Báo cáo tuy không phải là một văn bản pháp lý quan trọng, tuy nhiên đây lại là hình thức trao đổi thông tin phổ biến giữa cấp quản lý và nhân viên. Cấp trên thường sẽ đánh giá các kỹ năng cơ bản của nhân viên qua các bản báo cáo. Vậy, viết báo cáo như thế nào để “ghi điểm” với sếp? Đâu là những yêu cầu cơ bản cho một báo cáo tốt? Cùng JobsGO khám phá ngay qua bài viết dưới đây.
Một báo cáo tốt trước tiên cần đảm bảo về bố cục thông tin và nội dung. Một báo cáo chuẩn gồm các phần cơ bản sau:
Báo cáo chuẩn gửi sếp cần đảm bảo bố cục tốt
Nội dung hành chính: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên công ty, tên báo cáo, thời gian, địa điểm lập báo cáo, cá nhân, phòng ban nhận báo cáo
Thông tin người lập báo cáo: Họ tên, phòng ban, mã số nhân viên (nếu có)
Nội dung báo cáo: Liệt kê công việc, đánh giá ưu/nhược điểm trong quá trình thực hiện, đánh giá kết quả, các thông tin tài chính, nhân sự,…
Kết luận: Biện pháp giải quyết vấn đề, phương hướng mục tiêu sắp tới, kiến nghị và đề xuất,…
Nhìn chung, các báo cáo thường bao gồm 4 phần trên, các nội dung trong từng phần có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình báo cáo và cơ quan, tổ chức.
Các yêu cầu chung khi viết báo cáo gửi sếp
Làm thế nào để có thể ghi điểm với sếp thông qua một báo cáo chuẩn mực là vấn đề được nhiều người quan tâm. Trên thực tế, mọi người thường dễ nhận ra và chú ý vào những lỗi sai, chính vì vậy, trước khi nộp báo cáo, bạn hãy rà soát lại dựa trên các yêu cầu sau để tránh những thiếu sót không đáng có nhé.
Tổng thể bố cục rõ ràng
Các đề mục nội dung được trình bày rõ ràng, nếu có nhiều phần, bạn nên đánh số thứ tự để dễ phân biệt. Bên cạnh đó bố cục nội dung nên đảm bảo tính logic, theo một trình tự giúp người đọc nắm bắt vấn đề.
Hình thức chuẩn báo cáo
Mỗi cơ quan, tổ chức có những yêu cầu khác nhau trong việc trình bày báo cáo, bạn nên tìm hiểu và tránh sai sót trong phần này. Nếu cơ quan của bạn không có những yêu cầu về hình thức, hãy tìm hiểu trên mạng về những chuẩn mực chung. Những chi tiết nhỏ như phông chữ, căn lề, khổ giấy,v.v. có thể khiến sếp đánh giá cao sự chỉnh chu của bạn.
Lỗi chính tả là tối kỵ
Lỗi chính tả là điều khiến nhiều người không mấy hài lòng, chúng thể hiện khả năng trình bày cơ bản, vậy nên đừng khiến sếp không hài lòng vì điều này. Bạn có thể sử dụng một vài phần mềm chính tả để kiểm tra, hoặc tra từ điển nếu không thực sự chắc chắn. Đặc biệt đối với những báo cáo quan trọng, đừng để lỗi chính tả khiến mọi người đánh giá sai khả năng của bạn.
Hãy chú ý đến tên riêng, chức danh, phòng ban
Khi bạn làm việc tại một công ty, cơ quan, những thông tin này tuyệt đối không thể sai sót. Hãy tìm hiểu kỹ về các thông tin về chức vụ, các bộ phận hành chính trong công ty, và đặc biệt là tên của các lãnh đạo. Khi làm báo cáo, tuyệt đối đừng vì lơ đãng mà ghi sai tên hay chức vụ của sếp. Đây là điểm trừ vô cùng lớn đấy nhé.
Hành văn ngắn gọn, rõ ràng
Khi đọc báo cáo, sếp thường chỉ tập trung vào những nội dung chính và quan trọng. Vậy nên hãy chú ý cách hành văn trong báo cáo của bạn, đừng viết câu quá dài dòng và cầu kỳ. Điều này vô hình chung sẽ khiến sếp khó chịu, đặc biệt là khi sếp đang trải qua một ngày mệt mỏi nữa.
Thông tin số liệu cập nhật, chính xác
Thông tin số liệu cập nhật, chính xác
Khi lập báo cáo, hãy đảm bảo những thông tin, số liệu, biểu đồ bạn đã sử dụng là thông tin đúng, khách quan và cập nhật nhất. Trong thực tế, nhiều người đã mắc phải sai sót này và bị sếp chỉ trích do không nắm bắt tình hình công việc. Trong trường hợp không chắc chắn, hãy tham khảo ý kiến đồng nghiệp và những bộ phận liên quan để tránh gặp phải lỗi sai này nhé.
Bên cạnh những yêu cầu cần chú ý, trong khi lập báo cáo, bạn không thể bỏ qua phần nội dung vô cùng quan trọng. Để phần nội dung này được trình bày một cách chính xác và khoa học, bạn cần những kỹ năng nhất định. Sau đây là những kỹ năng cùng một số tips viết báo cáo mà JobsGO tin rằng chúng thật sự hữu ích dành cho bạn.
Xác định đúng loại hình báo cáo
Loại hình báo cáo là yếu tố hình ảnh hưởng đến nhiều vấn đề, từ hình thức, nội dung đến các yêu cầu khác. Việc xác định đúng loại hình báo cáo sẽ giúp bạn tránh những lỗi sai cơ bản về các tiêu chuẩn báo cáo, nội dung thông tin cũng như cách thức trình bày bố cục.
Xây dựng khung nội dung trước khi viết báo cáo
Hãy liệt kê các nội dung và sắp xếp chúng một cách hợp lý trước khi bắt tay vào viết một báo cáo. Việc làm này sẽ giúp báo cáo của bạn được trình bày một cách dễ hiểu, logic và khoa học hơn, cũng như tránh được việc thiếu sót thông tin. Đối với những báo cáo thật sự quan trọng, hãy tổ chức các cuộc họp để tổng hợp được đầy đủ các nội dung cần thiết, cũng như tập hợp ý kiến số đông, giúp báo cáo của bạn thêm phần khách quan hơn.
Xây dựng khung nội dung báo cáo và hoàn thành từng phần một
Hãy bắt đầu với từng nội dung nhỏ thay vì cố gắng làm một báo cáo hoàn chỉnh ngay lần đầu tiên. Bạn nên tách riêng và hoàn thành từng nội dung lớn trong báo cáo, sau đó sắp xếp chúng thành một báo cáo hoàn chỉnh, và cuối cùng là hoàn thiện báo cáo. Việc này sẽ giúp bạn tránh trường hợp bị ngợp trong quá nhiều thông tin khác nhau, dẫn đến việc trình bày lộn xộn. Đối với những báo cáo ngắn, ít thông tin, bạn có thể viết báo cáo ngay khi có sườn nội dung. Tuy nhiên, nếu khả năng tập trung của bạn chưa tốt, hoặc đối với những báo cáo lớn, nhiều thông tin, kỹ năng này sẽ giúp bạn tránh được việc mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo nội dung đầy đủ, rõ ràng.
Luôn kiểm tra kỹ càng trước khi nộp báo cáo
Giống như phần các điểm cần lưu ý, nội dung của kỹ năng này cũng gần như vậy. Hãy rà soát lại các lỗi và yêu cầu báo cáo trước khi nộp báo cáo. Dù bận rộn hay gấp gáp đến đâu, cũng đừng quên việc này. Bạn có thể chỉ cần rà soát lại 1 lần thôi, nhưng việc rà soát này sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối hơn bạn nghĩ đó.
Đừng quá phụ thuộc vào deadline
Dù là việc gì, đặc biệt là báo cáo nộp sếp, đừng để deadline phá hỏng báo cáo của bạn. Việc quá phụ thuộc vào deadline sẽ khiến bạn không làm được một báo cáo hoàn hảo nhất. Sẽ có rất nhiều chuyện bất thường xảy ra, và bạn cần cho mình thời gian ứng phó, vậy nên hãy cố hoàn thành báo cáo trước hạn ít nhất 1 ngày, biết đâu, bỗng dưng sếp yêu cầu bạn nộp báo cáo trước hạn thì sao.
Nếu có thể, hãy nhờ cấp trên trở thành trung gian giúp đỡ
Nếu có thể, hãy nhờ cấp trên trở thành trung gian giúp đỡ
Trong trường hợp bạn phải nộp báo cáo đến một lãnh đạo cấp cao thay cho phòng, ban của mình, hãy nhờ sự giúp đỡ của cấp trên trung gian, hoặc sếp trực tiếp của bạn. Cấp trên trung gian sẽ giúp bạn sửa những lỗi sai và hoàn thiện báo cáo của bạn hơn. Đừng ngần ngại, vì bạn cần hiểu rằng, báo cáo mà bạn đang làm cũng sẽ ảnh hưởng đến đồng nghiệp và chính cấp trên trực tiếp của bạn.
Trên đây là những thông tin và hình thức, nội dung và các kỹ năng để lập được một báo cáo tốt gửi lên cấp trên. Với một nhân viên văn phòng, thuộc công ty, tổ chức, kỹ năng viết báo cáo là một kỹ năng cần thiết và vô cùng quan trọng. Đây là kỹ năng ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đánh giá nhiều kỹ năng khác, vậy nên các bạn hãy bỏ túi ngay cho mình kỹ năng đơn giản mà hữu ích này nhé.
Hoàn Nguyễn
