SOW Là Gì? Ý Nghĩa Và Cách Viết SOW Cho Dự Án

Đánh giá post

SOW là một tài liệu không thể thiếu trong bất kỳ dự án nào. Nó là “bản đồ đường đi” chỉ ra rõ ràng những gì cần làm, ai sẽ làm và làm như thế nào để dự án đạt được thành công. Vậy SOW là gì? Cùng JobsGo đi tìm hiểu qua bài sau.

Mục lục

1. SOW Là Gì?
2. SOW Trong Marketing Là Gì?
3. Những Lợi Ích Của SOW Trong Marketing
4. Những Yếu Tố Giúp SOW Marketing Được Hoàn Thành
5. Vai Trò Của SOW Trong Doanh Nghiệp Như Thế Nào?
6. Các Bước Để Xây Dựng SOW Là Gì?
7. Sự Khác Nhau Giữa Statement Of Work Và Scope Of Work
Câu hỏi thường gặp

1. SOW Là Gì?

SOW là gì? Nó được tạo nên bởi các chữ cái đầu trong cụm từ tiếng Anh “Statement Of Work”. Thuật ngữ này chỉ đến báo cáo trình tự công việc. Hay có thể hiểu một cách đơn giản chính là bản mô tả công việc cần thực hiện mà khách hàng muốn biết.

Trong bản phạm vi công việc SOW, doanh nghiệp cần đưa ra đầy đủ thông tin về: timeline thực hiện, mục tiêu dự án, vị trí làm việc, những tiêu chuẩn được áp dụng hay khối lượng công việc… Tùy thuộc vào tính chất, đặc điểm của công việc mà các yếu tố trên có thể thay đổi một cách linh hoạt.

Ở giai đoạn lên kế hoạch, SOW được xây dựng dựa trên những mục tiêu chung, là cách giúp doanh nghiệp đánh giá tính khả thi của hoạt động kinh doanh trước khi bắt tay vào thực hiện. Đồng thời, với các mốc thời gian cụ thể theo từng đầu việc được xây dựng trong SOW, doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ đối với các sự kiện, thông tin cũng như tiến trình công việc.

Xem thêm: Workflow – Phương pháp xây dựng quy trình làm việc tối ưu

2. SOW Trong Marketing Là Gì?

SOW trong Marketing nghĩa là gì? Bạn đã hiểu qua chia sẻ ở phần trên của bài viết, vậy trong lĩnh vực Marketing thì như thế nào?

SOW trong Marketing sẽ là một tập hợp các công việc cần được triển khai chi tiết và cụ thể cho chiến dịch tiếp thị – quảng cáo. Nó sẽ ghi chép toàn bộ những tiến trình cần thực hiện để đem lại hiệu quả về doanh số bán hàng cho doanh nghiệp. Thông qua đó có thể đánh giá và điều chỉnh những chỗ cần thiết nhằm đạt kết quả cao hơn.

Vậy để hoàn thành SOW Marketing sẽ phụ thuộc vào những yếu tố nào? Câu trả lời sẽ được hé lộ qua chia sẻ trong phần tiếp theo.

3. Những Lợi Ích Của SOW Trong Marketing

SOW sẽ giúp cho doanh nghiệp:

Phác thảo chi tiết: Liệt kê đầy đủ và mô tả cụ thể các công việc cần hoàn thành trong quá trình thực hiện dự án.
Xác định đầu ra: Nêu rõ các sản phẩm cuối cùng và tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được cho mỗi sản phẩm.
Làm rõ khung dự án: Thiết lập cụ thể mục tiêu, giới hạn phạm vi và các yêu cầu cốt lõi của dự án.
Công cụ giám sát: Tạo nền tảng để theo dõi tiến độ và đánh giá sự phù hợp của công việc với kế hoạch đề ra.
Tối ưu hóa nguồn lực: Hỗ trợ việc phân bổ, quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có.
Quản trị rủi ro: Cung cấp khung để nhận diện, đánh giá và xử lý các rủi ro cũng như thay đổi phát sinh.
Tiêu chí đánh giá: Thiết lập các chỉ số cụ thể để đánh giá chất lượng và hiệu quả của từng công việc và sản phẩm.
Tài liệu tham chiếu: Cung cấp một nguồn thông tin toàn diện cho tất cả các bên liên quan trong suốt quá trình thực hiện dự án.

4. Những Yếu Tố Giúp SOW Marketing Được Hoàn Thành

Muốn hoàn thành một bản phạm vi công việc SOW các bạn phải đảm bảo các yếu tố cơ bản như sau:

Mục đích, lý do thực hiện công việc: Dựa trên định hướng phát triển của doanh nghiệp cùng với những yêu cầu, sự đáp ứng của các công ty khác để xác định có nên thực hiện quan hệ hợp tác không.
Vị trí diễn ra các hoạt động: Bạn cần xác định địa điểm thực hiện từng hoạt động trong dự án cùng những chi phí và cách thức vận chuyển sản phẩm, hàng hóa tới đó.
Mốc thời gian diễn ra hoạt động: Các mốc dữ kiện quan trọng của một chiến dịch Marketing cần phải liệt kê rõ ràng. Thông qua đó quản lý chiến dịch sẽ phải kiểm tra và theo dõi tiến độ thực hiện công việc thường xuyên.
Các tiêu chuẩn áp dụng trong thực tế: Một số tiêu chuẩn cần được liệt kê như chất lượng của sản phẩm, hàng hóa cuối cùng cần đảm bảo tiêu chí gì hay tiêu chuẩn hao hụt hàng hóa do hỏng, vỡ là bao nhiêu,…
Lịch trình diễn ra công việc: Lịch trình cụ thể cho các công việc như chuyển tiền, giao nhận hàng, quản lý, bảo quản hàng hóa,… phải rõ ràng và khoa học.
Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán có phù hợp với điều kiện kinh tế của doanh nghiệp không? Ngoài ra, doanh nghiệp cần thỏa thuận với đối tác về hạn mức đề ra.
Hạng mục cần có trong nội bộ doanh nghiệp: Đâu là hạng mục cần có trong nội bộ doanh nghiệp? Ai là người thực hiện? Trách nhiệm của mỗi bộ phận được phân chia như thế nào?
Đánh giá thành phần tham gia vào hoạt động: Xác định vai trò của mỗi bộ phận, mỗi nhân sự ở các vị trí và đánh giá sự hiệu quả trong việc thực hiện công việc.

*Những Yếu Tố Giúp SOW Marketing Được Hoàn Thành*

Xem thêm: Cách viết báo cáo hiệu quả giúp “ghi điểm” với sếp

5. Vai Trò Của SOW Trong Doanh Nghiệp Như Thế Nào?

SOW không chỉ được sử dụng trong các dự án nội bộ mà còn rất được ưa chuộng sử dụng cho các dự án bên ngoài. SOW giúp mọi người có thể hiểu và thiết lập những nhiệm vụ một cách cụ thể, chi tiết, từ đó thực hiện các hoạt động dễ dàng. Nhờ có phạm vi công việc SOW mà các dự án được quản lý khoa học hơn. Cụ thể, nó giúp công ty:

Tránh được những sai lầm, sai lệch trong công việc, nhờ đó mà đảm bảo hoạt động đúng phạm vi triển khai.
Hỗ trợ giải thích những sai lệch, cũng như những mong đợi của dự án một cách tối ưu mọi nhất. Thông qua việc đưa ra chi tiết các mục tiêu cần thực hiện của dự án mà doanh nghiệp thực hiện.
Đảm bảo cho công ty trước các bên có liên quan đến quan điểm, ý tưởng của dự án.
SOW mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bởi thế mạnh của mình khi áp dụng trong thực tế. Thông qua đó nó việc được rõ ràng, chi tiết và áp dụng một cách hiệu quả nhất cho dự án.

Chính những điều trên khiến cho rất nhiều các doanh nghiệp, công ty hiện nay đều xây dựng SOW cho dự án khi hợp tác với những đơn vị khác.

6. Các Bước Để Xây Dựng SOW Là Gì?

Vậy, các bước để xây dựng một SOW là gì? Dưới đây là các bước chi tiết bạn có thể tham khảo:

6.1. Giới Thiệu Thông Tin Dự Án

Trước khi tiến hành bất kỳ dự án nào đó, doanh nghiệp cần có những cái nhìn tổng quan về dự án. Cụ thể như:

Dự án thực hiện loại công việc nào?
Đối tượng liên quan đến dự án này bao gồm những ai?
Những thỏa thuận chính thức với SOW được doanh nghiệp áp dụng là gì?

6.2. Trình Bày Mục Tiêu Dự Án

Trong phần mục tiêu, doanh nghiệp cần trình bày cụ thể, rõ ràng lý do dự án được thực hiện. Hãy nêu thật cụ thể về bối cảnh thực hiện, những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đang hướng tới cũng như các kết quả tốt đẹp mà họ mong đợi trong tương lai.

6.3. Phạm Vi Công Việc Từng Hạng Mục Trong Dự Án

Sau khi có những hình dung chung về dự án, doanh nghiệp cần phác thảo về các hoạt động, nhiệm vụ họ cần thực hiện trong một phạm vi nhất định. Trong đó, doanh nghiệp cần mô tả từng nhiệm vụ thông qua danh sách các bước đơn giản.

6.4. Nhiệm Vụ Của Từng Thành Viên Tham Gia Dự Án

Phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia dự án là bước vô cùng quan trọng, đặc biệt khi dự án này được triển khai cùng với đối tác bên ngoài. Bởi nó đảm bảo mỗi người đều có thể hiểu về những hoạt động, nhiệm vụ họ cần thực hiện. Lưu ý rằng, tất cả việc đã được phân chia đều phải hoàn thành.

6.5. Tiến Độ Triển Khai Sản Phẩm

Để xác định được tiến độ triển khai dự án, doanh nghiệp cần làm rõ những vấn đề như:

Thời gian tiến hành dự án là bao lâu, bắt đầu từ ngày/ tháng/ năm nào và kết thúc tại thời điểm nào? Trong quá trình triển khai dự án, có những dấu mốc đáng chú ý nào?
Dự án được tiến hành ở đâu: tại chỗ hay thông qua điều khiển từ xa? Xác định và đánh giá sự phù hợp của các nguồn lực (nhân lực, vật lực…) với dự án. …

6.6. Sản Phẩm

Sản phẩm của dự án là những kết quả mà doanh nghiệp mong muốn nhận được sau khi kết thúc dự án. Sản phẩm này được tổng kết dựa trên những nhiệm vụ được đưa ra trước đó. Chẳng hạn, với dự án thay đổi thiết kế trang web thì sản phẩm cuối cùng có thể là:

Trang đích được mã hóa đầy đủ.
Những thiết lập của Google.
Các mẫu trang thương mại điện tử được thiết kế lại theo yêu cầu.

6.7. Quản Lý Rủi Ro Có Thể Xảy Ra

Nhằm hạn chế tối đa sai sót có thể xảy ra, doanh nghiệp cần quản lý những rủi ro trong quá trình thực hiện:

Vấn đề thanh toán: xác định thời điểm thanh toán của các giai đoạn trong dự án cũng như vấn đề xảy ra nếu doanh nghiệp bỏ lỡ thời điểm đó.
Quản lý báo cáo: xác định người chịu trách nhiệm về việc hoàn thành, phê duyệt các sản phẩm cuối cùng hay những điều chỉnh, thay đổi xảy ra trong dự án.
Vấn đề về điều khoản: đưa ra những yêu cầu giả định hoặc bảo mật về các tiêu chuẩn cần thỏa thuận.

6.8. Tiêu Chí Đánh Giá Dự Án

Bước cuối cùng trong quá tình xây dựng phạm vi công việc SOW là xây dựng tiêu chí đánh giá dự án. Những tiêu chí này là yếu tố quyết định sự chấp thuận của doanh nghiệp đối với các sản phẩm của dự án.

Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch

7. Sự Khác Nhau Giữa Statement Of Work Và Scope Of Work

Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa SOW và scope of work:

Tiêu chí so sánh	SOW	Scope of work
Mục đích	Tuyên bố công việc.	Tập trung vào các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án
Đối tượng	Tập trung vào các yêu cầu và mục tiêu của dự án.	Tập trung vào các công việc cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án
Nội dung	Cung cấp thông tin chi tiết về quy trình triển khai dự án, phạm vi dự án, các bước triển khai, hạn chế và rủi ro	Miêu tả chi tiết các nhiệm vụ, trách nhiệm, các kỹ năng cần có của người thực hiện, tài nguyên cần sử dụng, thời gian hoàn thành và các ràng buộc khác.

Như vậy, chia sẻ trong bài viết trên không chỉ giúp bạn hiểu SOW là gì? mà còn có rất nhiều những thông tin bổ ích khác. JobsGO hy vọng nó sẽ giúp những ai đang thắc mắc về vấn đề này có câu trả lời thuyết phục nhất.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai Nên Tham Gia Vào Quá Trình Viết SOW?

Quá trình viết SOW nên có sự tham gia của nhiều bên liên quan để đảm bảo tính toàn diện và chính xác như: khách hàng, đại diện pháp lý, quản lý dự án,...