Kỹ năng lập kế hoạch – Chìa khóa “vàng” giúp bạn làm việc hiệu quả

Trong công việc cũng như trong cuộc sống, việc lên kế hoạch luôn là việc làm quan trọng để mọi thứ diễn ra hiệu quả và theo đúng mong muốn của bạn. Người ta thường nói thành công trong từ khâu chuẩn bị chính là chuẩn bị để đón nhận thành công nhằm nêu bật vai trò của việc lập kế hoạch. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch. Cùng JobsGo tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng suy nghĩ và quản lý thành công các hoạt động, với sự trợ giúp của bất kỳ nguồn lực sẵn có nào, để đạt được các mục tiêu cụ thể được gọi là kỹ năng lập kế hoạch của một người. Về cơ bản, lập kế hoạch là một lộ trình hướng dẫn chúng ta cách hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt đầu nó.

Nói một cách đơn giản, các kỹ năng cho phép bạn quản lý bản thân, đồng nghiệp, các nguồn lực sẵn có bao gồm thời gian và các điều kiện xung quanh để đạt được mục tiêu mong muốn được gọi là kỹ năng lập kế hoạch. Cho dù bạn đang thực hiện một dự án nhỏ hay điều hành một doanh nghiệp, kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn nhìn về phía trước, tập trung vào mục tiêu cụ thể cần đạt được và quyết định những bước cần thiết để hoàn thành công việc.

👉 Xem thêm: 5 bước xây dựng kế hoạch nghề nghiệp

2. Kỹ năng lập kế hoạch tốt giúp bạn có khả năng gì?

Kỹ năng lập kế hoạch đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của một tổ chức. Trong số một số lợi ích khác, sau đây là một số lợi ích chính của kỹ năng lập kế hoạch khiến nó trở nên quan trọng:

• Giúp tăng cường các khả năng chiến thắng đối thủ

Vì bước đầu tiên của quá trình lập kế hoạch là phân tích tình hình hiện tại, các tổ chức có thể có được cái nhìn thực tế về điểm mạnh và điểm yếu của họ so với các đối thủ cạnh tranh chính. Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn chỉ ra những điểm yếu của đối thủ và cho phép bạn sử dụng sức mạnh của mình theo cách mà bạn đánh trúng đối thủ vào điểm yếu nhất của họ.

👉 Xem thêm: Những cách đầu tư cho bản thân hiệu quả 

• Giúp sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Vì tất cả các tổ chức đều có nguồn lực hạn chế, kỹ năng lập kế hoạch là điều cần thiết để phân bổ hợp lý các nguồn lực này. Nó giúp tối đa hóa hiệu quả và giảm lãng phí tài nguyên cho các dự án có ít hoặc không có cơ hội thành công.

👉 Xem thêm: Phát triển bản thân là gì?

• Cải thiện sự hợp tác 

Kỹ năng lập kế hoạch giúp thúc đẩy tinh thần cộng tác cũng như hợp tác vì tất cả các thành viên trong nhóm đều có vai trò và trách nhiệm riêng của họ. Mọi người thường được khuyến khích làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung, tăng thêm khả năng tương trợ lẫn nhau cũng như giảm thiểu các xung đột trong công việc.

👉 Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe chủ động – Bí quyết của người giỏi giao tiếp

3. Các bước để lập một bản kế hoạch công việc hiệu quả

Để lập một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần xác định được các bước sau đây:

1. Xác định và đặt mục tiêu
2. Xác định nội dung của công việc
3. Xác định công việc đó được thực hiện ở đâu, khi nào
4. Xác định công việc đó ai làm
5. Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
6. Tập trung thực hiện kế hoạch
7. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
8. Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

👉 Xem thêm: Mẫu lập kế hoạch cho cá nhân

4. Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc siêu hay

Cải thiện kỹ năng lập kế hoạch là một quá trình liên tục. Một số ý tưởng để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch như sau:

4.1 Suy nghĩ trên giấy

Để tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của bạn, có một loạt các bước bạn có thể thực hiện để quản lý thời gian hiệu quả. Trước hết, hãy suy nghĩ trên giấy. Viết ra giấy mọi thứ là điều cần thiết để bạn có thể kiểm soát tình hình trong mọi hoàn cảnh khẩn cấp hay xảy ra khủng hoảng. Trước khi bạn thực hiện bất kỳ hành động nào, hãy lập danh sách mọi thứ bạn phải làm để giải quyết vấn đề và vượt qua giai đoạn khủng hoảng.

Vào năm 1342 sau Công Nguyên, nhà triết học William ở Occam đã phát triển một khái niệm được gọi là dao cạo của Occam. Nguyên tắc này nói rằng, khi giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc tình huống cấp bách nào, cách thức hoặc giải pháp đơn giản và trực tiếp nhất thường là giải pháp đúng.

Điều này có nghĩa rằng trong bất kì hoàn cảnh nào, hãy phác họa các vấn đề trên giấy và dùng các phương pháp đơn giản để giải quyết chúng cũng trên trang giấy đó. Hãy tập trung và bắt đầu bằng cách thử giải pháp đơn giản nhất có thể.

👉 Xem thêm: Mẫu lập kế hoạch cho bản thân

4.2 Hướng mọi người theo đuổi cùng một mục tiêu

Giao tiếp là chìa khóa để giúp mọi người gắn kết và cùng nhìn về một hướng. Kỹ năng lập kế hoạch có thể mang lại lợi ích cho sự hợp tác nhưng nó không thể được thực hiện nếu không có sự giao tiếp hiệu quả, khéo léo. Ví dụ: hãy gửi tin nhắn qua email hoặc gọi điện thông báo cuộc họp trực tiếp hàng tuần để phục vụ mục đích giao nhiệm vụ và công việc cho các cá nhân, cũng như kiểm tra tiến độ, hiệu suất làm việc của nhân viên.

👉 Xem thêm: 6 KỸ NĂNG GIÚP BẠN THÀNH CÔNG DÙ LÀM BẤT KỲ CÔNG VIỆC GÌ

4.3 Tạo lịch trình

Sử dụng lịch hoặc bất kỳ công cụ tạo checklist trực tuyến để tạo lịch biểu cho chính bạn và những người khác theo dõi. Một khi tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp một cách logic, mạch lạc theo thứ tự ưu tiên thì việc hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng, hiệu quả không còn là thử thách khó khăn.

Bạn nên phân bổ thời gian cho từng hoạt động và sẵn sàng dành ra một khoảng thời gian nghỉ giữa chừng cho bất kỳ sự gián đoạn nào trong quá trình làm việc. Điều này giúp bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch, tư duy có hệ thống và logic.

4.4 Ưu tiên các nhiệm vụ trong tầm tay 

Suy nghĩ về khả năng hoàn thành của bất kỳ nhiệm vụ nào sẽ giúp bạn xác định được tầm quan trọng của nó, trên cơ sở đó bạn có thể dễ dàng quyết định nhiệm vụ ưu tiên trước mắt của mình là gì. Hãy học cách hình dung quá trình cũng như kết quả mà bạn nghĩ mình sẽ tiến hành.

Từ đó, bạn có thể đưa ra một số điều chỉnh cần thiết cho danh sách nhiệm vụ của mình nhưng hãy đảm bảo rằng những việc cấp thiết nhất phải được hoàn thành ngay lập tức.

4.5 Đặt ra các câu hỏi cụ thể

Đặt câu hỏi luôn là công việc quan trọng và giúp ích rất nhiều khi bạn thực hiện cùng lúc nhiều công việc. Hai câu hỏi tốt nhất để giúp bạn đi đúng hướng mà JobsGO gợi ý cho bạn là” Tôi có thể làm gì và chỉ tôi làm điều đó, nếu làm tốt, sẽ tạo ra sự khác biệt thực sự? ” Câu hỏi thứ hai, mà bạn phải hỏi và trả lời lặp đi lặp lại, là ” Điều gì mang lại nhiều giá trị nhất mà tôi có thể làm ngay bây giờ? ”.

Bất kể câu trả lời của bạn cho những câu hỏi về bản thân này là gì, hãy kỷ luật bản thân để làm việc theo ưu tiên đó, và chỉ điều đó, cho đến khi nó hoàn thành. Khi bạn luôn tập trung và tập trung vào những ưu tiên cao nhất của mình, bạn sẽ trở nên năng suất và hiệu quả hơn trong việc giúp bản thân và doanh nghiệp của bạn thoát khỏi khủng hoảng.

Qua bài viết này, JobsGO hy vọng đã giúp bạn hiểu thêm về kỹ năng lập kế hoạch cũng như cách mà bạn có thể cải thiện kỹ năng mềm này hàng ngày. Hãy luôn lên kế hoạch, thực hiện chúng với sự tập trung và quyết tâm cao nhất để hướng tới mục tiêu mà bạn mong muốn nhé.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: