Quy trình truyền thông doanh nghiệp và chiến lược thực hiện hiệu quả

Đánh giá post

Hiện nay, việc xây dựng quy trình truyền thông doanh nghiệp là điều rất quan trọng, giúp khẳng định thương hiệu, đưa công ty phát triển vững mạnh. Vậy các bước thiết lập quy trình này như thế nào? Nên truyền thông nội bộ hay bên ngoài? Cùng JobsGO tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé.

TÌM VIỆC LÀM truyền thông

Quy trình truyền thông doanh nghiệp là gì?

Hiểu đơn giản nhất thì quy trình truyền thông doanh nghiệp chính là việc sắp xếp, thực hiện các hoạt động truyền thông theo một trình tự, kế hoạch với các bước cụ thể, rõ ràng đã được thiết lập sẵn. 

Quy trình truyền thông doanh nghiệp là gì?
Quy trình truyền thông doanh nghiệp là gì?

Từ việc xây dựng nội dung, bố trí nhân sự, quá trình triển khai,… đều sẽ phải tuân thủ theo quy trình mà doanh nghiệp đưa ra. Điều này giúp mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp có thể xây dựng, khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường.

👉 Xem thêm: Media Plan là gì?Các bước xây dựng Media Plan hiệu quả

Các bước thiết lập quy trình truyền thông cho doanh nghiệp

Tùy vào cách triển khai của từng doanh nghiệp mà quy trình truyền thông này sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung nó sẽ gồm 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định rõ mục tiêu

Bước đầu tiên và quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần làm chính là xác định mục tiêu rõ ràng. Bởi yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, hiệu quả của các chiến dịch truyền thông, quảng cáo.

Cụ thể, với từng tệp khách hàng khác nhau, doanh nghiệp sẽ cần phải định hướng từng sản phẩm, dịch vụ cũng như chiến dịch truyền thông phù hợp. Từ đó mới có thể đưa ra phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất.

Bước 2: Chỉ định người chịu trách nhiệm chính

Doanh nghiệp cần chỉ định người phụ trách chính cho hoạt động truyền thông
Doanh nghiệp cần chỉ định người phụ trách chính cho hoạt động truyền thông

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều sẽ cần có nhân sự phụ trách chính, giám sát, quản lý hoạt động. Và khi thiết lập quy trình truyền thông, nhà lãnh đạo cũng cần phải tìm kiếm và chỉ định một người có khả năng đảm nhận. Thông thường, người có thể làm “leader” về mảng truyền thông doanh nghiệp sẽ cần có các tố chất nổi bật sau:

  • Kỹ năng viết lách tốt, đảm bảo các hoạt động liên quan đến content marketing trên blog, social media, bài đăng trên báo, email marketing,…
  • Kỹ năng nghiên cứu thông tin, phân tích số liệu, xác định xu hướng thị trường, đánh giá các rủi ro,…
  • Có tư duy tốt, khả năng sáng tạo, đưa ra được những ý tưởng khả thi cho dự án, chiến dịch truyền thông.
  • Kỹ năng kỹ thuật để đo lường được hiệu quả của các chiến dịch truyền thông, phân tích và lập báo cáo chiến dịch.
  • Ngoài ra, các kỹ năng về giao tiếp, xử lý vấn đề, làm việc nhóm, làm việc độc lập, khả năng quản lý, lãnh đạo,… là yếu tố bắt buộc cần có với những người chịu trách nhiệm mảng truyền thông cho doanh nghiệp.

Bước 3: Tạo lộ trình thực hiện

Khi đã xác định được mục tiêu, có người phụ trách chính, doanh nghiệp sẽ cần phải xây dựng kế hoạch chi tiết, cụ thể cho toàn bộ các hoạt động truyền thông. Về cấu tạo của một kế hoạch truyền thông thì sẽ gồm:

  • Mục tiêu: đảm bảo được 5 tiêu chí của SMART và cần phân biệt rõ giữa các mục tiêu nội bộ – mục tiêu bên ngoài.
  • Đối tượng hướng tới: người ảnh hưởng đến cộng đồng, cơ quan ban ngành, chuyên gia trong lĩnh vực, cơ quan báo chí – truyền thông, các nhóm – cộng đồng mạng xã hội,…
  • Xây dựng chiến lược truyền thông qua việc xác định các vấn đề sau:
  • Công cụ doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động truyền thông là gì?
  • Cách doanh nghiệp đưa thông tin đến với công chúng như thế nào?
  • Quá trình tiếp cận các đối tượng ra sao?
  • Kế hoạch truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, báo chí,… như thế nào?
  • Phân tích các rủi ro có thể gặp phải nhằm lường trước khó khăn, đặt ra phương án dự phòng cho trường hợp xấu.
  • Xây dựng tiêu chí đánh giá cho kế hoạch truyền thông. Điều này giúp doanh nghiệp dễ đạt được thành công cũng như hạn chế những vấn đề chưa tốt cho lần sau.

👉 Xem thêm: Bảo trợ truyền thông là gì? Cách tối ưu hoạt động bảo trợ truyền thông

Bước 4: Dự kiến ngân sách

Lập kế hoạch dự trù ngân sách
Lập kế hoạch dự trù ngân sách

Việc dự trù ngân sách, kinh phí cho hoạt động truyền thông là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng kế hoạch. Bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp có thể cân đối được các khâu và quyết định chi tiêu sao cho phù hợp. Vậy nên, trong kế hoạch, người phụ trách truyền thông sẽ phải vạch ra chi tiết từng hoạt động với chi phí cần sử dụng là bao nhiêu để doanh nghiệp chuẩn bị.

Bước 5: Triển khai các hoạt động

Bước cuối cùng trong quy trình truyền thông doanh nghiệp đó là triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã đưa ra. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý nên đánh giá kế hoạch thường xuyên, xem đó như 1 phần của chiến lược để nhìn thấy hiệu quả hay hạn chế để khắc phục kịp thời.

👉 Xem thêm: Kỹ năng truyền thông là gì? Cách rèn luyện kỹ năng truyền thông

Kết hợp truyền thông nội bộ & bên ngoài – chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay, không ít doanh nghiệp băn khoăn rằng “có nên thực hiện cả truyền thông nội bộ và bên ngoài hay không?”. Thực tế, đây là một chiến lược hay, giúp doanh nghiệp dễ đạt được hiệu quả cao trong hoạt động truyền thông bởi:

Khả năng liên kết tốt hơn

Lý do nên kết hợp truyền thông nội bộ và bên ngoài
Lý do nên kết hợp truyền thông nội bộ và bên ngoài

Mỗi hoạt động truyền thông đều sẽ có vai trò riêng và góp phần mang lại giá trị thương hiệu cho doanh nghiệp. Vậy nên, việc kết hợp giữa truyền thông bên trong và bên ngoài sẽ tạo ra sự liên kết cho chiến lược. Theo thống kê cho thấy, nếu không thực hiện 2 hoạt động này cùng lúc, sẽ chỉ có 14% nhân viên hiểu được mục tiêu, định hướng phát triển của công ty.

Xây dựng được thương hiệu từ trong ra ngoài

Việc kết hợp cả truyền thông nội bộ và bên ngoài sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn được khoảng cách giữa các dịch vụ, sản phẩm với trải nghiệm thực tế của khách hàng. Khi nhân viên hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ, họ sẽ giúp phát triển nó một cách tốt hơn và tạo được niềm tin với khách hàng, xây dựng thương hiệu doanh nghiệp.

Tạo cộng đồng vững mạnh cho thương hiệu

Một cộng động vững mạnh quanh thương hiệu sẽ gồm cả nhân viên, người xây dựng thương hiệu và khách hàng. Việc tạo ra những trải nghiệm tích cực cho cả nhân viên và khách hàng sẽ là một phương thức khá hiệu quả. Do đó, để có cộng đồng vững mạnh, doanh nghiệp cần có chiến lược truyền thông nhất quán giữa nội bộ và bên ngoài.

Tạo sự nhất quán trong thông điệp truyền thông

Tạo sự nhất quán trong thông điệp truyền thông
Tạo sự nhất quán trong thông điệp truyền thông

Nếu không có sự kết hợp giữa truyền thông nội bộ và bên ngoài cùng lúc, thông điệp truyền tải đi sẽ bị rời rạc, không nhất quán, khiến cho nhân viên có cảm giác hoang mang, lo lắng. Điều đó cũng gây ảnh hưởng đến lòng tin, sự trung thành của khách hàng.

👉 Xem thêm: PR là gì? Tất tần tật các thông tin cần biết về PR Marketing

Bài viết trên đây đã cung cấp đến bạn đọc thông tin chi tiết về quy trình truyền thông doanh nghiệp cũng như chiến lược thực hiện hiệu quả. Hy vọng đây sẽ là những kiến thức bổ ích cho các bạn.