Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một tài liệu quan trọng giúp các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức đưa ra thông tin về việc sử dụng lao động trong tổ chức của họ. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhân sự và thúc đẩy sự phát triển bền vững của các đơn vị này.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một tài liệu thống kê và phân tích về việc sử dụng, quản lý lao động trong một tổ chức, ngành công nghiệp hoặc quốc gia cụ thể. Báo cáo này thường được thực hiện để đánh giá hiệu suất và tình hình lao động, cung cấp thông tin quan trọng để đưa ra quyết định về chính sách nhân sự và kế hoạch phát triển.
Dựa trên Phụ lục I đi kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP về việc cung cấp mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức (Mẫu số 01/PLI), ta có thể tổ chức lại nội dung như sau:
Tải ngay mẫu báo cáo chuẩn nhất dưới đây để thực hiện quy trình báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng quy định nhé.
3. Đối tượng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện bởi các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan sử dụng lao động và có hoạt động tại một địa điểm cụ thể.
4. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Doanh nghiệp có hai phương thức để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đó là nộp online thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
4.1 Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Đây là hình thức nộp báo cáo online, các bạn có thể thực hiện qua các bước sau:
Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập vào tài khoản dịch vụ công của doanh nghiệp. Nếu chưa có tài khoản, đơn vị/doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản mới tại trang chủ của Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, chọn “Dịch vụ công trực tuyến” trong phần “Thông tin và dịch vụ”. Tiếp đó tiến hành tìm kiếm từ khóa “liên thông” và chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”, nhấp vào nút “Tìm kiếm” để xem kết quả.
Lúc này màn hình sẽ hiện phần “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Bước 4: Chọn thủ tục và nhấp vào “Nộp trực tuyến”.
Bước 5: Điền thông tin cần thiết, bao gồm cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) và địa điểm nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 6: Sau khi hoàn thành, nhấp vào “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.
Bước 7: Nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ lên hệ thống BHXH.
Bước 8: Cán bộ Bảo hiểm xã hội sẽ xử lý hồ sơ liên quan đến BHXH.
Bước 9: Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo đến hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định.
4.2 Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Cách thứ 2 để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đó là đến trực tiếp Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Các bước thực hiện gồm:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ báo cáo.
Bước 2: Điền thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PL1. Cụ thể, bạn điền thông tin về vị trí việc làm phân loại theo nhóm: nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn kỹ thuật bậc trung.
Bước 3: Nộp báo cáo trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Sau đó, thông báo cho Cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện tại địa điểm doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện.
5. Thời gian nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Theo quy định của Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, thông báo đến cơ quan BHXH cấp huyện, tại địa điểm đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Thời gian báo cáo là định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6).
Trường hợp vi phạm quy định sẽ bị phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng.
6. Lưu ý khi điền báo cáo tình hình sử dụng lao động
Lưu ý khi điền báo cáo tình hình sử dụng lao động
Trong quá trình điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức theo Phụ lục I kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cần lưu ý các vấn đề sau:
(1) Thành phần cơ quan tiếp nhận báo cáo:
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Cơ quan BHXH cấp quận, huyện tại địa điểm đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
(2) Phân loại vị trí việc làm:
Cột (8) Nhà quản lý: Bao gồm những người lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, có giữ các chức vụ và quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ cấp trung ương đến cấp xã.
Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội.
Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) trong các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.
Bằng việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động đầy đủ, chính xác, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đóng góp vào việc xây dựng một môi trường lao động công bằng và phát triển. Đồng thời, thông tin từ báo cáo cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và định hướng chính sách lao động trong cả nước. JobsGO hy vọng rằng những thông tin trên sẽ hữu ích với tất cả các bạn.
Hồng Nguyễn
