Quyết toán thuế TNDN: Quy trình và lưu ý khi thực hiện

Quyết toán thuế TNDN là nghĩa vụ bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện sau mỗi năm tài chính. Nhằm giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng quy định, JobsGO chia sẻ quy trình quyết toán thuế TNDN năm 2026 ngắn gọn, dễ hiểu và dễ áp dụng.

Xem nhanh nội dung

1. Quyết toán thuế TNDN là gì?
2. Đối tượng cần làm quyết toán thuế TNDN
3. Hồ sơ quyết toán thuế TNDN gồm những gì?
4. Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN
5. Quy trình quyết toán thuế TNDN
6. Cách làm tờ khai quyết toán thuế TNDN online
7. Lưu ý khi làm quyết toán thuế TNDN

1. Quyết toán thuế TNDN là gì?

Trước hết, bạn cần hiểu rõ thuế thu nhập doanh nghiệp là gì – đây là loại thuế trực thu đánh trực tiếp vào lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp. Theo đó, quyết toán là gì? Đó chính là công việc mà doanh nghiệp thực hiện vào cuối năm tài chính để xác định chính xác số tiền thuế thực tế phải nộp cho ngân sách Nhà nước sau khi đã trừ đi các khoản chi phí hợp lý. Trong quá trình này, kế toán sẽ áp dụng mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp phù hợp với quy mô doanh thu để tính toán số thuế phải nộp, đồng thời đối soát với số thuế đã tạm nộp hàng quý.

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là công việc mà doanh nghiệp thực hiện vào cuối năm tài chính để xác định chính xác số tiền thuế thực tế phải nộp cho ngân sách Nhà nước. Đây là lúc kế toán so sánh số thuế đã tạm nộp hàng quý với số liệu thực tế trên báo cáo tài chính. Kết quả của quá trình này sẽ chỉ ra doanh nghiệp đang nộp thừa (để khấu trừ kỳ sau) hay nộp thiếu (cần nộp bổ sung) tiền thuế.

Quyết toán thuế TNDN là gì?

2. Đối tượng cần làm quyết toán thuế TNDN

Theo Điều 3 của Luật Thuế TNDN 2025, doanh thu tính thuế của mỗi công ty không chỉ dừng lại ở các hoạt động thương mại, dịch vụ cốt lõi mà còn bao hàm cả nhóm thu nhập khác. Đây là những khoản lợi nhuận phát sinh ngoài luồng kinh doanh chính, được định nghĩa cụ thể bao gồm:

Lợi nhuận từ đầu tư và chuyển nhượng: Bao gồm các khoản lãi phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện chuyển giao vốn, quyền góp vốn hoặc giao dịch chứng khoán trên thị trường.
Giao dịch bất động sản và dự án: Tiền lãi từ việc nhượng lại quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (đối với các doanh nghiệp không chuyên doanh bất động sản); hoặc các hoạt động chuyển giao dự án đầu tư, quyền thăm dò và khai thác tài nguyên khoáng sản.
Khai thác và thanh lý tài sản: Các khoản thu từ việc cho thuê, bán hoặc thanh lý các loại tài sản và giấy tờ có giá (trừ nhà đất).
Sở hữu trí tuệ và công nghệ: Nguồn thu từ việc cho phép sử dụng hoặc chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ, các bí mật công nghệ theo quy định.
Hoạt động tài chính: Tiền lãi phát sinh từ các khoản tiền gửi, lãi cho vay vốn hoặc lợi nhuận từ kinh doanh ngoại tệ (không áp dụng đối với các tổ chức tín dụng chuyên nghiệp).
Xử lý các khoản nợ và dự phòng: Các khoản chi phí đã trích trước nhưng không chi dùng hết mà doanh nghiệp không thực hiện điều chỉnh giảm; các khoản nợ khó đòi đã xóa nay thu hồi được hoặc các khoản nợ phải trả nhưng không tìm được chủ nợ.
Thưởng và phạt vi phạm hợp đồng: Giá trị chênh lệch thu được từ tiền bồi thường, tiền phạt do đối tác vi phạm cam kết kinh tế hoặc các khoản thưởng do doanh nghiệp hoàn thành xuất sắc hợp đồng.
Các nguồn lực được tài trợ: Tất cả các loại tiền mặt hoặc hiện vật mà doanh nghiệp được biếu, tặng hoặc tài trợ từ các tổ chức, cá nhân khác.
Tái cấu trúc và đánh giá lại tài sản: Phần giá trị tăng thêm khi doanh nghiệp định giá lại tài sản để phục vụ mục đích góp vốn, sáp nhập, chia tách hoặc thay đổi mô hình sở hữu theo luật định.
Doanh thu từ các nguồn khác: Bao gồm lợi nhuận từ các hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC), thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh tại nước ngoài, hoặc nguồn thu từ việc khai thác tài sản công của các đơn vị sự nghiệp.
Thu nhập bổ sung: Tất cả các khoản lợi nhuận khác phát sinh trong kỳ, ngoại trừ những trường hợp được miễn thuế theo danh mục quy định riêng của pháp luật.

Đối tượng cần làm quyết toán thuế TNDN

3. Hồ sơ quyết toán thuế TNDN gồm những gì?

Để quá trình làm việc với cơ quan thuế diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ quyết toán chuẩn chỉnh bao gồm:

Tờ khai quyết toán thuế (Mẫu 03/TNDN): Đây được coi là “linh hồn” của bộ hồ sơ. Tờ khai này tổng hợp toàn bộ số liệu về nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp trong suốt kỳ tính thuế, giúp cơ quan chức năng xác định chính xác số tiền thuế thực tế bạn phải đóng.
Báo cáo tài chính năm: Một bức tranh toàn cảnh về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, bao gồm:

Bảng cân đối kế toán: Cho biết tổng tài sản và nguồn vốn hiện có.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Minh bạch hóa các khoản doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế.

Hồ sơ hưởng ưu đãi: Nếu doanh nghiệp thuộc diện được miễn, giảm thì các chứng từ chứng minh ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp là bắt buộc để tối ưu hóa số thuế phải nộp.
Hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán: Đây là bằng chứng gốc cho mọi giao dịch. Nó bao gồm các sổ cái, sổ chi tiết và các hóa đơn, chứng từ chứng minh cho dòng tiền vào – ra của doanh nghiệp trong năm.
Chứng từ xác nhận nghĩa vụ nộp thuế: Tập hợp các biên lai, giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước. Những chứng từ này minh chứng cho các khoản thuế TNDN mà doanh nghiệp đã tạm nộp theo quý, làm cơ sở để đối soát thừa – thiếu khi quyết toán cuối năm.
Chứng từ thuế phát sinh tại địa phương khác: Với các doanh nghiệp có hoạt động xây dựng hoặc lắp đặt ngoại tỉnh, việc hiểu rõ thuế vãng lai là gì và tập hợp đủ chứng từ nộp thuế tại nơi phát sinh thu nhập là rất quan trọng để được khấu trừ thuế tại trụ sở chính.
Bảng kê chi tiết các khoản chi phí: Đây là phần quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Bạn cần phân loại rõ ràng:

Chi phí được trừ: Các khoản chi hợp lý, phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chi phí không được trừ: Các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý để giảm trừ khi tính thuế.

Cách làm quyết toán thuế TNDN

4. Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN

Hiện nay, mẫu tờ khai phổ biến nhất là mẫu 03/TNDN. Điểm cần lưu ý là mẫu này đã được tích hợp và cập nhật trên hệ thống Hỗ trợ kê khai (HTKK) mới nhất. Doanh nghiệp cần đảm bảo sử dụng phiên bản phần mềm cập nhật để các mã chỉ tiêu và công thức tính toán khớp với quy định của Thông tư 80.

TẢI MẪU 03 TNDN

Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN

5. Quy trình quyết toán thuế TNDN

Để quy trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, kế toán cần tuân thủ 4 bước sau:

Rà soát dữ liệu: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ và đối soát số liệu giữa sổ cái với sổ chi tiết.
Lập báo cáo tài chính: Hoàn thiện bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh để xác định lợi nhuận trước thuế.
Điều chỉnh chênh lệch: Xác định các khoản doanh thu tính thuế và bóc tách các chi phí không được trừ theo quy định pháp luật.
Chốt số liệu và nộp hồ sơ: Lên tờ khai chính thức và thực hiện nộp qua mạng.

Thủ tục quyết toán thuế TNDN như thế nào?

6. Cách làm tờ khai quyết toán thuế TNDN online

Dưới đây là cách lập tờ khai quyết toán thuế TNDN online:

Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế. Sau đó bạn chọn “Doanh nghiệp” và đăng nhập bằng mã số thuế của công ty.

Hướng dẫn làm tờ khai quyết toán thuế TNDN

Bước 2: Bạn chọn mục “khai thuế”, chọn tiếp “đăng ký tờ khai”.

Ở bước 2 chọn khai thuế

Bước 3: Chọn “ tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (03/TNDN), chọn tiếp “kỳ tính thuế”, sau đó tích vào ô vuông và bấm “tiếp tục” ở cuối trang.

Tích vào ô ở vuông cuối cùng

Bước 4: Bấm vào “chấp nhận”.

Chấp nhận để tiếp tục tải tờ khai

Bước 5: Bạn trở về trang chủ, sau đó chọn “khai thuế”, chọn tiếp “Nộp tờ khai XML” và bấm vào “chọn tệp tờ khai”.

Chọn tệp tải tờ khai

Bước 6: Bạn chọn file quyết toán thuế doanh nghiệp ở dạng XML, bấm vào “open”.

Tiến hành tải file lên hệ thống

Bước 7: Nhấn vào “ký điện tử” sau đó nhập mã pin chữ ký số, bấm tiếp vào “đăng nhập”.

Nhập mật khẩu để đăng nhập

Bước 8: Sau đó hệ thống sẽ thông báo ký thành công, bạn nhấn vào OK.

Hoàn thành tờ khai quyết toán thuế TNDN

7. Lưu ý khi làm quyết toán thuế TNDN

Năm 2026 đánh dấu nhiều thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua:

Thuế suất ưu đãi: Doanh nghiệp có doanh thu dưới 3 tỷ đồng chỉ chịu thuế suất 15%, từ 3 tỷ đến 50 tỷ đồng áp dụng mức 17%.
Chi phí được trừ: Phải đảm bảo có đầy đủ hóa đơn điện tử hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu đồng.
Kiểm tra hóa đơn: Sử dụng các công cụ hỗ trợ để cảnh báo hóa đơn từ các doanh nghiệp “rủi ro” nhằm tránh bị loại chi phí khi quyết toán.

Quyết toán thuế TNDN đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu sâu sắc về luật định. Hy vọng bài viết này của JobsGO đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể và những hướng dẫn thiết thực để hoàn thành kỳ quyết toán năm 2026 một cách thuận lợi nhất.

Câu hỏi thường gặp

1. Thời hạn quyết toán thuế TNDN là khi nào?

Thời hạn quyết toán thuế TNDN là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm tài chính. Trường hợp năm tài chính trùng năm dương lịch, hạn nộp thường là ngày 31/03 của năm sau.

2. Mức phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN là bao nhiêu?

Mức phạt dao động từ phạt cảnh cáo đến 25 triệu đồng tùy vào thời gian chậm nộp; nếu chậm trên 90 ngày và có phát sinh số thuế phải nộp, mức phạt sẽ ở khung cao nhất.