Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động chuẩn nhất 2026

Trong bối cảnh doanh nghiệp chú trọng quản lý nhân sự, báo cáo tình hình sử dụng lao động là công cụ quan trọng giúp đánh giá biến động và cơ cấu nguồn lực. Báo cáo cung cấp số liệu về lao động, hợp đồng, biến động nhân sự, bảo hiểm và tình hình tuyển dụng. Để hỗ trợ doanh nghiệp và người tìm việc, JobsGO sẽ hướng dẫn bạn cách nộp báo cáo đúng quy định trong bài viết dưới đây.

1. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm theo dõi, quản lý biến động nhân sự và cung cấp báo cáo khi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Việc khai trình sử dụng lao động cũng được thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP.

Hàng năm, trước ngày 5/6 (đối với báo cáo 6 tháng đầu năm) và 5/12 (đối với báo cáo cả năm), doanh nghiệp phải hoàn thiện báo cáo và cập nhật tình hình thay đổi lao động gửi đến cơ quan quản lý – cụ thể là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Báo cáo được nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đồng thời doanh nghiệp cũng cần thông báo cho cơ quan BHXH cấp huyện nơi đặt trụ sở hoặc chi nhánh.

Nếu vì lý do nào đó không thể gửi báo cáo qua hệ thống trực tuyến, doanh nghiệp được phép nộp bản giấy theo Mẫu 01/PLI và tiếp tục thông báo cho cơ quan BHXH cấp huyện như quy định.

Sau khi tiếp nhận báo cáo, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ tổng hợp, cập nhật tình hình biến động lao động của doanh nghiệp, bao gồm cả những trường hợp báo cáo bằng bản giấy hàng ngày để đảm bảo dữ liệu được bổ sung đầy đủ.

Thời hạn mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm

2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất

Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ là nghĩa vụ bắt buộc để doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và mức phạt hành chính không đáng có. Để hỗ trợ bộ phận Nhân sự hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và chính xác theo quy định mới nhất của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, JobsGO đã tổng hợp mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động chuẩn (Mẫu 01/PLI) tại đường link dưới đây. Bạn hãy click tải và tham khảo nhé.

MẪU BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm

3. Hướng dẫn điền báo cáo tình hình sử dụng lao động

Dưới đây là cách điền báo cáo tình hình sử dụng lao động chi tiết theo từng cột, bạn hãy theo dõi:

Phần 1: Thông tin nhân sự (cột 1 – 6)

• Họ và tên: Ghi đầy đủ theo giấy tờ tùy thân.
• Mã số BHXH: Điền mã số sổ BHXH (nếu chưa có thì để trống).
• Ngày sinh & Giới tính: Ghi chính xác theo Giấy khai sinh/CCCD/Hộ chiếu.
• Số giấy tờ tùy thân (Quan trọng):

• Lao động Việt Nam: Bắt buộc điền số căn cước công dân.
• Lao động nước ngoài: Điền số hộ chiếu.

Phần 2: Vị trí và phân loại lao động (cột 7 – 11)

• Chức danh (cột 7): Ghi cụ thể tên công việc/chức vụ theo Hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc Quyết định bổ nhiệm (Ví dụ: Trưởng phòng Marketing, Công nhân may…).
• Phân loại trình độ: Tùy vào vị trí làm việc, bạn chọn điền vào một trong các cột sau:

• Nhà quản lý (cột 8): Dành cho người giữ chức vụ lãnh đạo, điều hành, có quyền chỉ huy (Giám đốc, Trưởng phòng…).
• Chuyên môn kỹ thuật bậc cao (cột 9): Dành cho người làm chuyên môn yêu cầu trình độ Đại học trở lên (Kỹ sư, Bác sĩ, Chuyên viên…).
• Chuyên môn kỹ thuật bậc trung (cột 10): Dành cho người làm chuyên môn yêu cầu trình độ Cao đẳng, Trung cấp.
• Lao động khác (cột 11): Các công việc còn lại (Nhân viên bán hàng, thợ thủ công, lao động giản đơn, vận hành máy…).

Phần 3: Tiền lương và phụ cấp (cột 12 – 17)

• Tiền lương (cột 12):

• Khối Nhà nước: Ghi hệ số lương.
• Khối Doanh nghiệp/Tư nhân: Ghi mức lương thực tế bằng tiền Việt Nam đồng (VNĐ).

• Các khoản phụ cấp:

• Phụ cấp chức vụ (cột 13): Ghi hệ số.
• Phụ cấp thâm niên (cột 14, 15): Ghi tỷ lệ phần trăm (%).
• Phụ cấp khác (cột 16, 17): Ghi các khoản phụ cấp lương hoặc bổ sung khác theo quy định pháp luật (nếu không có thì để trống).

Phần 4: Thời hạn hợp đồng và BHXH

• Môi trường làm việc (cột 18, 19): Chỉ điền nếu làm công việc nặng nhọc, độc hại (Ghi ngày bắt đầu/kết thúc).
• Loại hợp đồng lao động (HĐLĐ):

• Không xác định thời hạn: Điền ngày bắt đầu vào cột 20.
• Có xác định thời hạn: Điền ngày bắt đầu – kết thúc vào cột 21, 22.
• Hợp đồng khác (Thử việc, dưới 1 tháng): Điền ngày bắt đầu – kết thúc vào cột 23, 24.

• Thời gian đóng BHXH: Ghi ngày bắt đầu và kết thúc (nếu có) vào cột 25, 26.
• Ghi chú (cột 27): Dùng để ghi Số HĐLĐ, ngày ký HĐLĐ, hoặc tình trạng đặc biệt (tạm hoãn hợp đồng, nghỉ không lương…).

Cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

4. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, các công ty có thể gửi báo cáo theo hai hình thức: nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp bằng bản giấy tại cơ quan có thẩm quyền. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng cách để doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tránh sai sót.

4.1. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng dịch vụ công Quốc gia

Bước 1: Truy cập vào cổng dịch vụ công Quốc gia:

Truy cập vào cổng dịch vụ công

Bước 2: Sau khi đăng nhập chọn vào “Dịch vụ công trực tuyến”. Tại thanh tìm kiếm bạn nhập “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Tìm kiếm theo hướng dẫn

Bước 3: Chọn thủ tục và chọn “nộp trực tuyến”.

Tiếp theo nhấn vào nộp trực tuyến

Bước 4: Chọn cơ quan nhận báo cáo: Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Sau đó bấm “Đăng ký” là xong.

Nhấn vào đăng ký để hoàn tất quy trình

4.2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 2: Nộp tại:

• Đối với trường hợp thông thường: Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Sở Nội vụ và đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH tại địa bàn nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
• Trường hợp người lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế: Ngoài việc gửi hồ sơ cho Sở Nội vụ và cơ quan BHXH, doanh nghiệp cần thông báo thêm cho Ban Quản lý khu công nghiệp/khu kinh tế để phục vụ công tác theo dõi.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp ở đâu?

Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn và đúng quy trình không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, đảm bảo dữ liệu lao động luôn được cập nhật và minh bạch. Hy vọng mẫu báo cáo và hướng dẫn chi tiết mà JobsGO cung cấp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục một cách nhanh chóng, tránh sai sót và tuân thủ đầy đủ quy định hiện hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt bao nhiêu?

Doanh nghiệp không nộp báo cáo hoặc báo cáo sai quy định sẽ bị xử phạt hành chính từ 1 - 3 triệu đồng (không khai trình lao động) và 5 - 10 triệu đồng (không báo cáo tình hình thay đổi lao động).

2. Có phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Có. Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ‑CP (sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ‑CP), người sử dụng lao động phải khai trình lao động khi bắt đầu hoạt động và định kỳ báo cáo thay đổi lao động.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)