Operation là gì? Tìm hiểu vai trò, nhiệm vụ của bộ phận Operation

Operation là gì? Đây là câu hỏi thường gặp khi bắt đầu tìm hiểu về lĩnh vực quản trị, kinh doanh hoặc y học. Thuật ngữ Operation có nhiều nghĩa khác nhau tùy theo ngữ cảnh sử dụng, nhưng tất cả đều liên quan đến hoạt động, quá trình và hiệu quả vận hành. Hãy cùng khám phá chi tiết khái niệm Operation để hiểu rõ hơn cách nó được áp dụng trong từng lĩnh vực nhé!

1. Operation là gì?

Nghĩa của từ Operation là gì? Operation (vận hành) là thuật ngữ chỉ toàn bộ các hoạt động, quy trình và hệ thống hàng ngày mà một tổ chức thực hiện để tạo ra sản phẩm, cung cấp dịch vụ hoặc chuyển đổi nguồn lực đầu vào thành kết quả đầu ra có giá trị. Đây là chức năng cốt lõi, quyết định cách thức công ty làm việc để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Operation là gì trong kinh doanh?

2. Vai trò của Operation

Bộ phận Operation đóng vai trò là “trái tim” và “bộ não” thực thi của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm chuyển hóa chiến lược kinh doanh thành hành động thực tiễn.

Vai trò chính là thiết lập, giám sát và không ngừng cải tiến các quy trình nội bộ nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực (nhân lực, vốn, thiết bị) để sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả, đúng hạn và đạt chất lượng cao nhất. Operation đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu lãng phí, rủi ro, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh về chi phí và chất lượng cho doanh nghiệp trên thị trường.

>>> Xem thêm: Coordinator là gì?

3. Nhiệm vụ của bộ phận Operation

Giữ vai trò trung tâm trong hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận Operation đảm nhận nhiều nhiệm vụ nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành và phát triển bền vững. Dưới đây là những chức năng quan trọng mà bộ phận này thường phụ trách:

3.1. Xây dựng kế hoạch kinh doanh

Bộ phận Operation chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh tổng thể cho doanh nghiệp, từ ngắn hạn, trung hạn đến dài hạn. Các kế hoạch này phải bám sát mục tiêu phát triển và chiến lược của doanh nghiệp trong từng giai đoạn, đồng thời tạo nền tảng cho việc triển khai, đánh giá kết quả kinh doanh.

3.2. Triển khai và giám sát thực hiện kế hoạch

Sau khi kế hoạch được phê duyệt, Operation sẽ tổ chức triển khai thực hiện, phân công nhiệm vụ cho các phòng ban liên quan và đảm bảo tiến độ được duy trì đúng hướng. Song song đó, bộ phận này còn theo dõi, kiểm tra và đánh giá hiệu quả từng giai đoạn, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời để tối ưu kết quả.

3.3. Phát triển thị trường và hoạt động tiếp thị

Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Operation không chỉ dừng lại ở việc vận hành nội bộ mà còn tích cực thúc đẩy hoạt động marketing, mở rộng thị trường và nghiên cứu nhu cầu khách hàng. Việc phát triển sản phẩm mới, tiếp cận thị trường tiềm năng giúp doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh và mở rộng quy mô hoạt động.

3.4. Đào tạo và phát triển nhân sự

Nguồn nhân lực là yếu tố chính quyết định sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Do đó, bộ phận Operation có nhiệm vụ đề xuất và xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và tinh thần làm việc.

Bên cạnh các nhiệm vụ trên, Operation còn đảm nhiệm những công việc khác theo chỉ đạo của ban lãnh đạo. Dù khối lượng công việc nhiều, nhưng hiệu quả và chất lượng của bộ phận này luôn có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của Operation gồm những gì?

4. Các vị trí thuộc bộ phận Operation

Bộ phận Operation bao gồm nhiều vị trí chuyên môn hóa, từ cấp độ nhân viên thực thi các tác vụ hàng ngày đến quản lý cấp cao, mỗi vai trò đều có nhiệm vụ cụ thể và quan trọng để đảm bảo chuỗi giá trị hoạt động không ngừng.

4.1. Operation Executive

Operation Executive (chuyên viên vận hành) là vị trí thực thi nền tảng, chịu trách nhiệm xử lý các tác vụ vận hành cơ bản và đảm bảo mọi quy trình diễn ra theo đúng tiêu chuẩn đã định.

• Thực hiện và giám sát các quy trình vận hành: Xử lý các nghiệp vụ hàng ngày như nhập liệu, kiểm tra chứng từ, và duy trì hồ sơ vận hành.
• Quản lý và theo dõi hiệu suất công việc: Thu thập dữ liệu về các chỉ số vận hành cơ bản, đảm bảo năng suất và chất lượng đầu ra theo KPI.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan: Hỗ trợ việc luân chuyển thông tin và tài liệu giữa Operation với các bộ phận Sales, Kế toán hoặc Hành chính.
• Giải quyết các vấn đề vận hành thường nhật: Xử lý các lỗi hoặc sự cố nhỏ phát sinh trong quá trình làm việc, đảm bảo không làm gián đoạn chuỗi cung ứng.

4.2. Product Operation Executive

Đây là vị trí chuyên viên vận hành sản phẩm, hoạt động tại giao điểm giữa đội ngũ phát triển sản phẩm và người dùng, tập trung vào việc đảm bảo sản phẩm (thường là công nghệ/dịch vụ số) hoạt động ổn định và tối ưu.

• Giám sát hiệu suất và độ ổn định của sản phẩm: Theo dõi các chỉ số kỹ thuật như thời gian hoạt động (uptime), tốc độ tải, và các chỉ số trải nghiệm người dùng.
• Thu thập và phân tích phản hồi từ người dùng: Tổng hợp ý kiến, báo cáo lỗi từ khách hàng và chuyển giao thông tin có giá trị cho đội ngũ phát triển sản phẩm.
• Phối hợp thử nghiệm và triển khai tính năng mới: Tham gia vào quá trình thử nghiệm các tính năng mới trước khi ra mắt chính thức, đảm bảo quá trình triển khai diễn ra trơn tru.
• Cập nhật tài liệu và hướng dẫn sử dụng sản phẩm: Đảm bảo các tài liệu hướng dẫn nội bộ và bên ngoài luôn chính xác và dễ hiểu.

>>> Xem thêm: Tổng hợp các bộ phận trong công ty, doanh nghiệp

4.3. E-commerce Operations Executive

Chuyên viên vận hành thương mại điện tử (TMĐT) là vị trí chuyên môn hóa trong ngành bán lẻ trực tuyến, đảm nhận việc tối ưu hóa toàn bộ hành trình mua sắm và giao nhận của khách hàng.

• Quản lý luồng đơn hàng: Xử lý và xác nhận đơn hàng từ các sàn/kênh TMĐT, đảm bảo thông tin chính xác trước khi chuyển sang khâu đóng gói.
• Quản lý tồn kho và đồng bộ hóa dữ liệu: Đảm bảo mức tồn kho thực tế khớp với dữ liệu trên hệ thống và các sàn TMĐT để tránh tình trạng hết hàng ảo hoặc bán quá số lượng.
• Điều phối Logistics và đối tác vận chuyển: Phối hợp lịch lấy hàng, theo dõi trạng thái giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh như hủy đơn, hoàn hàng hoặc giao hàng thất bại.
• Đảm bảo tuân thủ các chính sách sàn TMĐT: Nắm vững và áp dụng các quy tắc về bán hàng, khuyến mãi, đổi trả của các nền tảng như Shopee, Lazada.

Các vị trí thuộc bộ phận Operation

4.4. Operation Manager

Operation Manager (quản lý vận hành) – vị trí lãnh đạo cấp trung, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược, quản lý và điều phối tổng thể các hoạt động vận hành để đạt được mục tiêu kinh doanh.

• Thiết lập chiến lược và mục tiêu vận hành: Đề ra các KPI và chiến lược cải tiến quy trình nhằm giảm chi phí, tăng năng suất và nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Quản lý và phát triển đội ngũ Operation: Tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên thuộc bộ phận vận hành.
• Phân bổ ngân sách và tối ưu hóa nguồn lực: Kiểm soát chi phí vận hành, đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực như máy móc, thiết bị và công nghệ.
• Quản lý rủi ro và xử lý khủng hoảng: Dự báo các rủi ro tiềm tàng trong chuỗi vận hành (ví dụ: gián đoạn cung ứng) và đưa ra các kế hoạch ứng phó kịp thời.

4.5. Operation Support

Đây là vị trí hỗ trợ vận hành, thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ chuyên sâu, cung cấp công cụ, dữ liệu và phân tích để đảm bảo Operation Manager và Executive có thông tin chính xác để ra quyết định.

• Phân tích dữ liệu vận hành chuyên sâu: Sử dụng các công cụ BI để phân tích xu hướng hiệu suất, dự báo nhu cầu và tìm kiếm các điểm nghẽn.
• Quản lý và duy trì hệ thống công nghệ: Đảm bảo các hệ thống quản lý như ERP, CRM, WMS hoạt động ổn định và được cập nhật.
• Xây dựng và chuẩn hóa tài liệu quy trình: Biên soạn, cập nhật các hướng dẫn công việc (SOPs) chi tiết, đảm bảo tính nhất quán trong cách thức làm việc của cả bộ phận.
• Cung cấp báo cáo định kỳ và ad-hoc: Tổng hợp các báo cáo về chi phí, chất lượng, năng suất theo yêu cầu của cấp quản lý để hỗ trợ việc đánh giá và ra quyết định.

>>> Xem thêm: Senior associate là gì?

5. Yêu cầu đối với bộ phận Operation

Để một bộ phận Operation hoạt động hiệu quả, đội ngũ nhân sự cần phải được trang bị các kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn vững chắc và kinh nghiệm thực tế trong việc giải quyết các vấn đề vận hành.

5.1. Kỹ năng

Các kỹ năng mềm đóng vai trò thiết yếu giúp nhân sự Operation tương tác, phân tích và giải quyết vấn đề trong môi trường làm việc năng động, nhiều áp lực.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phản biện: Cần khả năng nhanh chóng xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố vận hành và đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả, kịp thời.
• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: Operation cần phối hợp liên tục với nhiều phòng ban (Sales, Marketing, Kỹ thuật), đòi hỏi phải truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả.
• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức: Phải ưu tiên xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, đảm bảo các quy trình quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn.

Yêu cầu đối với bộ phận Operation

5.2. Chuyên môn

Kiến thức chuyên môn là nền tảng giúp nhân sự hiểu rõ quy trình và nguyên tắc tối ưu hóa trong lĩnh vực vận hành.

• Hiểu biết về quản lý chuỗi cung ứng: Nắm vững các nguyên tắc về mua sắm, quản lý kho, logistics và phân phối để tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa.
• Kiến thức về quản lý quy trình và Lean/Six Sigma: Áp dụng các phương pháp luận để phân tích, thiết kế lại và cải tiến các quy trình nhằm loại bỏ lãng phí, tăng chất lượng.
• Sử dụng thành thạo các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM): Khả năng vận hành, khai thác dữ liệu từ các phần mềm này để theo dõi hiệu suất và ra quyết định.

5.3. Kinh nghiệm

Kinh nghiệm thực chiến giúp nhân sự Operation trưởng thành trong việc đối phó với các tình huống bất ngờ và đưa ra quyết định dựa trên thực tế.

• Kinh nghiệm triển khai và giám sát dự án: Đã từng tham gia vào các dự án cải tiến quy trình hoặc mở rộng vận hành, biết cách quản lý rủi ro và thay đổi.
• Kinh nghiệm xử lý sự cố và khủng hoảng vận hành: Đã từng đối phó với các tình huống khẩn cấp như hỏng hóc thiết bị, gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc lỗi hệ thống lớn.
• Kinh nghiệm phân tích dữ liệu vận hành: Đã sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để phân tích xu hướng, dự báo nhu cầu và đề xuất các hành động tối ưu hóa.

6. Lương bộ phận Operation bao nhiêu?

Mức lương trong bộ phận Operation tại Việt Nam có sự chênh lệch lớn, phụ thuộc vào vị trí, cấp bậc, kinh nghiệm, quy mô công ty và ngành nghề. Dưới đây là khung tham khảo cho các vị trí phổ biến:

Vị trí	Kinh nghiệm	Mức lương trung bình
Operation Executive	Dưới 1 năm	8 − 12 triệu/tháng
	1 − 3 năm	15 − 25 triệu/tháng
E-commerce Operations Executive	1 − 3 năm	12 − 20 triệu/tháng
Product Operation Executive	1 − 3 năm	15 − 25 triệu/tháng
Operation Manager	3 − 5 năm (SME)	25 − 45 triệu/tháng
	5+ năm (Tập đoàn/Đa quốc gia)	50 − 70 triệu/tháng
Operation Support/Specialist	1 − 3 năm	12 − 20 triệu/tháng

7. Bộ phận Operation trong các lĩnh vực phổ biến

Bộ phận Operation có mặt trong hầu hết các ngành công nghiệp, nhưng vai trò và trọng tâm công việc sẽ khác biệt tùy thuộc vào đặc thù của lĩnh vực kinh doanh:

• Logistics & chuỗi cung ứng: Tập trung vào việc điều phối dòng chảy hàng hóa (từ nguyên liệu đến tay khách hàng) và tối ưu hóa tuyến đường. Mục tiêu là giảm thiểu chi phí vận tải và rút ngắn thời gian giao hàng.
• Sản xuất (Manufacturing): Chịu trách nhiệm quản lý quy trình sản xuất, đảm bảo chất lượng (QC), hiệu suất máy móc, áp dụng các phương pháp Lean để loại bỏ lãng phí và tăng cường năng suất.
• Thương mại điện tử (E-commerce): Quản lý toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng, đóng gói, logistics, hoàn trả, đảm bảo tồn kho chính xác và đồng bộ trên các kênh bán hàng trực tuyến.
• Dịch vụ Khách hàng & F&B: Đảm bảo tính nhất quán và chất lượng của dịch vụ được cung cấp (ví dụ: tốc độ phục vụ, vệ sinh), tập trung vào chuẩn hóa quy trình tương tác với khách hàng.
• Công nghệ (Tech/Software): Đảm bảo sự ổn định, bảo mật, hiệu suất của sản phẩm/nền tảng công nghệ (DevOps/SRE), bao gồm việc giám sát hệ thống 24/7 và quản lý hạ tầng IT.

Công việc của Operation trong các lĩnh vực phổ biến

8. Phân biệt Operation và Backoffice

Operation và Backoffice đều đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của một tổ chức. Tuy nhiên, các bộ phận này có các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. JobsGO sẽ cùng bạn phân biệt 2 bộ phận này qua nội dung dưới đây:

Tiêu chí	Bộ phận Operation	Bộ phận Backoffice
Vị trí	Trực tiếp tham gia vào hoạt động vận hành cốt lõi	Hỗ trợ và xử lý các hoạt động hậu trường
Trách nhiệm chính	Quản lý và điều hành hoạt động sản xuất và dịch vụ	Xử lý các nhiệm vụ quản lý và hỗ trợ không trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ
Phạm vi hoạt động	Liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ	Hỗ trợ và hỗ trợ cho các bộ phận khác trong tổ chức
Mục tiêu	Đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả của quy trình sản xuất và cung ứng	Hỗ trợ và đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của toàn bộ tổ chức

Qua những thông tin trên, chắc hẳn bạn hiểu rõ hơn Operation là gì và vai trò thiết yếu của bộ phận này trong hoạt động doanh nghiệp. Nếu bạn yêu thích công việc quản lý, điều phối và mong muốn thử sức trong lĩnh vực vận hành, hãy truy cập JobsGO để tìm kiếm những cơ hội việc làm Operation phù hợp với năng lực và mục tiêu nghề nghiệp của mình nhé!

>>> Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh doanh

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ hội thăng tiến trong lĩnh vực Operation ra sao?

Bạn có thể thăng tiến từ chuyên viên vận hành lên quản lý vận hành, sau đó là giám đốc vận hành (COO) hoặc các vai trò quản lý cấp cao khác.

2. Công việc Operation có yêu cầu đi lại nhiều không?

Tùy thuộc vào vị trí: quản lý chuỗi cung ứng hoặc vận hành sản xuất có thể cần đi lại nhiều giữa các nhà máy, kho bãi hoặc nhà cung cấp.

3. Làm thế nào để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn vị trí Operation?

Hãy chuẩn bị các ví dụ cụ thể về việc bạn đã từng cải thiện quy trình, tiết kiệm chi phí hoặc nâng cao hiệu suất bằng cách sử dụng phương pháp STAR.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)