Trong tình hình dịch Corona diễn ra khó lường như hiện nay, bài toán khó nhằn nhất mà các nhà quản trị doanh nghiệp phải đối mặt là làm sao kiểm soát hiệu quả những công việc, dự án đang diễn ra. Để hỗ trợ các doanh nghiệp, tổ chức cũng như các cá nhân có thể tham gia vào quá trình làm việc online một cách hiệu quả hơn, JobsGO xin giới thiệu 6 phần mềm làm việc online hiệu quả nhất đến với bạn.
Bạn có thể tưởng tượng Slack như một phòng chat cho toàn bộ nhân viên trong công ti. Slack có chức năng khá giống với Internet Relay Chat (IRC) và Internet Relay Chat (IRC). Thông thường, slack sẽ được chia thành các ‘kênh’ nhỏ cho các cuộc thảo luận nhóm hoặc bất cứ điều gì bạn muốn. Ưu điểm lớn nhất của Slack là đa nền tảng (máy tính, Android, iOS) nên tất cả mọi người trong công ty của bạn có thể dễ dàng liên lạc với nhau bất kể họ dùng thiết bị gì đi chăng nữa. Ngoài ra, với Slack, bạn có thể tùy chỉnh các thẻ tag @ như Facebook, Instagram tới những người liên quan đến công việc. Tính năng nhấn mạnh và lục lại tin nhắn cũ dễ dàng cũng là một trong những điểm đặc biệt của Slack. >> Cách để làm việc nhóm hiệu quả?
2. Microsoft Planner – Ứng dụng quản lý công việc đơn giản
Microsoft Officer đã có thêm một thành viên mới là phần mềm quản lý công việc Microsoft Planner. Đây là phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng tổ chức và sắp xếp công việc, chia sẻ dữ liệu với những người trong nhóm, chat video và nhiều hơn thế nữa. Microsoft Planner khá giống với Trello, cũng sử dụng “board” để quản lý công việc. Mỗi board được xem như một dự án công việc, trong mỗi dự án sẽ có các card tương ứng với từng cá nhân. Họ có thể trò chuyện, đăng tải hình ảnh trao đổi công việc. Ưu điểm của Microsoft Planner là cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook 2016, ứng dụng ghi chú OneNote,… Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ các tệp tin Word, Excel hoặc PowerPoint. Microsoft Planner hoạt động trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet. Khi có nhiệm vụ mới, Microsoft Planner sẽ gửi thông báo hoặc email cho bạn.
Myxteam là một phần mềm giúp quản lý công việc cá nhân hoặc quản lý công việc nhân viên hiệu quả. Mọi công việc của dự án được quản lý tập trung thông qua phần mềm này mà không cần sử dụng công cụ nào khác.
Các nền tảng mà Myxteam hỗ trợ là web app (sử dụng phần mềm trên website), trên điện thoại Android và iOS. Điều này có nghĩa là bạn có thể theo dõi công việc của mình ở bất cứ đâu, miễn là có điện thoại hoặc máy tính.
Phần mềm MyXteam có đủ các tính năng quản lý công việc như lập kế hoạch quản lý công việc, giao việc cho nhân viên, thảo luận công việc. Ngoài ra còn có tính năng đo lường đánh giá công việc, bảo mật dữ liệu và sử dụng được trên nhiều nền tảng.
Nếu bạn sử dụng cho cá nhân số thành viên dưới 5 người thì miễn phí, không phải mất tiền. Còn với doanh nghiệp thì có nhiều gói lựa chọn từ 750.000đ – 3.500.000đ/tháng
4. Google Hangout
Google Hangout là tính năng được phát triển đi kèm với dịch vụ Google plus của Google. Để sử dụng, người dùng chỉ cần có tài khoản gmail và gọi ngay vào tài khoản này để sử dụng.Một trong các lợi thế của Google Hangout là phần mềm này được sử dụng trên bất kỳ loại máy tính nào vì nó có thể chạy trực tiếp trên trình duyệt Chrome.
Ngoài ra, Google Hangout hoàn toàn miễn phí như các dịch vụ khác của Google. Tốc độ tối đã trong một cuộc gọi họp Group Video Call là 10 người. Đây là con số khá ấn tượng. Tuy nhiên để đảm bảo chất lượng cuộc họp, JobsGO khuyên bạn chỉ nên sử dụng tối đa 5 người.
Chất lượng hình ảnh của Google Hangout khá tốt kể cả những nơi có đường truyền tốc độ internet chậm. Tuy nhiên, vì phần mềm chạy dưới dạng add-in của Brower nên sẽ có những hạn chế về tính năng và chưa triển khai được hết các tính năng khác của máy tính có cấu hình cao.
Zoom Cloud Meetings hiện có hơn do có tới hơn 170.000 tổ chức đã và đang sử dụng nhờ tính linh hoạt, đa nền tảng của mình. Tất cả cuộc họp dưới 40 phút trên zoom đều hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, với những cuộc họp dài hơn 40, bạn sẽ phải trả phí mới có thể tiếp tục sử dụng .Những người tham gia có thể chọn tham gia tương tác hoặc đơn giản là ngồi lắng nghe. Phần mềm họp trực tuyến Zoom Cloud Meetings được phát hành nhằm mục đích tạo ra những cuộc họp online với video hoặc voice ở bất cứ đâu miễn là có kết nối internet.
6. VSee
Vsee là phần mềm sử dụng mô hình kết nối peer-to-peer thay thế cho trung tâm máy chủ khác với các phần mềm họp trực tuyến hiện nay. Phần mềm này được cài trên máy tính và trao đổi hình ảnh trực tiếp với nhau.
Tuy Vsee không giới hạn số điểm tham gia cuộc họp vì sử dụng mô hình kết nối peer-to-peer nhưng nó phụ thuộc rất nhiều vào cấu hình máy tính. Máy tính của bạn bắt buộc phải có cấu hình cao và ít sử dụng các chương trình khác cùng tham gia tại một thời điểm. Thêm một nhược điểm nữa là bạn không thể tự điều khiển cuộc họp, vì vậy nó rất phù hợp với làm việc nhóm.
Hiện tại, Vsee chỉ hỗ trợ trên Ipad chứ không hỗ trợ Iphone, và chỉ hỗ trợ hệ điều hành Linux với iOS. Chất lượng của Vsee tùy thuộc vào cấu hình máy tính và đường truyền internet. Dịch vụ tốt nhất khi sử dụng từ 4-5 người cho một cuộc họp. Chất lượng hình ảnh tốt.
Hiện nay, rất nhiều các phương pháp họp trực tuyến đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Để bắt kịp với thời đại, cũng như để ứng phó tốt hơn với các trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp nên học cách sử dụng các phần mềm làm việc, quản lý online để có thể tiết kiệm thời gian, cũng như tối ưu hóa chất lượng làm việc!
Linh Lê
