Có rất nhiều trường hợp phải sử dụng đến mẫu biên bản bàn giao công việc, điển hình như: nghỉ thai sản, nghỉ việc, chuyển công tác,… Để có mẫu chuẩn sử dụng và nắm được một số lưu ý trong quá trình viết, bạn hãy theo dõi ngay bài viết sau đây.
Hiểu một cách đơn giản, biên bản bàn giao công việc chính là loại giấy tờ mà người lao động phải viết trước khi nghỉ thai sản, chuyển công tác sang bộ phận mới,… Việc thực hiện biên bản này sẽ giúp cho quá trình nghỉ của bạn được thuận lợi và giải quyết nhanh chóng hơn.
Người tiến hành bàn giao sẽ phải rà soát, kiểm tra lại toàn bộ công việc cẩn thận trước khi chuyển đến người tiếp nhận. Đặc biệt, trong đó phải ghi rõ khối lượng công việc mình đã làm được và chưa làm được, kê khai trang thiết bị, dụng cụ,… và tình trạng của chúng. Người nhận bàn giao sẽ phải thay thế người trước tiếp quản, thực hiện tốt nhiệm vụ đã được phân công.
Làm biên bản bàn giao công việc sẽ giúp nhân viên mới bắt đầu công việc nhanh hơn, họ nhanh chóng tiếp nhận được những nhiệm vụ cần làm một cách cụ thể.
Việc bàn giao công việc giúp đảm bảo lợi ích của cả hai bên. Bởi mỗi nhân viên khi làm việc đều nắm giữ những thông tin của doanh nghiệp khi bạn bàn giao công việc cho người sau thì những vấn đề phát sinh sau đó sẽ không ảnh hưởng đến quyền lợi của bạn. Hoặc ngược lại, những vấn đề mà đã xảy ra trước khi bạn nghỉ việc mà người sau không biết để xử lý làm chậm tiến độ công việc.
Doanh nghiệp có thể thống kê lại được toàn bộ sổ sách, giấy tờ, tài liệu, dụng cụ làm việc có liên quan đến vị trí của người sắp nghỉ. Từ đó sẽ có kế hoạch, công việc cụ thể cho người sau tiếp quản, đảm bảo được tiến độ công việc.
Một mẫu bàn giao công việc trước khi nghỉ việc hoặc nghỉ phép sẽ thể hiện được trách nhiệm của bạn đối với công việc. Một nhân viên tận tình, chuyên nghiệp luôn biết cách bàn giao công việc sao cho hợp lý. Ngoài ra, nó còn thể hiện thái độ tôn trọng của bạn với những đồng nghiệp cũ và giữ được các mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cũ.
Tùy vào tính chất, độ phức tạp của công việc mà bạn sẽ cân nhắc thời gian trao đổi với nhân viên mới. Tốt nhất là bạn nên dành ít nhất 2 ngày để bàn giao và hướng dẫn nhân viên mới bắt đầu công việc. Với những vị trí quan trọng thì nên bàn giao trước khoảng 1 – 2 tuần trước khi nghỉ việc.
👉 Xem thêm: Sa thải là gì? Quy định pháp luật về sa thải người lao động
Nội dung của biên bản bàn giao công việc
Tùy thuộc vào từng mục đích, lý do của việc bàn giao mà các tổ chức, công ty sẽ soạn ra một mẫu biên bản bàn giao công việc khác nhau để phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, trong biên bản bàn giao công việc sẽ luôn phải tuân thủ một số nội dung sau:
Địa điểm, thời gian (ngày, tháng, năm), quy trình bàn giao phải đảm bảo thông tin chính xác, rõ ràng.
Các thông tin về người bàn giao, người nhận bàn giao phải đầy đủ, chính xác: Họ tên, ngày tháng năm sinh, phòng ban, chức vụ, mã số nhân viên.
Lý do bàn giao công việc để cấp trên và người tiếp nhận nắm được rõ nguyên nhân. Ví dụ: Nghỉ thai sản, chuyển công tác hoặc nghỉ việc hẳn.
Nội dung bàn giao sẽ là phần không thể thiếu và trọng điểm nhất trong biên bản. Trong đó phải ghi rõ công việc bàn giao, tiến trình thực hiện, số liệu cụ thể, cách thức đang làm, còn những nhiệm vụ nào chưa hoàn thành.
Ký tên: Người bàn giao công việc, người tiếp nhận và người cấp trên đại diện đều phải ký tên vào biên bản.
Đó là những nội dung cần phải xuất hiện trong một mẫu bàn giao công việc trước khi nghỉ của người lao động. Bạn cần phải nắm rõ những vấn đề này để đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu.
Trong quá trình viết, hoàn thành mẫu biên bản bàn giao công việc, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Thứ nhất, đảm bảo các quy định, tiêu chuẩn về mẫu biên bản bàn giao công việc. Các thông tin quan trọng không được thiếu.
Thứ hai, đảm bảo thông tin đúng, chính xác so với thực tế để cấp trên và người tiếp quản công việc dễ dàng theo dõi, có kế hoạch phù hợp. Thực hiện tốt điều này còn thể hiện bạn là người chuyên nghiệp, tôn trọng và có trách nhiệm với công việc.
Thứ ba, viết rõ ràng, cụ thể về công việc cần bàn giao như: Có những đầu việc nào, đang thực hay chưa bắt đầu, đã hoàn thành bao nhiêu %. Cung cấp số liệu cần thiết để người tiếp quản dễ dàng theo kịp.
Thứ tư, cần phải hoàn thành xong biên bản bàn giao công việc trước khi nghỉ việc.
Thứ năm, sau khi hoàn thành biên bản bàn giao sẽ được in thành 3 bản để các bên lưu giữ, làm căn cứ cho các bên về sau và tránh tranh chấp xảy ra.
Biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ quan trọng cần thực hiện trước khi nghỉ việc. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp và có trách nhiệm với công việc. Rất hy vọng qua nội dung bài viết này bạn đã có được mẫu bàn giao công việc chuẩn để sử dụng. Chúc bạn thành công!
Hoàn Nguyễn
