Mẫu bảng đối chiếu công nợ đầy đủ và chi tiết theo thông tư 200

Bảng đối chiếu công nợ là gì? Đây là 1 loại giấy tờ được sử dụng trong lĩnh vực kế toán, tài chính. Vậy nội dung và mục đích sử dụng của bảng đối chiếu công nợ ra sao? Mời bạn cùng tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây.

1. Đối chiếu công nợ là gì? Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ là việc kiểm tra, so sánh các khoản tiền chưa thanh toán phát sinh trong hoạt động mua bán giữa các bên, nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách và hợp đồng khớp đúng, chính xác. Công nợ gồm hai loại chính là công nợ phải thu và công nợ phải trả.

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản dùng để xác nhận tình hình thanh toán công nợ giữa bên mua và bên bán, đặc biệt với các hóa đơn GTGT từ 20 triệu đồng trở lên. Văn bản này giúp kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán có đúng tiến độ và quy định hay không.

Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

>>> Xem thêm: Phiếu kế toán là gì?

2. Mẫu đối chiếu công nợ theo thông tư 200

Dưới đây là mẫu đối chiếu công nợ mới nhất mà bạn có thể tham khảo:

2.1. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ

Bên cạnh các thông tin cơ bản của hai bên, mẫu biên bản đối chiếu công nợ cần cung cấp đầy đủ bảng ghi giá cả và toàn bộ số tiền cần thanh toán.

TẢI NGAY

2.2. Mẫu biên bản xác nhận công nợ

Biên bản xác nhận công nợ là biểu mẫu xác định tính chính xác của các khoản công nợ, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về thời hạn trả.

TẢI NGAY

2.3. Mẫu biên bản bàn giao công nợ

Biên bản bàn giao công nợ là văn bản được in thành nhiều bản, chuyển cho 2 bên giữ nhằm xác nhận thanh toán khoản công nợ.

TẢI NGAY

2.4. Biên bản đối trừ công nợ

Biên bản đối trừ công nợ gồm 2 loại là biên bản đối trừ công nợ một bên và biên bản đối trừ công nợ hai bên:

TẢI NGAY BIÊN BẢN ĐỐI TRỪ CÔNG NỢ MỘT BÊN

TẢI NGAY BIÊN BẢN ĐỐI TRỪ CÔNG NỢ HAI BÊN

TẢI NGAY MẪU ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ BẰNG EXCEL

2.5. Mẫu biên bản đối chiếu công nợ tiếng Anh

TẢI NGAY MẪU ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ TIẾNG ANH

3. Quy trình đối chiếu công nợ

Để quản lý dòng tiền và tránh sai lệch sổ sách, doanh nghiệp thực hiện đối chiếu công nợ theo các bước cụ thể sau:

3.1. Các bước thực hiện chung

• Bước 1 – Chuẩn bị biểu mẫu: Lựa chọn mẫu biên bản (Word hoặc Excel) có đầy đủ thông tin của hai bên và các mục số liệu cần đối soát.
• Bước 2 – Xác định số nợ: Kế toán căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng và sổ sách để tính toán chính xác tổng số tiền thực tế đang nợ hoặc đang cho nợ.
• Bước 3 – Đối soát số liệu: So sánh dữ liệu của mình với dữ liệu của đối tác để xem thời gian giao dịch và số tiền có khớp nhau hay không.
• Bước 4 – Tìm nguyên nhân sai sót: Nếu có chênh lệch (như thiếu hóa đơn hoặc ghi nhầm số tiền), kế toán phải ghi lại cụ thể lý do để hai bên cùng làm rõ.
• Bước 5 – Thống nhất xử lý: Hai bên bàn bạc để điều chỉnh lại số liệu cho đúng hoặc thực hiện các khoản thanh toán bù trừ theo thỏa thuận.
• Bước 6 – Ký và lưu trữ: Đại diện hai bên ký tên, đóng dấu xác nhận số dư cuối cùng và lưu lại biên bản để làm bằng chứng pháp lý về sau.

3.2. Đối với công nợ phải thu (gửi cho khách hàng)

• Doanh nghiệp soạn biên bản kèm bảng chi tiết số tiền khách hàng còn nợ và gửi cho khách.
• Khách hàng kiểm tra lại với sổ sách của họ.
• Sau khi hai bên đồng ý với con số cuối cùng, khách hàng ký tên, đóng dấu và gửi trả lại biên bản.
• Doanh nghiệp lưu giữ biên bản này để theo dõi tiến độ thu hồi nợ.

3.3. Đối với công nợ phải trả (gửi cho nhà cung cấp)

• Doanh nghiệp chuẩn bị bảng kê chi tiết những khoản tiền mình chưa trả cho nhà cung cấp.
• Gửi bảng kê này cho nhà cung cấp để họ rà soát lại danh sách hàng hóa/dịch vụ đã bán.
• Nếu nhà cung cấp xác nhận số liệu là đúng, hai bên tiến hành ký đóng dấu biên bản.
• Doanh nghiệp lưu hồ sơ để làm căn cứ lập kế hoạch trả nợ và quyết toán thuế.

Quy trình đối chiếu công nợ

4. Ai cần thực hiện bảng đối chiếu bảng công nợ?

Việc thiết lập biên bản đối chiếu công nợ không chỉ là nhiệm vụ riêng lẻ của bộ phận kế toán, mà còn là trách nhiệm phối hợp giữa nhiều chủ thể trong hoạt động kinh doanh. Cụ thể, các nhóm đối tượng cần thực hiện bao gồm:

• Bộ phận kế toán công nợ và kế toán tổng hợp: Đây là những người trực tiếp theo dõi biến động dòng tiền. Họ cần thực hiện đối chiếu để đảm bảo số liệu ghi chép trên sổ phụ, hóa đơn khớp với thực tế giao dịch, từ đó hạn chế tối đa sai lệch khi lên báo cáo tài chính.
• Doanh nghiệp và các đối tác (khách hàng/nhà cung cấp): Cả hai bên tham gia hợp đồng kinh tế đều có nhu cầu đối chiếu. Bên bán cần xác nhận số tiền chưa thu hồi để quản lý dòng tiền, trong khi bên mua cần xác nhận số tiền còn nợ để sắp xếp kế hoạch thanh toán phù hợp.
• Người quản lý và chủ doanh nghiệp: Các nhà quản trị cần những số liệu đối chiếu đã được xác nhận để đánh giá khả năng thanh khoản của công ty, đồng thời kiểm soát rủi ro nợ xấu hoặc các thất thoát tài chính tiềm ẩn.
• Cá nhân có phát sinh giao dịch dân sự: Trong các trường hợp cho vay hoặc mua bán tài sản giữa các cá nhân, việc lập bảng đối chiếu giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên khi có sự thay đổi về nhân sự quản lý nợ hoặc bàn giao trách nhiệm.

Ai cần thực hiện đối chiếu công nợ?

5. Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là căn cứ quan trọng khi quyết toán thuế, giúp kiểm tra tình trạng thanh toán giữa bên mua – bán và đảm bảo các khoản công nợ, đặc biệt với hóa đơn GTGT trên 20 triệu đồng, được thực hiện đúng quy định. Đồng thời, văn bản này hỗ trợ kế toán kiểm soát số dư công nợ chính xác và hạn chế tranh chấp khi thanh lý hợp đồng.

Một biên bản đối chiếu công nợ đầy đủ cần đáp ứng:

• Ghi rõ thông tin doanh nghiệp của cả hai bên.
• Đính kèm biên bản đối chiếu và các chứng từ liên quan.
• Nêu rõ thời gian, địa điểm lập biên bản.
• Ghi chép đầy đủ, chi tiết số liệu công nợ.
• Kết luận rõ tình trạng công nợ và thời hạn thanh toán (nếu còn nợ).

Bảng đối chiếu công nợ phải có đầy đủ chữ ký của cả hai bên doanh nghiệp. Thông qua việc lập bảng đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cũng sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về các khoản nợ phải thu và phải trả, giúp đối chiếu dễ dàng với bảng cân đối kế toán, từ đó đảm bảo tình hình tài chính minh bạch và chính xác.

Mục đích lập bảng đối chiếu công nợ

6. Khi nào cần lập mẫu bảng đối chiếu công nợ khách hàng?

Thời điểm thực hiện đối chiếu công nợ đóng vai trò quyết định trong việc phát hiện sớm các sai sót. Doanh nghiệp cần chủ động triển khai quy trình này vào các cột mốc sau:

• Kết thúc kỳ kế toán định kỳ: Thông thường, kế toán sẽ thực hiện đối chiếu vào cuối mỗi tháng, quý hoặc năm tài chính. Đây là bước bắt buộc trước khi khóa sổ để đảm bảo các báo cáo gửi cơ quan thuế và ban lãnh đạo có số liệu trung thực nhất.
• Trước khi tiến hành thanh lý hợp đồng: Khi một hợp đồng kinh tế đi đến giai đoạn kết thúc, hai bên cần lập biên bản đối chiếu để xác nhận nghĩa vụ tài chính cuối cùng đã được hoàn thành, làm cơ sở cho việc xuất hóa đơn và tất toán các điều khoản.
• Khi chuẩn bị công tác kiểm toán hoặc quyết toán thuế: Các đơn vị kiểm toán và cơ quan thuế thường yêu cầu hồ sơ đối chiếu công nợ có chữ ký, con dấu của hai bên. Việc thực hiện đối chiếu tại thời điểm này giúp doanh nghiệp giải trình số liệu một cách minh bạch và tự tin.
• Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc cơ cấu tổ chức: Trong trường hợp nhân viên kế toán công nợ nghỉ việc hoặc doanh nghiệp tiến hành sáp nhập, chia tách, việc đối chiếu là cần thiết để bàn giao nguyên trạng các khoản nợ cho người kế nhiệm.
• Khi phát sinh các dấu hiệu tranh chấp hoặc nợ quá hạn: Nếu khách hàng chậm thanh toán hoặc có khiếu nại về giá trị hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu ngay lập tức để làm căn cứ pháp lý cho việc xử lý thu hồi nợ hoặc khởi kiện nếu cần thiết.

>>> Xem thêm: Accrued Expense là gì?

7. Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Các nguyên tắc được đưa ra khi thực hiện đối chiếu công nợ phần lớn dựa trên các quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính chính xác cũng như tầm quan trọng của văn bản này. Cụ thể như sau:

• Bảng đối chiếu công nợ cần đáp ứng các điều kiện của chủ thể theo quy định pháp luật.
• Nội dung không chỉ đáp ứng tiêu chí “thượng tôn pháp luật” mà còn không được trái đạo đức và thuần phong mỹ tục.
• Các nguyên tắc được đưa ra dựa trên sự tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau của đôi bên.
• Bản đối chiếu công nợ hợp pháp cần có văn bản chứng minh đi kèm hoặc các hình thức chứng minh được pháp luật cho phép.

Nguyên tắc đối chiếu công nợ

>>> Xem thêm: Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt – Viết sao cho đúng?

8. Những sai sót có thể gặp trong biên bản đối chiếu công nợ

Dù pháp luật đặt ra những quy định về hình thức, nội dung bảng đối chiếu công nợ nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sai sót như sau:

• Các khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ, đặc biệt là thời điểm nhiều công việc và các khoản thanh toán như cuối năm.
• Kế toán công nợ gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỉ lệ phản hồi thấp dẫn đến các sai sót trong hoạt động quản lý công nợ.
• Số tiền doanh nghiệp phải thu của khách hàng chênh lệch giữa biên bản và sổ kế toán nhưng không tìm được nguyên nhân khiến khó rà soát, đối chiếu. Không chỉ chênh lệch giữa các khoản công nợ, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng khoản nợ không có đối tượng rõ ràng để đối chiếu, so sánh.

Những sai sót có thể gặp trong mẫu biên bản đối chiếu công nợ cuối năm

>>> Xem thêm: Sổ kế toán là gì?

Trên đây là 1 số nội dung liên quan đến mẫu bảng đối chiếu công nợ, mẫu công nợ, bảng kê công nợ, mẫu theo dõi công nợ cũng như các nguyên tắc, quy định khi về việc đối chiếu công nợ hiện nay. Hy vọng những chia sẻ nêu trên của JobsGO sẽ giúp ích cho quá trình công tác, kế toán của bạn.

Câu hỏi thường gặp

1. Mẫu đối chiếu công nợ do bên nào lập?

Một trong hai bên và có sự chứng kiến của bên còn lại.

2. Tại sao phải kiểm soát chặt chẽ quy trình đối soát công nợ và đóng dấu xác nhận?

Nhằm đảm bảo tính chính xác và tạo căn cứ pháp lý nếu xảy ra tranh chấp sau này.

3. Biên bản đối chiếu công nợ có bắt buộc phải đóng dấu không?

Có, để có giá trị pháp lý làm căn cứ đòi nợ hoặc giải trình với cơ quan thuế, biên bản bắt buộc phải có chữ ký người đại diện và con dấu của cả hai bên. Nếu thiếu con dấu, văn bản này chỉ được coi là tài liệu theo dõi nội bộ và dễ bị bác bỏ khi xảy ra tranh chấp tại tòa án.

4. Biên bản đối chiếu công nợ có thời hạn hiệu lực trong bao lâu?

Văn bản này có hiệu lực cho đến khi các khoản nợ nêu trong biên bản được thanh toán hết hoặc cho đến khi hai bên lập một biên bản mới thay thế.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)