Thư ngỏ là thư dùng để yêu cầu, đề đạt công khai một nội dung, vấn đề nào đó,… Loại thư này thường mang tính chất công việc và thường đại diện cho một tập thể, đơn vị,…
Thư ngỏ là gì?
Nội dung bức thư thường ở dạng “mở”, để có thể gửi đến nhiều đối tượng khác nhau. Trong thư ngỏ, người gửi thư thường giới thiệu sơ qua về cá nhân, đơn vị mình, và cung cấp thông tin về sản phẩm/dịch vụ/sự kiện sắp diễn ra. Cuối thư, người viết thư sẽ đề cập đến mục đích bức thư:
Xin tài trợ
Mời hợp tác
Chào hàng
2. Khi Nào Nên Viết Thư Ngỏ?
Viết thư ngỏ là một phương thức giao tiếp chuyên nghiệp, thường được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Dưới đây là những thời điểm cụ thể mà bạn nên cân nhắc viết thư ngỏ:
Giới thiệu bản thân hoặc tổ chức: Bạn có thể sử dụng thư ngỏ khi bạn muốn giới thiệu bản thân hoặc tổ chức của mình đến người khác, đặc biệt là khi bắt đầu mối quan hệ kinh doanh hoặc hợp tác mới.
Mời tham gia sự kiện: Khi tổ chức một sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm hoặc buổi lễ khai trương, thư ngỏ là cách hiệu quả để mời các cá nhân hoặc tổ chức tham gia. Thư ngỏ giúp người nhận hiểu rõ về sự kiện, lý do họ nên tham dự.
Đề xuất hợp tác: Khi bạn muốn đề xuất một mối quan hệ hợp tác hoặc đối tác chiến lược với một công ty hoặc tổ chức khác, thư ngỏ sẽ giúp bạn trình bày ý tưởng, lợi ích của sự hợp tác và kêu gọi sự quan tâm từ đối tác tiềm năng.
Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Mẫu thư ngỏ mẫu thư ngỏ giới thiệu sản phẩm hay mẫu thư ngỏ giới thiệu dịch vụ được gửi đến khách hàng hiện tại và tiềm năng để giải thích chi tiết về sản phẩm/dịch vụ và lợi ích của nó.
Kêu gọi đầu tư hoặc tài trợ: Khi bạn cần kêu gọi đầu tư hoặc tài trợ cho một dự án, chương trình hoặc sự kiện, bạn có thể viết mẫu thư ngỏ gửi đối tác để trình bày dự án, mục tiêu và lợi ích của việc đầu tư hoặc tài trợ, thu hút sự quan tâm của họ.
Gửi thông điệp cảm ơn hoặc chúc mừng: Thư ngỏ là cách lịch sự và trang trọng để biểu đạt lòng biết ơn hoặc lời chúc mừng của bạn đến một cá nhân hoặc tổ chức.
Thông báo về sự thay đổi quan trọng: Khi cần thông báo về các thay đổi quan trọng trong công ty hoặc tổ chức như thay đổi chính sách, thay đổi quản lý hoặc địa chỉ văn phòng mới., thư ngỏ sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách chính thức và rõ ràng.
Mời góp ý hoặc phản hồi: Khi bạn muốn mời các cá nhân hoặc tổ chức góp ý, phản hồi về một sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án. Thư ngỏ giúp bạn thu thập ý kiến và đánh giá từ người nhận, cải thiện chất lượng và hiệu quả công việc.
3. Nội Dung Cần Có Trong Thư Ngỏ
Thư ngỏ chuyên nghiệp, ấn tượng cần đảm bảo cung cấp đủ các nội dung cần thiết sau:
Tiêu đề (Heading)
Thông tin người người gửi
Địa chỉ người nhận
Lời chào (Salutation): Kính gửi [Tên người nhận],
Giới thiệu: Trong phần này, bạn nên giới thiệu ngắn gọn về bản thân hoặc tổ chức của mình và lý do viết thư. Điều này giúp người nhận biết bạn là ai và mục đích của thư.
Nội dung chính: Tại đây, bạn cần trình bày chi tiết về dự án, sự kiện hoặc lý do cụ thể mà bạn muốn truyền tải. Bao gồm:
Thông tin chi tiết: Cung cấp thông tin chi tiết về dự án, sự kiện, sản phẩm hoặc vấn đề mà bạn muốn giới thiệu.
Lợi ích: Nêu rõ lợi ích mà người nhận hoặc tổ chức của họ sẽ nhận được khi tham gia hoặc hợp tác.
Lời mời hoặc yêu cầu: Mời người nhận tham gia vào sự kiện, hợp tác trong dự án hoặc bất kỳ hành động cụ thể nào mà bạn muốn họ thực hiện.
Kết thư: Phần kết thúc nên bao gồm lời cảm ơn và mong muốn nhận được phản hồi từ người nhận. Bạn cũng có thể cung cấp thông tin liên lạc để người nhận dễ dàng liên hệ lại với bạn.
Dưới đây là một số mẫu thư ngỏ cùng file mẫu thư ngỏ đính kèm mà các bạn có thể tham khảo và sử dụng trong trường hợp cần thiết:
4.1 Mẫu Thư Ngỏ Chào Hàng
Nâng cấp ưu đãi với Combo tài chính 3in1 từ Gói tài khoản Sapphire
Quý khách hàng [tên khách hàng] thân mến,
Bạn đang sở hữu Gói tài khoản (“Gói Sapphire”) – một Combo tài chính 3in1 với tài khoản thanh toán, Dịch vụ Ngân hàng điện tử và Thẻ thanh toán toàn cầu.
Hãy cùng VIB tận hưởng các ưu đãi miễn phí hấp dẫn từ Gói Sapphire và đừng quên chia sẻ thông tin cho bạn bè, người thân để cùng trải nghiệm nhé!
Phí quản lý tài khoản thanh toán
Phí chuyển tiền nhanh và thường ngoài hệ thống trực tuyến
Phí duy trì thẻ thanh toán toàn cầu
Phí rút tiền ATM nội địa, trong và ngoài hệ thống VIB
Hơn thế nữa, bạn còn được hoàn tiền lên đến 2% cho mọi giao dịch thanh toán thông qua thẻ thanh toán VIB Platinum và tận hưởng vô vàn ưu đãi khác.
Em là [Tên], đại diện Ban Đối ngoại Chương trình Chào đón Tân Sinh viên Khóa 28 NEW ERA (CĐTSV K28) thuộc Khoa Quan hệ Công chúng – Truyền thông (Khoa QHCC – TT), Trường Đại học Văn Lang. Hôm nay, em xin trân trọng gửi đến Quý Đơn vị lời mời trở thành Nhà Tài trợ của Chương trình thông qua các gói tài trợ.
Với hơn 15 năm kinh nghiệm, Khoa QHCC – TT là đơn vị đầu tiên thuộc khu vực miền Nam đào tạo về lĩnh vực Truyền thông – Sự kiện. Để hiểu hơn về Khoa, Quý Đơn vị có thể tìm hiểu thêm thông tin tại Fanpage.
CĐTSV là Chương trình thường niên do các Anh, Chị Khóa trên tổ chức nhằm lan tỏa tinh thần năng động, sáng tạo và nhiệt huyết đến đàn em Khóa dưới. Đây còn là sự mở đầu cho chặng đường của các bạn Tân Sinh viên trong suốt 4 năm học tập tại một môi trường hoàn toàn mới.
Trải qua thành công của các mùa, gần nhất là CĐTSV K27 – DIFFUSION (2021) chương trình đã thu hút được:
57, 061 tổng lượt tương tác các bài đăng
48, 386 tổng lượt xem các clip
561, 368 tổng lượt tiếp cận
+ 2000 sinh viên tham gia
Qua quá trình tìm hiểu, chúng em nhận thấy sự tươi trẻ, tâm huyết từ sản phẩm cho đến đội ngũ của [tên công ty], điều này hoàn toàn phù hợp với tính chất của Chương trình. Đồng thời với quy mô hơn 7000 Sinh viên đang thực học tại Khoa, chúng em tin đây sẽ là cơ hội giúp Quý Đơn vị rút ngắn con đường tiếp cận đến các bạn sinh viên.
Để Quý Đơn vị hiểu rõ hơn về Chương trình, em xin được đính kèm Hồ sơ tài trợ phía bên dưới.
Nhằm đảm bảo tiến độ chương trình và quyền lợi của hai bên, em mong sớm nhận được sự quan tâm và phản hồi từ Quý Đơn vị.
Mọi thông tin chi tiết xin Quý Đơn vị vui lòng liên hệ với phần thông tin đính kèm ở phần chữ ký để được trao đổi một cách nhanh nhất.
Em xin chân thành cảm ơn và mến chúc Quý Đơn vị có một ngày làm việc hiệu quả.
Đầu tiên, Ban giám đốc Công ty …………………..xin gửi đến Quý đối tác lời chào trân trọng, lời chúc may mắn và thành công.
Công ty………………………………… là công ty hàng đầu về lĩnh vực cung cấp các sản phẩm ……………………….. Với triết lý kinh doanh “ Không đầu tư vốn nhưng vẫn đem lại thu nhập cho quý đối tác ”, luôn muốn đem đến sự thành công cho mọi đối tác. Bởi chúng tôi tâm niệm rằng, sự thành công của quý đối tác sẽ là sự thành công của chính chúng tôi.
Công ty …………………………. xin gửi lời mời hợp tác đến Quý đối tác là các Cá nhân, tập thể, doanh nghiệp quan tâm và mong muốn hợp tác cùng chúng tôi để cùng thực hiện chung các hoạt động kinh doanh của chúng tôi trong thời gian hiện tại và sắp tới.
Chúng tôi đề xuất ra đây hình thức hợp tác:
Chúng tôi cung cấp đến quý đối tác cuốn Catalogue sản phẩm của công ty để quý đối tác giới thiệu và bán sản phẩm cho khách hàng. Khi đó chúng tôi sẽ gửi đến quý đối tác 1 khoản hoa hồng hấp dẫn cùng các khoản chiết khấu khác cho việc quý đối tác giới thiệu và bán sản phẩm cho khách hàng.
Chúng tôi cam kết luôn dành cho Quý đối tác các sản phẩm – dịch vụ tốt nhất cùng chính sách giá cả hợp lý, chiết khấu cao và nhiều ưu đãi khác. Với thiện chí hợp tác cùng phát triển, Công ty ……………………… rất tin tưởng vào sự thành công tốt đẹp và lâu dài trong quá trình hợp tác giữa chúng tôi và Quý đối tác.
Mọi hình thức hợp tác kinh doanh xin liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua:
Quản lý kinh doanh: ……………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………
Gmail: …………………………………………………………………………………..……….
Website: …………………………………………………………………………………..…….
Văn phòng giao dịch: …………………………………………………………..………..…….
4.4 Mẫu Thư Ngỏ Gửi Khách Hàng Thông Báo Lịch Nghỉ Tết
JOBSGO | THƯ CẢM ƠN & THÔNG BÁO NGHỈ TẾT NHÂM DẦN
Thân gửi: Anh/ Chị [tên khách hàng],
Nhân dịp Tết đến, Xuân về, thay mặt Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ nhân viên JobsGO, em xin trân trọng gửi tới Anh/ Chị cùng gia đình lời chúc năm mới an khang – thịnh vượng. Cảm ơn Anh/ Chị đã tin tưởng và đồng hành cùng JobsGO trên con đường tìm kiếm nhân tài trong suốt một năm vừa qua.
Mong rằng trong năm Nhâm Dần, JobsGO vẫn sẽ tiếp tục nhận được sự tin tưởng và ủng hộ nhiệt tình của Anh/ Chị.
Để thuận tiện cho Anh/ Chị khi cần hỗ trợ, em xin gửi kèm thông báo lịch nghỉ Tết Nguyên Đán của JobsGO.
Thời gian nghỉ: Từ ngày 05/02/2024 (ngày 27, tháng Chạp) đến hết ngày 14/02/2024 (ngày 06, tháng Giêng).
Thời gian làm việc trở lại: Thứ 5, ngày 15/02/2022.
Trong thời gian nghỉ Tết, nếu Anh/ Chị cần hỗ trợ về sản phẩm, dịch vụ có thể liên hệ theo thông tin sau:
Email: contact@jobsgo.vn
Hotline: 0899.565.868
Sau khi nhận được thông tin, bộ phận trực ban của JobsGO sẽ xử lý các yêu cầu trong thời gian sớm nhất.
Để thư ngỏ nhận được phản hồi tích cực, các bạn cần lưu ý một số vấn đề trước khi viết nội dung như sau:
5.1 Về Hình Thức
Khi viết thư ngỏ, bạn nên:
Trình bày một cách ngắn gọn, ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nhận thư.
Có thể thêm hình ảnh, màu sắc cho thư, nhưng cần phù hợp với nội dung.
Sử dụng các câu văn ngắn, chia thư thành các đoạn nhỏ cho dễ theo dõi.
Cần lưu ý gì khi viết thư ngỏ
5.2 Về Nội Dung
Thư ngỏ nên gồm các phần:
Tiêu đề: Viết đầy đủ, thể hiện được mục đích của thư một cách hấp dẫn.
Chào hỏi: Chào hỏi, giới thiệu về bản thân và doanh nghiệp/tổ chức bạn đại diện (thông tin giới thiệu ngắn gọn, hay chi tiết tùy thuộc vào mức độ hiểu biết của khách hàng về doanh nghiệp/tổ chức).
Nội dung chính: Giới thiệu thông tin sự kiện/sản phẩm/dịch vụ; mục đích gửi thư; cách thức hợp tác/mua hàng; phương thức liên hệ;…
Kết thư: Gửi lời chúc và lời cảm ơn tới người đọc thư; thể hiện mong muốn được hợp tác,…
Khi viết mẫu thư ngỏ, bạn cần lưu ý:
Thông tin của phía người gửi và người nhận phải chính xác và đầy đủ để thể hiện thiện chí và sự tôn trọng với họ.
Giới thiệu sơ những thông tin của bản thân và chương trình/dự án/sản phẩm/dịch vụ. Đề cập đến những lý do chính đáng triển khai sự kiện/mua sản phẩm, dịch vụ.
Mục đích của lá thư phải rõ ràng, nội dung chân thực, đầy đủ và có tính thuyết phục.
Khi viết thư mời hợp tác, thư xin kinh phí, thư giới thiệu sản phẩm, bạn cần tập trung đề cập đến những lợi ích mà đối phương sẽ nhận được, thay vì quảng cáo quá nhiều về tính năng, chất lượng của sản phẩm/dịch vụ.
Khi viết thư ngỏ xin kinh phí bạn cần chia sẻ về mức độ mong muốn nhận được hỗ trợ như thế nào.
Khi viết thư ngỏ mời hợp tác, bạn cần trình bày rõ về các phương thức hợp tác giữa các bên.
Cuối thư luôn phải cam kết về tính trung thực của dự án và sử dụng kinh phí đúng mục đích. Thể hiện sự minh bạch thông qua việc đính kèm thông tin về các đơn vị tài trợ và hình thức hỗ trợ trong chương trình.
Hi vọng rằng các mẫu thư ngỏ mà JobsGO giới thiệu trên đây sẽ cho bạn một vài ý tưởng để bạn có thể tự viết cho mình một mẫu thư hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp
1. Thư Ngỏ Nên Dài Bao Nhiêu?
Thư ngỏ nên ngắn gọn và tập trung, thường không quá một trang giấy A4. Nó cần đủ chi tiết để người nhận hiểu rõ nội dung, nhưng không quá dài để tránh gây mệt mỏi, nhàm chán cho người đọc.
2. Thư Ngỏ Nên Được Gửi Qua Email Hay Bưu Điện?
Điều này tùy thuộc vào tình huống cụ thể và mối quan hệ với người nhận. Trong các tình huống trang trọng hoặc khi bạn muốn tạo ấn tượng mạnh, bạn có thể lựa chọn gửi thư ngỏ qua bưu điện để gây thu hút.
3. Làm Sao Để Đảm Bảo Thư Ngỏ Được Chú Ý?
Để đảm bảo thư ngỏ của bạn được chú ý, bạn nên:
Viết tiêu đề thu hút và liên quan trực tiếp đến nội dung thư.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chuyên nghiệp và thuyết phục.
Tập trung vào lợi ích của người nhận.
Đảm bảo thư ngỏ được trình bày gọn gàng và không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
4. Có Cần Phải Cá Nhân Hóa Thư Ngỏ Không?
Cá nhân hóa thư ngỏ là rất quan trọng. Thay vì sử dụng mẫu thư ngỏ chung chung, bạn hãy tùy chỉnh nội dung để phù hợp với từng người nhận. Việc này giúp tạo sự gắn kết và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
5. Có Nên Đính Kèm Tài Liệu Bổ Sung Cùng Với Thư Ngỏ Không?
Nếu bạn cảm thấy cần thiết, bạn có thể đính kèm các tài liệu bổ sung như brochure, tài liệu chi tiết về dự án, hoặc thông tin sản phẩm cùng với thư ngỏ. Điều này giúp người nhận có thêm thông tin để đưa ra quyết định.
6. Phản Hồi Sau Khi Gửi Thư Ngỏ Như Thế Nào?
Sau khi gửi thư ngỏ, bạn nên theo dõi và phản hồi kịp thời. Nếu không nhận được phản hồi sau một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể gửi email hoặc gọi điện nhắc nhở một cách lịch sự.
Hồng Nguyễn
![[TỔNG HỢP] 10+ Mẫu Thư Cảm Ơn Thông Dụng Nhất {YEAR}](https://jobsgo.vn/blog/wp-content/uploads/2021/05/Thiet-ke-chua-co-ten-13-360x240.png "[TỔNG HỢP] 10+ Mẫu Thư Cảm Ơn Thông Dụng Nhất {YEAR}")
