Proforma Invoice là gì? 5 Thời Điểm Phát Hành Hóa Đơn Nhà Kinh Doanh Cần Lưu Ý

Proforma Invoice là gì? Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) là mảnh ghép quan trọng trong giao dịch thương mại, đặc biệt là xuất nhập khẩu. Proforma Invoice không mang giá trị thanh toán cuối cùng, chứng từ tạm thời này đóng vai trò như một bản nháp chi tiết, phác thảo rõ ràng thông tin về hàng hóa, giá cả và điều khoản dự kiến. Vậy trong bài viết này hãy cùng JobsGO tìm hiểu 5 nội dung quan trọng nhất trong Proforma Invoice nhé!

1. Proforma Invoice Là Gì?

Proforma Invoice Là Gì?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ và là loại chứng từ ban đầu được sử dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch xuất nhập khẩu. Loại hóa đơn này giúp bên bán cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, giao dịch, phương thức thanh toán cũng như các điều khoản liên quan cho bên mua trước khi hàng được gửi đi.

Hóa đơn chiếu lệ cực kỳ quan trọng trong quy trình thương mại quốc tế, đặc biệt khi hàng hóa chưa được giao nhưng các bên cần thực hiện thủ tục thông quan hay tạo cơ sở cho việc lập hợp đồng chính thức.

2. Khi Nào Cần Phát Hành Proforma Invoice?

Khi Nào Cần Phát Hành Proforma Invoice?

Proforma Invoice không phải là yêu cầu thanh toán cuối cùng, nhưng lại là chìa khóa cho nhiều quy trình thương mại suôn sẻ. Vậy khi nào doanh nghiệp cần “xuất chiêu” loại hóa đơn tạm thời này? Thông thường, hóa đơn chiếu lệ được lập và gửi đi tại các thời điểm quan trọng trước khi giao dịch chính thức hoàn tất, đóng vai trò làm rõ thông tin, hỗ trợ thủ tục và xác nhận sơ bộ cam kết giữa các bên mua bán. Cụ thể:

2.1. Trước Khi Giao Dịch Chính Thức Được Xác Nhận Hoặc Hoàn Tất

Proforma Invoice thường được lập và gửi cho người mua ở giai đoạn ban đầu của quá trình giao dịch, cụ thể là trước khi các cam kết cuối cùng được đưa ra, hàng hóa rời kho người bán, hoặc dịch vụ được cung cấp đầy đủ. Mục đích chính là để cung cấp cho người mua một cái nhìn tổng quan và chi tiết về những gì họ dự kiến sẽ nhận được và chi trả. Tài liệu này liệt kê các thông tin quan trọng như mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, các chi phí liên quan (nếu có), cũng như các điều kiện dự kiến về thanh toán và vận chuyển.

Việc gửi Proforma Invoice ở thời điểm này giúp cả hai bên có một cơ sở thông tin rõ ràng để xem xét và đánh giá tính khả thi của giao dịch. Đối với người mua, đây là cơ hội để kiểm tra lại các chi tiết đơn hàng và dự trù ngân sách. Đối với người bán, nó thể hiện sự sẵn sàng và thiện chí trong việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo yêu cầu ban đầu của người mua, đặt nền móng cho các bước tiếp theo của quy trình bán hàng.

2.2. Hai Bên Đang Trong Quá Trình Đàm Phán

Proforma Invoice là một công cụ hữu ích trong giai đoạn đàm phán giữa người mua và người bán. Khi các điều khoản ban đầu được đưa ra, người bán có thể lập một Proforma Invoice dựa trên những thỏa thuận đó. Tài liệu này sau đó sẽ được gửi cho người mua để họ xem xét.

Khi người mua nhận được Proforma Invoice, họ có thể dựa vào đó để thảo luận thêm, yêu cầu làm rõ hoặc đề xuất điều chỉnh các điều khoản như giá cả, số lượng, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, hoặc các điều kiện khác. Quá trình này có thể lặp lại với nhiều phiên bản Proforma Invoice được chỉnh sửa cho đến khi cả hai bên đạt được sự đồng thuận cuối cùng về tất cả các chi tiết của giao dịch trước khi tiến hành ký kết hợp đồng mua bán chính thức hoặc phát hành hóa đơn thương mại.

2.3. Để Người Mua Làm Thủ Tục Nội Bộ Hoặc Xin Cấp Phép

Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn hoặc trong các giao dịch quốc tế, người mua cần có các chứng từ xác nhận thông tin về giao dịch dự kiến để hoàn thành các thủ tục nội bộ trước khi chính thức đặt hàng. Proforma Invoice cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về loại hàng, số lượng, giá trị và các điều khoản để bộ phận mua hàng trình lên cấp trên xin phê duyệt ngân sách hoặc kế hoạch mua sắm.

Ngoài ra, ở một số quốc gia, việc nhập khẩu hàng hóa có thể yêu cầu người mua phải có giấy phép nhập khẩu hoặc giấy phép sử dụng ngoại tệ. Proforma Invoice thường được các cơ quan chức năng chấp nhận như một bằng chứng về giao dịch dự kiến để người mua hoàn tất các thủ tục xin cấp phép này. Việc có Proforma Invoice giúp người mua chủ động chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ khi hàng hóa sẵn sàng được giao.

2.4. Để Hỗ Trợ Thủ Tục Hải Quan

Mặc dù không có giá trị pháp lý để yêu cầu thanh toán như hóa đơn thương mại, Proforma Invoice lại đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các thủ tục hải quan, đặc biệt là đối với hàng hóa nhập khẩu. Trước khi lô hàng thực sự đến cảng hoặc cửa khẩu, người nhập khẩu có thể sử dụng Proforma Invoice để khai báo sơ bộ với cơ quan hải quan.

Thông tin chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá trị được ghi trên Proforma Invoice giúp cơ quan hải quan có cơ sở ban đầu để ước tính các loại thuế và phí nhập khẩu có thể áp dụng. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình kiểm tra và thông quan khi hàng hóa thực tế đến nơi, tránh được sự chậm trễ không đáng có trong chuỗi cung ứng.

2.5. Khi Người Bán Cần Xác Nhận Cam Kết Của Người Mua

Việc người bán phát hành Proforma Invoice không chỉ là việc cung cấp thông tin mà còn thể hiện sự xác nhận ban đầu về khả năng và ý định cung cấp hàng hóa/dịch vụ theo yêu cầu của người mua. Nó cho thấy người bán đã xem xét và sẵn sàng tiến hành giao dịch dựa trên các điều khoản đã trao đổi.

Khi người mua chấp nhận Proforma Invoice (thường bằng cách xác nhận lại hoặc tiến hành các bước tiếp theo như mở L/C hay đặt cọc), điều này được xem như một sự xác nhận về ý định mua hàng của họ. Sự xác nhận này giúp người bán có cơ sở để bắt đầu các công đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng như chuẩn bị sản xuất, đóng gói, hoặc sắp xếp vận chuyển, giảm thiểu rủi ro hủy đơn hàng ở các bước sau.

3. Proforma Invoice Và Commercial Invoice

Proforma Invoice Và Commercial Invoice Khác Nhau Như Thế Nào?

Để hiểu rõ hơn vai trò của Proforma Invoice, cần phân biệt nó với một loại hóa đơn khác là Commercial Invoice. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai loại hóa đơn này:

3.1. Commercial Invoice Là Gì?

Commercial Invoice là gì? Commercial là một tài liệu quan trọng và bắt buộc trong thương mại quốc tế. Commercial Invoice đóng vai trò như một bản kê chi tiết và là yêu cầu thanh toán chính thức do người bán (nhà xuất khẩu) phát hành cho người mua (nhà nhập khẩu) sau khi giao dịch mua bán đã được thực hiện hoặc hàng hóa đã sẵn sàng để xuất khẩu.

3.2. Khác Biệt Giữa Proforma Invoice Và Commercial Invoice

Tuy cả Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) và Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) đều là những chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán, đặc biệt là trong thương mại quốc tế, và thường chứa nhiều thông tin tương đồng về hàng hóa và giá trị, nhưng về bản chất, mục đích sử dụng, thời điểm phát hành cũng như giá trị pháp lý lại có sự khác biệt rõ rệt. Việc hiểu rõ những điểm khác nhau này là rất cần thiết để sử dụng chúng đúng mục đích và tuân thủ các quy định liên quan.

Yếu Tố	Proforma Invoice	Commercial Invoice
Giá trị pháp lý	Không có giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý
Thời điểm phát hành	Trước khi hàng gửi đi	Sau khi hàng đã gửi
Mục đích sử dụng	Tạm thời cho thông quan, thỏa thuận	Chứng từ thanh toán chính thức
Khả năng thay đổi nội dung	Proforma Invoice có thể linh hoạt thay đổi trong quá trình đàm phán	Sau khi Commercial Invoice được phát hành, nội dung của nó mang tính cố định và chính xác, phản ánh giao dịch đã hoàn thành.
Vai trò trong thủ tục Hải quan	Proforma Invoice có thể được sử dụng như một tài liệu hỗ trợ trong giai đoạn chuẩn bị thủ tục hải quan	Commercial Invoice là chứng từ chính thức và bắt buộc phải có khi làm thủ tục hải quan

3.3. Tại Sao Chọn Proforma Invoice?

Proforma Invoice mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong giao dịch quốc tế. Nó giúp ghi nhận sự đồng thuận giữa bên mua và bên bán về các điều khoản giao dịch trước khi tiến hành vận chuyển hàng hóa. Nhờ vậy, mọi tranh chấp sau này có thể được giải quyết nhanh chóng dựa trên các thông tin đã được xác nhận từ trước. Ngoài ra, Proforma Invoice còn giúp các doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa quy trình giao dịch và cải thiện đáng kể thời gian thông quan.

3.4. Một Số Mẫu Proforma Invoice

Mẫu 1:

Hóa đơn (Invoice)

Ảnh này hiển thị một mẫu Hóa đơn (Invoice). Đây là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua. Hóa đơn này liệt kê chi tiết các hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp, số lượng, đơn giá, tổng số tiền phải thanh toán, thông tin người bán và người mua, ngày phát hành, đôi khi bao gồm cả thông tin ngân hàng để thanh toán. Đây là chứng từ chính thức yêu cầu thanh toán cho một giao dịch đã hoàn tất.

Mẫu 2:

Phiếu thu tiền

Ảnh này hiển thị một mẫu Phiếu thu tiền (Money Receipt). Đây là một chứng từ xác nhận rằng một khoản tiền đã được nhận từ người trả tiền. Phiếu thu thường ghi rõ số tiền đã nhận (bằng số và bằng chữ), lý do thu tiền, thông tin người nộp và người nhận tiền, ngày tháng, và chữ ký xác nhận. Đây là bằng chứng về việc hoàn thành một giao dịch thanh toán, thường được cấp sau khi nhận được khoản tiền theo Hóa đơn (Invoice) hoặc một giao dịch khác.

4. Proforma ETD Là Gì?

Proforma ETD là thời gian dự kiến khởi hành ban đầu hoặc tạm thời. Đây là lịch trình khởi hành ước tính sớm nhất mà người vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không) hoặc Forwarder (công ty giao nhận vận tải) cung cấp cho khách hàng khi họ thực hiện booking (đặt chỗ vận chuyển). Proforma ETD được đưa ra dựa trên lịch trình tàu/máy bay đã được công bố tại thời điểm booking, nhưng nó chưa được xác nhận chắc chắn và có thể thay đổi khi gần đến ngày khởi hành thực tế.

4.1. Tại Sao Proforma ETD Lại Quan Trọng?

Mặc dù chỉ là thông tin dự kiến ban đầu, Proforma ETD vẫn có vai trò quan trọng như lập kế hoạch ban đầu và giúp nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu có cơ sở sơ bộ để lên kế hoạch cho các công đoạn tiếp theo của chuỗi cung ứng, như:

• Thời gian hoàn thành sản xuất hoặc đóng gói hàng hóa.
• Thời gian vận chuyển nội địa từ kho đến cảng/sân bay.
• Lên kế hoạch làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
• Thông báo cho người nhận hàng về lịch trình dự kiến để họ chuẩn bị nhận hàng và làm thủ tục nhập khẩu.
• Xác nhận đặt hàng: Việc nhận được thông tin Proforma ETD trong xác nhận đặt hàng là một dấu hiệu cho thấy việc đặt chỗ của bạn đã được chấp nhận và đang trong quá trình xử lý.
• Cơ sở để theo dõi: Dù có thể thay đổi, Proforma ETD cung cấp một mốc thời gian ban đầu để bạn bắt đầu theo dõi lịch trình vận chuyển và so sánh với các cập nhật sau này.

4.2. Lời Khuyên Khi Sử Dụng Thông Tin Proforma ETD

Proforma ETD (Estimated Time of Departure) là thông tin về thời gian dự kiến hàng rời đi, thường được ghi trên các chứng từ ban đầu như Proforma Invoice hoặc các thông báo giao hàng sơ bộ. Đây là một yếu tố quan trọng giúp người mua lên kế hoạch tiếp nhận hàng hóa và các công việc liên quan. Dưới đây là các lời khuyên khi sử dụng Proforma ETD:

• Xem Proforma là thông tin tham khảo: Đừng dựa hoàn toàn vào Proforma ETD cho các kế hoạch gấp rút.
• Thường xuyên cập nhật: Luôn giữ liên lạc với Forwarder hoặc hãng vận chuyển để nhận thông tin ETD mới nhất.
• Xây dựng khoảng dự phòng: Luôn cộng thêm một khoảng thời gian dự phòng vào kế hoạch của bạn để đề phòng các sự chậm trễ không lường trước.

5. Nội Dung Cần Có Trong Hóa Đơn Chiếu Lệ

Nội Dung Cần Có Trong Hóa Đơn Chiếu Lệ

Một Proforma Invoice hiệu quả cần bao gồm các yếu tố then chốt như thông tin người bán và người mua, chi tiết hàng hóa, phương thức thanh toán, địa chỉ cảng bốc hàng và cảng đến, cùng ngày giao hàng dự kiến. Dưới đây là danh sách chi tiết các thông tin mà một hóa đơn chiếu lệ cần có.

5.1. Thông Tin Người Bán Và Người Mua

Thông tin chi tiết về người bán và người mua là yếu tố tiên quyết. Họ tên, địa chỉ và các thông tin liên hệ cần được ghi rõ ràng và chính xác. Điều này không chỉ giúp xây dựng niềm tin giữa các bên mà còn đảm bảo rằng mọi giao dịch đều có thể truy vết nếu xảy ra tranh chấp trong tương lai.

5.2. Chi Tiết Hàng Hóa

Hóa đơn phải liệt kê thông tin cụ thể về hàng hóa, bao gồm tên sản phẩm, số lượng và giá cả. Các mô tả chi tiết giúp bên mua hiểu rõ những gì họ sẽ nhận được và từ đó so sánh, đánh giá giá trị của giao dịch. Ví dụ, trong giao dịch mua bán máy móc công nghiệp, việc mô tả chi tiết các thông số kỹ thuật sẽ giúp đội ngũ kỹ thuật của bên mua có thể xác định chính xác nhu cầu sử dụng.

5.3. Phương Thức Thanh Toán

Phương thức thanh toán là phần không thể thiếu trong Proforma Invoice. Các giao dịch quốc tế thường yêu cầu xác định rõ ràng phương thức thanh toán như chuyển khoản ngân hàng, thư tín dụng hay các hình thức thanh toán khác. Việc trình bày đầy đủ thông tin về cách thức thanh toán giúp tránh những hiểu lầm và tranh chấp phát sinh sau này.

5.4. Địa Chỉ Cảng Bốc Hàng Và Cảng Đến

Thông tin về cảng bốc hàng và cảng đến đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng logistics. Khi địa chỉ các cảng được xác định rõ, quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ được lên kế hoạch cẩn thận từ khâu bốc xếp đến giao nhận, giảm thiểu rủi ro về thời gian và chi phí phát sinh.

5.5. Ngày Giao Hàng Và Thời Gian Dự Kiến

Cuối cùng, việc xác định rõ ngày giao hàng và thời gian dự kiến là yếu tố then chốt giúp các bên sắp xếp lịch trình và công việc một cách hợp lý. Thông tin này không chỉ giúp hai bên có sự chuẩn bị kịp thời mà còn là căn cứ để xử lý những tranh chấp phát sinh về việc giao hàng muộn hoặc chậm trễ.

Tóm lại, Proforma Invoice là gì? Proforma Invoice là một công cụ thiết yếu trong thương mại quốc tế, giúp xác nhận các điều khoản giao dịch và đảm bảo tính minh bạch giữa các bên. Việc sử dụng hóa đơn chiếu lệ đúng cách góp phần tối ưu quy trình giao dịch, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả làm việc. Proforma Invoice không chỉ là một bản báo giá mà còn là cơ sở để các doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững và uy tín trên thị trường quốc tế. Truy cập JobsGO để tìm kiếm thêm các thông tin và những cơ hội việc làm ngay nhé!

Câu hỏi thường gặp

1. Proforma Invoice Có Giá Trị Pháp Lý Không?

Proforma Invoice không có giá trị pháp lý như một chứng từ thanh toán chính thức mà chỉ là bản báo giá chuẩn trước khi giao dịch diễn ra.

2. Proforma Là Gì?

Proforma là thuật ngữ dùng để mô tả những gì mang tính chất dự kiến, tạm thời, ban đầu, ước tính hoặc được thực hiện cho mục đích thủ tục/hình thức

3. Proforma Invoice Tiếng Trung Là Gì?

Thuật ngữ Proforma Invoice trong tiếng Trung phổ biến nhất là: “形式发票”, Phiên âm: xìng shì fāpiào.

4. Proforma Bill Of Lading Là Gì?

Proforma Bill of Lading là một tài liệu được tạo ra trước khi vận đơn gốc (Original Bill of Lading) chính thức được phát hành.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)