Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự: Quy trình 8 bước xây dựng chuẩn, chuyên nghiệp

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh và biến động, việc sở hữu một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết và hiệu quả không chỉ là lợi thế mà còn là yếu tố quan trọng đối với sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bài viết này của JobsGO sẽ hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp bạn xây dựng một kế hoạch tuyển dụng thành công.

1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một tài liệu chiến lược, mô tả toàn bộ quá trình tìm kiếm, thu hút, sàng lọc và tuyển chọn ứng viên tiềm năng, nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực của một tổ chức. Đây không chỉ là danh sách các vị trí cần tuyển mà còn là kim chỉ nam cho mọi hoạt động liên quan đến nhân sự. Một kế hoạch tuyển dụng hoàn chỉnh cần phải bao gồm các thành phần như số lượng nhân sự cần bổ sung, các vị trí cụ thể (từ cấp bậc đến yêu cầu chuyên môn), khung thời gian dự kiến cho từng giai đoạn (phỏng vấn, kiểm tra, đào tạo hội nhập) và ngân sách ước tính cho toàn bộ quy trình.

>>> Xem thêm: Thông tin chi tiết mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự và link download

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

2. Tại sao cần có mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một công cụ hữu ích để hỗ trợ quá trình tuyển dụng và đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng được thực hiện một cách có hệ thống, đạt hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự:

• Tính nhất quán: Mẫu kế hoạch tuyển dụng giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc tiếp cận và đánh giá ứng viên. Nó xác định các tiêu chí tuyển dụng và quy trình sàng lọc, chắc chắn rằng tất cả các ứng viên đều được xem xét theo cùng một tiêu chuẩn.
• Hiệu quả: Mẫu kế hoạch tuyển dụng giúp tăng tính hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Nó giúp nhân sự tuyển dụng có một hướng dẫn rõ ràng về các bước và hoạt động cần thực hiện, từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng cho đến việc thu hút, chọn lọc và tuyển dụng ứng viên.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Mẫu kế hoạch này cung cấp một khung làm việc sẵn có, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng từ đầu. Người sử dụng chỉ cần tùy chỉnh mẫu theo yêu cầu cụ thể của tổ chức.
• Đảm bảo tính pháp lý và công bằng: Mẫu kế hoạch có thể bao gồm các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đến việc tuyển dụng. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện một cách công bằng, không phân biệt đối xử.
• Điều chỉnh và cải tiến: Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự có thể được sửa đổi, cải tiến theo thời gian và các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Việc duy trì một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự linh hoạt cho phép tổ chức điều chỉnh và thích nghi với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, nhu cầu tuyển dụng cùng các yếu tố khác liên quan.
• Tính chuẩn mực: Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập chuẩn mực và tiêu chí tuyển dụng cho các vị trí công việc. Nó giúp đảm bảo rằng các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân được xác định một cách rõ ràng, cụ thể.
• Tăng khả năng dự đoán: Một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự đáng tin cậy cung cấp thông tin về số lượng nhân viên cần tuyển, thời gian dự kiến và ngân sách ước tính. Điều này giúp ban lãnh đạo, phòng nhân sự dự đoán và lập kế hoạch cho quá trình tuyển dụng một cách chính xác, kịp thời.
• Tăng khả năng đánh giá: Nhờ có mẫu kế hoạch này mà quản lý tuyển dụng có thể đánh giá sự phù hợp của ứng viên với các tiêu chí tuyển dụng đã xác định và đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên cơ sở đó.
• Đảm bảo tính bền vững: Một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự thích hợp cung cấp một phương pháp hệ thống để thu hút và tuyển dụng nhân lực chất lượng cao. Điều này giúp đảm bảo tính bền vững của lực lượng lao động và sự phát triển của tổ chức trong dài hạn.
• Chia sẻ thông tin và tương tác: Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một công cụ quan trọng để chia sẻ thông tin và tương tác giữa các bộ phận và thành viên trong quá trình tuyển dụng. Nó định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên liên quan, từ người quản lý tuyển dụng đến nhân viên phòng nhân sự và các bộ phận liên quan khác.

Tại sao cần xây dựng mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

3. Các nguyên tắc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng nhân sự không chỉ hiệu quả mà còn bền vững, doanh nghiệp cần tuân thủ ba nguyên tắc dưới đây. Những nguyên tắc này sẽ là kim chỉ nam giúp định hướng toàn bộ quá trình, từ khâu hoạch định đến triển khai và đánh giá.

3.1. Tính phù hợp với chiến lược kinh doanh

Đây là yếu tố quan trọng nhất, khẳng định rằng mọi hoạt động tuyển dụng phải được xây dựng dựa trên các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của tổ chức. Kế hoạch nhân sự phải là một phần không thể thiếu, hỗ trợ đắc lực cho việc hiện thực hóa các chiến lược tổng thể.

Nếu công ty có kế hoạch mở rộng thị trường sang khu vực mới, kế hoạch tuyển dụng cần ưu tiên tập trung vào việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ bán hàng, marketing hoặc phát triển sản phẩm với các kỹ năng chuyên biệt cho thị trường đó. Sự liên kết chặt chẽ giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân sự đảm bảo các phòng ban cùng đồng lòng hướng tới mục tiêu chung, tạo nên sức mạnh tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.

3.2. Đảm bảo tính linh hoạt và thích ứng

Thị trường lao động và môi trường kinh doanh hiện nay luôn chứa đựng nhiều biến động khó lường. Do đó, một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả cần phải có khả năng thích ứng cao với những thay đổi bất ngờ. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các phương án dự phòng, sẵn sàng điều chỉnh nguồn lực, cơ cấu nhân sự hoặc chiến lược đào tạo khi thị trường thay đổi, công nghệ mới xuất hiện hoặc nhu cầu kinh doanh biến động. Tính linh hoạt giúp doanh nghiệp không chỉ ứng phó kịp thời với các rủi ro mà còn nhanh chóng nắm bắt các cơ hội mới, duy trì lợi thế cạnh tranh.

3.3. Đặt con người làm trung tâm

Một kế hoạch tuyển dụng thực sự hiệu quả phải lấy con người làm trọng tâm, không chỉ dừng lại ở việc lấp đầy các vị trí trống. Nguyên tắc này tập trung vào việc thu hút những ứng viên phù hợp nhất, phát triển năng lực của họ và duy trì động lực làm việc lâu dài. Để làm được điều đó, kế hoạch cần bao gồm việc thiết kế các chính sách phúc lợi hấp dẫn, tạo ra cơ hội phát triển sự nghiệp rõ ràng thông qua đào tạo và thăng tiến. Cùng với đó là việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự gắn kết, lòng trung thành của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy được trân trọng và có cơ hội phát triển, họ sẽ cống hiến hết mình cho tổ chức.

>>> Xem thêm: Việc làm trưởng phòng nhân sự

Nguyên tắc xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

4. Các loại kế hoạch tuyển dụng nhân sự phổ biến

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự thường do bộ phận nhân sự xây dựng một cách tỉ mỉ, sau đó trình lên Ban Giám đốc để kiểm duyệt và phê duyệt cuối cùng. Việc tham khảo các mẫu có sẵn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp.

4.1. Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn

TẢI NGAY

Kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn là một chiến lược được tạo ra để đáp ứng các nhu cầu nhân sự cấp bách trong một khoảng thời gian giới hạn, thường từ 1 đến 3 tháng. Đây là loại kế hoạch phản ứng nhanh, được áp dụng trong các trường hợp khẩn cấp hoặc đột xuất như:

• Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh bằng cách mở thêm văn phòng hoặc chi nhánh mới, cần bổ sung nhân sự ngay lập tức. Các dự án đặc biệt đòi hỏi đội ngũ nhân viên có kỹ năng chuyên môn đặc thù trong một thời gian nhất định cũng là một trường hợp điển hình.
• Thay thế nhân viên nghỉ thai sản, nghỉ hưu, hoặc tạm vắng cũng tạo ra nhu cầu cấp thiết cần được lấp đầy nhanh chóng.
• Những trường hợp bổ sung nhân sự ngoài dự kiến để xử lý khối lượng công việc tăng đột biến cũng yêu cầu một kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn linh hoạt.

Tất cả những tình huống này đều nhấn mạnh tính khẩn cấp, nhu cầu cấp thiết về nhân sự.

4.2. Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn

TẢI NGAY

Kế hoạch tuyển dụng dài hạn là một bản kế hoạch chi tiết và bền vững, được xây dựng để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng và phát triển nhân sự trong tương lai của tổ chức, thường kéo dài theo năm hoặc nhiều năm. Mục tiêu chính của loại kế hoạch này là đảm bảo sự đồng nhất và liên tục của lực lượng lao động, duy trì sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.

Mục tiêu chính của kế hoạch dài hạn là đảm bảo số lượng nhân sự ổn định, có chất lượng cao và bổ sung kịp thời vào các vị trí còn thiếu trong doanh nghiệp theo từng năm. Kế hoạch này được xây dựng dựa trên nhiều căn cứ vững chắc, bao gồm tình hình phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh của công ty, dự kiến thay thế nhân sự do nghỉ hưu, thôi việc hoặc luân chuyển giữa các phòng ban.

Để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng dài hạn hiệu quả, cần xem xét các yếu tố cơ bản sau:

• Chiến lược nhân sự và kinh doanh: Kế hoạch phải được thiết kế phù hợp chặt chẽ với chiến lược và mục tiêu tổng thể của tổ chức. Điều này bao gồm việc xem xét các kế hoạch mở rộng, phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, cũng như bất kỳ sự thay đổi nào trong cơ cấu tổ chức hoặc mô hình kinh doanh. Sự liên kết này đảm bảo rằng nguồn nhân lực được phát triển theo hướng hỗ trợ tối đa cho các mục tiêu chiến lược của công ty.
• Dự báo nhu cầu nhân sự: Yêu cầu dự báo và đánh giá nhu cầu nhân sự tương lai dựa trên phân tích xu hướng thị trường, các dự án mở rộng quy mô, kế hoạch phát triển sản phẩm mới và dữ liệu nhân sự hiện có. Việc này bao gồm cả phân tích số lượng nhân viên cần thiết và chất lượng kỹ năng, kinh nghiệm mà các vị trí đó yêu cầu. Dự báo chính xác giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thu hút và chuẩn bị nhân tài.
• Quy trình tuyển dụng: Phần này mô tả chi tiết các bước trong quy trình tuyển dụng, từ việc xác định nhu cầu, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra tham chiếu cho đến lựa chọn cuối cùng. Nó cũng bao gồm việc xác định các nguồn tuyển dụng tiềm năng (ví dụ như JobsGO), công cụ và phương pháp đánh giá ứng viên hiệu quả nhất để đảm bảo chất lượng đầu vào.
• Phát triển nhân sự nội bộ: Kế hoạch dài hạn không chỉ tập trung vào việc tuyển dụng từ bên ngoài mà còn chú trọng phát triển nhân sự hiện có. Điều này thông qua các chương trình đào tạo, khuyến khích nâng cao năng lực, và tạo lộ trình thăng tiến rõ ràng. Mục tiêu là giữ chân nhân tài, phát huy tối đa tiềm năng của đội ngũ hiện tại và xây dựng một nguồn lực nội bộ vững chắc cho tương lai.
• Đánh giá và cải tiến: Sự cần thiết của việc đánh giá định kỳ là để đảm bảo kế hoạch luôn hiệu quả và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra sự thành công của các chiến lược tuyển dụng, đánh giá hiệu quả của các kênh và phương pháp sử dụng, cũng như đo lường chất lượng nhân lực đã tuyển dụng. Khả năng điều chỉnh dựa trên kết quả đánh giá giúp kế hoạch phản ánh đúng sự thay đổi của môi trường kinh doanh và nhu cầu nhân sự.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn

4.3. Các loại kế hoạch hỗ trợ công tác tuyển dụng

Ngoài các kế hoạch tuyển dụng trực tiếp, còn có những loại kế hoạch nhân sự khác đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, đảm bảo tính bền vững của nguồn lực.

4.3.1. Kế hoạch định biên nhân sự

TẢI NGAY

Mục đích của kế hoạch định biên là xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết cho từng vị trí, phòng ban hoặc dự án, dựa trên mục tiêu kinh doanh và khối lượng công việc dự kiến. Kế hoạch này cần giải thích các yếu tố cơ bản như chức danh công việc, số lượng vị trí, yêu cầu cụ thể về năng lực và thời gian cần thiết để lấp đầy. Đây là nền tảng vững chắc để xác định nhu cầu tuyển dụng thực tế, đảm bảo rằng mỗi bộ phận đều có đủ nhân lực với năng lực phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

4.3.2. Kế hoạch dự trù chi phí tuyển dụng và nhân sự

TẢI NGAY

Kế hoạch này được sử dụng để dự toán chi tiết các khoản chi phí liên quan đến nguồn nhân lực trong một khoảng thời gian nhất định, đặc biệt là chi phí cho các hoạt động tuyển dụng. Các hạng mục chi phí chính cần được liệt kê rõ ràng bao gồm chi phí quảng cáo (đăng tin trên các nền tảng việc làm, mạng xã hội), phí dịch vụ tuyển dụng (nếu sử dụng headhunter hoặc agency), chi phí phỏng vấn, chi phí đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, lương thử việc, bảo hiểm và các phúc lợi khác. Doanh nghiệp có thể trình bày các khoản mục này dưới dạng một file excel kế hoạch tuyển dụng hoặc bảng biểu với các cột chi phí dự kiến và chi phí thực tế để dễ dàng kiểm soát ngân sách.

4.3.3. Kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng

TẢI NGAY

Mẫu kế hoạch này nhằm mục tiêu cải thiện toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ khâu xác định nhu cầu ban đầu cho đến khi nhân viên mới hội nhập thành công vào công ty. Mục tiêu chính là giảm chi phí, rút ngắn thời gian tuyển dụng và nâng cao chất lượng ứng viên.

Để đạt được điều này, kế hoạch cần đề xuất các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) như: Time-To-Hire (thời gian tuyển dụng trung bình), Cost-per-hire (chi phí cho mỗi vị trí được tuyển), tỷ lệ chuyển đổi ứng viên và chất lượng ứng viên sau 3-6 tháng làm việc. Đồng thời, cần đề xuất các phương pháp cải tiến như sử dụng công nghệ tuyển dụng (phần mềm quản lý ứng viên, AI), tối ưu hóa mô tả công việc (JD), và cải thiện trải nghiệm ứng viên để thu hút nhân tài hiệu quả hơn.

5. Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả và chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chuẩn với các bước rõ ràng. Quy trình này đảm bảo bao quát mọi khía cạnh quan trọng từ việc xác định nhu cầu đến triển khai và đánh giá, giúp doanh nghiệp thu hút được những nhân tài phù hợp nhất.

5.1. Xác định rõ mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp và thiết lập mục tiêu tuyển dụng dựa trên nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound).

5.1.1. Tổng hợp nhu cầu từ các bộ phận

Quá trình này yêu cầu thu thập thông tin chi tiết từ tất cả các phòng ban và bộ phận về nhu cầu nhân sự của họ, bao gồm số lượng vị trí, tên vị trí, lý do tuyển dụng và thời gian mong muốn có nhân sự. Các phương pháp thu thập thông tin có thể bao gồm khảo sát trực tuyến, tổ chức họp trực tiếp với trưởng bộ phận, sử dụng biểu mẫu yêu cầu nhân sự chuẩn hóa, hoặc phỏng vấn cá nhân để có cái nhìn toàn diện và chính xác nhất về nhu cầu.

5.1.2. Đánh giá nhu cầu theo nguyên tắc SMART

Việc xác định mục tiêu tuyển dụng theo nguyên tắc SMART giúp đảm bảo tính khả thi và đo lường được của kế hoạch:

• Cụ thể (Specific): Mục tiêu cần xác định rõ ràng số lượng, vị trí, phòng ban và mục đích tuyển dụng. Ví dụ: “Tuyển dụng 3 nhân viên phát triển phần mềm cho dự án X để đáp ứng tiến độ bàn giao sản phẩm mới” thay vì chỉ nói “Cần tuyển nhân viên IT”.
• Có thể đo lường được (Measurable): Thiết lập các chỉ số cụ thể để đánh giá tiến độ và kết quả. Ví dụ: số lượng ứng viên tiếp cận, số lượng hồ sơ đạt yêu cầu, thời gian tuyển dụng trung bình, tỷ lệ giữ chân nhân viên sau thử việc.
• Có thể đạt được (Achievable): Mục tiêu phải khả thi và thực tế với nguồn lực, ngân sách, điều kiện hiện có của công ty (đội ngũ HR, danh tiếng nhà tuyển dụng). Tránh đặt ra những mục tiêu quá tham vọng mà không có đủ khả năng để thực hiện.
• Thực tế (Realistic): Mục tiêu phải phản ánh đúng khả năng và nguồn lực của tổ chức, tránh tạo áp lực không cần thiết cho đội ngũ tuyển dụng. Đồng thời, mục tiêu cũng cần phù hợp với tình hình thị trường lao động và nguồn cung ứng nhân tài.
• Dựa trên thời gian (Time-bound): Đặt ra thời hạn cụ thể cho từng giai đoạn và toàn bộ quá trình tuyển dụng để đảm bảo tiến độ, hiệu quả. Ví dụ: “Hoàn tất tuyển dụng 10 nhân viên kinh doanh mới trong vòng 3 tháng tới”, giúp dễ dàng theo dõi và đánh giá kịp thời.

Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

5.2. Đánh giá thực trạng nhân sự hiện có

Trước khi tiến hành tuyển dụng nhân sự mới, việc đánh giá nguồn nhân sự hiện có là bước không thể thiếu. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn khách quan, toàn diện về đội ngũ của mình, từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng phù hợp, tối ưu nhất.

5.2.1. Phân Tích nguồn nhân lực nội bộ

Đánh giá nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp về số lượng, chất lượng (kỹ năng, kinh nghiệm, hiệu suất làm việc), cơ cấu (độ tuổi, giới tính, cấp bậc) và khả năng đáp ứng nhu cầu công việc hiện tại, tương lai. Việc này bao gồm cả việc xem xét khả năng luân chuyển nội bộ, đào tạo lại hoặc thăng chức cho nhân viên hiện có để tối ưu hóa nguồn lực, lấp đầy các vị trí trống mà không cần tuyển dụng bên ngoài. Đây là một chiến lược hiệu quả để giữ chân nhân tài và tiết kiệm chi phí.

5.2.2. Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến nhân sự

Để có cái nhìn tổng quát về thực trạng nhân sự và môi trường làm việc, cần đánh giá các yếu tố ảnh hưởng như chế độ đãi ngộ, môi trường làm việc, cơ hội thăng tiến, chính sách văn hóa doanh nghiệp và tỷ lệ biến động nhân sự. Mục đích của việc này là xác định những điểm mạnh và điểm yếu, tìm ra hướng đi hiệu quả để tối ưu hóa nhân sự, giải quyết các vấn đề tiềm ẩn và xây dựng một đội ngũ chất lượng cao, gắn kết lâu dài.

5.3. Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết và tiêu chí ứng viên

Bản mô tả công việc (Job Description – JD) chi tiết, các tiêu chí tuyển chọn rõ ràng là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình tuyển dụng, giúp thu hút đúng người, đánh giá khách quan.

5.3.1. Các yếu tố cần có trong bản mô tả công việc

Để thu hút ứng viên chất lượng, bản mô tả công việc cần bao gồm các yếu tố sau:

• Tiêu đề vị trí công việc: Cần rõ ràng, hấp dẫn và thể hiện đúng bản chất của công việc để thu hút sự chú ý ngay từ cái nhìn đầu tiên.
• Mô tả công ty và văn hóa: Giới thiệu ngắn gọn về công ty, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và môi trường làm việc. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và tự đánh giá mức độ phù hợp với văn hóa.
• Mục tiêu công việc và trách nhiệm chính: Chi tiết các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, các kết quả mong đợi và phạm vi trách nhiệm cụ thể của vị trí.
• Yêu cầu công việc: Bao gồm kỹ năng chuyên môn (hard skills), kinh nghiệm làm việc cần thiết, bằng cấp và chứng chỉ liên quan. Đồng thời, mô tả công việc không thể thiếu các kỹ năng mềm quan trọng (giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, tư duy phản biện), phẩm chất, tính cách cá nhân (tự tin, trách nhiệm, sáng tạo, phù hợp với văn hóa công ty), và yêu cầu ngôn ngữ (nếu cần).
• Mức lương và các phúc lợi đi kèm: Đề cập khoảng lương dự kiến (nếu có thể), các chế độ đãi ngộ hấp dẫn như bảo hiểm sức khỏe, thưởng hiệu suất, cơ hội đào tạo và phát triển chuyên nghiệp, cùng lộ trình thăng tiến rõ ràng để khuyến khích ứng viên.
• Người quản lý trực tiếp và mối quan hệ báo cáo: Thông tin này giúp ứng viên hình dung về cơ cấu tổ chức, vị trí của mình trong công ty và người mà mình sẽ làm việc trực tiếp.

5.3.2. Định rõ tiêu chí tuyển chọn ứng viên

Xác định các yếu tố quan trọng sẽ được sử dụng để đánh giá ứng viên, đảm bảo sự khách quan và công bằng trong quá trình lựa chọn. Các tiêu chí này có thể bao gồm điểm ưu tiên cho kỹ năng chuyên môn xuất sắc, kinh nghiệm thực tế phù hợp, thái độ làm việc tích cực, khả năng học hỏi và sự phù hợp với văn hóa công ty. Việc có các tiêu chí rõ ràng giúp bộ phận tuyển dụng đưa ra quyết định dựa trên căn cứ khoa học, không cảm tính.

5.4. Lập kế hoạch tổng quan và dự trù ngân sách

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, đánh giá tình hình nhân sự, bước tiếp theo là định hình chiến lược, phương pháp tuyển dụng tổng thể, đồng thời dự trù chi phí chi tiết để đảm bảo nguồn lực tài chính.

5.4.1. Định hình chiến lược tuyển dụng tổng quan

Kế hoạch tổng quan cần bao gồm các yếu tố sau:

• Số lượng và vị trí cụ thể cần tuyển
• Lịch trình tuyển dụng chi tiết (bao gồm thời gian công bố thông tin, thu thập hồ sơ, tiến hành phỏng vấn, và chọn lọc ứng viên)
• Nguồn lực cần thiết (nhân viên HR, công cụ và công nghệ hỗ trợ tuyển dụng)
• Tiêu chí, quy trình chọn lọc rõ ràng

Để đánh giá một cách khách quan, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ khách quan như bài trắc nghiệm nghề nghiệp để phân tích tính cách, ưu nhược điểm của ứng viên, giúp đưa ra quyết định phù hợp hơn.

Lập kế hoạch tổng quan và dự trù ngân sách

5.4.2. Đặt ngân sách tuyển dụng phù hợp

Việc dự kiến và quản lý ngân sách là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ. Các loại chi phí cần tổng hợp bao gồm:

• Chi phí cho từng phương pháp tuyển dụng (đăng tin trên các nền tảng việc làm như JobsGO, sử dụng dịch vụ headhunter)
• Phí quảng cáo trên các kênh truyền thông
• Chi phí đào tạo hội nhập cho nhân viên mới
• Chi phí công nghệ tuyển dụng (nếu áp dụng các phần mềm quản lý)
• Các chi phí phát sinh khác (ví dụ: chi phí đi lại cho ứng viên ở xa, chi phí tổ chức sự kiện tuyển dụng).

Các khoản mục chi phí chính cần được thể hiện rõ ràng, chi tiết, đảm bảo nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả, tối ưu.

5.5. Lựa chọn kênh và phương pháp tìm ứng viên hiệu quả

Việc lựa chọn đúng kênh, phương pháp tìm kiếm ứng viên sẽ quyết định lớn đến khả năng tiếp cận, thu hút nhân tài. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để tối ưu hóa hiệu quả.

5.5.1. Các kênh tuyển dụng phổ biến

Hiện nay có nhiều kênh tuyển dụng hiệu quả mà doanh nghiệp có thể khai thác:

• Đăng tuyển trên các website tuyển dụng: Các nền tảng chuyên nghiệp như JobsGo cung cấp một lượng lớn hồ sơ ứng viên đa dạng và chất lượng, giúp tiếp cận mục tiêu nhanh chóng.
• Tuyển dụng trên các trang mạng xã hội: LinkedIn, Facebook Groups hoặc Zalo là những kênh hiệu quả để tiếp cận ứng viên tiềm năng thông qua các cộng đồng chuyên ngành hoặc nhóm việc làm.
• Dịch vụ cung cấp ứng viên (Recruitment Agency): Phù hợp khi cần tuyển số lượng lớn hoặc các vị trí phổ thông trong thời gian ngắn.
• Headhunt (săn đầu người): Được sử dụng cho các vị trí cấp cao, chuyên gia có kinh nghiệm hoặc kỹ năng đặc thù, đòi hỏi sự tìm kiếm chuyên sâu và cá nhân hóa.
• Tham gia sự kiện tuyển dụng, Job Fair: Tại các trường đại học/trung tâm đào tạo để tiếp cận sinh viên mới ra trường hoặc ứng viên trẻ tiềm năng.
• Chương trình giới thiệu nội bộ (Employee Referral Program): Khuyến khích nhân viên hiện tại giới thiệu ứng viên chất lượng, thường mang lại hiệu quả cao và chi phí thấp.
• Website/Fanpage công ty và các kênh truyền thông khác: Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng thông qua kênh riêng, thu hút ứng viên quan tâm đến văn hóa và môi trường làm việc của công ty.

5.5.2. Tiêu chí lựa chọn phương pháp

Để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

• Đánh giá mục tiêu tuyển dụng: Xác định rõ vị trí cần tuyển là cấp cao, phổ thông, hay yêu cầu kỹ năng đặc thù để chọn kênh phù hợp.
• Đánh giá hiệu quả và tính phù hợp: Phân tích xem phương pháp đó có phù hợp với đối tượng ứng viên mục tiêu hay không, và mức độ hiệu quả dự kiến.
• Xác định nguồn tài chính và ngân sách: Phân bổ ngân sách một cách hợp lý cho từng kênh tuyển dụng để đảm bảo hiệu quả chi phí.

5.6. Trình lãnh đạo phê duyệt kế hoạch

Đây là một bước cực kỳ quan trọng, nơi kế hoạch tổng quan, chi tiết được trình lên ban quản lý hoặc ban Giám đốc để kiểm duyệt, phê duyệt chính thức. Sự phê duyệt này đảm bảo rằng kế hoạch tuyển dụng được thực hiện đúng quy trình, đáp ứng đầy đủ nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp và hoàn toàn phù hợp với chiến lược tổng thể. Trước khi trình duyệt, cần rà soát kỹ lưỡng toàn bộ kế hoạch để đảm bảo tính khả thi về nguồn lực, chi phí dự kiến, và các kênh tuyển dụng được đề xuất. Việc này giúp tránh những thiếu sót và đảm bảo sự đồng thuận từ cấp cao nhất.

5.7. Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết cho từng vị trí

Sau khi nhận được sự phê duyệt từ lãnh đạo, cần điều chỉnh kế hoạch tổng quan dựa trên các chỉ đạo và hướng dẫn cụ thể. Tiếp theo, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết cho từng vị trí tuyển dụng. Dưới đây là các thông tin cần có trong một mẫu kế hoạch chi tiết chuẩn:

• Thông tin chung của kế hoạch:

• Tên công ty, logo, thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại, email).
• Ngày tháng năm lập kế hoạch, ngày tháng năm dự kiến bắt đầu tuyển dụng.
• Mục đích và lý do tuyển dụng (ví dụ: mở rộng dự án mới, thay thế nhân sự).
• Tổng số lượng nhân sự cần tuyển trong đợt này.

• Thông tin về các vị trí tuyển dụng:

• Tên và mô tả chi tiết từng vị trí, yêu cầu cụ thể về kinh nghiệm, trình độ học vấn, kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và năng lực.
• Mô tả công việc và các trách nhiệm chính (cụ thể hóa hơn so với mục 6.3).

• Quy trình tuyển dụng cụ thể:

• Mô tả chi tiết các bước từ đăng tải thông tin, tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc, phỏng vấn (vòng 1, vòng 2), kiểm tra tư cách, tham khảo thông tin, lựa chọn ứng viên và thông báo kết quả.
• Trình bày rõ ràng các giai đoạn và thời gian dự kiến cho mỗi bước để dễ theo dõi.

• Kinh phí tuyển dụng chi tiết:

• Dự trù kinh phí chi tiết, bao gồm chi phí quảng cáo, tiếp nhận/xử lý hồ sơ, chi phí phỏng vấn, chi phí kiểm tra (test), phí dịch vụ tuyển dụng (nếu có) và các chi phí liên quan khác.
• Sử dụng bảng biểu để trình bày các khoản mục chi phí một cách minh bạch và dễ hiểu.

• Phương án tái cơ cấu nhân sự (nếu có): Mô tả chi tiết việc điều chỉnh, phân bổ lại nhân sự hiện có; đề xuất cắt giảm nhân sự không cần thiết hoặc tái cơ cấu phòng ban để tối ưu hóa nguồn lực.
• Hội đồng tuyển dụng: Liệt kê danh sách thành viên (tên, chức vụ) và mô tả trách nhiệm, vai trò của từng thành viên trong các giai đoạn khác nhau của quá trình tuyển dụng.
• Thời gian thực hiện kế hoạch:

• Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc toàn bộ quá trình tuyển dụng.
• Xác định các giai đoạn và mốc thời gian quan trọng (ví dụ: tuần 1 đăng tin, tuần 2 tiếp nhận hồ sơ, tuần 3 phỏng vấn) hoặc ngày cụ thể cho từng hoạt động.

• Mức lương và phúc lợi: Xác định mức lương dự kiến cho từng vị trí, mô tả các phúc lợi và chế độ đãi ngộ, bao gồm lương thử việc, bảo hiểm, thưởng và các chính sách công ty khác.
• Đánh giá và theo dõi:

• Xác định cách thức đánh giá và theo dõi quá trình (hiệu quả, chất lượng ứng viên, thời gian hoàn thành).
• Đề xuất biện pháp cải thiện dựa trên kết quả để đảm bảo kế hoạch đi đúng hướng và tối ưu hóa hiệu quả.

• Chữ ký và phê duyệt: Đề xuất các vị trí cần ký duyệt để xác nhận trách nhiệm: ban lãnh đạo, trưởng bộ phận cần tuyển, trưởng phòng hành chính nhân sự, và người lập kế hoạch.

Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết cho từng vị trí

5.8. Triển khai, theo dõi và đánh giá hiệu quả

Bước cuối cùng trong quy trình là bắt đầu triển khai kế hoạch đã được phê duyệt, đồng thời liên tục theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra và liên tục cải thiện quy trình tuyển dụng.

5.8.1. Tiến hành thực hiện kế hoạch

Sau khi kế hoạch được duyệt, bộ phận nhân sự và các bên liên quan sẽ thực hiện các hoạt động tuần tự:

• Đăng tin tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên: Trên các nền tảng việc làm như JobsGO, mạng xã hội, website công ty…
• Tiếp nhận và xem xét CV: Sàng lọc hồ sơ ban đầu dựa trên các tiêu chí đã định.
• Phân loại, lựa chọn ứng viên tiềm năng: Dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm, sự phù hợp ban đầu.
• Tiến hành phỏng vấn, đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm: Thực hiện các vòng phỏng vấn, bài kiểm tra chuyên môn hoặc năng lực.
• Tham chiếu, xác minh thông tin: Kiểm tra thông tin do ứng viên cung cấp.
• Đánh giá, chọn lựa ứng viên phù hợp: Thảo luận nội bộ và đưa ra quyết định cuối cùng.
• Liên hệ, thương lượng mức offer, tiếp đón ứng viên: Gửi thư mời làm việc, thỏa thuận các điều khoản.
• Chuẩn bị cho quá trình đào tạo hội nhập nhân viên mới (onboarding): Giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và làm quen với công việc.

5.8.2. Đánh Giá và theo dõi tiến độ

Doanh nghiệp cần xác định cách thức đánh giá, theo dõi quá trình tuyển dụng dựa trên các yếu tố như hiệu quả, chất lượng, thời gian, chi phí. Doanh nghiệp có thể thu thập, lưu trữ các chỉ số quan trọng theo thời gian và từng giai đoạn tuyển dụng.

5.8.3. Chỉnh sửa và tối ưu hóa kế hoạch

Dựa trên việc phân tích các chỉ số đo lường, doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả tổng thể của kế hoạch. Điều này bao gồm việc đề xuất thay đổi, cập nhật, tối ưu hóa kế hoạch dựa trên những kinh nghiệm thực tiễn, kết quả đo lường được. Đồng thời, cần lưu ý những bài học kinh nghiệm để áp dụng cho các giai đoạn tuyển dụng tiếp theo, đảm bảo quy trình liên tục được cải thiện, nâng cao chất lượng tuyển dụng và hiệu suất công việc.

>>> Xem thêm: Chinh phục các bài test tuyển dụng phổ biến nhất.

Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

6. Một số lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và thành công của quy trình tuyển dụng, góp phần xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng vững mạnh, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Tính đồng bộ với mục tiêu phát triển doanh nghiệp: Kế hoạch tuyển dụng phải gắn liền với chiến lược phát triển ngắn hạn và dài hạn, đảm bảo nhân sự mới thật sự đóng góp vào định hướng chung.
• Cân bằng giữa chất lượng và chi phí: Một kế hoạch tốt cần tối ưu hóa chi phí tuyển dụng nhưng vẫn đảm bảo thu hút và lựa chọn được ứng viên chất lượng.
• Linh hoạt trước biến động thị trường lao động: Thị trường nhân sự thay đổi nhanh chóng, vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch có tính linh hoạt, dễ dàng điều chỉnh khi cần.
• Gắn kết với thương hiệu nhà tuyển dụng: Tuyển dụng không chỉ là lấp đầy vị trí trống, mà còn là cơ hội để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, thu hút nhân tài trong tương lai.
• Chú trọng đến yếu tố văn hóa doanh nghiệp: Ứng viên phù hợp không chỉ cần năng lực chuyên môn, mà còn phải hòa nhập được với môi trường và giá trị văn hóa của tổ chức.

Một số lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Việc xây dựng và áp dụng một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết, bài bản mang lại những lợi ích to lớn, không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động về nguồn lực, tối ưu hóa chi phí và thời gian mà còn nâng cao chất lượng nhân sự. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm giải pháp quản trị hiệu quả hơn, đừng quên truy cập JobsGO để tham khảo thêm tài liệu và công cụ hữu ích cho quản lý nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai là người lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

Phòng Nhân sự (HR), thường là Trưởng phòng/Giám đốc, phối hợp với ban lãnh đạo và quản lý các phòng ban.

2. Nên lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo chu kỳ nào?

Kế hoạch nên được lập ít nhất hàng năm (tương ứng với kế hoạch kinh doanh tổng thể) và được đánh giá/điều chỉnh hàng quý hoặc khi có thay đổi lớn trong cơ cấu tổ chức hoặc thị trường.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)