quản trị kinh doanh, quản lý kinh tế, các ngành kinh tế nói chung sẽ rất phù hợp với công việc này.
Công việc hàng ngày của tổng vụ là làm các hợp đồng, các thông báo, các chính sách, vì vậy nhân sự làm công việc này cần có kiến thức về pháp luật, bảo hiểm. Ngoài ra, người tổng vụ còn có khả năng tính toán tốt để phục vụ cho những công việc tính lương thưởng, thu chi trong công ty.
Kỹ năng
Được ví như “tổng quản” người tổng vụ cần có những kỹ năng quan trọng như:
Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên tổng vụ làm nhiều việc liên quan đến rất nhiều người, nhiều bộ phận phòng ban trong công ty. Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp là vô cùng quan trọng để duy trì làm việc thuận lợi và hiệu quả nhất.
Sắp xếp và quản lý thời gian: Với khối lượng công việc rất lớn, người tổng vụ phải có khả năng sắp xếp công việc khoa học, kiểm soát được thời gian để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
Kỹ năng làm việc nhóm tốt: Đây là kỹ năng làm việc cần thiết đối với nhân viên công sở nói chung, và càng quan trọng đối với nhân viên tổng vụ. Bởi đây là vị trí công việc thường xuyên phải kết hợp với các nhân sự khác để hoàn thành những mục tiêu đề ra. Làm việc nhóm tốt, bạn sẽ giải quyết được vấn đề nhanh chóng và tối ưu nhất.
Kỹ năng tin học và ngoại ngữ tốt: Kỹ năng tin học văn phòng là điều kiện tiên quyết đối với vị trí công việc này. Ngoài ra, thành thạo ngoại ngữ sẽ giúp bạn mở ra các cơ hội làm việc, tăng khả năng giao tiếp với người nước ngoài.
Đảm nhiệm khối lượng công việc lớn và những yêu cầu cao về chuyên môn và kỹ năng, thông thường nhân viên tổng vụ đòi hỏi ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc. Bởi công việc này đòi hỏi nhân sự có cách làm việc khoa học, nắm bắt và giải quyết được các công việc hiệu quả nên người có kinh nghiệm sẽ có lợi thế hơn. Tuy nhiên, bên cạnh điểm cộng lớn là kinh nghiệm, thì thái độ làm việc và sự cầu tiến sẽ là những phẩm chất giúp bạn thành công ở công việc này.
Mức lương của nhân viên tổng vụ
Mức lương của nhân viên tổng vụ
Nhân viên tổng vụ với khối lượng công việc lớn, có mức lương dao động từ 8 – 16 triệu đồng/tháng và phổ biến ở mức 10 – 11 triệu đồng/tháng. Với những ai đã có nhiều năm kinh nghiệm, thâm niên lâu năm trong doanh nghiệp thì sẽ được hưởng mức lương khá tốt cùng nhiều chế độ hấp dẫn khác.
Tìm việc làm nhân viên tổng vụ ở đâu?
Bởi sự thành lập và phát triển của hàng nghìn doanh nghiệp hàng năm, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí nhân viên tổng vụ hiện đang có nhu cầu lớn. Vậy tìm việc làm nhân viên tổng vụ ở đâu?
Jobsgo.vn là website hỗ trợ người lao động tìm việc thuận tiện, nhanh chóng. Bạn đăng nhập và tìm kiếm vị trí công việc phù hợp với mô tả chi tiết công việc, yêu cầu và mức lương hấp dẫn. Hãy gõ từ khóa nhân viên tổng vụ vào ô tìm kiếm và bắt đầu lựa chọn công ty phù hợp với mình.
Trên đây, Jobsgo đã chia sẻ với bạn tổng vụ là gì và những thông tin chi tiết về công việc và yêu cầu ứng viên. Mong rằng những kiến thức này sẽ giúp bạn hiểu biết và thành công trong ứng tuyển vị trí nhân viên tổng vụ.
Hồng Nguyễn
