Công ty của bạn có môi trường làm việc tích cực chưa? Nhân viên của bạn có vui và tự hào khi làm việc cho bạn không? Nếu câu trả lời là “không” hoặc nếu bạn không chắc, hãy đọc và khám phá xem điều gì tạo nên một môi trường làm việc tích cực, tại sao nó lại quan trọng, và làm thế nào bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
1. Tại sao môi trường làm việc tích cực lại quan trọng?
Trước khi đi vào chi tiết việc tạo ra môi trường làm việc tích cực, hãy nhìn vào ích lợi trước.
Về khoa học, điều này khá rõ: một môi trường làm việc tích cực dẫn đến năng suất cao hơn. Như một bài báo trên Harvard Business Review đã kết luận:
“Các cuộc nghiên cứu về tâm lý học tổ chức đã cho thấy rằng, một môi trường làm việc ngộp thở có hại cho năng suất theo thời gian, và môi trường làm việc tích cực sẽ đưa đến các ích lợi khổng lồ cho nhà tuyển dụng, nhân viên, và cả kết quả sau cùng.”
Những lợi ích hiện hữu trong một vài dạng sau:
Những nhân viên vui vẻ làm việc trong môi trường tích cực có xu hướng năng nổ và làm việc tốt hơn.
Môi trường làm việc tích cực có tỉ lệ vắng mặt thấp hơn.
Nhân viên hiếm khi có xu hướng nghỉ việc khi họ làm việc trong môi trường lành mạnh, nghĩa là giảm chi phí thay thế người mới cho công ty.
Trong môi trường làm việc lành mạnh, con người đỡ căng thẳng hơn, nghĩa là chi phí chăm sóc sức khỏe thấp hơn nếu bạn có cung cấp bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên.
Nhân viên tích cực mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, dẫn đến mức thỏa mãn lớn hơn cho khách hàng và doanh thu lặp lại cao.
Cả các kết quả sau cùng nữa, dĩ nhiên, có những phần thưởng tiềm ẩn hơn. Khi bạn tạo ra hoặc điều hành một doanh nghiệp, bạn chịu trách nhiệm tạo ra môi trường trong đó hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm con người sẽ trải qua một khoảng thời gian đáng kể của cuộc đời họ ở đó.
Bạn có thể lựa chọn trải nghiệm đó ra sao. Bạn có muốn nó đầy sợ hãi và sự nghi ngờ, với một văn hóa đổ lỗi và đẩy trách nhiệm? Có thể bạn muốn mọi người thích thú khi đi làm, để cảm nhận niềm tự hào và lòng trung thành khi làm việc cho bạn, và thành lập mối quan hệ gần gũi với đồng nghiệp.
2. Điều gì tạo ra môi trường làm việc tích cực?
Giờ thì chúng ta đã thấy tại sao việc tạo ra môi trường làm việc tích cực là quan trọng, hãy xem xem làm thế nào để đạt được điều đó. Trong phần này, bạn sẽ khám phá 12 kỹ thuật để nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực mà ở đó, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ, có giá trị và luôn luôn năng nổ.
Nhiệt độ màu đèn văn phòng của bạn là bao nhiêu? Cũng dễ hiểu thôi nếu bạn không biết – đó không phải điều phần lớn chủ doanh nghiệp nghĩ tới. Nhưng các nghiên cứu đã cho thấy rằng màu đèn mát hơn khiến người ta làm việc có hiệu suất hơn, trong khi màu đèn ấm hơn khiến họ cảm thấy dễ chịu và thư giãn.
Vì vậy hãy cân nhắc việc lắp đèn màu mát ở khu vực làm việc chính, và đèn màu ấm hơn trong phòng giải lao hay khu vực ăn uống. Bạn có thể có ánh sáng màu mát hơn bằng cách tăng lượng ánh sáng tự nhiên hoặc lắp đặt loại bóng đèn “ngả xanh”, ánh sáng ấm hơn đến từ bóng đèn màu cam hoặc vàng.
Cũng cần cân nhắc những thứ như chất lượng không khí – hệ thống điều hòa hoặc sưởi ấm có được kiểm tra thường xuyên không, lưới lọc có sạch không? Chất lượng không khí tệ ảnh hưởng đến độ tập trung và làm giảm mức năng lượng làm việc.
2.2. Cung cấp cơ sở vật chất thân thiện với nhân viên
Bên cạnh việc cố định khu vực làm việc chính, nhiều doanh nghiệp cũng cung cấp các cơ sở vật chất nhắm đến việc tăng chất lượng sống cho nhân viên như: vườn trẻ, phòng gym, lớp yoga, thực phẩm và đồ uống lành mạnh v…v…
Những thứ này nghe có vẻ đắt tiền, nhưng bạn có thể áp dụng vài thứ thậm chí với ngân sách thấp. Thậm chí nếu bạn không thể dành ra một phòng gym đầy đủ thiết bị, chẳng hạn, bạn có lấy một phòng họp và trang bị thêm vài tấm thảm tập thể dục, một vài thiết bị cơ bản giá rẻ. Bạn thậm chí có thể nhờ ai đó trong số nhân viên dạy một lớp yoga hoặc thiền vào giờ ăn trưa, hoặc thuê ai với mức chi phí chấp nhận được. Và thậm chí nếu bạn không thể xây một khu ăn uống hoành tráng, bạn có thể đặt một ít trái cây và đồ ăn vặt lành mạnh.
Ngoài ra, nhiều công ty cho rằng điều quan trọng không phải có dàn thiết bị hiện đại nhất, mà là cho nhân viên thấy sự quan tâm đến họ như một con người, không phải chỉ là một công cụ sản xuất, các cơ sở vật chất giúp họ tăng cường chất lượng sống.
2.3. Cho họ quyền tự do
Một trong những cách tốt nhất để tạo ra môi trường làm việc tích cực là cho nhân viên quyền tự do. Tránh việc quản lý chi tiết, thay vào đó cho họ không gian và sự tự do để ra quyết định, đóng góp ý tưởng, tự quản lý khối lượng công việc của mình, và làm việc mà không phải chịu sự giám sát liên tục. Kết quả là những nhân viên hạnh phúc hơn, năng nổ hơn liên tục đóng góp cho một không gian làm việc tích cực hơn.
Bằng chứng là một nghiên cứu trên 20,000 nhân viên trong 2 năm cho thấy rằng những người có nhiều quyền tự quyết hơn trải nghiệm mức độ thỏa mãn cao hơn và cảm xúc tốt hơn trong công việc.
Bạn có thể cần thay đổi điều này từ từ. Nếu mọi người đã quen việc giám sát chặt chẽ, một sự thay đổi đột ngột sang tự chủ hoàn toàn có thể tạo ra sự bối rối và mất tinh thần. Nhưng nếu bạn từ từ thả lỏng dây cương và cho phép mọi người chịu trách nhiệm nhiều hơn về cách thức làm việc của mình, bạn sẽ thấy tác động tích cực về văn hóa làm việc.
2.4. Cải thiện giao tiếp – cải thiện môi trường làm việc
Giao tiếp tệ là căn nguyên của nhiều vấn đề cho cả các công ty lớn và nhỏ. Một khảo sát cho thấy đến 86% người tham gia khảo sát đổ lỗi cho sự thiếu cộng tác hoặc giao tiếp thiếu hiệu quả là nguyên nhân của các thất bại chốn công sở.
Khi người ta không biết họ được trông đợi điều gì hay phương hướng của công ty là gì, họ lơ đãng và trôi tuột đi. Khi họ không giao tiếp tốt được với nhau, hiểu lầm xảy ra, và môi trường làm việc không còn tích cực nữa.
Có nhiều thứ bạn làm được để cải thiện giao tiếp, từ việc dùng các công cụ công nghệ cho đến thiết lập cơ chế phản hồi và thực hành các phương pháp giải quyết xung đột.
2.5. Tạo ra các cơ hội thăng tiến và đào tạocho nhân viên
Nhân viên của bạn sẽ không tích cực làm việc cho bạn lắm đâu, nếu họ thiếu thốn các cơ hội để được học hỏi và phát triển kỹ năng của mình.
Cho họ thấy rằng bạn trân trọng họ và muốn giúp họ phát triển và thăng tiến sự nghiệp, đổi lại, nói cách khác, bạn sẽ có một lực lượng lao động hạnh phúc hơn nhiều. Một khảo sát của Bridge (là thiết bị mạng thuộc lớp 2 của mô hình OSI (Data Link Layer)) cho thấy rằng văn hóa làm việc ham học hỏi trong một tổ chức là yếu tố thúc đẩy số 1 về tính năng nổ và lòng trung thành của nhân viên.
Việc đào tạo cũng không cần phải tốn kém quá mức. Dĩ nhiên, bạn có thể thuê các công ty đào tạo đắt tiền hay tài trợ học phí đại học cho nhân viên nếu bạn có kinh phí. Nhưng nếu không, bạn cũng có thể lựa chọn các chi phí rẻ hơn như đào tạo tại chỗ, cố vấn, và các chương trình đào tạo trực tuyến hợp túi tiền. Điều cần làm để trở thành một nhân viên xuất sắcchính là tìm kiếm và tận dụng những cơ hội học hỏi này, giúp họ phát triển kỹ năng và năng lực cần thiết cho công việc.
2.6. Công nhận thành tích của nhân viên để họ tích cực trong công việc
Khi người ta làm việc tốt, họ muốn được công nhận điều đó. Một văn hóa công sở trong đó cả quản lý và đồng nghiệp thường xuyên công nhận thành tích của mọi người thường sẽ là nơi tích cực để làm việc.
Tuy nhiên, hãy thận trọng cách bạn làm điều đó. Một nghiên cứu của Trường Doanh Nhân Harvard chỉ ra rằng một chương trình khen thưởng cho nhân viên làm việc giỏi tại một công ty công nghiệp dẫn tới mức sụt giảm 1.4% về năng suất. Vài nhân viên tìm ra cách ăn gian hệ thống và dành giải thưởng, trong khi các nhân viên đã có phong thái làm việc hoàn hảo bị mất động lực khi thấy những người khác nhận được giải thưởng cho thứ mà họ xem là hành vi thông thường.
Bài học: hãy cẩn thận trong cách thiết kế các chương trình trao thưởng, và cân nhắc về tác động của nó không chỉ lên các nhân viên được công nhận mà cả những người không được công nhận.
Nghiên cứu đã cho thấy rằng nhiều nhân viên không đặt động lực chính ở tiền, nhưng điều đó không có nghĩa là tiền không quan trọng. Khen thưởng nhân viên hợp lý cho công việc họ làm là một cách để cho thấy sự tôn trọng thành quả của họ và truyền đạt thông điệp rằng họ có giá trị. Tăng lương hoặc thưởng đảm bảo 100% sẽ mang đến nụ cười trên gương mặt mọi người!
Cùng với việc công nhận thì điều quan trọng là phải làm đúng cách. Nếu bạn tăng lương vô tội vạ, bạn có thể đưa ra thông điệp rằng hiệu suất chẳng quan trọng và làm mất động lực của những nhân viên hàng đầu. Tốt nhất nên kết nối lương và hiệu suất, dùng việc tăng lương và thưởng như công cụ để khen thưởng người có hiệu suất tốt. Bạn cũng có thể kết nối nó với hiệu suất của toàn công ty, ví dụ, khởi động chương trình chia sẻ lợi nhuận để nhân viên hưởng lợi khi công ty ăn nên làm ra.
2.8. Cho phép sắp xếp công việc linh hoạt
Cân bằng công việc – cuộc sống là đề tài hot trong công ty, và là một lý do tốt. Khi người ta có mức cân bằng tốt giữa công việc và phần còn lại của cuộc sống, họ có xu hướng làm việc tốt hơn, có trạng thái sức khỏe tốt hơn, và tích cực hơn về công việc.
Có nhiều kỹ thuật để đạt mức cân bằng công việc – cuộc sống tốt hơn, nhưng cho phép nhân viên có lợi thế về việc sắp xếp công việc linh hoạt là thứ hiệu quả nhất. Bằng cách để mọi người thu xếp công việc chung quanh sự cam kết, bạn có thể giúp họ làm chủ cuộc sống phong phú, đầy đủ hơn, để làm điều quan trọng với bản thân, và đóng góp vào môi trường làm việc tích cực. Đặc biệt, bạn nên nhấn mạnh rằng họ cần hoàn thành nhiệm vụ ASAP để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Chúng ta phát triển mạnh mẽ khi có những mối quan hệ mạnh mẽ, lành mạnh với những thành viên khác của bất kỳ đội nhóm nào chúng ta tham gia. Vì vậy, không mấy ngạc nhiên khi việc khuyến khích nhân viên phát triển tình bạn sẽ có tác động tích cực đến môi trường làm việc.
Dĩ nhiên, chuyện này không dễ chút nào. Bạn không thể buộc người ta thích lẫn nhau. Nhưng bạn có thể tạo ra cơ hội để phát triển tình bạn. Bạn có thể sắp xếp các sự kiện hay dã ngoại, chẳng hạn khuyến khích nhân viên gặp gỡ nhau trong các dịp không chính thức ngoài giờ làm việc. Bạn có thể trả tiền để đội nhóm ăn trưa cùng nhau tại một nhà hành nào đó (có thể không cần sự có mặt của quản lý hoặc theo những nhóm nhỏ hơn nếu điều đó giúp mọi người cảm thấy thư giãn hơn).
Cố gắng sắp xếp một phạm vi sự kiện rộng để hấp dẫn nhiều loại người. Ví dụ, đi uống sau giờ làm thứ 7, nhưng hãy cố quan tâm đến cả những người không uống bia rượu hoặc có cam kết với gia đình, khó có thể về khuya.
2.10. Nuôi dưỡng tính đa dạng & sự bao dung
Làm sao bạn có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực nếu một số kiểu người bị loại trừ hay cảm thấy mình không được chào đón?
Điều quan trọng để đảm bảo nỗ lực tạo ra môi trường làm việc tốt hơn của bạn là cân nhắc đến nhu cầu của tất cả nhân viên, bất kể tuổi tác, chủng tộc, giới tính, và các bình diện khác của sự đa dạng.
Thoạt đầu điều này có thể không dễ, nhưng nó sẽ dẫn đến môi trường làm việc tích cực và toàn diện hơn về lâu về dài.
2.11. Cho họ biết vì sao
Các nghiên cứu đề xuất rằng ý nghĩa và mục đích là rất quan trọng trong việc nuôi dưỡng môi trường làm việc lành mạnh. Trong công việc cũng như cuộc sống, người ta hạnh phúc hơn và năng nổ hơn khi họ có tầm nhìn ý nghĩa về tương lai và một cảm giác về mục đích.
Vì vậy điều quan trọng là đảm bảo rằng nhân viên biết công việc của họ có ý nghĩa thế nào trong bức tranh toàn cảnh. Điều đó không chỉ là trao đổi với họ về chiến lược, mà còn là định vị mục tiêu của họ trong mục tiêu chung lớn hơn của toàn công ty, để tất cả mọi người thấy rõ những gì mà họ đóng góp. Nếu họ hiểu điều đó, họ thường sẽ cảm thấy tích cực hơn về công việc của mình.
Ví dụ, bảo trì và cập nhật một hệ thống máy tính, có vẻ khá trừu tượng và vô nghĩa, nhưng nếu nhân viên hiểu được rằng sức mạnh hệ thống là điều cốt lõi để công ty đạt được mục tiêu, và rằng rất nhiều nhân viên và khách hàng phụ thuộc vào nó, thì công việc sẽ trở nên ý nghĩa và có mục đích hơn, nhân viên thường sẽ tiếp cận nó với thái độ tích cực hơn.
2.12. Lắng nghe cũng là cách tạo môi trường làm việc tích cực trong công ty
Những kỹ thuật này sẽ hiệu quả trong nhiều công ty và lĩnh vực đa dạng khác nhau. Nhưng cũng có vài điều cụ thể sẽ cải thiện môi trường trong công ty của bạn. Cách tốt nhất để tìm hiểu về những điều đó là lắng nghe chính nhân viên của bạn. Thay vì cho họ điều bạn nghĩ họ cần, hãy hỏi xem họ cần gì.
Bạn có thể làm điều này qua các khảo sát nhân viên định kỳ, các buổi thăm dò phản hồi không chính thức, đề xuất ẩn danh, hay các kỹ thuật khác. Nhân viên của bạn chính là người trải nghiệm văn hóa công sở của bạn mỗi ngày và biết điều gì sẽ giúp cải thiện nó, vì vậy hãy lắng nghe họ và để ý kiến của họ mở đường cho những nỗ lực của bạn trong việc cải thiện môi trường làm việc.
Kết luận
Trong bài viết này, bạn đã khám phá 12 kỹ thuật để tạo ra môi trường làm việc tích cực. Bạn đã thấy điều gì tạo ra môi trường làm việc tích cực từ ban đầu, và tại sao việc có môi trường như vậy cho công ty lại quan trọng.
Bước tiếp theo là tiến lên và áp dụng một vài trong số các ý tưởng này cho công ty mình. Hầu hết chúng đều khá dễ và không mấy tốn kém, trong khi vài cái khác có thể tốn thời gian hơn chút nhưng nên được bắt đầu ngay hôm nay.
Vậy bạn còn chờ gì nữa? Hãy thử vài ý tưởng và xem liệu bạn có thể tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn, vui vẻ hơn và tốt hơn không nhé.
Lê Vy
