Phỏng vấn online đang trở thành một xu hướng, một giải pháp trong thời đại phát huy tiện ích công nghệ. Là một HR, bạn cần chuẩn bị những gì để có một buổi phỏng vấn online hoàn hảo với ứng viên?

Phỏng vấn online: HR cần chuẩn bị những gì?

1.Sắp xếp lịch phỏng vấn phù hợp

 

Đối với phỏng vấn online, kế hoạch và lịch trình phỏng vấn rất quan trọng. Bạn không có nhiều cơ hội để sử dụng thời gian phỏng vấn một cách linh hoạt. Bạn sẽ phải tính toán thời gian phỏng vấn và hẹn lịch trước với ứng viên. Điều đó cũng đồng nghĩa rằng bạn phải tuân thủ kế hoạch vì HR chính là đại diện của nhà tuyển dụng.

Để lên một kế hoạch phỏng vấn phù hợp, HR có thể dựa vào tình hình thực tế ở các buổi phỏng vấn trực tiếp để cân đo thời gian. Thời gian phỏng vấn cũng phụ thuộc vào tầm quan trọng của buổi phỏng vấn đó. Có những HR sẽ sử dụng hình thức phỏng vấn online thay cho hình thức phỏng vấn trực tiếp. Tuy nhiên, với nhiều HR, phỏng vấn online đơn thuần là một buổi đánh giá hồ sơ thứ 2. Vậy nên, thời gian dành cho mỗi buổi phỏng vấn ở từng trường hợp không giống nhau. Nếu là một buổi phỏng vấn thay thế cho buổi phỏng vấn trực tiếp, thời gian giao tiếp giữa HR với ứng viên cần tối thiểu 30 phút. Nếu là một buổi phỏng vấn nhỏ, thời gian có thể chỉ cần 15-20 phút là đủ. Mỗi buổi phỏng vấn online cũng cần tính toán thêm thời gian dự phòng cho các sự cố về mạng và đường truyền.

>> Cần chuẩn bị gì khi phỏng vấn online

 

2.Hoàn thiện quá trình đánh giá hồ sơ ứng viên trước buổi phỏng vấn

 

Đánh giá hồ sơ là công việc được các HR thực hiện ngay khi lựa chọn ứng viên cho vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, quá trình trước đó có thể chưa đánh giá ứng viên một cách hoàn thiện và kỹ lưỡng. Với tính đặc thù không tiếp xúc trực tiếp, khi phỏng vấn online, nhà tuyển dụng cần hiểu rõ ứng viên hơn để đưa ra những câu hỏi phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian, cũng như đánh giá được câu trả lời mà không cần quá chú trọng vào biểu hiện hay trạng thái mà ứng viên thể hiện.

Khi phỏng vấn online, nhà tuyển dụng sẽ bị giới hạn thời gian phỏng vấn vì lịch hẹn đã được sắp xếp trước. Đây cũng là một lý do mà HR cần đọc kỹ hồ sơ ứng viên trước đó để không mất thêm thời gian xem xét hồ sơ để đặt câu hỏi. Việc đánh giá sơ bộ ứng viên cũng giúp HR đặt câu hỏi dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.

>> Tránh Corona, phỏng vấn ứng viên quá điện thoại cần lưu ý gì?

Phỏng vấn online: HR cần chuẩn bị những gì?

3.Chuẩn bị bộ câu hỏi cần thiết

 

Câu hỏi trong các buổi phỏng vấn vốn dĩ là sở trường của các HR. Dù vậy, phỏng vấn online vẫn còn là một hình thức mới, HR cần một bộ câu hỏi được chuẩn bị đầy đủ để có thể đánh giá được ứng viên một cách trọn vẹn nhất.

Bộ câu hỏi phỏng vấn của HR thường bao gồm những câu hỏi về chuyên môn và tư duy làm việc của ứng viên. Trong các buổi phỏng vấn trực tiếp, các câu hỏi phỏng vấn thường sẽ được chuẩn bị trước và kèm theo những câu hỏi bổ sung tùy theo cách thể hiện của từng ứng viên. Phỏng vấn online cũng gần tương tự như vậy. Điểm khác của phỏng vấn online chính là sự hạn chế trong việc theo dõi biểu hiện của ứng viên. Chính vì hạn chế này, các HR sẽ khó có thể đưa ra những câu hỏi đánh giá sâu khác. Đó chính là lý do vì sao bạn cần chuẩn bị một số câu hỏi cho trường hợp này. Câu hỏi có thể dựa trên yêu cầu đặc biệt của công ty hoặc dựa trên đánh giá hồ sơ ứng viên. Chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn có một cuộc phỏng vấn suôn sẻ, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo những đánh giá chính xác.

>> Tips tuyển dụng dành cho HR mùa dịch bệnh

4.Đảm bảo đường truyền và không gian phỏng vấn

 

Đường truyền là yếu tố quan trọng nhất của phỏng vấn online. Yếu tố lỗi phỏng vấn do đường truyền có thể xuất phát từ nhiều lý do. Vậy nên cả ứng viên và HR đều cần chuẩn bị tốt vấn đề này.

Bên cạnh đường truyền thì không gian phỏng vấn cũng rất quan trọng. Bạn cần một không gian đủ yên tĩnh và hạn chế tạp âm để có thể trao đổi tốt nhất với ứng viên, cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của mình.

>> Làm việc online mùa COVID-19: Làm thế nào để nâng cao hiệu quả?

5.Liên hệ ứng viên đúng hẹn

 

Vấn đề đúng hẹn thể hiện sự nghiêm túc của công ty, các HR cũng rất cần chú ý điều này. Vì là phỏng vấn online, nên cả bạn và ứng viên đều có thời gian chuẩn bị. Tuy nhiên, nếu buổi phỏng vấn với một ứng viên bị delay, gián đoạn hay quá giờ, điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến những ứng viên khác. Đó là một trong những lý do khiến HR lỡ hẹn với ứng viên nếu không có phương án dự phòng.

Để tránh sự cố này xảy ra, các HR cần lên kế hoạch phỏng vấn thật khoa học và hợp lý. Bạn nên có những khoảng thời gian dự phòng cho mọi trường hợp, cũng như có những trợ lý khác hỗ trợ phỏng vấn trong trường hợp không thể theo kịp kế hoạch ban đầu.

Phỏng vấn online: HR cần chuẩn bị những gì?

6.Quan sát ứng viên kỹ lưỡng

 

Quan sát được những biểu hiện của ứng viên chính là một khó khăn của phương thức phỏng vấn này. Khi nói chuyện qua màn hình, bạn chỉ có thể đánh giá sơ qua biểu cảm và trang phục của ứng viên. Đối với những chuyên ngành về dịch vụ, phỏng vấn online sẽ khiến các HR khó có thể đánh giá những biểu hiện, hành động khác. Chính vì vậy, khi phỏng vấn online, nhà tuyển dụng cần quan sát ứng viên nhiều nhất có thể. Bạn có thể đánh giá biểu hiện, trang phục và không gian phỏng vấn mà ứng viên lựa chọn để có thêm những đánh giá về họ.

>> 5 tips để làm việc từ xa hiệu quả

7.Một số ứng dụng hỗ trợ phỏng vấn online được dùng nhiều hiện nay.

 

Skype

Skype là ứng dụng gọi điện, nhắn tin online được dân văn phòng ưa chuộng và lựa chọn cho các cuộc phỏng vấn online. Các công ty trẻ, năng động và có liên kết hướng đến thị trường quốc tế thường sẽ sử dụng Skype nhiều hơn. Các cuộc phỏng vấn online trên skype vẫn được đánh giá rất cao về chất lượng video cũng như đường truyền âm thanh. Đây cũng là một ứng dụng quen thuộc nên không khó để sử dụng.

Zalo

Zalo cũng giống Skype nhưng phổ biến hơn tại các doanh nghiệp nhỏ và hoạt động chủ yếu tại thị trường nội địa. Về mọi phương diện, Zalo rất quen thuộc và hầu như người Việt nào cũng có tài khoản trên ứng dụng này. Vậy nên không khó để HR lên các buổi phỏng vấn trên ứng dụng này.

>> 6 phần mềm làm việc online hiệu quả cho doanh nghiệp

Phỏng vấn online: HR cần chuẩn bị những gì?

8.Những ưu điểm có thể tận dụng của phỏng vấn online

 

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Không giống với những buổi phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn online không yêu cầu quá nhiều nhân lực, công tác chuẩn bị hay mất quá nhiều thời gian của nhiều người. Nhà tuyển dụng sẽ có thể tố chức những buổi phỏng vấn tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng với hình thức phỏng vấn này. Ngoài ra, phỏng vấn online cũng có thể diễn ra ở mọi nơi, chỉ cần đảm bảo tín hiệu đường truyền. Điều này sẽ có ích đối với những buổi phỏng vấn cần có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao nhưng lại không thể sắp xếp lịch trình. 

Bỏ qua những hạn chế về không gian

Cũng giống như thời gian, yếu tố không gian cũng được tối ưu hóa đối với phỏng vấn online. Một cuộc phỏng vấn online có thể được tham gia bởi những người ở cách nhau rất xa, ở những nơi khác nhau. Hiệu quả của buổi phỏng vấn này vẫn có thể đạt được nếu bộ phận HR có thể lên kế hoạch phỏng vấn thật tốt.

Hạn chế những rủi ro khách quan

Những rủi ro như thời tiết, giao thông hay sự cố, dịch bệnh đều sẽ được hạn chế với phương thức phỏng vấn này. Đây cũng là một sự lựa chọn tối ưu cho những ngày nghỉ dài vì COVID 19 hiện nay.

 

Trên thực tế, các nhà tuyển dụng Việt Nam hiện nay vẫn chưa áp dụng phỏng vấn online một cách rộng rãi. Phương thức phỏng vấn này cũng chưa hoàn toàn tối ưu để thay thế cho phương thức phỏng vấn trực tiếp truyền thông. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp trẻ, năng động đã mạnh dạn áp dụng cách thức tuyển dụng này và bước đầu đã thích nghi, tạo ra kết quả nhất định. JobsGO hy vọng rằng, với sự phát triển và chuẩn bị tốt của bộ phận HR, phỏng vấn online sẽ ngày được hoàn thiện, hiệu quả và được áp dụng rộng rãi hơn.

JobsGO

Đã băng bởi Linh Lê