Quyết định nghỉ việc là văn bản được các công ty, doanh nghiệp,… lập ra khi quyết định cho người lao động thôi việc. Sau khi quyết định này có hiệu lực thì hợp đồng giao kết giữa người lao động và doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chấm dứt. Vậy mẫu quyết định nghỉ việc gồm những gì? Soạn thảo quyết định này như thế nào? Cùng tham khảo bài viết sau.
Xem nhanh nội dung
1. Quyết định nghỉ việc là gì?
Quyết định nghỉ việc là một loại văn bản hành chính, được các công ty, doanh nghiệp áp dụng để đưa ra quyết định cho nghỉ việc một cá nhân nào đó đang làm việc tại công ty, doanh nghiệp. Đây được coi là một loại giấy tờ quan trọng, có tính pháp lý trong công tác quản lý nhân sự của công ty, doanh nghiệp.
Quyết định nghỉ việc cần được soạn thảo theo mẫu chuẩn đã được quy định. Và mẫu này phải đảm bảo đúng, đủ quyền lợi, nghĩa vụ của cả người lao động và công ty, doanh nghiệp.
Giấy quyết định nghỉ việc là gì?
2. Mẫu quyết định nghỉ việc gồm những nội dung gì?
Mẫu giấy quyết định nghỉ việc của công ty (thường được trình bày dưới dạng văn bản hành chính) cần đảm bảo tính chuyên nghiệp và đầy đủ về mặt pháp lý. Dưới đây là các nội dung cần có:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ trình bày trên đầu, ở giữa trang giấy A4.
- Nhận diện đơn vị ban hành: Cần ghi rõ tên doanh nghiệp, địa điểm đặt trụ sở, mã số định danh thuế cùng với số hiệu lưu trữ của văn bản đó.
- Cơ sở thực hiện: Liệt kê các văn bản làm căn cứ như Bộ luật Lao động hiện hành, các điều khoản trong hợp đồng đã giao kết, hoặc các biên bản làm việc giữa công ty và nhân viên.
- Thông tin cá nhân người liên quan: Xác định chính xác người nhận quyết định bằng các chi tiết: họ tên, vị trí công tác, đơn vị trực thuộc, mã số hợp đồng và thời điểm bắt đầu gia nhập công ty.
- Nguyên nhân dừng hợp tác: Trình bày cụ thể lý do chấm dứt công việc (chẳng hạn như: theo nguyện vọng cá nhân, hai bên đồng thuận, hợp đồng hết thời hạn, hoặc do thay đổi về tổ chức bộ máy).
- Các mốc thời gian quan trọng: Ghi cụ thể ngày văn bản chính thức có giá trị và ngày cuối cùng cá nhân đó còn làm việc tại công ty.
- Giải quyết các vấn đề tồn đọng:
- Thực hiện việc chi trả tiền công, các khoản phụ cấp và thanh toán những ngày phép chưa nghỉ.
- Hoàn tất việc chuyển giao lại trang thiết bị, tài liệu và các hồ sơ nghiệp vụ.
- Hoàn thiện thủ tục chốt quá trình đóng và hoàn trả sổ Bảo hiểm xã hội.
- Xử lý các khoản tiền bồi thường (nếu phát sinh vi phạm).
- Phân công nhiệm vụ thực hiện: Nêu rõ trách nhiệm của các phòng ban như Nhân sự, Tài chính – Kế toán và người quản lý trực tiếp trong việc hỗ trợ nhân viên hoàn tất thủ tục.
- Phê chuẩn pháp lý: Phần ký tên của lãnh đạo có thẩm quyền (hoặc người được ủy quyền) kèm theo dấu mộc đỏ để văn bản có hiệu lực thi hành.
Giấy quyết định thôi việc gồm những nội dung gì?
3. Hướng dẫn cách soạn mẫu quyết định nghỉ việc
Để soạn thảo một mẫu quyết định cho nghỉ việc vừa chuyên nghiệp, vừa đúng luật mà lại đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị phần đầu văn bản (phần hành chính)
Đây là bộ khung giúp văn bản có giá trị chính thức:
- Góc trên bên phải: Ghi Quốc hiệu và Tiêu ngữ (CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM…).
- Góc trên bên trái: Ghi tên công ty và số hiệu văn bản (Ví dụ: Số: 01/2026/QĐ-NV).
- Chính giữa: Tên văn bản viết in hoa đậm: QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG.
Bước 2: Liệt kê các căn cứ (lý do pháp lý)
Bạn cần ghi rõ dựa vào đâu mà công ty ra quyết định này:
- Căn cứ vào Bộ luật Lao động hiện hành.
- Căn cứ vào Hợp đồng lao động đã ký với nhân viên đó.
- Căn cứ vào tình hình thực tế (Ví dụ: “Xét đơn xin nghỉ việc của ông/bà… ngày…”).
Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc do vi phạm quy định, nhà quản lý cần hiểu rõ các hình thức xử lý như khiển trách là gì để đưa ra lý do chấm dứt hợp đồng chính xác về mặt pháp lý. Nếu sai phạm của người lao động ở mức độ nghiêm trọng, doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy trình và ban hành mẫu quyết định kỷ luật tương ứng trước khi đi đến quyết định nghỉ việc cuối cùng.
Bước 3: Soạn thảo các điều khoản chi tiết (nội dung chính)
Thường sẽ chia làm 3 đến 4 “Điều” để dễ theo dõi:
- Điều 1 (Nội dung chính): Ghi rõ họ tên, chức vụ của người nghỉ và ngày bắt đầu nghỉ chính thức.
- Điều 2 (Quyền lợi tài chính): Ghi cụ thể công ty sẽ trả lương, tiền phép năm và các khoản trợ cấp vào thời điểm nào (thường là trong vòng 14 – 30 ngày).
- Điều 3 (Nghĩa vụ bàn giao): Nhắc nhân viên trả lại tài sản công ty (máy tính, thẻ nhân viên) và bàn giao hồ sơ cho người thay thế.
- Điều 4 (Hiệu lực thi hành): Ghi rõ các bộ phận như Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán và chính người nghỉ có trách nhiệm thi hành quyết định này.
Bước 4: Hoàn thiện và ký tên
- Ghi rõ nơi nhận (Người nghỉ việc, lưu hồ sơ, phòng kế toán…).
- Đại diện công ty (Giám đốc) ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu đỏ để xác nhận tính pháp lý.
4. Mẫu quyết định nghỉ việc mới nhất 2026
Dưới đây là tổng hợp các quyết định nghỉ việc mẫu phổ biến năm 2026, giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và đúng quy định pháp luật cho từng đối tượng cụ thể.
4.1. Mẫu quyết định nghỉ việc cho cán bộ
Văn bản này thường áp dụng trong các cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt theo các nghị định về quản lý cán bộ, công chức. Nội dung cần ghi rõ việc miễn nhiệm chức vụ và các chế độ đi kèm theo ngạch bậc.
Mẫu quyết định thôi việc cho cán bộ
4.2. Mẫu quyết định nghỉ việc cho Giám đốc
Đây là mẫu văn bản đặc thù thường đi kèm với biên bản họp Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên để xác nhận việc thôi giữ chức vụ lãnh đạo. Quyết định cần nêu rõ thời điểm bàn giao con dấu, quyền quản trị và trách nhiệm pháp lý đối với các dự án đang điều hành.
Mẫu đơn quyết định thôi việc cho Giám đốc
4.3. Mẫu quyết định nghỉ việc cho giáo viên
Mẫu này dành riêng cho ngành giáo dục, cần căn cứ vào Luật Giáo dục và các văn bản hướng dẫn của Bộ Giáo dục & Đào tạo. Quyết định thường nhấn mạnh vào việc bàn giao hồ sơ giảng dạy, điểm số và các thiết bị hỗ trợ đào tạo tại nhà trường.
Mẫu quyết định nghỉ việc cho giáo viên
4.4. Mẫu quyết định nghỉ việc không hưởng lương
Đây thực chất là quyết định tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động trong một khoảng thời gian nhất định do nhu cầu cá nhân của nhân viên. Văn bản phải ghi cụ thể ngày bắt đầu, ngày kết thúc đợt nghỉ và cam kết giữ vị trí công tác sau khi quay lại.
Mẫu quyết định nghỉ việc không hưởng lương
4.5. Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng bảo hiểm thất nghiệp
Đây là loại quyết định chấm dứt hợp đồng lao động tiêu chuẩn nhưng cần ghi rõ lý do nghỉ việc để người lao động đủ điều kiện làm hồ sơ hưởng trợ cấp tại Trung tâm Dịch vụ việc làm. Văn bản này đóng vai trò là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ bảo hiểm của cá nhân.
Quyết định thôi việc mẫu hưởng bảo hiểm thất nghiệp
4.6. Mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí
Văn bản này đánh dấu sự kết thúc quá trình cống hiến của người lao động khi đã đạt đến độ tuổi nghỉ hưu theo quy định. Quyết định cần nêu rõ thời điểm bắt đầu hưởng chế độ hưu trí và trách nhiệm phối hợp của bộ phận nhân sự trong việc hoàn tất hồ sơ lương hưu.
Tải mẫu quyết định nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí
5. Lưu ý khi soạn mẫu quyết định nghỉ việc
Khi soạn thảo quyết định nghỉ việc, người thực hiện cần đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định hiện hành để tránh những tranh chấp pháp lý không đáng có. Một quyết định thôi việc chỉ thực sự có giá trị và suôn sẻ khi nó là kết quả của một quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp, nơi các bước từ thông báo, xét duyệt đến bàn giao đều được thực hiện bài bản.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp văn bản của bạn vừa chuyên nghiệp, vừa đầy đủ quyền lợi cho cả hai bên:
- Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực: Văn bản cần dùng từ ngữ phổ thông, dễ hiểu nhưng vẫn giữ được sự trang trọng của một văn bản hành chính.
- Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân: Rà soát chính xác số CCCD và mã số nhân viên để không gặp rắc rối khi làm thủ tục bảo hiểm sau này.
- Ấn định ngày bàn giao cụ thể: Nên ghi rõ thời hạn cuối cùng nhân viên phải hoàn tất việc chuyển giao công việc và trả lại tài sản để tránh kéo dài thời gian. Để quy trình này diễn ra minh bạch, doanh nghiệp nên yêu cầu nhân sự hoàn tất biên bản bàn giao công việc chi tiết trước khi chính thức nhận quyết định thôi việc.
- Thống nhất về các khoản tài chính: Các con số về tiền lương, phụ cấp hay các khoản nợ (nếu có) phải được đối soát trùng khớp giữa bộ phận kế toán và người lao động.
- Số lượng bản in: Thông thường nên lập ít nhất 03 bản có giá trị pháp lý như nhau để người lao động, phòng nhân sự và phòng kế toán cùng lưu giữ.
6. Quy định của pháp luật về quyết định nghỉ việc
Để đảm bảo tính thực thi, quyết định nghỉ việc phải dựa trên nền tảng các quy định mới nhất của pháp luật lao động hiện hành. Các doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến những nguyên tắc pháp lý sau:
- Căn cứ chấm dứt hợp đồng: Quyết định nghỉ việc chỉ được ban hành khi thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, chẳng hạn như hết hạn hợp đồng, hai bên thỏa thuận, hoặc người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật.
- Thời hạn báo trước: Văn bản phải đảm bảo người lao động đã tuân thủ đúng thời gian báo trước (thường là 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn) trừ các trường hợp đặc biệt.
- Thời hạn thanh toán quyền lợi: Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên (có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày).
- Trách nhiệm của người sử dụng lao động: Công ty có nghĩa vụ hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (chốt sổ BHXH), trả lại sổ và các giấy tờ khác đã thu giữ của người lao động.
- Cung cấp hồ sơ: Người sử dụng lao động phải cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động có yêu cầu, và mọi chi phí sao chép này do công ty chi trả.
- Hình thức văn bản: Mặc dù luật không bắt buộc mọi trường hợp nghỉ việc phải có “Quyết định” bằng văn bản (trừ cán bộ, công chức), nhưng đây là chứng từ quan trọng nhất để người lao động làm hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Quy định của pháp luật về quyết định nghỉ việc
Trên đây là toàn bộ thông tin về quyết định nghỉ việc cũng như hướng dẫn cách làm mẫu đơn quyết định nghỉ việc mới nhất. JobsGO mong rằng qua đó, bạn đọc sẽ nắm được những nội dung cần thiết khi đưa ra quyết định nghỉ việc ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào.
>>> Xem thêm: 9 điều nên làm khi thất nghiệp
Câu hỏi thường gặp
1. Quyết định nghỉ việc có bắt buộc phải có dấu đỏ không?
Có, văn bản này cần có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu mộc tròn của công ty mới có giá trị pháp lý để làm thủ tục bảo hiểm.
2. Quyết định nghỉ việc có thời hạn sử dụng bao lâu?
Văn bản này không có thời hạn hết hiệu lực, nhưng để hưởng trợ cấp thất nghiệp, bạn phải nộp hồ sơ trong vòng 3 tháng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng.
3. Quyết định nghỉ việc có cần chữ ký của chính người lao động không?
Thông thường là không bắt buộc, vì đây là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, tuy nhiên một số công ty có thêm phần "Người lao động ký nhận" để xác nhận đã bàn giao.
4. Làm việc dưới 1 tháng có cần quyết định thôi việc không?
Dù làm thời gian ngắn (trong thời gian thử việc), bạn vẫn nên xin một văn bản xác nhận chấm dứt để tránh các rắc rối về thuế thu nhập cá nhân sau này.
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
Nhắn tin trực tiếp với chúng tôi