Trong hệ thống quản lý tài chính của một tổ chức, thủ quỹ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhưng thực sự, thủ quỹ là gì và nhiệm vụ của họ là gì? Hãy cùng nhau khám phá qua bài viết này của JobsGO nhé.
Thủ quỹ là người được giao trách nhiệm quản lý và điều hành về tài chính, quỹ hoặc nguồn lực tài trợ. Trong các tổ chức, thủ quỹ thường chịu trách nhiệm về việc quản lý ngân sách, thu chi, đảm bảo rằng các khoản tiền được sử dụng một cách hiệu quả và minh bạch. Trong một số trường hợp, thủ quỹ cũng có thể là người đứng đầu bộ phận tài chính của tổ chức.
Thủ quỹ là gì?
Thủ quỹ và kế toán là 2 vị trí có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính của một tổ chức. Kế toán là người ghi chép, phân loại và báo cáo về các giao dịch tài chính của tổ chức. Trong khi đó, thủ quỹ lại tập trung vào quản lý nguồn lực, quản lý thu chi.
Thủ quỹ thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng liên quan đến quản lý tài chính của tổ chức như sau:
2.1 Giao dịch thanh toán
Thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện, kiểm soát các giao dịch thanh toán, bao gồm cả việc xuất và nhận tiền. Điều này đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra theo quy trình tài chính của tổ chức và đảm bảo tính chính xác, minh bạch.
Xác nhận tính chính xác: Thủ quỹ phải chắc chắn rằng mọi giao dịch thanh toán được thực hiện đúng cách và chính xác. Công việc này đòi hỏi họ kiểm tra thông tin liên quan, như số tiền, ngày thực hiện và thông tin về người nhận hoặc gửi thanh toán.
Minh bạch và tuân thủ quy trình: Thủ quỹ cần tuân thủ các quy trình tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch. Việc lập sổ sách rõ ràng và theo dõi mỗi giao dịch giúp đảm bảo sự hiệu quả, tính chính xác trong quản lý tài chính.
Kiểm soát rủi ro: Thủ quỹ phải giữ chặt kiểm soát đối với rủi ro tài chính, như gian lận hoặc sai sót trong quá trình thanh toán. Việc thiết lập các biện pháp an ninh và kiểm soát là quan trọng để bảo vệ nguồn lực tài chính của tổ chức.
Theo dõi và báo cáo: Thủ quỹ cần theo dõi liên tục tình hình thanh toán và báo cáo cho các bên liên quan. Điều này giúp cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định và đảm bảo rằng mọi hoạt động tài chính được thực hiện một cách mạch lạc, minh bạch.
2.2 Quản lý thu chi
Thủ quỹ giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì và quản lý ngân sách. Họ giám sát các hoạt động thu chi, kiểm tra và xác nhận sự hợp lý của các khoản chi tiêu, đồng thời đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ đúng các quy định và chính sách tài chính.
Lập kế hoạch ngân sách: Thủ quỹ tham gia vào quá trình lập kế hoạch ngân sách cho tổ chức. Điều này bao gồm việc xác định và ước lượng các nguồn thu nhập dự kiến cùng với các khoản chi tiêu kế hoạch. Đồng thời họ quản lý ngân sách đảm bảo rằng tổ chức sử dụng tài nguyên một cách có hiệu quả và bền vững.
Giám sát và kiểm soát chi phí: Thủ quỹ cần theo dõi và giám sát mọi hoạt động thu chi để đảm bảo rằng chi phí được kiểm soát và tuân thủ ngân sách. Việc này đôi khi liên quan đến việc thực hiện các biện pháp tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí.
Kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi tiêu: Thủ quỹ phải xác nhận tính hợp lý của mọi khoản chi tiêu. Công việc này bao gồm việc đảm bảo rằng mọi chi phí đều liên quan đến mục tiêu và hoạt động chính của tổ chức.
Tuân thủ chính sách và quy định tài chính: Thủ quỹ phải đảm bảo rằng mọi hoạt động thu chi tuân thủ đúng các chính sách và quy định tài chính của tổ chức cũng như các quy định pháp luật liên quan.
Báo cáo và đánh giá: Thủ quỹ thường cần lập báo cáo định kỳ về tình hình thu chi để thông báo cho lãnh đạo và các bên liên quan khác. Họ đánh giá kết quả thu chi giúp định hình chiến lược tài chính của tổ chức và đưa ra điều chỉnh khi cần thiết.
Thủ quỹ cũng cần theo dõi liên tục tình hình thanh toán và báo cáo cho các bên liên quan. Việc này giúp cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định và đảm bảo rằng mọi hoạt động tài chính được thực hiện một cách mạch lạc, minh bạch.
Phát hiện và sửa lỗi trong bảng kê: Thủ quỹ phải có khả năng phân tích bảng kê tài chính để phát hiện và sửa lỗi. Điều này bao gồm việc kiểm tra số liệu, so sánh với tài liệu hỗ trợ, xác định nguyên nhân của mọi sai sót để đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính.
Giải quyết tranh chấp về thanh toán: Khi có tranh chấp hoặc không đồng thuận về các giao dịch thanh toán, thủ quỹ phải tham gia vào quá trình giải quyết. Nó có thể liên quan đến thương lượng với đối tác kinh doanh hoặc tìm kiếm giải pháp pháp lý để giải quyết mọi tranh chấp.
Tham gia vào quá trình lập kế hoạch tài chính: Thủ quỹ thường được tham gia vào việc xây dựng và đánh giá kế hoạch tài chính cho tương lai của tổ chức. Họ phải đưa ra những đề xuất và dự báo thông tin tài chính để hỗ trợ quyết định chiến lược của tổ chức.
Đề xuất và triển khai biện pháp cải tiến: Thủ quỹ có trách nhiệm đề xuất và triển khai các biện pháp cải tiến trong quản lý tài chính, nhằm tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Tư vấn về chiến lược tài chính: Thủ quỹ thường là người tư vấn về các chiến lược tài chính cho các bộ phận, lãnh đạo tổ chức, đồng thời tham gia vào quá trình đưa ra quyết định chiến lược dựa trên tình hình tài chính hiện tại và dự kiến.
3. Tải mẫu mô tả công việc thủ quỹ
Nếu bạn đang muốn lập mẫu mô tả công việc thủ quỹ, có thể tải và tham khảo ngay các mẫu dưới đây nhé.
4. Làm thủ quỹ cần có những kiến thức, kỹ năng gì?
Để làm thủ quỹ hiệu quả, bạn cần phải có một loạt kỹ năng kết hợp giữa kiến thức chuyên sâu về tài chính như:
Kiến thức tài chính: Hiểu biết vững về nguyên tắc kế toán, ngân sách và quy trình tài chính là yếu tố quan trọng để làm thủ quỹ. Có khả năng đọc và hiểu bảng kê, báo cáo tài chính là điều không thể thiếu.
Kỹ năng quản lý ngân sách: Có khả năng lập kế hoạch và quản lý ngân sách của tổ chức là một phần quan trọng của công việc thủ quỹ. Điều này bao gồm việc ước lượng, theo dõi, và đánh giá hiệu suất tài chính.
Kỹ năng phân tích: Thủ quỹ cần có khả năng phân tích thông tin tài chính và xử lý dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Kỹ năng giao tiếp: Thủ quỹ phải có kỹ năng giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan, lãnh đạo, đội ngũ, giải thích rõ ràng về các vấn đề tài chính và đưa ra đề xuất.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Thủ quỹ thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề tài chính và cần có khả năng tìm kiếm giải pháp một cách linh hoạt, sáng tạo.
Kiên nhẫn và tỉ mỉ: Công việc thủ quỹ đòi hỏi sự tỉ mỉ trong việc kiểm soát và ghi chép tài chính. Kiên nhẫn là chìa khóa khi xử lý các giao dịch và giải quyết vấn đề.
Hiểu biết về pháp luật tài chính: Có kiến thức về các quy định, luật lệ tài chính cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo tuân thủ và tránh rủi ro pháp lý.
Kỹ năng làm việc nhóm: Thủ quỹ thường làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức, đặc biệt là với bộ phận kế toán và quản lý. Có khả năng hợp tác là cần thiết để đảm bảo thông tin tài chính chính xác, đầy đủ.
Theo thống kê của công cụ Tra cứu lương từ JobsGO, lương thủ quỹ hiện nay ở mức khá tốt. Với những người có 1 – 2 năm kinh nghiệm, lương trung bình khoảng 8,3 triệu đồng/tháng, trong đó khoảng lương phổ biến là từ 7 – 10 triệu đồng/tháng.
Nếu các bạn chịu khó học hỏi, trau dồi kiến thức, kỹ năng và có thâm niên làm nghề lâu năm thì mức lương này chắc chắn sẽ cao hơn nữa.
6. Một số câu hỏi phỏng vấn thủ quỹ thường gặp
Một số câu hỏi phỏng vấn thủ quỹ thường gặp
Đối với vị trí thủ quỹ, các câu hỏi phỏng vấn thường mang tính chất đặc thù, đi sâu vào chuyên môn nhiều hơn. Các bạn có thể tham khảo những câu phổ biến dưới đây để có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn nhé!
Bạn có kinh nghiệm làm việc với phần mềm quản lý tài chính nào?
Làm thế nào bạn đảm bảo tính chính xác của các giao dịch tài chính trong quá trình làm việc?
Có thể nêu rõ cách bạn xử lý một sai sót trong bảng kê tài chính?
Làm thế nào bạn ước lượng và kiểm soát ngân sách của tổ chức?
Bạn có kinh nghiệm giải quyết các tranh chấp về thanh toán không? Nếu có, hãy chia sẻ một trường hợp cụ thể.
Làm thế nào bạn đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy định tài chính của tổ chức?
Có kế hoạch nào bạn đã thực hiện để tối ưu hóa hiệu suất tài chính trong tổ chức trước đây không?
Làm thế nào bạn giải thích khái niệm phức tạp về tài chính cho những người không chuyên ngành?
7. Tìm việc làm thủ quỹ nhanh nhất tại JobsGO
Hiện nay, tìm kiếm việc làm thủ quỹ đã không còn là vấn đề quá khó khăn khi có sự xuất hiện của hàng loạt công cụ, website hỗ trợ việc làm. Sở hữu hệ thống hơn 200.000 nhà tuyển dụng, JobsGO được đánh giá là một trong những trang tuyển dụng lớn, uy tín hàng đầu Việt Nam. Bởi vậy, nếu bạn đang loay hoay chưa biết tìm việc làm thủ quỹ qua đâu, hãy truy cập ngay JobsGO.vn và thực hiện theo các bước sau:
Bước 3: Nhập từ khóa “thủ quỹ” trên thanh công cụ, lựa chọn “địa điểm” và click “tìm kiếm”.
Bước 4: Hệ thống sẽ quét thông tin và lọc ra danh sách việc làm thủ quỹ cho bạn lựa chọn. Lúc này bạn chỉ cần đọc, chọn công việc phù hợp rồi ứng tuyển.
Như vậy, JobsGO đã chia sẻ đến các bạn thông tin chi tiết về công việc thủ quỹ cùng cách để tìm việc làm nhanh chóng, hiệu quả. Chúc các bạn sớm tìm được cho mình việc làm ưng ý nhất nhé.
Lê Vy
