Phỏng vấn có lẽ không còn xa lạ với bất kỳ ai trong chúng ta. Đây là một quá trình bắt buộc trước khi đưa ra lựa chọn ứng viên của doanh nghiệp. Quen thuộc là vậy, nhưng bạn đã có cho mình khái niệm cụ thể về phỏng vấn là gì chưa? Nếu chưa có, hãy cùng JobsGO tìm hiểu ở bài viết sau.
Phỏng vấn là gì? Đó là quá trình hỏi và trả lời có chủ đích giữa hai hoặc nhiều đối tượng cùng lúc. Phỏng vấn thường được chia thành 2 dạng: Đặt câu hỏi thông tin liên quan đến người được phỏng vấn, đặt câu hỏi về lĩnh vực mà người được phỏng vấn là chuyên gia (họ có trách nhiệm trả lời câu hỏi đó).
Khái niệm phỏng vấn là gì?
Phỏng vấn là một hình thức vấn đáp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.
Phỏng vấn nhằm mục đích gì? Nó nhằm mục đích khai thác thông tin một cách trực tiếp từ người được phỏng vấn và lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí việc làm. Thông qua đây, nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, thái độ và cách xử lý tình huống của ứng viên và từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng.
Phỏng vấn không những quan trọng với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa với ứng viên. Đây là cơ hội để họ thể hiện năng lực, kỹ năng, tạo điểm nổi bật hơn so với ứng viên khác và giành cơ hội việc làm tốt.
Quy trình phỏng vấn tuyển dụng thực sự bắt đầu khi bạn xây dựng kế hoạch cho từng giai đoạn, thực hiện và giám sát từng bước để buổi phỏng vấn diễn ra tốt nhất.
Đưa ra những kỳ vọng, yêu cầu về kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng.
Xây dựng bảng câu hỏi để đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh khác nhau.
Xác định cách chấm điểm cho từng câu trả lời của ứng viên.
Tương tác với ứng viên cũng rất quan trọng. Nhà tuyển dụng phải chủ động lập danh sách, gửi email, gọi điện mời tham gia phỏng vấn.
Chào mừng ứng viên, tạo bầu không khí thoải mái.
Giới thiệu thành phần tham dự phỏng vấn.
Đưa ra câu hỏi, trả lời những thắc mắc của ứng viên.
Giới thiệu về công ty, đưa ra các giá trị phúc lợi cho ứng viên.
Chuẩn bị phỏng vấn
Bước tiếp theo bạn sẽ phải lên lịch phỏng vấn cụ thể, phối hợp cùng đồng nghiệp, làm báo cáo gửi lên cấp trên.
Phỏng vấn là gì? – Quy trình phỏng vấn chuẩn
Thông báo cho các bên liên quan về ngày, giờ ứng viên đến phỏng vấn.
Gửi ứng viên thư mời phỏng vấn, cung cấp các thông tin quan trọng như: Thời gian, địa điểm, giấy tờ cần đem theo,…
Chuẩn bị phòng để phỏng vấn.
In các tài liệu cần thiết cho phỏng vấn. Khi sắp xếp và lên lịch phỏng vấn bạn nên chuẩn bị theo hướng có lợi cho ứng viên nhất để họ tự tin, thoải mái cả về thời gian lẫn tinh thần.
Một buổi phỏng vấn có hiệu quả nhất khi có sự tham gia đánh giá của các bên:
Nhóm phỏng vấn: Nhân viên, nhân sự để kiểm tra tính cách, mức độ phù hợp với văn hoá công ty.
Nhóm quản lý bộ phận: Trưởng nhóm, trưởng phòng, họ sẽ trực tiếp kiểm tra năng lực, triển vọng của ứng viên.
Thông thường một buổi phỏng vấn xin việc sẽ có từ 2-5 thành viên tham gia. Một số doanh nghiệp lớn tổ chức 2-3 vòng phỏng vấn, mỗi vòng sẽ là một bộ phận kiểm tra, đánh giá năng lực.
Lựa chọn kiểu, cấu trúc phỏng vấn
Lựa chọn kiểu, cấu trúc phỏng vấn
Có rất nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau cho bạn lựa chọn như: Phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn độc lập, phỏng vấn online, phỏng vấn trực tiếp. Bên cạnh đó bạn còn phải lựa chọn kiểu phỏng vấn như:
Phỏng vấn cấu trúc có sẵn: Loại này thường sử dụng trong phỏng vấn nhóm, phỏng vấn online để đánh giá năng lực, mức độ phù hợp với môi trường làm việc trong công ty.
Phỏng vấn bán cấu trúc: Thu thập các thông tin chung từ ứng viên, tìm hiểu tính cách của họ thông qua câu hỏi tình huống.
Phỏng vấn phi cấu trúc: Thông thường kiểu này áp dụng phỏng vấn 1-1 để đặt ra câu hỏi hành vi, kiểm tra năng lực, thái độ của ứng viên.
Dựa vào nhu cầu, mong muốn của công ty mà nhà tuyển dụng lựa chọn hình thức phỏng vấn phù hợp và tuân thủ các quy tắc nhất định.
Ấn tượng ban đầu quả thật rất quan trọng. Nhưng rất nhiều nhà tuyển dụng mắc phải sai lầm đó là chỉ nhìn vào ấn tượng đó mà đánh giá cả một con người, bỏ qua nhiều tài năng khác. Vì thế mà khi bắt đầu phỏng vấn bạn cần chú ý một số vấn đề sau:
Đặt câu hỏi đơn giản khi khởi đầu để giúp ứng viên thoải mái, tự tin thể hiện khả năng.
Giải thích với ứng viên về quy trình làm việc.
Cách kết thúc phỏng vấn
Sau khi kết thúc các câu hỏi, nhà tuyển dụng hãy trao quyền chủ động cho ứng viên của mình bằng cách:
Hỏi ứng viên xem có thắc mắc, câu hỏi nào hay không?
Trao đổi thêm về vị trí tuyển dụng (công ty coi trọng vị trí này ra sao? Sẽ chủ động hỗ trợ nhân viên như thế nào? Kỳ vọng nhân sự mới điều gì?).
Cho ứng viên biết khi nào sẽ có kết quả phỏng vấn? Cách thức thông báo kết quả phỏng vấn tuyển dụng là gì?
Có thể trong lúc phỏng vấn bạn đưa ra các câu hỏi khó để kiểm tra năng lực ứng viên. Thế nhưng khi sắp kết thúc phỏng vấn, bạn hãy thả lỏng để ứng viên cảm nhận được sự thân thiện, hòa đồng của nhà tuyển dụng.
Đánh giá cũng là một bước quan trọng và bắt buộc trong quy trình phỏng vấn và trả lời phỏng vấn. Bạn có thể cân nhắc đánh giá 3 khía cạnh như sau:
Đánh giá tổng thể: Đánh giá dựa trên những ấn tượng chung nhất về ứng viên. Đánh giá này chỉ đơn giản là xem ứng viên đạt hay không đạt.
Đánh giá cơ bản: Đánh giá ứng viên theo từng tiêu chí bạn đã xác định từ trước. Ví dụ: Thang điểm từ 1 (kém) đến 5 (xuất sắc), nếu ứng viên đạt 5 điểm kỹ năng giao tiếp thì có nghĩa họ xứng đáng được nhận hơn người chỉ đạt 2 điểm.
Đánh giá chi tiết: Thang đánh giá này sẽ chi tiết các đặc điểm chuyên sâu hơn của ứng viên. Ví dụ: Bạn đưa ra thang điểm đánh giá khả năng làm việc nhóm của ứng viên (từ 1 đến 5 điểm) bao gồm các yếu tố: Đóng góp của họ khi làm việc nhóm, nhiệm vụ, hiệu suất làm việc nhóm,…
Thông thường khi kết thúc buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ tổng hợp kết quả và đưa ra lựa chọn ứng viên thích hợp nhất. Về phía doanh nghiệp, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ, có thể người giỏi nhất chưa chắc đã phù hợp. Vì thế mà nhà tuyển dụng phải cẩn thận, xem xét, đánh giá toàn diện nhất.
Khi đã thống nhất và đưa ra lựa chọn, nhà tuyển dụng sẽ phải gửi thư mời nhận việc, thư cảm ơn đến ứng viên. Thư gửi phải đảm bảo chuyên nghiệp, lịch sự và đầy đủ thông tin, bên cạnh đó hãy cho ứng viên thời gian suy nghĩ và trả lời email.
Để giữ hình tượng, phong thái làm việc, nhà tuyển dụng cũng nên gửi email đến ứng viên bị loại, cảm ơn họ đã tham gia phỏng vấn và đưa ra lời hợp tác trong tương lai. Điều này giúp ứng viên cảm thấy được tôn trọng và giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tích cực hơn.
Đó là những quy trình của một cuộc phỏng vấn chuẩn. Để có được ứng viên chất lượng nhất, nhà tuyển dụng buộc phải thực hiện và tuân thủ các bước.
Gửi thư thông báo, thư cảm ơn
Bài viết trên đây JobsGO đã giúp bạn tìm hiểu và trả lời cho câu hỏi “phỏng vấn là gì?”. Rất hy vọng nội dung này đã giúp ích nhiều cho bạn trong việc tìm kiếm thông tin.
Hồng Nguyễn
