Trong quá trình làm việc, vấn đề sai sót, khiến khách hàng không hài lòng là điều khó có thể tránh khỏi với các doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh. Lúc này, điều họ cần làm chính là gửi đến khách hàng lời xin lỗi kèm cách xử lý vấn đề. Vậy cách để viết mẫu thư xin lỗi khách hàng như thế nào để đảm bảo sự chuyên nghiệp và chuẩn chỉnh? Cùng tham khảo bài viết dưới đây của JobsGO nhé.
Thư xin lỗi khách hàng có thể hiểu là một mẫu thư tín, email sử dụng để gửi đến khách hàng của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp,… Mục đích của mẫu thư này chính là gửi lời giải thích, xin lỗi chân thành nhất đến khách hàng về vấn đề đã xảy ra trong quá trình làm việc, hợp tác hay buôn bán, trao đổi hàng hóa. Từ đó, khách hàng sẽ có thể thông cảm, có cái nhìn tốt hơn về doanh nghiệp.
Đối với mẫu thư này thì không có quy định bắt buộc phải tuân theo quy chuẩn nào đó. Tùy vào từng trường hợp mà các cá nhân, tổ chức có thể viết khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung trong thư sẽ cần đảm bảo một số nội dung sau:
Nói lời xin lỗi với khách hàng
Một lá thư xin lỗi khách hàng thì chắc chắn sẽ cần ngay lập tức gửi đến họ một lời xin lỗi chân thành. Bạn không cần cầu kỳ, chỉ cần đơn thuần là “tôi xin lỗi, đây thực sự là thiếu sót từ phía chúng tôi…” để bước đầu xoa dịu cơn giận, sự không hài lòng từ khách hàng.
Thừa nhận những sai sót đã gây ra
Có thể trong trường hợp này, bạn cho rằng mình không có lỗi hoàn toàn, việc xin lỗi có thể khiến bản thân bạn bị tổn thương lòng tự trọng. Tuy nhiên, hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng để nhìn nhận vấn đề theo cách khách quan, chính xác nhất. Biết đâu ở một khía cạnh nào đó, bạn thực sự đã chưa đúng và khiến khách hàng không vui. Và dù là lỗi lầm nhỏ hay lớn, điều quan trọng là bạn cần biết thừa nhận, tỏ ra hối lỗi để khách hàng bỏ qua.
Cách viết mẫu thư xin lỗi khách hàng như thế nào?
Giải thích với khách hàng
Sau khi đã xin lỗi, thừa nhận bản thân mình sai, bạn cũng cần giải thích cho khách hàng những gì đã xảy ra. Bạn hãy tóm tắt ngắn gọn nguyên nhân tại sao lại như vậy. Tuy nhiên, hãy lưu ý giải thích khác với ngụy biện, bào chữa, đổ lỗi nhé. Bạn cần tiếp cận các vấn đề một cách khách quan nhất để được khách hàng thông cảm.
Đưa ra cách giải quyết vấn đề
Một lời xin lỗi, giải thích sẽ không có tác dụng với khách hàng nếu như bạn không đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Do đó, trong thư xin lỗi khách hàng, bạn sẽ cần nêu ra phương hướng khắc phục các hậu quả gây ra, bù đắp thiệt hại mà khách hàng đã phải chịu. Bạn hãy làm sao để giữ chân được khách hàng, đảm bảo sự uy tín, chuyên nghiệp cho bản thân và doanh nghiệp.
Mong khách hàng bỏ qua lỗi lầm
Mục đích của việc xin lỗi là mong muốn giải quyết được vấn đề, mong khách hàng bỏ qua. Bởi vậy, trong thư này, bạn cũng cần đề cập đến mong muốn, hy vọng được khách hàng thông cảm, bỏ qua sai sót, lỗi lầm mà mình đã gây ra. Bạn không cần viết quá dài dòng, làm quá mọi chuyện lên mà hãy làm sao thể hiện càng đơn giản càng tốt. Ví dụ như là “tôi thực sự hy vọng quý khách có thể bỏ qua cho sai sót lần này của chúng tôi…”.
Giữ liên lạc với khách hàng
Điều quan trọng nhất sau khi xin lỗi đó là phải thường xuyên giữ liên lạc, chăm sóc khách hàng thật tốt. Đây chính là cách để bạn lấy lại niềm tin từ phía khách hàng để học tiếp tục ủng hộ cho các dịch vụ, sản phẩm của mình. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý liên lạc ở mức độ vừa phải, có chừng mực, không gây khó chịu cho khách hàng nhé.
Bên cạnh các thông tin cần thiết, khi viết thư xin lỗi khách hàng, các bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề về mặt hình thức, thời gian,… như sau:
Tuyệt đối không sai chỉnh tả, đây là điều tối kỵ ở bất kỳ văn bản nào. Đặc biệt là với thư xin lỗi.
Ngôn ngữ trong thư xin lỗi khách hàng cần phải đúng mực, lịch sự, có thành ý và tránh cầu xin, vòng vo hay đổ lỗi cho người khác.
Thời gian gửi thư xin lỗi khách hàng tốt nhất là trong vòng 24h kể từ khi sự việc xảy ra để thể hiện sự hối lỗi chân thành và nhanh chóng muốn xử lý sai sót đã gây ra cho khách hàng.
Thư xin lỗi khách hàng cần gửi đúng người, nội dung cụ thể, chính xác. Điều tồi tệ nhất chính là bạn gửi thư với nội dung chung chúng, sai tên khách hàng,…
Tải ngay một số mẫu thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất
Tải ngay một số mẫu thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất
Như đã đề cập ở trên, không có yêu cầu cụ thể, bắt buộc nào cho mẫu thư này. Đối với từng trường hợp, các bạn sẽ có thể viết thư theo cách khác nhau. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, chưa biết viết thư này như thế nào, có thể tải và tham khảo một số mẫu dưới đây nhé!
Mẫu thư xin lỗi khách hàng trong khách sạn: Tải ngay
Mẫu thư xin lỗi khách hàng về sự cố kỹ thuật: Tải ngay
Mẫu thư xin lỗi khách hàng về chất lượng dịch vụ: Tải ngay
Mẫu thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm: Tải ngay
Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh: Tải ngay
Trên đây là tổng hợp thông tin về cách viết mẫu thư xin lỗi khách hàng dành cho bạn đọc quan tâm. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận để được giải đáp nhé.
Hồng Nguyễn
