Admissions Cum Customer Service Officer

• Phối hợp với bộ phận Marketing của CISC và đội ngũ Tuyển sinh của các trường (CIS, CVK, Sedbergh Vietnam) để chuẩn hóa thông điệp và chiến lược quảng bá, tiếp cận các nhóm khách hàng tiềm năng.
  Collaborate with the CISC Marketing team and the Admissions teams of CIS, CVK, and Sedbergh Vietnam to align messaging and outreach strategies for engaging target customer groups.
• Hỗ trợ thực thi các công việc hành chính liên quan đến tuyển sinh và chăm sóc khách hàng: cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi tình trạng đăng ký và thanh toán trên hệ thống CRM (MegaEdu) và Google Calendar.
  Support administrative tasks for Admissions and Customer Service: maintain customer databases, track enrollment and payment status in the CRM system (MegaEdu) and Google calendars.
• Quản lý lịch trình sử dụng sân bãi và cơ sở vật chất thể thao hàng ngày; đảm bảo các trang thiết bị (đèn chiếu sáng, dụng cụ thể thao, v.v.) được chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu hoạt động.
  Oversee the daily scheduling of sports facilities and fields; ensure all equipment (field lighting, sports gear, etc.)
  is appropriately set up as required for activities.
• Phối hợp chặt chẽ với đội ngũ Tuyển sinh và Dịch vụ Khách hàng để tiếp nhận yêu cầu đặt sân, cập nhật tình trạng thanh toán; theo dõi quy trình thực hiện nhằm đảm bảo các lớp học và sự kiện diễn ra suôn sẻ và mang lại sự hài
  lòng cho khách hàng.
  Work closely with the Admissions and Customer Service teams to handle field booking requests and payment updates; monitor execution processes to ensure classes and events run smoothly, delivering a satisfying experience for customers.
• Duy trì dịch vụ khách hàng xuất sắc: là đầu mối giải đáp thắc mắc của phụ huynh/học viên về chương trình thể thao; quản lý điểm danh học viên và đảm bảo an toàn trong suốt khóa học.
  Uphold excellent customer service standards: serve as a point of contact for parents/students regarding sports programs; manage participant check-in and ensure safety throughout all sessions.
• Hỗ trợ lên kế hoạch, tổ chức và giám sát các chương trình thể thao, giải đấu, sự kiện đặc biệt của MLC. Tham gia quảng bá, thu hút người tham dự và điều phối nhân sự sự kiện.
  Assist in planning, organizing, and overseeing MLC’s athletic programs, tournaments, and special events. Involved in event promotion, participant recruitment, and coordinating event staff.
• Đại diện cho MLC tham gia các sự kiện cộng đồng, các ủy ban hoặc hoạt động hợp tác với đối tác khi được yêu cầu, nhằm mở rộng mạng lưới và hình ảnh của MLC.
  Represent the MLC department in community events, committees, or partner activities as needed, to expand MLC’s network and public profile.
• Hỗ trợ các Huấn luyện viên trưởng trong công tác hành chính: chuẩn bị hợp đồng dịch vụ, đề xuất chương trình, và các tài liệu cần thiết khác để nộp cho bộ phận liên quan đúng hạn.
  Support head coaches with administrative tasks: prepare service contracts, program proposals, and other necessary documents for submission to relevant departments on time.
• Giám sát và dự giờ các buổi huấn luyện thể thao; đánh giá chất lượng giảng dạy, đảm bảo tuân thủ giáo án và tiêu chuẩn dịch vụ của MLC Sports.
  Supervise and observe sports training sessions, evaluating teaching quality and ensuring compliance with MLC Sports curricula and service standards.
• Gửi phiếu khảo sát và thu thập phản hồi từ học viên và phụ huynh sau mỗi khóa học hoặc sự kiện. Phân tích ý kiến đóng góp và đề xuất các cải tiến cho chương trình thể thao MLC cũng như dịch vụ cho thuê sân bãi nhằm
  nâng cao chất lượng tổng thể.
  Distribute post-program surveys to students and parents; collect and analyze feedback. Based on these insights, suggest improvements for MLC’s sports programs and facility rental services to enhance overall quality continually.
• Duy trì cập nhật các báo cáo hoạt động và dữ liệu thị trường: báo cáo định kỳ về số lượng học viên, doanh thu thuê sân; thu thập thông tin về xu hướng thị trường thể thao giáo dục, thông tin đối thủ cạnh tranh và phản hồi của
  khách hàng để cung cấp cho quản lý.
  Keep all operational reports and market data up to date by regularly reporting on participant numbers and rental revenue. Gather information on sports education market trends, competitors’ offerings, and customer feedback to
  inform management decisions.
• Xây dựng và nuôi dưỡng mối quan hệ với các bên liên quan quan trọng (đối tác trường học, câu lạc bộ thể thao, cộng đồng địa phương...). Từ đó mở rộng mạng lưới và tạo tiền đề phát triển khách hàng tiềm năng cho MLC trong tương lai.
  Develop and foster relationships with key stakeholders (school partners, sports clubs, local community groups, etc.), thereby expanding MLC’s network and creating a pipeline of potential future clients.
  Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp trong phạm vi công việc.
  Perform any other duties as assigned by the line manager, relevant to the scope of this position.

(This Job Description is not limited to the duties described above and may be adjusted to meet business requirements – Nội dung JD có thể điều chỉnh theo yêu cầu thực tế của công việc.)

• Bằng cử nhân chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Quản lý Thể thao, Tổ chức Sự kiện hoặc các lĩnh vực liên quan.
  A Bachelor’s degree in Business Administration, Marketing, Sports Management, Event Planning, or a related field.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm (hoặc trải nghiệm thực tập, tình nguyện) trong lĩnh vực marketing, bán hàng hoặc tổ chức sự kiện thể thao. Không bắt buộc kinh nghiệm làm việc chính thức; chào đón ứng viên mới ra trường có tiềm năng và thái độ ham học hỏi.
  Preferred: Some experience (including internships or volunteer work) in marketing, sales, or sports event coordination. Not required: official work experience; we welcome fresh graduates with high potential and a willingness to learn.
• Hiểu biết cơ bản về ngành thể thao (các môn thể thao, luật lệ, xu hướng) và về phát triển kinh doanh/khách hàng. Sẵn sàng tìm hiểu sâu hơn trong quá trình làm việc.
  Basic understanding of the sports industry (common sports, rules, trends) as well as business development principles. Willingness to learn and deepen this knowledge on the job.
• Thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt (nghe, nói, đọc, viết). Fluency in Vietnamese and English (listening, speaking, reading, writing).
• Sẵn sàng đi công tác khi cần và linh hoạt về thời gian làm việc: có thể làm việc vào buổi tối, cuối tuần hoặc ngày lễ (khi tổ chức sự kiện/giải đấu hoặc tiếp đón khách hàng đặc biệt).
  Willingness to travel as required and flexibility in work hours: ability to work evenings, weekends, or holidays when events or special customer engagements occur.
• Thể lực và sự nhanh nhẹn: Có đủ sức khỏe để di chuyển giữa các khu vực trong cơ sở MLC, làm việc trong môi trường ngoài trời lẫn văn phòng. Có thể nâng/di chuyển thiết bị nặng tới 18kg khi chuẩn bị sân bãi hoặc dụng cụ sự kiện khi cần thiết.
  Physical ability and agility: Sufficient fitness to move around MLC facilities and work in both outdoor field and indoor office settings. Able to lift/carry equipment up to 40 pounds (18kg) when setting up fields or event materials as necessary.
• Thành thạo công nghệ và mạng xã hội: Sử dụng tốt máy tính và các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Google Drive, Google Sheets, Docs, Slides...). Ưu tiên ứng viên biết dùng hệ thống CRM để quản
  lý khách hàng và mạng xã hội để tiếp thị, quảng bá chương trình trực tuyến.
  Technology and social media proficiency: Skilled in computer use and office software (Word, Excel, PowerPoint, Google Drive, etc.). Preferred familiarity with CRM systems for managing client data and social media platforms for online marketing and program promotion.