Bạn là một người quản lý mới? Bạn được giao nhiệm vụ chủ trì các cuộc họp của team? Thế nhưng bạn không biết cách để phát huy tiếng nói của người chủ trì cuộc họp như thế nào? Vậy thì đừng bỏ qua những chia sẻ của JobsGO trong bài viết dưới đây nhé.
Tiếng nói của người chủ trì cuộc họp quan trọng như thế nào?
Tiếng nói của người chủ trì cuộc họp quan trọng như thế nào?
Họp hành là hoạt động không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, nhằm trao đổi, bàn bạc, thống nhất về một vấn đề nào đó. Tại đây, tiếng nói của người chủ trì đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Trước hết, tiếng nói của bạn thể hiện uy quyền, quyền lực của bản thân. Là một người quản lý, lãnh đạo, được cấp trên trao quyền chủ trì cuộc họp thì chắc chắn những gì bạn phổ biến, đề xuất, kết luận sẽ phải có trọng lượng, giá trị nhất định.
Các thành viên tham gia cuộc họp sẽ có tính cách, cách thể hiện khác nhau. Có người khá trầm tính, ngại phát biểu, có những người lại rất năng nổ, thường xuyên bày tỏ quan điểm, ý kiến. Và vai trò của người chủ trì ở đây chính là dùng tiếng nói của mình để yêu cầu tất cả cùng phải tham gia đóng góp, xây dựng ý kiến cho công việc chung.
Ngoài ra, trong cuộc họp, các vấn đề như xung đột, mâu thuẫn, tranh luận quá kích sẽ là điều không tránh khỏi. Và người chủ trì sẽ có vai trò dùng lời nói, lý lẽ thuyết phục để chấm dứt, giải quyết các vấn đề đó.
Làm sao để người chủ trì cuộc họp phát huy được tiếng nói?
Làm cách nào để người chủ trì có thể phát huy được giá trị tiếng nói trong cuộc họp? Đây có lẽ là vấn đề đang được rất nhiều người quan tâm, nhất là những ai chưa có kinh nghiệm. Vậy thì hãy tham khảo các bí quyết dưới đây nhé.
Gạt bỏ hết những vật cản
Gạt bỏ hết những vật cản là điều người chủ trì cuộc họp cần làm
Đầu tiên, để một cuộc họp diễn ra tốt nhất, bạn hãy chuẩn bị tinh thần sẵn sàng. Hãy nhớ rằng, trong cuộc họp này, bạn là người chủ trì nên sẽ phải phát biểu, thuyết trình rất nhiều. Bạn cần phải gạt bỏ hết những vật cản gây ảnh hưởng đến bản thân như là cảm xúc, sự tự ti, ngại ngùng,…
Những câu hỏi dạng “liệu rằng mọi người có lắng nghe mình nói không?” hay “đề tài này có nhạy cảm và không phù hợp chứ?”,… cần phải được loại bỏ trước khi bắt đầu cuộc họp. Bởi nó không mang lại lợi ích gì mà chỉ khiến bạn trở nên lúng túng, e ngại hơn trước đám đông mà thôi. Có tự tin, những gì bạn truyền đạt mới rõ ràng, mạnh mẽ và tiếng nói mới có giá trị.
Trong một cuộc họp, chắc chắn sẽ có các thành viên tham gia cùng những cảm xúc, ý kiến, phản ứng khác nhau. Điều này có thể sẽ khiến cuộc họp trở nên ồn ào, mất tập trung, đôi khi là đi xa khỏi mục tiêu ban đầu đề ra.
Biết bắt đúng tâm trạng mọi người
Và để tiếng nói của bản thân được phát huy hiệu quả nhất, người chủ trì sẽ cần phải biết quan sát, nắm bắt tâm lý của mọi người xung quanh. Có thể bạn cũng rất nôn nóng trong việc chấm dứt cuộc thảo luận này, muốn chốt lại vấn đề nhưng cũng cần phải bình tĩnh, bỏ qua những cảm xúc tiêu cực (lo ngại, bực mình,…) và hướng đến những cảm xúc tích cực (tò mò, phấn khích, biết ơn,…). Chính điều này sẽ giúp bạn bớt căng thẳng, có thể hòa vào câu chuyện, cuộc tranh luận của mọi người, tiếp nhận thông tin một cách khách quan nhất. Sau đó, những gì bạn kết luận, đề xuất ra mới thực sự có giá trị, thuyết phục được mọi người. Còn nếu bạn cố tình ngắt ngang người khác, hét lên trong lúc ồn ào thì sẽ không ai lắng nghe bạn cả. Đây là một kỹ năng quan trọng trong chủ trì cuộc họp mà bạn cần nắm bắt.
Biết lắng nghe, phát huy quyền phát ngôn cho tất cả
Thông thường, trong một cuộc họp sẽ có 2 trường phái: những người thích im lặng và người thích phát biểu rất nhiều. Một người chủ trì có tiếng nói là người có khả năng giúp cho 2 trường phái này hòa hợp, làm sao để phát huy quyền phát ngôn cho tất cả.
Vì mục đích của tổ chức cuộc họp là mọi người cùng ngồi lại, thảo luận, bàn bạc để đi kết kết luận chung, thống nhất. Nếu trong một tập thể, chỉ có mình bạn nói hay 1 – 2 người tiêu biểu, cuộc họp chắc chắn không hiệu quả và tiếng nói của bạn cũng không có giá trị.
Biết lắng nghe, phát huy quyền phát ngôn cho tất cả
Mặt khác, bạn cũng cần tôn trọng với các ý kiến mà mọi người đưa ra. Dù rằng quan điểm khác nhau, bạn cảm thấy chưa thỏa đáng, hãy cứ bình tĩnh lắng nghe, không nóng giận, vội vàng, để họ phát biểu hết rồi mới đóng góp ý kiến hay phản biện. Bạn là người đứng đầu chủ trì cuộc họp, bạn không cần thiết phải phát biểu quá nhiều, bạn trao quyền đó cho cả tập thể. Tuy nhiên, đến khi bạn kết luận, tất cả phải hợp lý, thỏa đáng và thuyết phục.
Như vậy, tiếng nói của người chủ trì cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, góp phần tạo nên sự thành công trong các cuộc họp. Tuy nhiên, để làm được điều đó, những người quản lý, nhà lãnh đạo đảm nhiệm công việc này cũng cần phải nắm bắt được những bí quyết, phương pháp phát huy tiếng nói một cách đúng đắn, hiệu quả nhất.
Hồng Nguyễn
