Email là một trong những công cụ đang được sử dụng rất phổ biến, hầu hết trong các doanh nghiệp hiện nay để trao đổi thông tin liên quan đến công việc. Tuy nhiên, nhiều ý kiến cũng cho rằng, việc quá lạm dụng email là một sai lầm. Vậy thực tế, email có phải là một gánh nặng trong công sở không? Cùng JobsGO phân tích và giải đáp thắc mắc trên nhé.
Email – công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp
Email – công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp
Tại Mỹ, vào những năm 1980, máy tính để bàn bắt đầu được kết nối với nhau qua mạng. Cũng từ đây, email nổi lên như một công cụ hàng đầu để chuyển thông tin đi khắp văn phòng, rồi kết nối mọi người ở mọi nơi. Một nghiên cứu từ Đại học California đã cho thấy giai đoạn 1965 – 2006 có thể chia ra làm hai thời đại: trước khi có email và sau khi email xuất hiện. Trước khi có email, công nhân viên dành khoảng 45% thời gian tại công sở cho các cuộc họp đã lên lịch, và 20% cho công việc bàn giấy. Kể từ khi có email, tỷ lệ % của hai phần việc này được hoán đổi. (Nguồn: The New Yorker).
Như vậy, có thể thấy, email đã và đang chiếm một vị trí vô cùng quan trọng, là công cụ mà hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới đều sử dụng. Toàn bộ các vấn đề về công việc đều sẽ được trao đổi qua email, nhằm đảm bảo sự nghiêm túc, khách quan và không gây gián đoạn.
Mặc dù đã từng là công cụ làm việc thông minh hàng đầu trên thế giới, song với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ cùng nhiều ứng dụng, nền tảng hiện đại ra đời, email dần trở nên kém hiệu quả hơn. Thậm chí, một số người còn cho rằng, dùng email là một gánh nặng trong công sở. Điều đó có đúng hay không?
Email có phải là một gánh nặng trong công sở?
Theo nghiên cứu từ các nhà khoa học máy tính, hiện nay, việc trao đổi thông tin cùng lúc trong nhóm làm việc (ứng dụng chat) sẽ hiệu quả hơn so với gửi thông báo qua email. Bởi trong quá trình làm việc, không phải ai cũng sẽ đọc mail ngay khi được nhận. Và nếu số người nhận email càng đông thì email lại càng kém hiệu quả.
Chúng ta luôn kỳ vọng sử dụng email có thể thay thế cho một cuộc gọi, gặp mặt trực tiếp. Thế nhưng, những vấn đề trước đây có thể giải quyết được trong vài phút qua điện thoại thì nay lại cần hàng chục email, tin nhắn để sắp xếp. Với những email có nhóm người nhận lớn thì sự phức tạp lại càng gia tăng. Một nhân viên không phản hồi lại vì sự chậm trễ hay chính hệ thống lọc spam của email đã đẩy tin đó sang hộp thư rác? Và có khi nào một vấn đề, một quyết định nhận được sự đồng thuận của tất cả mọi người qua email? Nhân viên nhận được email tức là được yêu cầu phản hồi hay có thể im lặng, không cần phải tham gia đóng góp ý kiến cho các quyết định?,…
Nghiên cứu về vấn đề này, năm 2018, một công ty về phần mềm nổi tiếng trên thế giới đã thu thập nhật ký sử dụng máy tính ẩn danh từ hàng chục ngàn người. Kết quả họ nhận thấy rằng, cứ 6 phút/lần, người dùng sẽ kiểm tra email, công cụ chat. Tại một tập đoàn lớn, các nhân viên sẽ kiểm tra khoảng 77 lần email/ngày. Với số lượng email càng nhiều, người dùng sẽ càng mất nhiều thời gian để quản lý cũng như ghi nhớ thông tin hơn.
Tuy nhiên, về bản chất, email vẫn mang lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp và nó không hẳn là gánh nặng. Trong các tình huống cần giao tiếp văn bản nhưng không cần tiếp nhận cùng lúc thì việc sử dụng email rõ ràng sẽ phù hợp hơn. Khó khăn gặp phải ở đây chỉ là khi chúng ta cố gắng thực hiện một dự án hợp tác, đòi hỏi đẩy nhanh tiến độ thực hiện thì nó sẽ kém hiệu quả hơn. Vậy làm cách nào để không khiến cho email trở thành gánh nặng trong công sở? Tiếp tục theo dõi nội dung phần 3 của bài viết nhé!
Làm sao để email không trở thành gánh nặng trong công sở?
Làm sao để email không trở thành gánh nặng trong công sở?
Trong một cuộc khảo sát tại Mỹ với 294 công ty, có ⅓ số công ty cho biết rằng họ đã sai thải ít nhất 1 nhân viên/năm vì lỗi vi phạm các chính sách sử dụng email nơi công sở. 52% cho biết họ áp dụng các nội quy về dùng email dành cho nhân viên. Cũng theo khát sát này, có khoảng 38% công ty cho biết họ thuê riêng đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ phân tích, kiểm tra nội dung email đã được nhân viên gửi đi,… Như vậy, việc sử dụng email trong doanh nghiệp gặp phải khá nhiều vấn đề. Làm sao để khắc phục được tình trạng đó?
Theo kinh nghiệm và lý thuyết “hệ thống phân tán” từ các nhà khoa học, trong các giai đoạn nước rút quan trọng, cần nhanh chóng thúc đẩy tiến độ thì không nên quá lạm dụng email, thay vào đó là linh hoạt gọi điện, gặp mặt trực tiếp. Điều đó có nghĩa là, doanh nghiệp cần phải cấu trúc lại cách giao tiếp trong quá trình làm việc.
Hiện nay, cũng có khá nhiều đơn vị thay đổi cách hoạt động với email. Điển hình như một giám đầu điều hành công ty công nghệ về giao dịch chia sẻ rằng: “Anh chỉ dành nhiều nhất 2 – 3 giờ/tuần cho việc gửi, nhận email. Thậm chí, anh thay thế hầu hết các tin nhắn qua công cụ chat bằng cuộc họp theo lịch, cho phép giải quyết các vấn đề nhanh chóng, hiệu quả trong thời gian thực,…”.
Tương tự như vậy, một công ty phát triển phần mềm khác cũng cho phép nhân viên của mình tự thiết lập thời gian trao đổi với quản lý, cấp trên theo kiểu “sinh viên – giảng viên”. Tức là, nếu nhân viên gặp vấn đề gì, cần nói chuyện trực tiếp với ai thì hoàn toàn có thể đăng ký, hẹn gặp thay vì gửi email và chờ đợi phản hồi.
Có thể thấy, sử dụng email trong công sở là điều khá cần thiết, mang lại hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần có cơ chế hoạt động linh hoạt, kết hợp nhiều công cụ khác nhau, đảm bảo tối ưu được thời gian phản hồi, không nên quá lạm dụng, biến email thành một “gánh nặng” đối với nhiều người. Mong rằng bài viết trên đây của JobsGO đã cung cấp thông tin quan trọng dành cho bạn đọc.
Hồng Nguyễn
