Kế toán tài sản cố định là hoạt động quan trọng đối với quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy hoạt động này có những đặc trưng gì? Quy trình kế toán tài sản cố định ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây!
Hiểu đơn giản, kế toán tài sản cố định chính là những nghiệp vụ kế toán về tài sản cố định trong doanh nghiệp.
Kế Toán Tài Sản Cố Định Là Gì?
Theo quy định hiện hành từ mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ riêng bao gồm:
Biên bản giao nhận tài sản cố định.
Hợp đồng mua bán tài sản cố định.
Hóa đơn mua bán tài sản cố định.
Các giấy tờ và chứng từ có liên quan khác.
Mỗi loại tài sản cố định trong doanh nghiệp sẽ được đánh số, phân loại và có thẻ riêng. Điều này sẽ giúp quá trình kế toán theo dõi chuẩn xác và chi tiết cho từng đối tượng ghi tài sản cố định trong sổ theo dõi.
Tài khoản cố định sẽ cần quản lý về nguyên giá, số hao mòn lũy kế, giá trị còn lại trong số kế toán doanh nghiệp. Nhưng đối với các loại tài sản cố định đang chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao thì doanh nghiệp vẫn phải theo dõi, bảo quản và quản lý bình thường, đồng thời có trích khấu hao theo quy định.
Ví dụ về kế toán tài sản cố định:
Công ty J đầu tư hệ thống máy tính mới trị giá 1 tỷ đồng phục vụ cho hoạt động của phòng Marketing. Sau khi ghi nhận tài sản mới vào sổ sách kế toán, tài sản sẽ có sự thay đổi như sau:
Tài sản cố định tăng thêm 1 tỷ đồng.
Tài khoản tiền mặt giảm đi 1 tỷ đồng.
Ngoài ghi nhận toàn bộ giá trị tài sản trong một khoảng thời gian, công ty J cũng có thể chia nhỏ thành nhiều năm, mỗi năm ghi nhận một phần. Chẳng hạn với thời gian 5 năm:
Tài sản phân bổ chi phí là 200 triệu đồng.
Tài sản cố định được ghi nhận là 200 triệu đồng.
Tài sản có thể hao mòn trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể xem xét dựa trên nhiều yếu tố để cập nhật giá trị trong sổ sách kế toán.
Kế toán tài sản cố định là hoạt động kế toán sở hữu những đặc trưng cơ bản như sau:
2.1. Có Tính Chất Dài hạn
Thông thường, các doanh nghiệp thường đưa các loại tài sản sử dụng lâu dài vào danh mục tài sản cố định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, thời gian sử dụng tài sản cố định có thể có sự khác biệt, nhưng ít nhất phải trong một năm kế toán. Loại tài sản này được dùng để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp thay vì buôn bán.
2.2. Có Giá Trị Lớn
Tài sản cố định xuất hiện trong hầu hết các giai đoạn sản xuất, kinh doanh,… của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, nó thường được đầu tư mạnh tay với mức chi phí khủng. Có thể điểm qua một vài tài sản cố định có giá trị lớn như hệ thống nhà xưởng, máy móc, đất đai,…
2.3. Cố Định Về Mặt Thời Gian
Tại các doanh nghiệp, tài sản cố định thường được sử dụng trong một khoảng thời gian dài nếu không phải nâng cấp hay sửa chữa. Theo đó, kế toán tài sản cố định cũng được áp dụng với quy trình dài, xuyên suốt thời gian sử dụng để ghi nhận toàn bộ giao dịch liên quan.
2.4. Ghi Nhận Theo Nguyên Tắc Chi Phí Gốc
Tài sản cố định được ghi nhận vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc trung thực với giá trị ban đầu. Các chi phí liên quan cũng phải được thống kê đầy đủ. Vì vậy, giá trị của nó gần như không thay đổi theo thời gian, trừ trường hợp ghi nhận hao mòn, hư hại,…
2.5. Tính Toán Theo Phương Pháp Khấu Hao
Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định ít nhiều thay đổi so với thời gian đầu, thậm chí là hư hại ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh. Để phản ánh chính xác tình trạng này trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp sử dụng phương pháp khấu hao để phân bổ tài sản trong suốt thời gian sử dụng.
3. Vai Trò Của Kế Toán Tài Sản Cố Định
Trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp, kế toán tài sản cố định giữ các vai trò quan trọng như sau:
Ghi nhận và phân loại tài sản cố định.
Xác định và ghi nhận chính xác hao mòn tài sản theo thời gian.
Kiểm soát và quản lý hiệu quả tài sản cố định.
Sử dụng số liệu cho báo cáo tài chính.
Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán.
Vai Trò Của Kế Toán Tài Sản Cố Định
4. Quy Trình Công Việc Kế Toán Tài Sản Cố Định Trong Doanh Nghiệp
Chi tiết về quy trình công việc kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp như sau:
4.1. Nội Dung Kế Toán Chi Tiết Tài Sản Cố Định
Kế toán viên cần lập và thực hiện việc thu các chứng từ kế toán tài sản cố định ban đầu, gồm:
Tại nơi sử dụng và bảo quản tài sản cố định: Việc theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng nhằm xác định trách nhiệm và bảo quản để nâng cao hiệu quả dùng. Các phòng ban, phân xưởng sẽ được giao sổ kế toán tài sản cố định cho việc theo dõi trong phạm vi cho phép.
Tổ chức kế toán tài sản cố định chi tiết được diễn ra tại phòng kế toán có dùng sổ tài sản cố định và thẻ tài sản cố định để theo dõi vấn đề tăng – giảm, hao mòn của tài sản cố định tại doanh nghiệp. Trong đó:
Sổ tài sản cố định được mở để theo dõi vấn đề tăng – giảm và hao mòn tài sản cố định toàn bộ doanh nghiệp. Mỗi loại tài sản cố định có thể dùng một số riêng hoặc dùng một số trang nhất định trong cùng một sổ.
Thẻ tài sản cố định do kế toán lập cho các đối tượng ghi tài sản cố định, chúng phản ứng các chỉ tiêu chung về nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại, theo dõi việc tăng giảm tài sản cố định.
Vấn đề ghi tình hình tăng giảm tài sản cố định trong doanh nghiệp chi tiết như sau:
Ghi Tăng Tài Sản Cố Định
Tài sản cố định trong doanh nghiệp tăng khi nhập góp vốn, mua mới, điều chuyển từ các đơn vị, tăng đầu tư xây dựng cơ bản hoặc đánh giá lại. Kế toán sẽ ghi căn cứ vào chứng từ có liên quan như: Biên bản giao nhận, hóa đơn mua mới,… Cụ thể như sau:
Nợ các tài khoản: 213, 211, 212 đối với phần nguyên giá.
Nợ tài khoản 1331 đối với thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
Có các tài khoản 331, 111, 112 khi mua mới (theo giá trị thanh toán).
Có tài khoản 411 khi góp vốn.
Có tài khoản 136 khi điều chuyển từ đơn vị khác trong doanh nghiệp, tổ chức.
Có tài khoản 241 khi xây dựng cơ bản hoàn thành.
Đồng thời kế toán cũng cần phải ghi phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định (nếu có).
Tài sản cố định trong doanh nghiệp giảm khi thanh lý do hết hạn sử dụng, góp vốn liên doanh, nhượng bán cho đơn vị khác,.. Kế toán tài sản cố định phải có chứng từ ban đầu hợp pháp và sử dụng các tài khoản sau:
Nợ tài khoản 214 về hao mòn tài sản cố định đối với giá trị đã hao mòn.
Nợ tài khoản 811 về chi phí khác cho phần giá trị còn lại.
Có các tài khoản 213, 211 với tài sản cố định hữu ích cho phần nguyên giá.
Có tài khoản 711 cho các khoản thu nhập khác khi thanh lý.
Khấu hao tài sản cố định là sự phân bổ giá trị khấu hao trong thời gian sử dụng tài sản cố định để tạo ra các sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp. Kế toán khấu hao tài sản là cách chủ quan để doanh nghiệp thu hồi số vốn đã đầu tư mua trang thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh – sản xuất của mình.
Dù không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất – kinh doanh, tài sản cố định vẫn bị giảm sút về giá trị. Đó chính là khoản hao mòn cần được tính. Kế toán sử dụng tài khoản 214 để phản ánh tình hình hao mòn của tài sản cố định trong doanh nghiệp. Cách ghi cụ thể như sau:
Nợ các tài khoản 241, 627, 642, 641, 6312,…
Có tài khoản 214 cho hao mòn tài khoản cố định, chọn tài khoản cấp 2 phù hợp.
Đối với tài sản cố định dùng vào hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, đầu tư cho quỹ phát triển khoa học – công nghệ, kế toán sẽ ghi giá trị hao mòn như sau:
Nợ các tài khoản 466, 353,…
Có tài khoản 214.
Trong trường hợp mua tài sản cố định về nhưng chưa dùng hoặc đang chờ thành lý thì vẫn phải ghi nhận giá trị hao mòn. Chi phí này không được hạch toán tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Ghi tài khoản như sau:
Nợ tài khoản 811.
Có tài khoản 214.
4.4. Kế Toán Sửa Chữa Tài Sản Cố Định
Khi sử dụng tài sản cố định bị hư hỏng cần sửa chữa và được xếp thành 2 loại dựa vào tính chất, quy mô sửa chữa như sau:
Sửa Chữa, Bảo Dưỡng Thường Xuyên
Sửa chữa và bảo dưỡng thường xuyên theo yêu cầu kỹ thuật là điều cần thiết để đảm bảo tài sản cố định hoạt động bình thường, an toàn. Chi phí cho hoạt động này thường hạch toán thẳng với chi phí sản xuất – kinh doanh. Cụ thể ghi kế toán tài sản cố định cho việc sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên như sau:
Nợ các tài khoản 642, 627, 641 khi có khi phí sửa chữa nhỏ.
Nợ tài khoản 242 khi phát sinh chi phí trả trước cho sửa chữa cần phân bổ dần.
Nợ tài khoản 1331 cho dịch vụ sửa chữa thuê ngoài.
Có các tài khoản 112, 111.
Sửa Chữa Lớn
Sửa chữa lớn thường mang tính nâng cấp, cải tạo hoặc khôi phục tài sản cố định cần nâng cấp theo yêu cầu kỹ thuật hoặc bị hư hỏng nặng. Thời gian sửa chữa dài, chi phí phát sinh lớn nên kế toán phải lập kế hoạch và dự toán chi tiết. Ghi tài khoản như sau:
Khi phát sinh các chi phí sửa chữa lớn cần ghi:
Nợ tài khoản 2413.
Có các tài khoản 242, 111, 152, 112,…
Khi hoàn thành các sửa chữa lớn được ghi nhận thành các chi phí thỏa mãn ghi tăng nguyên giá tài sản cố định như sau:
Nợ tài khoản 211 đối với tài sản cố định hữu hình.
Có tài khoản 2143 đối với sửa chữa lớn tài sản cố định.
5. Nghiệp Vụ Kế Toán Tài Sản Cố Định
Dưới đây là một số nghiệp vụ kế toán tài sản cố định được áp dụng phổ biến trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp:
Ghi nhận và đầu tư vào tài sản cố định.
Ghi nhận hao mòn và khấu hao.
Ghi nhận bảo dưỡng và sửa chữa tài sản cố định.
Ghi nhận thay đổi và nâng cấp tài sản cố định.
Xử lý thanh lý và loại bỏ tài sản cố định.
Kiểm kê tài sản cố định.
Báo cáo tài chính.
Nghiệp Vụ Kế Toán Tài Sản Cố Định
6. Báo Cáo Tài Chính Liên Quan Đến Tài Sản Cố Định
Báo cáo tài chính liên quan đến tài sản cố định hoàn chỉnh không thể thiếu các thành phần sau đây:
Báo cáo tài sản cố định: Là báo cáo cung cấp thông tin về giá trị và sự thay đổi của tài sản cố định trong một khoảng thời gian cụ thể. Thông tin về giá trị hao mòn, các khoản đầu tư mua sắm mới, chi phí bảo dưỡng sửa chữa,… là những nội dung bắt buộc phải có trong báo cáo tài sản cố định.
Bảng cân đối tài sản cố định: Là tài liệu thể hiện giá trị thực tế của tài sản cố định của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho hoạt động kế toán tài sản cố định như tài sản ban đầu, hao mòn và khấu hao tích lũy, các khoản đầu tư, tích lũy và giá trị còn lại của tài sản tính đến thời điểm lập bảng,…
Ghi chú chuyển đổi: Là phần không thể thiếu của báo cáo tài chính với nội dung chính là ghi nhận các sự kiện quan trọng liên quan trực tiếp tới tài sản cố định như mua mới, thanh lý, sửa chữa hoặc thay đổi các quy định pháp lý liên quan.
Ghi chú hao mòn và khấu hao: Là mô tả chi tiết về tình trạng tài sản như hao mòn, thời gian sử dụng ước tính,… được thực hiện bằng phương pháp khấu hao.
Thông tin bổ sung: Một số thông tin liên quan có tác dụng bổ sung và chi tiết hóa cho báo cáo tài chính hay bảng cân đối tài sản cố định của đơn vị.
Như vậy, JobsGO đã giúp bạn hiểu về kế toán tài sản cố định cũng như quy trình quản lý tài sản cố định chuẩn đang được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Nhìn chung, đây là hoạt động phức tạp, đòi hỏi tính chính xác cao nhằm đảm bảo quá trình phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nếu quan tâm đến nghiệp vụ kế toán hoặc mong muốn tìm việc làm kế toán chất lượng, bạn hãy theo dõi JobsGO thường xuyên nhé!
Câu hỏi thường gặp
1. Có Những Yêu Cầu Gì Đối Với Một Kế Toán Tài Sản Cố Định?
Để trở thành kế toán tài sản cố định tại các doanh nghiệp lớn, bên cạnh kiến thức chung về kế toán, bạn còn cần sự hiểu biết về nghiệp vụ kế toán tài sản cố định, luật thuế cũng như kỹ năng phân tích, đánh giá, sử dụng phần mềm kế toán,...
2. Làm Thế Nào Để Tài Sản Cố Định Không Bị Thất Thoát?
Quản lý theo dõi số lượng thường xuyên. Để đảm bảo an toàn tuyệt đối, bạn nên dán mã với từng loại tài sản, lập bảng theo dõi và thống kê khấu hao thường xuyên.
3. Bàn Giao Tài Sản Cố Định Thực Hiện Như Thế Nào?
Chuyển giao đầy đủ tài sản cố định, giấy tờ tài liệu liên quan cùng biên bản bàn giao để quản lý chính xác tính hiện hữu của tài sản.
4. Số Khấu Hao Lũy Kế Của Tài Sản Cố Định Là Gì?
Là tổng cộng số khấu hao đã trích vào chi phí sản xuất, kinh doanh qua các kỳ kinh doanh của tài sản cố định tính đến thời điểm báo cáo.
Bảo Danh
