Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác. Vậy nhà quản trị là gì? Những nhà quản trị có vai trò, nhiệm vụ và những kỹ năng gì để đạt được mục đích đó? Các cấp quản trịđược phân chia ra sao? Cùng tìm hiểu xem nhà quản trị là ai và một nhà quản trị giỏi cần những gì với JobsGO nhé!
Nhà quản trị là một thuật thường được sử dụng để chỉ người có trách nhiệm và quyền lực trong việc điều hành, quản lý một tổ chức hay một phần của tổ chức đó. Nhà quản trị có thể là CEO (Giám đốc điều hành), người sáng lập, quản lý cấp cao, những người đảm nhận vai trò quản lý ở mảng cụ thể trong tổ chức như quản lý phòng ban, giám đốc chức năng,…
Nhà quản trị thường có trách nhiệm xây dựng chiến lược, lập kế hoạch, tổ chức công việc, điều hành hoạt động và giám sát hiệu suất để đảm bảo sự thành công của tổ chức.
Nhà Quản Trị Là Gì?
2. Các Cấp Bậc Nhà Quản Trị Trong Tổ Chức
Dưới đây là mô hình các cấp quản trị trong tổ chức mà bạn có thể tham khảo:
2.1 Quản Trị Viên Cấp Cao
Đây là các nhà quản trị nằm ở đỉnh quyền lực. Họ có cấp bậc cao nhất trong các nhà quản trị. Quản trị viên cấp cao là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước kết quả của tổ chức. Quản trị viên cấp cao là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo nhân viên. Họ sẽ tạo ra các mục tiêu, phương hướng, chiến lược cho tổ chức. Vị trí của các quản lý cấp cao là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc…
2.2 Quản Trị Viên Cấp Trung Gian
Họ là người nhận chỉ huy từ các quản trị viên cao cấp và đứng ra chỉ huy các quản trị viên cấp cơ sở. Công việc của quản trị viên cấp trung gian là nhận chiến lược, kế hoạch từ các quản trị viên cấp cao. Sau đó, họ sẽ triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho các quản trị viên cơ sở thi hành.
Quản trị viên cấp trung gian cần xác định rõ hàng hóa, dịch vụ cần được sản xuất, đưa hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng bằng cách nào… Họ sẽ là người phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất để tổ chức vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa đạt hiệu quả cao. Vị trí của các quản lý cấp trung gian: Quản đốc, trưởng phòng, trưởng khoa…
2.3 Quản Trị Viên Cấp Cơ Sở
Đây là những nhà quản trị có vị trí thấp nhất về quyền lực. Nhà quản trị cấp cơ sở là người trực tiếp làm việc với hàng hóa, dịch vụ của công ty. Họ nhận lệnh từ các quản trị viên cấp trung gian. Họ cần trực tiếp hướng dẫn, đốc thúc các nhân viên trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu chung. Vị trí thường thấy: tổ trưởng, trưởng bộ phận, đốc công…
Mỗi cấp quản trị sẽ có vai trò, chức năng khác nhau, cụ thể như:
3.1 Vai Trò Quan Hệ Với Con Người
Trong quan hệ với con người, vai trò của nhà quản trị thể hiện ở một số khía cạnh sau:
Đại diện cho tổ chức: Nhà quản trị là hình ảnh đại diện cho tổ chức và nhân viên. Họ thường đại diện cho tổ chức trong các sự kiện, giao tiếp với các bên liên quan, đóng vai trò chủ đạo trong việc thể hiện những giá trị và mục tiêu của tổ chức.
Người lãnh đạo: Nhà quản trị không chỉ là người điều hành và giám sát công việc của nhân viên, mà còn là người lãnh đạo, tạo đà để định hướng và kích thích nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung. Họ cũng có trách nhiệm trong việc tuyển dụng, hướng dẫn và đào tạo nhân viên.
Liên lạc và kết nối: Nhà quản trị cần xây dựng và phát triển mối quan hệ với các đối tác, khách hàng, cộng đồng để tạo ra những cơ hội hợp tác và lợi ích cho tổ chức. Họ có vai trò chủ chốt trong việc duy trì và phát triển các mối quan hệ ngoại vi để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.
3.2 Vai Trò Thông Tin
Vai trò thông tin của các cấp quản trị bao gồm:
Thu thập và tiếp nhận thông tin: Nhà quản trị chịu trách nhiệm thu thập và tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm dữ liệu thị trường, phản hồi từ khách hàng, thông tin nội bộ từ các bộ phận khác trong tổ chức. Việc này giúp họ hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh và có thể đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Phân tích và xử lý thông tin: Sau khi thu thập, nhà quản trị cần phân tích và xử lý thông tin để rút ra những thông tin quan trọng, có ý nghĩa. Bằng cách này, họ có thể đưa ra những quyết định có căn cứ và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.
Phổ biến thông tin: Nhà quản trị phải có vai trò phổ biến thông tin quan trọng cho tất cả nhân viên trong tổ chức. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, cũng như vai trò và trách nhiệm của họ trong việc đạt được những mục tiêu đó.
Cung cấp thông tin cho bên ngoài: Nhà quản trị là người đại diện của doanh nghiệp trong việc cung cấp thông tin cho bên ngoài, bao gồm cả cổ đông, khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý. Việc cung cấp thông tin chính xác và minh bạch giúp tạo niềm tin và tạo ra một hình ảnh tích cực về doanh nghiệp đối với các bên liên quan.
3.3 Vai Trò Quyết Định
Vai trò quyết định của các cấp quản trị thường được thể hiện qua một loạt các hoạt động quan trọng, bao gồm:
Xử lý các tình huống xáo trộn: Những tình huống không mong muốn và xáo trộn thường xuyên xảy ra trong môi trường kinh doanh. Các nhà quản trị cần phải có khả năng xử lý những tình huống này một cách nhanh chóng và hiệu quả, đưa ra quyết định thông minh để giải quyết vấn đề và duy trì hoạt động của tổ chức.
Phân phối tài nguyên: Việc quản lý và phân phối tài nguyên là một phần quan trọng của vai trò quyết định của các nhà quản trị. Họ phải đảm bảo rằng tài nguyên như lao động, vật liệu và nguồn lực tài chính được sử dụng một cách hiệu quả, hợp lý để đạt được mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
Đàm phán: Các nhà quản trị thường phải tham gia vào các hoạt động đàm phán với các bên liên quan, bao gồm cả đối tác thương mại, nhà cung cấp, và nhân viên. Việc này có thể bao gồm đàm phán các hợp đồng, điều chỉnh điều khoản hợp đồng hiện tại hoặc giải quyết mâu thuẫn giữa các bên.
Lập kế hoạch và chiến lược: Một phần quan trọng của vai trò quyết định là lập kế hoạch và chiến lược cho tổ chức. Các nhà quản trị phải đưa ra các quyết định chiến lược lớn nhỏ để định hình hướng đi và mục tiêu của tổ chức trong tương lai.
Đánh giá và quản lý rủi ro: Các nhà quản trị phải đánh giá và quản lý rủi ro trong môi trường kinh doanh. Họ phải đưa ra các quyết định về cách xử lý các rủi ro tiềm ẩn, đảm bảo rằng tổ chức có các biện pháp phòng ngừa và ứng phó phù hợp.
4. Tố Chất, Kỹ Năng Cần Có Của Nhà Quản Trị
Tố Chất, Kỹ Năng Cần Có Của Nhà Quản Trị
Để thực hiện tốt các chức năng, vai trò của quản trị thì các cấp quản trị cần có những tố chất, kỹ năng cơ bản sau:
4.1 Có Kỹ Năng Tư Duy Chiến Lược
Đây là yếu tố then chốt giúp nhà quản trị định hướng con đường phát triển cho tổ chức. Họ cần có tầm nhìn xa, khả năng phân tích thị trường, dự đoán xu hướng để đưa ra chiến lược phù hợp. Kỹ năng tư duy chiến lược bao gồm:
Xác định mục tiêu: Hiểu rõ mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức là nền tảng để xây dựng chiến lược hiệu quả.
Phân tích môi trường: Luôn cập nhật thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, xu hướng công nghệ để đưa ra quyết định sáng suốt.
Lập kế hoạch: Vạch ra lộ trình cụ thể để thực hiện chiến lược, bao gồm các bước thực hiện, nguồn lực cần thiết và mốc thời gian hoàn thành.
Đánh giá và điều chỉnh: Thường xuyên theo dõi hiệu quả của chiến lược và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
4.2 Biết Đối Nhân Xử Thế
Quản lý con người là một phần quan trọng trong công việc của nhà quản trị. Khả năng đối nhân xử thế giúp họ xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, tạo môi trường làm việc hiệu quả và gắn kết. Kỹ năng này bao gồm:
Giao tiếp hiệu quả: Truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích, lắng nghe ý kiến nhân viên và giải đáp thắc mắc của họ.
Kỹ năng thuyết phục: Trình bày ý tưởng một cách thuyết phục để tạo động lực cho nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ.
Kỹ năng giải quyết xung đột: Xử lý các mâu thuẫn giữa nhân viên một cách công bằng và hiệu quả.
Kỹ năng khen thưởng và kỷ luật: Sử dụng các cách khen thưởng và kỷ luật phù hợp để khuyến khích nhân viên làm việc tốt, cải thiện hiệu quả công việc.
4.3 Có Khả Năng Giải Quyết Vấn Đề
Trong quá trình quản lý, nhà quản trị sẽ thường xuyên gặp phải các vấn đề cần giải quyết. Khả năng giải quyết vấn đề giúp họ xử lý các tình huống một cách nhanh chóng, hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Kỹ năng này bao gồm:
Xác định vấn đề: Phân tích tình huống để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Tìm kiếm giải pháp: Đề xuất các giải pháp khả thi và lựa chọn phương án tối ưu nhất.
Thực hiện giải pháp: Triển khai giải pháp đã lựa chọn và theo dõi hiệu quả thực hiện.
Đánh giá kết quả: Đánh giá mức độ hiệu quả của giải pháp và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
4.4 Có Khả Năng Tổ Chức, Ủy Quyền
Nhà quản trị cần có khả năng tổ chức công việc hiệu quả và ủy quyền đúng người đúng việc. Kỹ năng này bao gồm:
Lập kế hoạch công việc: Phân chia công việc hợp lý, giao phó nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên và theo dõi tiến độ thực hiện.
Phân công và ủy quyền: Giao phó trách nhiệm cho nhân viên phù hợp với năng lực và sở thích của họ.
Giám sát và đánh giá: Theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu quả thực hiện của nhân viên.
Hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
4.5 Có Trí Tuệ Cảm Xúc
Trí tuệ cảm xúc (EQ) là khả năng nhận biết, hiểu và quản lý cảm xúc của bản thân và người khác. Nhà quản trị có EQ cao sẽ có khả năng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy hiệu quả công việc. Kỹ năng này bao gồm:
Nhận biết cảm xúc: Hiểu rõ cảm xúc của bản thân và người khác.
Kiểm soát cảm xúc: Quản lý cảm xúc của bản thân một cách hiệu quả, đặc biệt trong các tình huống căng thẳng.
Tạo động lực cho bản thân: Tự tạo động lực để hoàn thành mục tiêu công việc.
Thấu hiểu và đồng cảm: Hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác.
Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã nắm được rằng nhà quản trị là gì, các cấp quản trị và một nhà quản trị giỏi cần những gì. Ghé JobsGO Blog để tham khảo nhiều bài viết hay và hữu ích hơn nữa nhé!
Câu hỏi thường gặp
1. Những Thách Thức Mà Nhà Quản Trị Thường Gặp Phải Là Gì?
Những thách thức thường gặp của nhà quản trị bao gồm cạnh tranh khốc liệt, biến động thị trường, công nghệ mới, và quản lý nhân sự đa dạng.
2. Làm Thế Nào Để Nhà Quản Trị Có Thể Xây Dựng Và Duy Trì Một Môi Trường Làm Việc Tích Cực?
Để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nhà quản trị cần thúc đẩy sự tin cậy, tôn trọng, và sự công bằng, cũng như tạo ra các cơ hội phát triển cho nhân viên.
3. Mối Quan Hệ Giữa Cấp Quản Trị Và Kỹ Năng/ Chức Năng Quản Trị
Mọi cấp quản trị đều thực hiện 4 chức năng chính là hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát. Tuy nhiên, sự phân bổ thời gian cho các chức năng của mỗi cấp quản trị sẽ có sự khác biệt.
Thu Hằng
