Một công ty muốn hoạt động hiệu quả, trước tiên là phải đảm bảo được vấn đề quản lý nhân sự. Vậy để theo dõi tình hình lực lượng lao động và quy trình tuyển dụng công ty cần có những mẫu báo cáo nhân sự nào? Trong bài viết này, hãy cùng JobsGO tìm hiểu về chủ đề này.
Mẫu báo cáo nhân sự là một tài liệu được sử dụng để ghi nhận và thông báo về các thay đổi liên quan tới tình hình nhân sự trong một tổ chức. Báo cáo này cung cấp thông tin chi tiết về số lượng nhân viên; tình trạng tuyển dụng; tình trạng thay đổi chức danh; kỹ năng, trình độ của nhân viên và các hoạt động liên quan khác.
Mẫu báo cáo theo dõi tình hình nhân sự phản ánh mức độ hiệu quả của công tác quản lý đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Dựa vào mẫu báo cáo này, công ty có thể theo dõi tình hình nhân lực, khắc phục những lỗ hổng trong quá trình điều hành nhân viên. Từ đó cải thiện hiệu quả quản trị nguồn nhân lực của công ty.
2. Những nội dung cần có trong mẫu báo cáo nhân sự
Không có tiêu chuẩn nghiêm ngặt nào về nội dung cần có trong các báo cáo nhân sự. Tuy nhiên, các mẫu báo cáo nhân sự thường bao gồm các thông tin cơ bản về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp như JobsGO cung cấp dưới đây.
2.1. Đánh giá tình hình nhân sự chung
Báo cáo quản trị nhân tài
“Đánh giá tình hình nhân sự chung” trong mẫu báo cáo nhân sự cung cấp một bức tranh tổng quan về lực lượng lao động và tình hình quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp, đồng thời giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và tạo động lực cho nhân viên phát triển bản thân.
Các thông tin nên được đề cập đến trong phần này bao gồm:
Thống kê tổng số lượng nhân sự:
Tổng số nhân viên;
Số lượng nhân viên chính thức;
Số lượng nhân viên thử việc;
Số lượng nhân viên part-time;
Số lượng nhân viên đã nghỉ việc.
Thống kê tỷ lệ nhân sự nghỉ việc:
Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc được tính theo công thức:
Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc = (Số lượng nhân viên đã nghỉ việc / Số nhân viên trung bình làm việc trong năm) x 100
Thống kê nhân sự theo vị trí công việc:
Vị trí công việc A: [Số lượng nhân viên];
Vị trí công việc B: [Số lượng nhân viên];
Vị trí công việc C: [Số lượng nhân viên];
…
Đánh giá chất lượng nhân viên:
Tổng quan về chất lượng nhân viên hiện tại: [Tốt/Trung bình/Yếu];
Những điểm nên phát huy và điểm cần thay đổi để cải thiện chất lượng nhân viên.
2.2. Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự
Nội dung “Báo cáo tình hình đào tạo nhân sự” trong mẫu báo cáo nhân sự là cơ sở để nhà quản lý tạo ra kế hoạch đào tạo phù hợp trong tương lai; qua đó hỗ trợ thúc đẩy nâng cao nghiệp vụ của người lao động. Cùng với đó, nội dung này cũng giúp xác định tác động của hoạt động đào tạo lên hiệu suất làm việc của người lao động và kết quả mà doanh nghiệp đạt được.
Các thông tin nên xuất hiện trong phần này bao gồm:
Tổng số khóa đào tạo đã triển khai trong khoảng thời gian:
Số lượng khóa đào tạo;
Danh sách các khóa đào tạo.
Phân loại khóa đào tạo:
Đào tạo nâng cao chuyên môn: [Số lượng khóa đào tạo];
Đào tạo kỹ năng mềm: [Số lượng khóa đào tạo];
Đào tạo lãnh đạo và quản lý: [Số lượng khóa đào tạo];
Đào tạo công nghệ và quy trình: [Số lượng khóa đào tạo].
Đánh giá hiệu quả của khóa đào tạo:
Tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo;
Đánh giá phản hồi từ nhân viên sau khóa đào tạo;
Tần suất áp dụng kiến thức và kỹ năng được đào tạo vào công việc hàng ngày;
Các thành tựu, những điều đã được cải thiện sau khóa đào tạo;
Hiệu suất làm việc của nhân viên thay đổi thế nào sau khóa đào tạo.
Đánh giá hiệu quả đầu tư đào tạo:
Xác định chi phí đào tạo: [Tổng số tiền đã chi tiêu cho đào tạo];
So sánh chi phí đào tạo với lợi ích nhận được: [Phân tích lợi ích/tiền đã chi].
Đề xuất cải tiến việc đào tạo nhân sự:
Các đề xuất để cải thiện quá trình đào tạo và phát triển nhân sự;
Các ý kiến đóng góp từ nhân viên và lãnh đạo.
Kế hoạch đào tạo trong tương lai:
Các khóa đào tạo dự kiến triển khai: [Danh sách các khóa đào tạo];
Ngân sách dự kiến cho đào tạo: [Số tiền dự kiến chi tiêu cho đào tạo].
Một phần quan trọng khác mà bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm nhiệm chính là tuyển dụng. Báo cáo quy trình tuyển dụng sẽ liên kết và trực quan hóa toàn bộ thông tin về quá trình tuyển dụng, giúp liên kết quá trình tuyển chọn nhân viên với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Bảng báo cáo này sẽ tập trung vào các chỉ số tuyển dụng cho bộ phận nhân sự và các chỉ số liên quan tới ứng viên, tới những người đã được chọn vào công ty. Việc đánh giá phễu tuyển dụng là một nhiệm vụ không thể thiếu đối với người lãnh đạo, để biết được tổng số đơn ứng tuyển vào công ty, đánh giá chất lượng ứng viên, và có bao nhiêu ứng viên vượt qua các vòng tuyển chọn trở thành nhân viên chính thức. Từ dữ liệu đó, người lãnh đạo sẽ rút ra đánh giá về cách thức tuyển dụng của công ty liệu đã hiệu quả hay còn điều gì thiếu sót và lời giải cho bài toán tuyển ứng viên phù hợp với chi phí thấp nhất.
Các thông tin nên được đề cập đến trong phần “Báo cáo hiệu quả tuyển dụng” của mẫu báo cáo nhân sự bao gồm:
Báo cáo hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp nói chung:
Tổng số lượng vị trí tuyển dụng;
Số lượng ứng viên đã nộp đơn ứng tuyển;
Tỷ lệ ứng viên trúng tuyển: Tỷ lệ ứng viên trúng tuyển = (Số lượng ứng viên trúng tuyển / Tổng số lượng ứng viên) x 100;
Thời gian trung bình từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi tuyển dụng thành công: [Thời gian trung bình].
Báo cáo hiệu quả tuyển dụng từng phòng ban:
Số lượng vị trí tuyển dụng;
Số lượng ứng viên đã nộp đơn;
Tỷ lệ ứng viên trúng tuyển;
Thời gian tuyển dụng.
Đánh giá chất lượng ứng viên:
Đánh giá chất lượng ứng viên trúng tuyển: [Tốt/Trung bình/Yếu];
Đánh giá các kỹ năng và năng lực của ứng viên trúng tuyển.
Đánh giá quá trình tuyển dụng:
Phân tích khó khăn và thách thức trong quá trình tuyển dụng;
Các phương pháp tuyển dụng được sử dụng và hiệu quả của chúng.
Đề xuất cải tiến quá trình tuyển dụng: Các đề xuất để cải thiện quá trình tuyển dụng và thu hút ứng viên chẳng hạn như:
Các phương pháp tiếp cận ứng viên và kênh tuyển dụng hiệu quả;
Phương pháp nâng cao hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp để thu hút ứng viên chất lượng;
Đề xuất cải thiện quy trình phỏng vấn và đánh giá để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất;
Đề xuất các chương trình tạo dựng mối quan hệ với các trường đại học, tổ chức đào tạo để thu hút và duy trì nguồn cung ứng nhân sự chất lượng.
2.4. Báo cáo thu nhập của nhân sự
Báo cáo thu nhập của nhân sự
Dựa trên nội dung “Báo cáo thu nhập của nhân sự” trong mẫu báo cáo nhân sự, nhà quàn lý có thể đưa ra các đề xuất điều chỉnh chính sách thu nhập để nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên và thu hút ứng viên tài năng.
Các thông tin nên được đề cập đến trong phần này bao gồm:
Thống kê tổng thu nhập trung bình của nhân sự:
Tổng thu nhập trung bình hàng tháng: [Số tiền];
Thu nhập của người lao động gồm những gì? Chẳng hạn như mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và các khoản thưởng khác.
Phân tích đặc điểm thu nhập của nhân sự:
Phân loại thu nhập theo vị trí công việc: [Ví dụ: Quản lý, Nhân viên kỹ thuật, Nhân viên kinh doanh];
So sánh mức lương trung bình giữa các vị trí công việc.
Đánh giá chế độ đãi ngộ:
Phân tích các chế độ đãi ngộ bổ sung, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép, hỗ trợ phát triển nghề nghiệp,…;
Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên đối với các chế độ đãi ngộ hiện có;
So sánh mức lương trung bình của doanh nghiệp với mức lương thị trường;
Xác định mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân sự;
Đề xuất điều chỉnh chính sách thu nhập và đãi ngộ.
2.5. Báo cáo thực trạng chấp hành nội quy, quy chế của nhân sự
“Báo cáo thực trạng chấp hành nội quy, quy chế của nhân sự” thuộc mẫu báo cáo nhân sự giúp phát hiện và giải quyết vấn đề trong chấp hành nội quy. Qua đó xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo sự công bằng, minh bạch, và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
Các thông tin cần được đề cập đến trong phần này bao gồm:
Đánh giá mức độ chấp hành nội quy và quy chế:
Xác định mức độ tuân thủ nội quy và quy chế của nhân viên dựa trên vi phạm nội quy, quy chế và các vụ vi phạm khác;
Phân loại các loại vi phạm theo mức độ nghiêm trọng và tần suất.
Phân tích các nguyên nhân vi phạm:
Phân tích các nguyên nhân chính dẫn đến vi phạm nội quy và quy chế, bao gồm thiếu hiểu biết, thiếu tinh thần trách nhiệm, áp lực công việc,..;
Đánh giá tác động của các nguyên nhân đến hiệu suất làm việc và môi trường làm việc.
Đề xuất biện pháp cải thiện:
Đề xuất các biện pháp nhằm tăng cường việc chấp hành nội quy và quy chế, bao gồm việc đào tạo và hướng dẫn về nội quy, quy chế;
Đề xuất các biện pháp để xử lý vi phạm và thúc đẩy ý thức tuân thủ của nhân viên.
Đánh giá hiệu quả các biện pháp đã áp dụng:
Xác định hiệu quả của các biện pháp đã được thực hiện để cải thiện việc chấp hành nội quy và quy chế;
Đề xuất việc điều chỉnh các biện pháp để đảm bảo đạt được hiệu quả cao hơn.
Trong phần này, JobsGO sẽ giới thiệu với bạn 4 mẫu báo cáo nhân sự phổ biến nhất hiện nay.
3.1. Báo cáo biến động nhân sự
Báo cáo biến động nhân sự
Báo cáo này cung cấp thông tin về sự biến động của lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Nó bao gồm thông tin về số lượng nhân viên mới tuyển dụng, số lượng nhân viên nghỉ việc, số lượng nhân viên đang thử việc và các thay đổi về vị trí công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này giúp doanh nghiệp theo dõi xu hướng biến động nhân sự, đánh giá tác động của những thay đổi này và đưa ra các biện pháp quản lý nhân sự phù hợp.
Có 3 loại báo cáo biến động nhân sự thường được sử dụng:
Báo cáo biến động nhân sự theo thâm niên: Báo cáo này theo dõi biến động của nhân sự dựa trên thâm niên làm việc của từng nhân viên. Nó cung cấp thông tin về số lượng nhân viên mới tuyển dụng, số lượng nhân viên nghỉ việc và tỷ lệ nhân viên theo từng khoảng thời gian (ví dụ: nhân viên mới, nhân viên có thâm niên từ 1-3 năm, 3-5 năm, trên 5 năm).
Báo cáo biến động nhân sự theo thời gian: Báo cáo này tập trung vào biến động của nhân sự theo thời gian cụ thể, ví dụ: hàng tháng, quý, năm. Nó cho thấy sự biến động trong số lượng nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc và sự thay đổi vị trí công việc trong khoảng thời gian đó.
Báo cáo biến động nhân sự theo vị trí công việc: Báo cáo này theo dõi biến động của nhân sự dựa trên vị trí công việc. Nó cung cấp thông tin về số lượng nhân viên mới tuyển dụng, số lượng nhân viên nghỉ việc và sự thay đổi vị trí công việc trong từng bộ phận, phòng ban hoặc chức danh công việc cụ thể.
Báo cáo này đánh giá hiệu suất và đóng góp của nhân viên trong công việc. Thông qua việc đo lường các chỉ số như sản xuất, doanh số, lợi nhuận, chất lượng công việc hoặc mức độ hoàn thành dự án, mẫu báo cáo nhân sự này cung cấp cái nhìn toàn diện về năng suất lao động và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Nó giúp xác định nhân viên xuất sắc, cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và phát triển nhân lực, và hỗ trợ quá trình ra quyết định về phân công công việc và thăng tiến nghề nghiệp.
Báo cáo này đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng trong doanh nghiệp. Nó bao gồm thông tin về số lượng ứng viên đã nộp đơn, số lượng ứng viên đã trúng tuyển, tỷ lệ tuyển dụng thành công, thời gian tuyển dụng và các chỉ số khác để đo lường hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng. Mẫu báo cáo nhân sự này giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện quy trình tuyển dụng, tìm kiếm cách tăng cường hút talent, giảm thời gian tuyển dụng và nâng cao chất lượng ứng viên.
3.4. Báo cáo chấp hành các quy định về công, ca làm việc
Báo cáo này đánh giá mức độ tuân thủ và chấp hành các quy định về công, ca làm việc trong doanh nghiệp. Mẫu báo cáo nhân sự này bao gồm thông tin về việc đánh giá tuân thủ giờ làm, nghỉ phép, các quy định về bảo vệ lao động, an toàn lao động và các quy tắc khác liên quan đến chấp hành luật lao động và quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về mức độ tuân thủ và chấp hành quy định, đồng thời giúp xác định những vấn đề phát sinh và yếu kém trong việc tuân thủ quy định lao động. Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự công bằng, minh bạch và tuân thủ quy tắc của tổ chức, từ đó xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tăng cường niềm tin của nhân viên.
Bằng cách xây dựng các mẫu báo cáo nhân sự phù hợp, doanh nghiệp có thể có cái nhìn toàn diện về tình hình nhân sự và quản lý nhân lực một cách hiệu quả. Thông qua các chỉ số, các đánh giá rõ ràng, nhà quản lý có thể xây dựng chương trình và chiến lược phù hợp để cải thiện quy trình quản lý nhân sự, tăng cường hiệu suất lao động, thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.
Nếu bạn muốn củng cố kỹ năng mềm trong công việc và tìm hiểu về câu chuyện nghề nghiệp, hãy theo dõi blog JobsGO.
Hồng Nguyễn
