Quy Trình Tạm Ứng Là Gì? 8 Bước Tạm Ứng Chuẩn, Chuyên Nghiệp Nhất

Quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Đây là quy trình giúp đảm bảo nguồn lực tài chính để thực hiện các công việc sản xuất, kinh doanh và giải quyết các nhiệm vụ trong doanh nghiệp.

1. Tạm Ứng – Thanh Toán Tạm Ứng Là Gì?

Tạm ứng là khoản tiền mà doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên trước khi họ thực hiện chi tiêu cho một nhiệm vụ cụ thể. Mục đích của tạm ứng là tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ mà không phải sử dụng tiền cá nhân trước, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát, theo dõi chi phí một cách chính xác.

Khi nhân viên được cấp tạm ứng, họ sẽ nhận một khoản tiền nhất định và có trách nhiệm sử dụng số tiền đó cho mục đích đã định. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên sẽ cần hoàn ứng, tức là phải cung cấp các chứng từ liên quan đến chi tiêu (như hóa đơn, biên lai) để đối chiếu với số tiền đã tạm ứng.

Thanh toán tạm ứng nghĩa là khi công việc được hoàn thành và kết thúc, người nhận tạm ứng phải lập một bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo các chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ số tạm ứng đã nhận và sử dụng (theo từng lần hoặc từng khoản). Bảng thanh toán cũng phải ghi rõ khoản chênh lệch giữa số tạm ứng đã nhận và số tạm ứng đã sử dụng (nếu có).

2. Vai Trò Của Tạm Ứng Trong Doanh Nghiệp

Tạm ứng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, vận hành hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp, cụ thể là:

2.1. Hỗ Trợ Hoạt Động Kinh Doanh Và Sản Xuất

Tạm ứng là một giải pháp tài chính linh hoạt, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu tài chính đột xuất mà không làm gián đoạn hoạt động. Các chi phí liên quan đến sản xuất như mua nguyên liệu, thuê nhân công hay chi phí vận chuyển đều có thể yêu cầu được tạm ứng. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động một cách liên tục, hiệu quả, tránh tình trạng đình trệ do thiếu tiền mặt tạm thời. Nhờ có tạm ứng, doanh nghiệp duy trì được tốc độ sản xuất, đảm bảo tiến độ dự án, giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh đúng kế hoạch.

2.2. Đáp Ứng Kịp Thời Các Nhu Cầu Công Tác

Nhân viên thường phải thực hiện công tác ngoài doanh nghiệp, phát sinh nhiều chi phí như đi lại, ăn ở, các chi phí khác liên quan đến công việc. Tạm ứng chi phí công tác giúp nhân viên chủ động thanh toán các khoản này mà không cần dùng tiền cá nhân trước, tránh áp lực tài chính cá nhân. Nhờ vậy, nhân viên có thể hoàn thành công việc một cách trơn tru, đồng thời tăng cường tinh thần trách nhiệm,sự hài lòng với công việc. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng kiểm soát các chi phí này thông qua việc theo dõi quá trình hoàn ứng sau công tác.

2.3. Quản Lý Dòng Tiền Linh Hoạt

Tạm ứng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền một cách linh hoạt hơn thay vì phải thanh toán ngay lập tức các khoản chi phí phát sinh, doanh nghiệp chỉ tạm ứng trước một phần và theo dõi chi phí sau đó. Điều này cho phép doanh nghiệp giữ lại một phần vốn lưu động trong khi vẫn đảm bảo có đủ tiền mặt cho các nhu cầu cấp bách. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch tài chính dài hạn, đảm bảo các nguồn lực tài chính được sử dụng một cách hợp lý, tối ưu.

2.4. Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Tài Chính

Tạm ứng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát các khoản chi phí phát sinh. Qua quy trình tạm ứng, doanh nghiệp có thể yêu cầu chứng từ chứng minh chi phí, đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc sử dụng nguồn vốn. Qua đó, kế toán có thể theo dõi, ghi nhận các khoản chi một cách chính xác, tạo nền tảng cho việc lập báo cáo tài chính hiệu quả hơn. Bằng cách quản lý tốt việc tạm ứng, doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tổng thể, tránh lãng phí, kiểm soát tốt hơn chi phí phát sinh.

2.5. Giảm Thiểu Rủi Ro Tài Chính Cá Nhân Cho Nhân Viên

Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình tạm ứng hợp lý, nhân viên không cần phải sử dụng tiền cá nhân để chi trả cho các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện công việc. Nó góp phần làm giảm giảm áp lực tài chính cho nhân viên, đồng thời tránh được những rủi ro về tài chính nếu doanh nghiệp chậm trễ trong việc hoàn trả chi phí. Đây cũng là điều giúp tạo dựng mối quan hệ minh bạch, tin cậy giữa doanh nghiệp và nhân viên, khi các khoản chi phí công tác được quản lý một cách công khai, rõ ràng.

3. Nguyên Tắc Tạm Ứng – Thanh Toán Tạm Ứng

• Người nhận tạm ứng phải là nhân viên làm việc tại doanh nghiệp. Đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên (trong các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), việc được chỉ định bởi Giám đốc bằng văn bản là bắt buộc.
• Người nhận tạm ứng, bất kể là cá nhân hay tổ chức, phải chịu trách nhiệm với số tiền hoặc hàng hóa tạm ứng mà họ nhận được và chỉ được sử dụng tạm ứng đó cho mục đích, công việc đã được phê duyệt trước đó.
• Nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết và người nhận không trả lại số dư cho quỹ, thì số tiền đó sẽ được trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trong trường hợp chi tiêu vượt quá số tiền đã nhận tạm ứng, doanh nghiệp sẽ chi trả số tiền thiếu hụt.
• Để nhận được khoản tạm ứng cho kỳ tiếp theo, người nhận tạm ứng phải thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng của kỳ trước. Kế toán phải duy trì một sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng người nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ thông tin về việc nhận và thanh toán tạm ứng từng lần.

4. Các Trường Hợp Thường Gặp Trong Tạm Ứng

Dưới đây là các trường hợp thường gặp liên quan đến tạm ứng trong công việc, với chi tiết từng loại tạm ứng cụ thể:

4.1. Tạm Ứng Chi Phí Công Tác

Trong các tổ chức, nhân viên đi công tác thường được tạm ứng chi phí trước để trang trải cho những khoản như di chuyển, lưu trú, ăn uống, các chi phí phát sinh khác. Để được phê duyệt tạm ứng, nhân viên cần nộp đơn kèm theo kế hoạch công tác, dự toán chi phí. Sau khi công tác hoàn tất, họ phải cung cấp các hóa đơn, chứng từ hợp lệ để quyết toán, đảm bảo rằng khoản tiền tạm ứng được sử dụng đúng mục đích. Số tiền không sử dụng sẽ phải hoàn trả lại công ty, trong khi nếu chi tiêu vượt quá tạm ứng, có thể yêu cầu bổ sung.

4.2. Tạm Ứng Mua Hàng

Trong quá trình mua sắm vật tư hoặc hàng hóa, bộ phận mua hàng thường yêu cầu tạm ứng để thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp, đặc biệt trong các tình huống cần đặt cọc hoặc thanh toán trước. Bộ phận này phải nộp đề nghị tạm ứng dựa trên đơn hàng hoặc hợp đồng mua sắm, kèm theo dự toán chi phí. Sau khi hoàn tất giao dịch, các chứng từ mua hàng, hóa đơn phải được nộp để quyết toán, số tiền tạm ứng không sử dụng sẽ được hoàn trả. Điều này đảm bảo rằng việc tạm ứng được kiểm soát, sử dụng hiệu quả.

4.3. Tạm Ứng Lương

Tạm ứng lương là trường hợp khi nhân viên gặp khó khăn tài chính hoặc có lý do cá nhân đặc biệt, họ có thể xin tạm ứng một phần lương trước kỳ trả lương. Nhân viên cần nộp đơn đề nghị nêu rõ lý do, số tiền cần tạm ứng. Sau khi được phê duyệt, số tiền này sẽ được khấu trừ dần trong các kỳ trả lương tiếp theo hoặc điều chỉnh theo quy định của công ty. Hình thức tạm ứng này giúp hỗ trợ tài chính cho nhân viên trong các trường hợp khẩn cấp mà vẫn đảm bảo tính cân đối tài chính cho công ty.

4.4. Tạm Ứng Chi Phí Sản Xuất

Trong các hoạt động sản xuất, bộ phận sản xuất có thể cần tạm ứng tiền để mua nguyên liệu, trả lương công nhân hoặc chi trả cho các chi phí vận hành khác để đảm bảo tiến độ sản xuất. Đề nghị tạm ứng thường đi kèm với kế hoạch sản xuất cụ thể, bao gồm các khoản chi phí dự kiến. Sau khi hoàn thành các hoạt động, bộ phận này phải nộp lại các chứng từ, hóa đơn để quyết toán, đảm bảo khoản tạm ứng được sử dụng đúng mục đích. Nhờ vậy, quá trình sản xuất sẽ diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn do thiếu vốn.

5. Quy Trình Tạm Ứng Công Tác Phí

Quy trình tạm ứng công tác phí cho nhân viên sẽ bao gồm 8 bước:

5.1. Bước 1: Lập Giấy Đề Nghị Tạm Ứng

Trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp, có những nhiệm vụ cần sử dụng một khoản tiền mặt để thực hiện. Vì vậy, nhân viên công ty cần lập một giấy đề nghị tạm ứng tiền để đáp ứng các nhu cầu đó. Đây là bước đầu tiên trong quy trình tạm ứng chi phí.

Khi nhân viên cần đi công tác sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng, trong đó chi tiết hóa các thông tin như: mục đích công tác, thời gian, địa điểm và dự toán chi phí cụ thể. Việc dự toán chi phí phải hợp lý, dựa trên thực tế chi tiêu như tiền vé máy bay, xe cộ, lưu trú, ăn uống, các khoản phụ cấp công tác. Nhân viên cũng cần đính kèm kế hoạch công tác, các chứng từ hỗ trợ (nếu có) để giải trình chi tiết cho các khoản chi cần tạm ứng. Mục tiêu của bước này là đảm bảo rằng tạm ứng dựa trên nhu cầu thật sự, không gây lãng phí.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng được quy định trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Mẫu số 03. Nhân viên lập đơn cần chú ý và điền đầy đủ các thông tin quan trọng trong giấy đề nghị này.

5.2. Bước 2: Trình Trưởng Phòng Duyệt

Sau khi hoàn thành giấy đề nghị tạm ứng, nhân viên trình lên trưởng phòng trực tiếp để xem xét. Trưởng phòng sẽ đánh giá các khoản chi phí dự kiến để đảm bảo rằng chúng hợp lý, phù hợp với quy định của công ty. Ngoài ra, trưởng phòng sẽ xem xét kế hoạch công tác để chắc chắn rằng chuyến công tác là cần thiết, có lợi ích cho công ty. Việc trưởng phòng duyệt là bước kiểm soát nội bộ đầu tiên, nhằm giảm thiểu rủi ro lạm dụng hoặc tạm ứng không cần thiết.

5.3. Bước 3: Trình Giám Đốc Ký Duyệt Tạm Ứng

Khi trưởng phòng đã duyệt đơn tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng sẽ tiếp tục được gửi lên giám đốc để ký duyệt. Tại bước này, giám đốc xem xét kỹ hơn về mức độ cần thiết của khoản tạm ứng, tổng số tiền, mục đích công tác, đảm bảo rằng mọi thứ đều phù hợp với chiến lược của công ty, các chính sách chi tiêu nội bộ. Giám đốc cũng có thể yêu cầu bổ sung thêm thông tin hoặc điều chỉnh số tiền nếu thấy cần thiết. Bước này là cấp kiểm soát cao nhất trong quy trình tạm ứng.

5.4. Bước 4: Kế Toán Thanh Toán Viết Phiếu Chi

Khi có sự phê duyệt từ giám đốc, hồ sơ tạm ứng được chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trong giấy đề nghị, thực hiện viết phiếu chi, đảm bảo tính chính xác của các thông tin như số tiền, ngày chi, người nhận và lý do tạm ứng. Phiếu chi là tài liệu quan trọng, là cơ sở để thực hiện chi tiền sau này, giúp kế toán kiểm soát tài chính tốt hơn.

Mẫu phiếu chi tạm ứng được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, mẫu số 02-TT. Kế toán thanh toán sẽ tuân thủ mẫu này để lập phiếu chi tạm ứng.

5.5. Bước 5: Kế Toán Trưởng Duyệt Chi

Phiếu chi sau đó được chuyển cho kế toán trưởng duyệt lại. Tại bước này, kế toán trưởng sẽ đảm bảo rằng mọi thủ tục, hồ sơ đã hoàn chỉnh, đúng quy trình. Kế toán trưởng cũng kiểm tra tính hợp lệ của phiếu chi dựa trên ngân sách của công ty, đảm bảo rằng việc tạm ứng này không ảnh hưởng đến tình hình tài chính chung. Việc kiểm soát từ kế toán trưởng giúp giảm thiểu rủi ro, sai sót trong quy trình tạm ứng cũng như thanh toán tạm ứng.

5.6. Bước 6: Trình Giám Đốc Duyệt Chi

Trước khi tiền được chi, giám đốc sẽ xem xét, ký duyệt phiếu chi. Đây là lần duyệt cuối cùng trước khi thực hiện thanh toán. Giám đốc kiểm tra các thông tin trong phiếu chi để chắc chắn rằng số tiền, mục đích và đối tượng tạm ứng đều phù hợp. Việc này cũng là một phần trong quy trình kiểm soát tài chính chặt chẽ, nhằm ngăn ngừa các trường hợp gian lận hoặc tạm ứng không đúng mục đích.

5.7. Bước 7: Chi Tiền Cho Nhân Viên

Sau khi giám đốc duyệt chi, bộ phận kế toán tiến hành chi tiền cho nhân viên dựa trên số tiền đã được phê duyệt. Tiền có thể được chi trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng tùy theo quy định của công ty. Đây là bước đảm bảo rằng nhân viên có đủ nguồn lực tài chính để thực hiện các nhiệm vụ trong chuyến công tác mà không gặp khó khăn.

5.8. Bước 8: Hạch Toán Kế Toán, Lưu Trữ Chứng Từ

Sau khi hoàn tất việc chi tiền, kế toán hạch toán khoản tạm ứng vào sổ sách kế toán của công ty. Tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình tạm ứng như phiếu chi, giấy đề nghị, các phê duyệt cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho việc kiểm toán, quyết toán sau này. Quy trình hạch toán giúp theo dõi chính xác các khoản tạm ứng, đồng thời đảm bảo việc kiểm soát tài chính minh bạch, đúng luật. Khi chuyến công tác hoàn thành, nhân viên sẽ phải quyết toán lại số tiền đã tạm ứng và mọi khoản chi phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp lệ.

6. Thủ Tục, Quy Trình Thanh Toán Tạm Ứng

Thủ tục, quy trình thanh toán tạm ứng cho nhân viên trong doanh nghiệp được thực hiện như sau:

6.1. Chứng Từ, Quy Trình Tạm Ứng

6.1.1. Bước 1: Nhân Viên Tập Hợp Các Chứng Từ Phát Sinh

Đầu tiên, nhân viên sẽ tổng hợp đầy đủ các chứng từ phát sinh từ hoạt động tạm ứng như hóa đơn mua hàng, hóa đơn dịch vụ, biên lai thanh toán, phiếu chi hoặc các chứng từ khác liên quan đến nhiệm vụ mà nhân viên đã thực hiện. Mục đích của việc tập hợp chứng từ là để chứng minh các khoản chi phí đã phát sinh, đảm bảo tính hợp lệ trước khi quyết toán tạm ứng. Nhân viên cần kiểm tra kỹ càng các chứng từ để chắc chắn rằng chúng tuân thủ quy định về chứng từ hợp lệ của công ty, pháp luật.

6.1.2. Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ

Sau khi nhận được các chứng từ từ nhân viên, bộ phận kế toán thanh toán sẽ kiểm tra chi tiết từng chứng từ. Kế toán sẽ kiểm tra xem các khoản chi này có trùng khớp với dự toán ban đầu và nếu có bất kỳ thiếu sót hay sai lệch nào, họ sẽ yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh. Việc kiểm tra này nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, tuân thủ chính sách tài chính của công ty.

• Đối với hóa đơn GTGT, cần đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của chúng.
• Trong trường hợp có các khoản chi không có hóa đơn, phải lập bảng kê theo mẫu 01/TNDN theo quy định trong Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Nếu có hóa đơn tiếp khách, cần đảm bảo rằng danh sách món ăn đi kèm được đính kèm đầy đủ.

6.1.3. Bước 3: Kế Toán Trưởng Kiểm Tra Ký Duyệt

Khi kế toán thanh toán hoàn tất kiểm tra, xác nhận tính hợp lệ của các chứng từ, bộ hồ sơ sẽ được chuyển lên kế toán trưởng để duyệt lần cuối. Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo rằng các bước trước đó đã được thực hiện chính xác, số liệu khớp với tạm ứng ban đầu, tổng số chi phí đã được hạch toán đầy đủ. Việc duyệt bởi kế toán trưởng giúp tăng cường kiểm soát nội bộ, hạn chế sai sót, rủi ro tài chính.

6.1.4. Bước 4: Giám Đốc Ký Duyệt

Cuối cùng, hồ sơ tạm ứng được chuyển đến giám đốc để ký duyệt lần cuối. Giám đốc sẽ kiểm tra các thông tin chính trong hồ sơ tạm ứng, bao gồm số tiền, mục đích sử dụng, xác nhận rằng các chi phí đã phát sinh đúng mục đích, không có dấu hiệu sai lệch. Đây là bước kiểm soát cao nhất trong quy trình tạm ứng, đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trước khi tạm ứng được hoàn tất hoặc quyết toán.

6.2. Thủ Tục, Hồ Sơ Thanh Toán Gồm Những Gì?

Dựa trên hóa đơn và chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán sẽ lập giấy đề nghị hoàn ứng.

Trong trường hợp cuối kỳ có số tạm ứng chi chưa được sử dụng hết, có thể nhân viên sẽ hoàn trả số tiền thừa (nếu vẫn còn phát sinh tạm ứng đối với đối tượng tương ứng) hoặc số dư có thể được chuyển sang kỳ tiếp theo để tiếp tục bù trừ.

Nếu cuối kỳ có phát sinh chi quá số tạm ứng, nhân viên có thể tiếp tục yêu cầu tạm ứng trong kỳ tiếp theo (nếu vẫn còn phát sinh tạm ứng đối với đối tượng tương ứng) hoặc số dư có thể được chuyển sang kỳ tiếp theo để tiếp tục bù trừ.

Tải ngay mẫu đề nghị thanh toán dưới đây để tham khảo chi tiết quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng nhé.

QUY TRÌNH TẠM ỨNG – THANH TOÁN TẠM ỨNG

7. So Sánh Tạm Ứng Và Hoàn Ứng

Tạm ứng và hoàn ứng là 2 khái niệm phổ biến trong quy trình thanh toán của doanh nghiệp. Vậy hoàn ứng là gì? Nó khác gì so với tạm ứng. Tham khảo ngay nội dung dưới đây để được giải đáp nhé!

Tiêu chí	Tạm ứng	Hoàn ứng
Khái niệm	Là việc nhân viên được nhận một khoản tiền trước để chi trả cho các công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể trước khi thực hiện nhiệm vụ.	Hoàn ứng là quá trình nhân viên quyết toán lại khoản tiền đã tạm ứng sau khi nhiệm vụ hoàn thành, thông qua việc cung cấp các chứng từ, hóa đơn để chứng minh chi phí.
Mục đích	Cung cấp trước nguồn tài chính để nhân viên có thể thực hiện công việc, nhiệm vụ như công tác, mua hàng.	Xác minh, quyết toán số tiền đã tạm ứng, đảm bảo rằng chi phí thực tế khớp với số tiền đã được tạm ứng.
Thời điểm thực hiện	Thực hiện trước khi công việc hoặc nhiệm vụ diễn ra.	Thực hiện sau khi công việc hoặc nhiệm vụ đã hoàn thành.
Chứng từ yêu cầu	Giấy đề nghị tạm ứng, kế hoạch công tác hoặc dự toán chi phí.	Hóa đơn, chứng từ hợp lệ, bảng kê khai chi phí.
Người phê duyệt	Trưởng phòng, giám đốc và kế toán trưởng.	Kế toán thanh toán, kế toán trưởng, giám đốc (để xác nhận số chi phí thực tế).
Kiểm soát tài chính	Cung cấp trước một khoản tiền, nhưng việc kiểm soát thường ở mức hạn chế do chưa có bằng chứng cụ thể về chi phí thực tế.	Kiểm soát chặt chẽ hơn thông qua chứng từ, hóa đơn, đảm bảo mọi chi phí đều hợp lệ và minh bạch.
Xử lý số tiền thừa/thiếu	Nếu tạm ứng dư, số tiền thừa sẽ phải trả lại. Nếu tạm ứng thiếu, nhân viên có thể đề nghị bổ sung.	Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số chi phí thực tế, nhân viên phải hoàn trả lại số tiền chênh lệch. Nếu chi tiêu vượt quá tạm ứng, phải viết phiếu đề nghị thanh toán hoàn ứng thêm.

Qua quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự linh hoạt và tiện lợi trong việc sử dụng tài chính, giúp hoạt động sản xuất và kinh doanh được diễn ra thuận lợi. Đồng thời, việc thực hiện đúng quy trình tạm ứng cũng giúp tăng tính minh bạch, kiểm soát và trách nhiệm trong việc sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn đọc nắm được thông tin cần thiết, phục vụ cho công việc của mình nhé.

Câu hỏi thường gặp

1. Những Trường Hợp Nào Cần Hoàn Trả Tiền Thừa Khi Tạm Ứng?

Nếu sau khi quyết toán, số tiền thực chi thấp hơn số tiền đã tạm ứng, nhân viên phải hoàn trả lại khoản tiền chênh lệch. Ví dụ, nếu nhân viên được tạm ứng 5 triệu nhưng chi tiêu chỉ hết 4.5 triệu, họ phải hoàn trả lại 0.5 triệu.

2. Những Lỗi Thường Gặp Khi Thực Hiện Tạm Ứng Là Gì?

Một số lỗi thường gặp bao gồm:

• Không lập đầy đủ chứng từ hoặc chứng từ thanh toán không hợp lệ
• Tạm ứng vượt quá số tiền cần thiết
• Không quyết toán kịp thời sau khi hoàn thành nhiệm vụ
• Không trả lại tiền thừa khi chi phí thực tế thấp hơn số tiền tạm ứng.

3. Nếu Tạm Ứng Không Được Duyệt Thì Sao?

Nếu đơn tạm ứng của nhân viên không được duyệt, điều này có thể do các lý do như thiếu chứng từ hợp lệ, số tiền tạm ứng quá cao hoặc mục đích tạm ứng không rõ ràng. Nhân viên có thể phải bổ sung các giấy tờ, chứng từ cần thiết hoặc điều chỉnh lại kế hoạch tạm ứng.

4. Nhân Viên Cần Làm Gì Sau Khi Được Tạm Ứng?

Sau khi nhận được số tiền tạm ứng, nhân viên phải sử dụng số tiền này đúng mục đích, đảm bảo thu thập các chứng từ liên quan đến chi phí đã phát sinh để phục vụ cho việc hoàn ứng sau khi nhiệm vụ hoàn thành.

5. Khi Thanh Toán Tạm Ứng Có Cần Mẫu Giấy Đề Nghị Thanh Toán Gửi Khách Hàng?

Khi thực hiện thanh toán tạm ứng cho khách hàng, việc gửi mẫu giấy đề nghị thanh toán không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng nó thường được khuyến nghị để đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong các giao dịch tài chính.

Tìm việc làm ngay!

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: