Chứng là là một loại tài liệu bắt buộc phải sử dụng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu “chứng từ là gì?”, “có những loại chứng từ nào?”. Trong bài viết hôm nay, JobsGO sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về khái niệm chứng từ, chứng từ kế toán cũng như nội dung và các loại chứng từ phổ biến.
Chứng từ là gì? Chứng từ là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,… được sử dụng để chứng minh một giao dịch hoặc sự kiện nào đó đã xảy ra. Chúng thường được sử dụng trong việc làm kế toán tổng hợp, tài chính, giao dịch thương mại,… để bảo vệ quyền lợi và đảm bảo tính chính xác, minh bạch của các giao dịch.
Các loại chứng từ thường được sử dụng trong kế toán gồm: hóa đơn, biên lai, chứng từ ghi nợ, chứng từ thanh toán, phiếu thu/chi,…
Khái niệm “chứng từ là gì?” đã được giải thích rõ tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau: “Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”
Thế nào là chứng từ hợp lệ?
Chứng từ hợp lệ là chứng từ được lập theo quy định của pháp luật và đầy đủ các thông tin cần thiết để chứng minh sự kiện, giao dịch đã diễn ra trong kế toán và tài chính của doanh nghiệp. Một chứng từ hợp lệ phải đáp ứng được các yêu cầu sau đây:
Tính pháp lý: Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan. Điều này giúp ngăn ngừa các trường hợp có phát sinh tranh chấp giữa các bên. Nếu có tranh chấp xảy ra, chứng từ sẽ là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai và trách nhiệm của các bên.
Tính đúng pháp luật: Chứng từ cần có hình thức nội dung theo đúng quy định của pháp luật. Những chứng từ không có nội dung giao dịch, không ghi rõ giá tiền giao dịch thì chứng từ đó không được xem để tính chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế.
Tính trung thực: Chứng từ cần ghi nhận sự kiện một cách khách quan. Sự kiện được ghi trong chứng từ phải có thật, không được bịa đặt.
Tính rõ ràng: Chứng từ cần có nội dung đầy đủ, rõ ràng, không sử dụng từ nhiều nghĩa, từ lóng.
Tầm quan trọng của chứng từ
Chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý tài chính và định hướng phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp.
Chứng từ là cơ sở để lập các báo cáo tài chính: Chứng từ là nguồn thông tin chính xác để lập các báo cáo tài chính như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh,… Những báo cáo này là cơ sở để người quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh.
Chứng từ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch: Chứng từ cung cấp thông tin về các giao dịch và sự kiện đã xảy ra trong hoạt động kinh doanh.
Chứng từ là cơ sở để kiểm tra và giám sát hoạt động kinh doanh: Chứng từ là nguồn thông tin để các cơ quan quản lý và kiểm tra (như cơ quan thuế, kiểm toán,…) xác định tính hợp lệ, chính xác của các giao dịch và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chứng từ giúp quản lý tài chính hiệu quả: Chứng từ giúp quản lý tài chính có thể đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, đưa ra các quyết định hợp lý về chi phí, đầu tư, tài trợ,…
Chứng từ là cơ sở để lập báo cáo tài chính; đảm bảo tính chính xác, minh bạch của hoạt động kinh doanh; quản lý tài chính;…
Tìm hiểu về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là gì?
Khái niệm “Chứng từ kế toán là gì?” được đề cập rõ ràng trong Luật Kế toán 2015 như sau:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
Ví dụ về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán liên quan đến tiền
Phiếu thu tiền là một chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc thu tiền từ khách hàng. Phiếu thu tiền bao gồm thông tin về số tiền thu, ngày thu, hình thức thanh toán, tên khách hàng, số tiền nợ còn lại (nếu có),…
Phiếu chi tiền là một chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận việc chi tiền mua nguyên vật liệu, thuê mặt bằng,… Loại chứng từ này thường bao gồm thông tin về số tiền chi, ngày chi, mục đích chi, người nhận tiền, tài khoản chi,…
Ủy nhiệm chi là một chứng từ kế toán được sử dụng để uỷ nhiệm cho người khác chi tiền thay mặt mình, bao gồm thông tin về số tiền uỷ nhiệm, người được uỷ nhiệm, mục đích uỷ nhiệm,…
Chứng từ liên quan đến hóa đơn
Hóa đơn bán hàng là chứng từ do người bán cung cấp cho người mua; ghi nhận việc chuyển giao sản phẩm, hàng hoá hoàn thành, được ghi nhận vào doanh thu. Hóa đơn mua hàng là căn cứ ghi nhận việc đã mua các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Tổng hợp hoá đơn bán lẻ là chứng từ chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ kẹp cùng hoá đơn bán hàng.
Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa
Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán được lập khi hàng hoá được chuyển từ nhà cung cấp về kho của doanh nghiệp.
Phiếu xuất kho là chứng từ kế toán được lập khi hàng hoá được chuyển từ kho của doanh nghiệp ra ngoài, như cho khách hàng mua hoặc phục vụ việc sản xuất.
Phiếu chuyển kho là chứng từ kế toán được lập khi hàng hoá được chuyển từ một kho sang một kho khác của cùng một doanh nghiệp.
Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ
Chứng từ ghi tăng tài sản cố định là chứng từ ghi nhận việc mua mới tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.
Chứng từ ghi giảm tài sản cố định là chứng từ ghi nhận việc bán, thanh lý tài sản cố định của doanh nghiệp.
Chứng từ điều chỉnh tài sản cố định là chứng từ ghi nhận việc điều chỉnh giá trị tài sản cố định của doanh nghiệp, thường xảy ra khi có thay đổi về giá trị thực tế của tài sản cố định, ví dụ như chứng từ điều chỉnh giá trị đất, chứng từ điều chỉnh giá trị xe cộ,…
Chứng từ khấu hao tài sản cố định là chứng từ ghi nhận việc trừ giá trị của tài sản cố định theo thời gian sử dụng, giúp phân bổ chi phí đầu tư của tài sản cố định vào các kỳ kế toán.
Các loại chứng từ kế toán
Phân loại dựa trên công dụng
Chứng từ mệnh lệnh là các chứng từ được sử dụng để yêu cầu cho người khác thực hiện một công việc cụ thể, hoặc là chỉ thị của cấp trên xuống cấp dưới. Chứng từ mệnh lệnh bao gồm: lệnh xuất kho vật tư, lệnh chi tiền mặt,…
Chứng từ chấp hành là các chứng từ được sử dụng để chứng minh đã thực hiện một nghiệp vụ kinh tế nhất định; bao gồm: phiếu thu, chi tiền mặt,…
Chứng từ thủ tục là loại chứng từ dùng để tổng hợp, phân loại thông tin, nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể. Loại chứng từ này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ghi nhận sổ sách, đối chiều tài liệu kèm theo.
Chứng từ liên hợp là các chứng từ được kết hợp từ hai hoặc nhiều loại chứng từ khác nhau, nhằm tăng tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Phân loại theo cách thức lập chứng từ
Chứng từ một lần là các chứng từ được sử dụng một lần duy nhất để ghi nhận một giao dịch kinh tế cụ thể, sau đó sẽ được chuyển luôn vào sổ kế toán.
Chứng từ nhiều lần là các chứng từ được sử dụng nhiều lần để ghi nhận các giao dịch kinh tế có tính chất thường xuyên, nhiều lần. Sau mỗi lần lập chứng từ, các giá trị trong chứng từ sẽ được cộng dồn cho đến giới hạn đã xác định và chuyển vào sổ kế toán.
Phân loại dựa vào hình thức thể hiện của chứng từ
Chứng từ giấy là các chứng từ được tạo ra trên giấy. Đây là loại chứng từ phổ biến và thường được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh hàng ngày.
Chứng từ điện tử là các chứng từ được tạo ra và lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị điện tử khác. Loại chứng từ này ngày càng được sử dụng nhiều hơn, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn.
Cả hai loại chứng từ này đều có giá trị pháp lý và được sử dụng để chứng minh các giao dịch hoặc sự kiện đã xảy ra trong kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, cần phải tuân thủ các quy định về lưu trữ và sử dụng chứng từ.
Có rất nhiều loại chứng từ khác nhau tùy theo cách phân loại
Phân loại dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ
Dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ thì chứng từ bao gồm:
Chứng từ bắt buộc là các chứng từ được Nhà nước quy định về mẫu và bao gồm các loại như: hóa đơn, biên lai, chứng từ ghi nợ, chứng từ thanh toán, sổ sách kế toán,…
Chứng từ hướng dẫn là các chứng từ được Nhà nước hướng dẫn các doanh nghiệp lập với một số nội dung nhất định. Theo đó, doanh nghiệp có thể thêm các nội dung khác tùy theo nhu cầu sử dụng và đặc thù quản lý.
Phân loại theo trình tự lập ra chứng từ
Chứng từ gốc là các tài liệu ban đầu được tạo ra để chứng minh một giao dịch hoặc sự kiện đã xảy ra. Chứng từ gốc là rất quan trọng trong việc kiểm tra tính chính xác và minh bạch của các giao dịch.
Chứng từ sao chép là các bản sao được tạo ra từ các chứng từ gốc để phục vụ cho mục đích lưu trữ hoặc phân phối. Chứng từ sao chép có thể được sử dụng để thay thế chứng từ gốc khi chứng từ gốc bị mất.
Chứng từ điều chỉnh là các tài liệu được tạo ra để điều chỉnh thông tin trên các chứng từ gốc. Chứng từ điều chỉnh giúp đảm bảo tính chính xác của các giao dịch.
Chứng từ hỗ trợ là các tài liệu được sử dụng để hỗ trợ cho các chứng từ gốc trong việc chứng minh tính chính xác và minh bạch của các giao dịch. Ví dụ như hợp đồng, tài liệu giao hàng, giấy tờ về vận chuyển,…
Chứng từ tổng hợp là các chứng từ được dùng để ghi nhận số liệu tổng hợp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Loại chứng từ này giúp giảm nhẹ công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi vào sổ sách.
Phân loại dựa trên địa điểm lập chứng từ
Chứng từ bên trong là loại chứng từ được phát hành và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, nhằm phục vụ việc trao đổi, chốt thông tin. Loại chứng từ này bao gồm: phiếu báo làm thêm giờ, bảng thanh toán lương,…
Chứng từ bên ngoài là loại chứng từ phản ánh những nghiệp vụ kinh tế thành lập từ bên ngoài; chẳng hạn như: chứng từ ngân hàng, hóa đơn nhận người bán,…
Phân loại dựa trên tính cấp bách nghiệp vụ
Chứng từ báo động thường được sử dụng để miêu tả những chứng từ ghi nhận các sự kiện, giao dịch có tính chất khẩn cấp, đặc biệt và cần phải được xử lý ngay lập tức để tránh các rủi ro về tài chính, kinh doanh. Các ví dụ về chứng từ báo động có thể bao gồm phiếu chi tiêu khẩn cấp, phiếu thu tiền mặt từ khách hàng quan trọng,…
Chứng từ bình thường được sử dụng để miêu tả những chứng từ ghi nhận các sự kiện, giao dịch thông thường, thường xuyên, không có tính khẩn cấp hay đặc biệt. Các ví dụ về chứng từ bình thường bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, phiếu chi, phiếu thu, sổ sách kế toán,…
Nội dung cần có trong một bản chứng từ kế toán
Theo quy định của Luật kế toán, chứng từ kế toán cần có các nội dung cơ bản như sau:
Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài ra, người lập chứng từ có thể bổ sung thêm một số thông tin cần thiết (phải mang tính pháp lý chặt chẽ) dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và đối tác.
Chẳng hạn, chứng từ có thể bao gồm một số nội dung bổ sung như:
Thời gian bảo hành sản phẩm;
Phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản,…);
Giai đoạn thực hiện thanh toán theo hợp đồng, thỏa thuận,…
Kết luận
Trên đây là thông tin chi tiết về chủ đề “chứng từ là gì?”. Hy vọng nội dung trong bài viết này có thể giúp bạn tìm ra câu trả lời cho những điều bạn còn thắc mắc về chứng từ.
Hoàn Nguyễn
