Nghỉ phép luôn là việc diễn ra hàng ngày tại các doanh nghiệp. Đây được coi là nhu cầu thiết yếu của người lao động, tùy theo từng trường hợp và hoàn cảnh thì có rất nhiều lý do khác nhau như bị ốm, hiếu hỷ, công việc gia đình… Vậy quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn đối với mọi công ty là gì?
Bước đầu tiên của quy trình xin nghỉ phép đó chính là viết yêu cầu xin nghỉ phép
– Người lao động sẽ viết đơn xin nghỉ phép theo mẫu của phòng nhân sự. Đối với những công ty không có sẵn mẫu thì bạn có thể tải ở trên mạng về.
– Thời gian nộp đơn xin nghỉ phép tùy thuộc vào từng công ty. Thông thường các công ty sẽ quy định việc này trong hợp đồng lao động.
Ví dụ:
Nghỉ phép nửa ngày – 1 ngày: Xin phép trước 24h00 hôm trước
Nghỉ phép từ 1 ngày rưỡi – 3 ngày: Xin phép trước 2 ngày
Nghỉ phép từ 3 ngày rưỡi – 5 ngày: Xin phép trước 1 tuần
Nghỉ phép từ 5 ngày rưỡi trở lên: Xin phép trước 2 tuần
Bước 2: Chuyển đơn xin nghỉ phép cho cấp trên duyệt
Sau khi bạn đã hoàn thành đơn xin nghỉ phép với những thông tin đầy đủ thì công việc tiếp cần làm chính là nộp đơn lên cho cấp trên của bạn để được phê duyệt. Mỗi công ty sẽ có thời gian phê duyệt và chế độ nghỉ cho nhân viên khác nhau nhưng nói chung thì sẽ được duyệt theo cấp.
Tùy vào thời gian mà bạn nghỉ thì cần nộp đơn lên đúng cấp quản lý:
– Đơn nghỉ phép dưới 1 ngày: người quản lý, phó phòng hoặc trưởng phòng phê duyệt
– Đơn nghỉ phép từ 1 – 5 ngày: trưởng phòng trực tiếp phê duyệt
– Đơn nghỉ phép từ 5 ngày trở lên: tổng giám đốc trực tiếp phê duyệt
Sau khi nhận được đơn xin nghỉ phép, người phê duyệt cần xem xét lại khối lượng công việc cũng như lịch làm việc của nhân viên đó và các quy định của công ty để xét duyệt.
Bước 3: Chuyển tiếp đơn xin nghỉ phép cho phòng nhân sự
Bước tiếp theo của quy trình xin nghỉ phép, khi đơn xin nghỉ phép đã được phê duyệt, người xin nghỉ cần chuyển đơn này đến cho bộ phận nhân sự. Đơn xin nghỉ phép của bạn sẽ không được công nhận kể cả khi đã được ký duyệt nếu bạn không chuyển cho phòng nhân sự.
Trong những trường hợp bất khả kháng, đột xuất như bị tại nạn hay nhà có đám ma thì bạn có thể nghỉ trước và bổ sung đơn xin nghỉ phép sau. Tuy nhiên hãy thông báo cho người quản lý của bạn biết trước để họ còn sắp xếp công việc. Sau khi đã nhận được đơn xin nghỉ phép của bạn thì bộ phận nhân sự sẽ cập nhật và tính thời gian nghỉ của bạn. Đây là bước cuối cùng của quy trình xin nghỉ phép.
Khi bạn bắt đầu ký hợp đồng lao động với một công ty có nghĩa là bạn đã được hưởng chế độ được nghỉ 12 ngày phép trong 1 năm. Trường hợp bạn chưa làm đủ 1 năm thì sẽ tính ngày nghỉ phép theo số tháng làm việc
Nếu làm đơn xin nghỉ phép vào những ngày này thì bạn vẫn sẽ được tính lương cơ bản. Tuy nhiên, cuối năm nhân viên mà chưa sử dụng hết số ngày nghỉ phép này thì tùy vào chế độ của từng công ty có thể được cộng dồn vào ngày nghỉ phép của năm sau hoặc được quy đổi ra tiền lương cho những ngày chưa nghỉ phép
Nghỉ bù
Nhân viên được quyền nghỉ bù trong trường hợp ngày lễ hay ngày nghỉ nhưng vẫn bị điều động đi làm việc theo yêu cầu của công ty.
Nghỉ không tính lương
Nếu nhân viên đã sử dụng hết số ngày nghỉ phép trong năm nhưng có việc riêng thì vẫn có thể làm đơn xin nghỉ phép không tính lương. Trong trường hợp bạn nghỉ đột xuất và cũng không có giấy xin phép thì cũng không được tính lương và có khi còn bị kỷ luật theo luật của công ty.
Nếu nhân viên bị ốm thì cần phải có giấy xác nhận của bệnh viện và nộp về cho bộ phận nhân sự.
Thông thường mọi người nghĩ rằng chỉ cần tải các mẫu đơn ở trên mạng về và điền thông tin vào là xong. Tuy nhiên, để có được một lá đơn xin nghỉ phép hợp hoàn cảnh cũng như được cấp trên phê duyệt thì chúng ta cần phải chú ý một số điểm sau:
Thân thiện và lịch sự
Đây là điều đầu tiên cần phải có trong một lá đơn. Chắc chắn cấp trên sẽ cảm thấy có thiện cảm và bị thuyết phục với thái độ chân thành của bạn. Chẳng có ai không thích một người đồng nghiệp luôn thân thiện, hòa đồng, luôn có tinh thần trách nhiệm với công việc và người đó phải xin nghỉ phép vì có việc bận cả.
Lý do nghỉ phép hợp lý
Một lá đơn cần được cấp trên phê duyệt thì chắc chắn cần phải đưa ra một lý do hợp lý. Kể cả bạn có viết đơn xin nghỉ phép không lương mà lý do của bạn thiếu thuyết phục thì cũng sẽ không được cấp trên đồng ý. Do đó, hãy tìm cho mình một lý do phù hợp nhất đúng với nguyện vọng của mình. Ví dụ nghỉ do bạn bị ốm, xin visa hay đi du lịch…
Trình bày rõ ràng
Bất kể mẫu đơn nào từ đơn xin nghỉ phép đến đơn xin việc hay đơn nghỉ việc thì cũng phải trình bày một cách rõ ràng từ đầu của quy trình xin nghỉ phép và khoa học để chứng minh bạn là một người chuyên nghiệp và cẩn thận.
Trường hợp bạn nghỉ dài hạn thì nên có phương hướng bàn giao công việc hay đảm bảo tiến độ việc làm của bạn không bị trì hoãn. Đây cũng là điều mà cấp trên quả bạn quan tâm nhất vì sự vắng mặt của bạn có thể ảnh hưởng đến công việc của công ty.
Hy vọng rằng với quy trình xin nghỉ phép tiêu chuẩn mà JobsGO cung cấp sẽ giúp cho bạn có được một lá đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn được cấp trên của mình phê duyệt nhé!
Thu Thảo
