Gửi một lời mời phỏng vấn chuyên nghiệp không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng ấn tượng trong mắt ứng viên. Một mẫu thư mời chỉn chu, đầy đủ thông tin sẽ là “chìa khóa” giúp bạn kết nối hiệu quả và gia tăng tỷ lệ chấp nhận tham gia phỏng vấn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn nhất, giúp quy trình tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp và tối ưu hơn.

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là văn bản chính thức được nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên tiềm năng sau khi họ đã vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ. Nội dung thư không chỉ đơn thuần là thông báo thời gian, địa điểm mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và thiện chí của doanh nghiệp trong việc tìm kiếm nhân tài.

Đây được coi là “điểm chạm” quan trọng giúp ứng viên có cái nhìn đầu tiên về văn hóa công ty, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết để họ có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi gặp mặt.

Thư mời phỏng vấn - image 1

Thư mời phỏng vấn là gì?

2. Nội dung mẫu thư mời phỏng vấn

Một mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn chỉnh cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin thiết yếu để ứng viên có sự chuẩn bị tốt nhất. Dưới đây là những nội dung không thể thiếu giúp lá thư của bạn trở nên chuyên nghiệp và rõ ràng hơn:

2.1. Tiêu đề email

Tiêu đề email cần đảm bảo ngắn gọn và bắt đúng trọng tâm. Bạn có thể viết theo cú pháp: “Tên công ty_Thư mời phỏng vấn” hoặc “Thư mời phỏng vấn_Tên công ty”.

2.2. Lời cảm ơn

Dù đây chỉ là phần mang yếu tố lịch sự nhưng nó cũng rất quan trọng, bởi nó nói lên sự chuyên nghiệp và tinh tế của công ty. Đồng thời qua đó ứng viên cảm thấy rằng họ được coi trọng. Lời cảm ơn không nhất thiết phải viết quá dài. Bạn chỉ cần viết một câu ngắn gọn như: “Cảm ơn bạn quan tâm đến công ty.”, “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức cho vị trí ứng tuyển.”,…

2.3. Thông tin về cách thức phỏng vấn

Đối với những công ty dùng hình thức phỏng vấn online, bạn cần cung cấp cho ứng viên ứng dụng mà bạn sẽ sử dụng.

Ví dụ nếu phỏng vấn qua Skype thì bạn cần đưa tài khoản cho ứng viên, nếu phỏng vấn qua phòng họp trực tuyến như Zoom hay Google Meet thì bạn cần cung cấp đường link phòng họp cùng password (nếu có),…

Đối với những công ty phỏng vấn trực tiếp, bạn cần đưa địa chỉ cụ thể của công ty hoặc địa chỉ phỏng vấn cho ứng viên. Bạn có thể kèm theo chỉ đường nếu vị trí công ty khó tìm.

2.4. Thông tin về người liên hệ và các lưu ý

Ở phần này, bạn nên đính kèm thông tin liên lạc của người tuyển dụng để trong trường hợp ứng viên gặp sự cố trên đường có thể liên lạc.

2.5. Thông tin về công ty

Trang web hay fanpage được xem là phương tiện để tăng độ nhận diện cho công ty. Bạn có thể thêm vài dòng đính kèm các đường link dẫn đến các trang thông tin của công ty để ứng viên tìm hiểu trước về những giá trị mà công ty hướng tới.

Thư mời phỏng vấn - image 2

Nội dung mẫu thư mời phỏng vấn

3. Mẫu email mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ bước đầu, việc sử dụng một khung email mẫu chuẩn mực sẽ giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo sự trang trọng cần thiết. Dưới đây là các mẫu email mời phỏng vấn đa dạng, phù hợp cho nhiều vị trí và hình thức gặp mặt khác nhau mà bạn có thể tham khảo.

3.1. Mẫu thư mời phỏng vấn 1

Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – [Tên công ty]
Kính gửi [Tên ứng viên]
Công ty thông báo: Anh/Chị đạt kết quả tốt trong kỳ kiểm tra kiến thức chuyên môn vừa qua. Chúng tôi xin trân trọng kính mời Anh/Chị đến tham gia phỏng vấn tại công ty chúng tôi với nội dung như sau:
Vị trí tuyển dụng: ………………………………..
Thời gian: ………………………………..
Địa điểm: ………………………………..
Mọi chi tiết, anh chị vui lòng liên hệ để được biết thêm chi tiết:
Số điện thoại: ………………………………..
Email: ………………………………..
Rất mong Anh/Chị thu xếp thời gian tham gia. Trường hợp Anh/Chị không thể thu xếp được thời gian, xin vui lòng liên hệ lại chúng tôi theo số điện thoại địa chỉ trên để xác nhận lại.
Trân trọng kính chào!

3.2. Mẫu email mời phỏng vấn 2

Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn qua điện thoại / Skype với [Tên Công ty] cho vị trí [Tên vị trí]
[Tên ứng viên] thân mến,
Trước hết, chúng tôi rất cảm ơn sự quan tâm bạn đã dành cho công ty của chúng tôi
Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi nhận thấy bạn có những tiềm năng để trở thành một phần của công ty chúng tôi. Chúng tôi rất hy vọng có thể trao đổi thêm với bạn trong một buổi phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype.
Thời gian: ………………………………..
Đây là một bước cần thiết trong quá trình tuyển dụng để chúng tôi có thể hiểu hơn về bạn cũng như được chia sẻ với bạn nhiều hơn về chúng tôi.
Bạn vui lòng trả lời lại email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham gia buổi phỏng vấn. Nếu có thắc mắc, bạn có thể liên hệ qua:
Số điện thoại: ………………………………..
Email: ………………………………..
Chúng tôi rất mong sớm được gặp và trò chuyện với bạn.
Trân trọng.

3.3. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 3

Tiêu đề email: Thư mời tham dự phỏng vấn – [Tên công ty]
Kính gửi: anh/chị [Tên ứng viên]
Công ty xin gửi tới anh/chị lời chúc sức khỏe, an khang và thành đạt.
Công ty xin thông báo: Hồ sơ của anh/chị đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện và yêu cầu với vị trí Công ty chúng tôi đang tuyển dụng.
Chúng tôi xin trân trọng kính mời anh/chị đến tham gia buổi phỏng vấn:
– Địa điểm: ………………………………..
– Thời gian: vào lúc …… giờ ……. phút, ngày ……. tháng ….. năm…….
Rất mong anh/chị có mặt đúng giờ để tham gia buổi phỏng vấn. Trong trường hợp anh/chị có lý do đột xuất hoặc có bất kỳ yêu cầu/thắc mắc, vui lòng liên hệ với Công ty chúng tôi theo thông tin bên dưới.
[BP. NHÂN SỰ/PHÒNG NHÂN SỰ]
Số điện thoại: ………………………………..
Email: ………………………………..
Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào!

3.4. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 4

Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn với [Tên Công ty] cho vị trí [Tên vị trí]
Chào bạn [Tên ứng viên],
Lời đầu tiên, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty [Tên công ty]. Thông qua hồ sơ mà bạn đã gửi về, chúng tôi nhận thấy bạn có kiến thức chuyên môn phù hợp với vị trí mà chúng tôi đang tuyển.
Chúng tôi trân trọng kính mời bạn đến tham gia buổi phỏng vấn của công ty chúng tôi tại:
Thời gian: [Ngày], [Thời gian]
Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]
Ngôn ngữ phỏng vấn: [Ngôn ngữ]
Để buổi phỏng vấn được diễn ra thuận lợi, bạn vui lòng phản hồi lại email này trong 24h kể từ khi nhận được. Mọi thắc mắc khác, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua: [Số điện thoại] – [E-mail]
[Tên công ty] chúc bạn sẽ có một buổi phỏng vấn thành công.
Trân trọng,
[Chữ ký công ty]

3.5. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 5

Tiêu đề email: Thư mời phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại công ty [Tên công ty]
Dear [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tìm hiểu về công ty [Tên công ty] và gửi CV ứng tuyển cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển]. Chúng tôi rất mong muốn được gặp mặt trực tiếp và trao đổi với bạn chi tiết hơn về công việc này, cũng như để hiểu rõ hơn về bạn.
Buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] sẽ được bắt đầu vào:
Thời gian: [Ngày], [Thời gian]
Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]
Hy vọng rằng bạn sẽ có mặt đúng giờ để buổi phỏng vấn được diễn ra một cách suôn sẻ. Bạn vui lòng phản hồi lại thư này và xác nhận lại thông tin phỏng vấn để chúng tôi chuẩn bị tiếp đón bạn chu đáo nhất.
Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại] nếu như có bất cứ thắc mắc gì. Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.
Trân trọng,
[Chữ ký công ty]

3.6. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 6

Tiêu đề email: [Tên Công ty] – Lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]
Kính gửi [Tên Ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm tới cơ hội nghề nghiệp tại [Tên công ty] và mong muốn hợp tác cùng công ty.
Phòng Nhân sự trân trọng mời bạn đến tham dự buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí], thông tin cụ thể như sau:
    • Thời gian: [Ngày], [Thời gian]
    • Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]
    • Người phỏng vấn: [Tên người phỏng vấn]
Bạn vui lòng phản hồi qua email này để xác nhận việc tham dự buổi phỏng vấn.
Để được hỗ trợ bạn vui lòng liên hệ: [Người liên hệ] – [Số điện thoại]
Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về [Tên công ty] trước khi tham gia phỏng vấn thông qua các kênh sau:
    • Website: [Link website]
    • Fanpage Facebook: [Link Fanpage]
Trân trọng,
[Chữ ký công ty]

3.7. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 7

Tiêu đề email: [Tên Công ty] – Đặt lịch phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]
Kính gửi [Tên Ứng viên],
Cảm ơn bạn đã nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên Công ty]. Chúng tôi rất ấn tượng với kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của bạn. Để đánh giá tổng quát và chính xác nhất về năng lực của bạn, chúng tôi mời bạn tham dự buổi phỏng vấn offline.
Chúng tôi đề xuất một số khung giờ sau đây cho buổi phỏng vấn:
    • [Ngày và giờ đề xuất 1]
    • [Ngày và giờ đề xuất 2]
    • [Ngày và giờ đề xuất 3]
Vui lòng cho chúng tôi biết khung giờ phù hợp nhất với bạn bằng cách trả lời email này. Nếu bạn không thể tham gia vào bất kỳ khung giờ nào trên, vui lòng gợi ý một vài lựa chọn khác.
Rất mong nhận được phản hồi từ bạn sớm!
Trân trọng,
[Chữ ký công ty]

3.8. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 8

Tiêu đề email: [Tên Công ty] – Đặt lịch phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]
Xin chào Anh/Chị [Tên ứng viên],
Chúc mừng Anh/Chị đã vượt qua vòng xét tuyển hồ sơ của công ty [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí ứng tuyển].
Công ty chúng tôi nhận thấy Anh/Chị có những kiến thức chuyên môn phù hợp để đáp ứng những công việc cho vị trí mà chúng tôi đang tuyển. Vì thế, chúng tôi xin gửi thư này để hẹn Anh/Chị một buổi phỏng vấn tại:
    • Thời gian: [Ngày], [Thời gian]
    • Địa điểm: [Địa chỉ Công ty]
Lưu ý (nếu có)
Khi đến phỏng vấn, Anh/Chị có thể liên hệ với [Người liên hệ – Số điện thoại] để nhận được hướng dẫn.
Anh/Chị vui lòng phản hồi email này trước [Giờ] ngày [Ngày/Tháng/Năm] để xác nhận việc đã nhận được thông tin trên.
Để giúp Anh/Chị có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn, Anh/Chị tham khảo nội dung công việc [Link tài liệu] và tham khảo thêm các dịch vụ mà công ty cung cấp tại [Link website công ty].
Trân trọng,
[Chữ ký công ty]

3.9. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 9

Subject: [Company Name] – Your Interview Invitation for the [Position Name] Role
Dear [Candidate’s Name],
Thank you for your application for the [Position Name] position at [Company Name]. We have reviewed your submitted materials and are impressed by your background and experience. We would like to invite you for an interview to further discuss your qualifications and the role.
Interview details:
    • Date: [Date]
    • Time: [Time]
    • Location: [Company Address] (or) Virtual Platform: [Video Conferencing Platform]
    • Interviewer(s): [Interviewer’s Name(s)]
Kindly confirm your attendance by replying to this email. Please get in touch with us if you need to reschedule or if you have any queries.
We are looking forward to speaking with you and exploring the possibility of you joining our team.
Sincerely,
[Company’s Signature]

3.10. Mẫu email hẹn lịch phỏng vấn 10

Subject: [Company Name] – Interview Request for [Position Name] Opportunity
Dear [Candidate’s Name],
We hope this email finds you well. We have received and reviewed your application for the [Position Name] position at [Company Name]. Your qualifications and experience have caught our attention, and we would like to invite you to an interview to further explore your suitability for the role.
Interview details:
    • Date: [Date]
    • Time: [Time]
    • Location: [Company Address] (or) Virtual Platform: [Video Conferencing Platform]
    • Interviewer(s): [Interviewer’s Name(s)]
Please confirm your availability for the interview by replying to this email. If you require a different time or have any questions, please feel free to contact us.
We look forward to the opportunity to get to know you better and discuss how your skills and expertise can benefit our organization.
Kind regards,
[Company’s signature]

Lưu ý: Khi sử dụng các mẫu tiếng Anh, bạn cũng là dịp để kiểm tra trình độ ngoại ngữ của ứng viên. Hãy xem họ có biết cách trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh đúng ngữ pháp và văn phong thương mại hay không nhé.

4. Lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn

Để thư mời phỏng vấn thực sự phát huy tác dụng và tạo ấn tượng tốt, nhà tuyển dụng cần chú trọng đến cả hình thức lẫn cách diễn đạt trong văn bản. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn tối ưu hóa nội dung và nâng cao tỷ lệ phản hồi từ ứng viên:

  • Tiêu đề email rõ ràng: Đảm bảo tiêu đề bao gồm [Tên Công Ty] – [Vị Trí Tuyển Dụng] – [Tên Ứng Viên] để tránh bị trôi vào hòm thư rác.
  • Cung cấp đủ thông tin liên hệ: Luôn để lại số điện thoại hoặc email của người phụ trách để ứng viên có thể liên hệ. Việc cung cấp thông tin liên hệ rõ ràng sẽ giúp ứng viên chủ động hơn trong trường hợp họ gặp sự cố đột xuất và cần gửi email xin dời lịch phỏng vấn một cách lịch sự.
  • Kiểm tra kỹ thời gian và địa điểm: Đảm bảo múi giờ (nếu phỏng vấn quốc tế) và đính kèm bản đồ hoặc link họp trực tuyến chính xác.
  • Sử dụng ngôn phong phù hợp: Giữ giọng văn chuyên nghiệp nhưng vẫn lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của ứng viên.
  • Đề cập đến các bước chuẩn bị: Nhắc nhở ứng viên về các tài liệu cần mang theo hoặc các bài kiểm tra kỹ năng (nếu có) để họ không bị bỡ ngỡ.

Sau khi ứng viên trả lời email tham gia phỏng vấn, quy trình sẽ tiếp tục với các bước đánh giá chuyên sâu để đi đến quyết định cuối cùng. Lúc này, bên cạnh thư mời nhận việc cho người trúng tuyển, bạn cũng đừng quên chuẩn bị một email từ chối phỏng vấn thật khéo léo dành cho các ứng viên chưa phù hợp. Hành động này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và thiện cảm trong mắt cộng đồng nhân tài.

Thư mời phỏng vấn - image 3

Lưu ý khi viết thư mời phỏng vấn

Như vậy, JobsGO đã chia sẻ cho bạn cách viết thư mời phỏng vấn chuẩn và ấn tượng. Chính sự chuyên nghiệp và tinh tế trong từng chi tiết nhỏ như này cũng sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt ứng viên đó nhé.

Câu hỏi thường gặp

1. Nên gửi thư mời phỏng vấn trước bao nhiêu ngày?

Tốt nhất nên gửi trước 2 - 3 ngày làm việc để ứng viên có đủ thời gian chuẩn bị và sắp xếp công việc cá nhân.

2. Có nên gọi điện trước khi gửi thư mời phỏng vấn không?

Nên gọi điện xác nhận trước để thể hiện sự nhiệt tình, sau đó gửi email để chốt lại các thông tin chính thức bằng văn bản.

3. Làm thế nào nếu ứng viên muốn thay đổi lịch phỏng vấn?

Nhà tuyển dụng nên linh hoạt xem xét và phản hồi sớm, đồng thời yêu cầu ứng viên đề xuất 1 - 2 khung giờ mới phù hợp.

4. Mẫu thư mời phỏng vấn online cần bổ sung thông tin gì?

Cần đính kèm đường link (Zoom, Google Meet), mật khẩu cuộc họp và hướng dẫn kỹ thuật cơ bản nếu cần.

5. Làm sao để biết ứng viên đã nhận được thư mời hay chưa?

Bạn nên yêu cầu ứng viên phản hồi xác nhận việc tham dự trong một khoảng thời gian cụ thể (ví dụ: trong vòng 24 giờ).

6. Có nên đính kèm bản đồ địa điểm công ty trong thư không?

Có, việc này thể hiện sự chu đáo và giúp ứng viên tránh việc đi lạc hoặc đến muộn vì không tìm thấy văn phòng.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)