Hướng dẫn cách viết thư đòi nợ khách hàng

Xử lý nợ từ khách hàng là một trong những vấn đề luôn được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, làm sao để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ một cách nhanh nhất mà không làm mất lòng họ? Bài viết dưới đây của JobsGO sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư đòi nợ khách hàng hay, lịch sự. Cùng đọc và tham khảo các bạn nhé.

Thư đòi nợ khách hàng là gì?

Trước khi biết cách viết một mẫu thư, mẫu email đòi nợ khách hàng thì các bạn cần hiểu rõ nó là gì?

Hiểu đơn giản thì thư đòi nợ chính là một mẫu thư sử dụng để nhắc nhở thanh toán các khoản nợ của khách hàng. Văn bản này do các cá nhân, doanh nghiệp tự soạn ra để gửi cho đối tác, các bên liên quan, trình bày về cơ sở thanh toán một khoản nợ khi đã đến hạn và yêu cầu đối phương thực hiện nghĩa vụ của mình.

Thư đòi nợ này có tác dụng là tạo nên sự kiện thiện chí, đòi hỏi cũng như đưa ra các yêu cầu thanh toán cho khoản nợ có liên quan. Tùy thuộc vào bản chất của các mối quan hệ giữa cá nhân, doanh nghiệp với khách hàng mà mẫu thư này có mức độ nghiêm trọng khác nhau. Với một số trường hợp nhất định thì thư này còn được xem là một dạng của hành vi khiếu nại, có tính pháp lý.

Xem thêm: Mô tả công việc Chuyên viên xử lý nợ

Khi nào cần viết thư đòi nợ khách hàng?

Viết thư đòi nợ khách hàng là một trong những công việc thường xuyên và cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. Thư này sẽ được sử dụng ở nhiều trường hợp, khoảng thời gian khác nhau tùy vào chính sách hoạt động của doanh nghiệp.

Thông thường thì mẫu thư này được soạn gửi đi trong một số trường hợp sau:

• Viết thư để nhắc nhở khách hàng về việc sắp đến hạn thanh toán khoản nợ. Đây là một cách nhắc khéo để khách hàng chuẩn bị tâm lý cũng như số tiền phù hợp.
• Viết thư nhắc khách hàng thanh toán khi đã đến hạn trả nợ.
• Viết thư yêu cầu khách hàng thanh toán khoản nợ khi đã quá hạn.

Như vậy, dựa vào tình hình thực tế mà các đơn vị, doanh nghiệp sẽ viết thư đòi nợ, nhắc nhở khách hàng thanh toán. Vậy nội dung của mẫu thư này gồm những gì? Thông tin này sẽ được JobsGO giải đáp trong phần tiếp theo, đừng rời mắt khỏi bài viết nhé.

Xem thêm: Mô tả công việc Kế toán công nợ

Nội dung mẫu thư đòi nợ khách hàng gồm những gì?

Như đã nhắc đến ở trên, mẫu thư đòi nợ khách hàng sẽ do các cá nhân, doanh nghiệp tự soạn thảo. Thực chất, đây là mẫu thư khá phổ thông, nó không bao gồm quá nhiều hàm ý gây áp lực trong giai đoạn 2 bên đang hợp tác, làm việc chung. Do đó, nội dung của mẫu thư này cũng quá gắt để tránh những mâu thuẫn, đổ vỡ mối quan hệ của 2 bên.

Thường thì trong thư đòi nợ khách hàng sẽ có thông tin xác định công nợ, thời gian, nghĩa vụ khách hàng cần thanh toán các khoản đã vay. Việc trình bày hay nội dung của thư này sẽ tùy thuộc vào từng tình huống. Tuy nhiên, những vấn đề chung của thư thì cần phù hợp với thông lệ, hướng dẫn cơ bản để tăng tính rõ ràng, pháp lý trong việc thu hồi công nợ.

Cụ thể, khi viết một lá thư đòi nợ, nhắc nhở khách hàng thanh toán thì các bạn cần thể hiện được những thông tin cần thiết như sau:

• Thông tin của bên có quyền, bên có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ như là họ tên, mã số của doanh nghiệp, thông tin người đứng ra đại diện pháp luật, số điện thoại liên hệ, địa chỉ, số chứng căn cước công dân/chứng minh thư,…
• Các thông tin nhắc lại bối cảnh phát sinh khoản nợ của khách hàng như là hợp đồng hay thông báo về các yêu cầu thanh toán trước,…
• Thống kê chi tiết, cụ thể về các khoản nợ cần phải thanh toán cho đến thời điểm nhận được lá thư.
• Đưa ra giới hạn của thông báo và xem đó như lần cuối cùng nhắc nhở khách hàng trước khí phía cho vay có hành động pháp lý nếu đối phương không thực hiện nghĩa vụ trong thời hạn cuối cùng.
• Đưa ra thời hạn thanh toán cuối cùng cho khách hàng.
• Một số lời ngỏ ý về thái độ, sự thiện chí hợp tác cũng như mong muốn của phía chủ nợ đối với khách hàng.
• Trong thư đòi nợ khách hàng cần có đầy đủ chữ ký của đại diện hợp pháp của phía chủ nợ.
• Các tài liệu đính kèm gửi cho khách hàng.

Xem thêm: Tải miễn phí mẫu bảng đối chiếu công nợ 2023

Tải ngay mẫu thư đòi nợ khách hàng chuẩn nhất

Thư đòi nợ khách hàng đóng vai trò quan trọng đối với các đơn vị, doanh nghiệp hiện nay, giúp họ có thể trao đổi, liên hệ và nhắc nhở các đối tác của mình thực hiện nghĩa vụ một cách khéo léo. Nếu bạn đang quan tâm và muốn biết một lá thư đòi nợ khách hàng như thế nào là đạt chuẩn, tải ngay các mẫu dưới đây và tham khảo nhé!

Mẫu thư đòi nợ khách hàng cá nhân

TẢI MẪU THƯ ĐÒI NỢ KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN

Mẫu thư đòi nợ khách hàng doanh nghiệp

TẢI MẪU THƯ ĐÒI NỢ KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP

Trên đây là tổng hợp các thông tin hướng dẫn cách viết thư đòi nợ khách hàng. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích, giúp các cá nhân, doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng, đối tác của mình hoàn thành nghĩa vụ thanh toán nợ nhé.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: