Giữa chốn công sở, không phải chỉ những việc lớn lao mà ngay cả chuyện đơn giản như gọi điện thoại, chúng ta cũng cần phải có nguyên tắc riêng. Vậy cụ thể những nguyên tắc đó là gì, JobsGO sẽ bật mí cho các bạn qua bài viết dưới đây, đừng bỏ lỡ thông tin hữu ích này nhé!
Đảm bảo tính kịp thời, truyền tải ít thông tin nhất có thể
Cách đây không lâu, cô em nhân viên trong phòng tôi có cuộc gọi điện trao đổi công việc với đối tác. Sự việc xảy ra đó là cô em này khá lúng túng, nói chuyện vấp váp và mất đến 5 phút vẫn không thể truyền tải hết ý mình muốn nói cho đối phương. Điều này vừa gây mất thời gian vừa khiến cả 2 trở nên sốt ruột. Vậy nguyên tắc rút ra là gì?
Thực tế, trao đổi qua điện thoại sẽ có khá nhiều bất tiện như thời gian khá ít ( thường do đối tác bận việc không thể gặp trực tiếp) hay không diễn tả được bằng ngôn ngữ cơ thể nhiều. Do đó, nếu kỹ năng giao tiếp của bạn không tốt, chắc chắn sẽ không tránh khỏi bối rối, người nghe không hiểu rõ vấn đề.
Quy tắc gọi điện thoại nơi công sở
Cách khắc phục ở đây đó là trước khi gọi điện, bạn hãy liệt kê ra những vấn đề mình định trình bày với đối tác, giọng điệu cần điều chỉnh như thế nào, hãy luyện tập trước. Còn nếu bạn không thể nhớ được hết các thông tin, hãy ghi chú ra giấy, gạch đầu dòng từng ý. Đặc biệt, nguyên tắc gọi điện cho khách hàng, đối tác là càng nhanh càng tốt, thời gian lý tưởng nhất chỉ nên dừng ở khoảng 3 phút.
Nhiều người có thói quen khi gọi điện cho ai đó đều ngay lập tức “xổ” ngay một tràng thông tin mà không nói cho đối phương biết mình là ai. Các bạn hãy thử nghĩ, nếu trong bối cảnh làm việc, bạn đang phải gọi điện cho khách hàng thì họ sẽ đánh giá như thế nào? Chắc chắn họ sẽ không hài lòng và cơ hội để ký kết hợp đồng, hợp tác cũng sẽ biến mất. Chưa kể nếu bạn gọi nhầm số, lại không cho người nghe kịp nói gì, bạn sẽ có thể làm lộ thông tin kế hoạch, dự án kinh doanh của công ty đó.
Vậy nên, thay vì hấp tấp, vội vàng, khi gọi điện thoại tại nơi công sở nói riêng và ngoài cuộc sống nói chung, trước hết các bạn hãy chào hỏi lịch sự, hỏi xem đối phương có phải là anh A, chị B mình cần liên hệ không, giới thiệu mình là ai, đến từ công ty nào để khách hàng nắm bắt.
Chú ý về thời gian gọi điện thoại
Chú ý về thời gian gọi điện thoại
Quy tắc về thời gian là một trong những điều mà các bạn không được bỏ qua. Nó không phải chỉ là nhanh chóng, kịp thời mà còn phải đúng thời điểm.
Thật vậy, bạn không thể bất chấp gọi cho đối tác, khách hàng hay thậm chí là đồng nghiệp để nói chuyện công việc vào thời gian họ đang nghỉ trưa hay ăn tối được. Dù công việc gấp gáp, nó ảnh hưởng đến bạn nhưng cũng không thể chiếm lấy thời gian của người khác. Vấn đề ở đây là các bạn cần biết sắp xếp công việc của bản thân cho hợp lý, lên kế hoạch cụ thể cho từng nhiệm vụ để gọi điện, liên hệ với mọi người vào thời gian phù hợp với cả đôi bên.
Gọi điện thoại, tuyệt đối đừng chen ngang lời người khác
Thói quen nói chuyện suồng sã với bạn bè đôi khi lại khiến nhiều người phải muối mặt với khách hàng, đồng nghiệp trong quá trình làm việc. Ngay cả những từ đơn giản thể hiện rằng bạn đang lắng nghe như là “à, ừ, ồ,…” cũng là điều không nên và thậm chí còn cho thấy bạn đang rất mất lịch sự khi nói chuyện.
Nguyên tắc khi gọi điện thoại nơi làm việc đó là các bạn hãy để đối phương trình bày xong vấn đề. Sau đó, nếu bạn thấy sai hay chưa rõ chỗ nào, hãy phản hồi lại với họ. Điều này tạo nên sự tương tác giữa đôi bên mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, lịch sự của bạn.
Gọi điện thoại, tuyệt đối đừng chen ngang lời người khác
Hãy để người có địa vị, tuổi tác cao hơn tắt máy trước
Khi kết thúc một cuộc trao đổi, nói chuyện, việc ai cúp máy trước cũng nên có nguyên tắc, tại sao lại như vậy?
Bởi điều này thể hiện sự tôn trọng, thái độ lịch sự với cả đôi bên. Và thông thường, các bạn nên để người có địa vị hay tuổi cao hơn tắt máy trước. Ví dụ như sếp, khách hàng của mình, đồng nghiệp lớn tuổi hơn,… Ngoài ra, nếu bạn là nam và nói chuyện với phụ nữ, việc ưu tiên họ tắt máy trước cũng là điều nên làm. Đây dù chỉ là vấn đề khá nhỏ, song nó cũng thể hiện bạn là người làm việc, hành xử chuyên nghiệp, biết điều và chắc chắn mọi người sẽ có cái nhìn tốt hơn về bạn.
Như vậy, các quy tắc gọi điện thoại nơi công sở, các bạn đã nắm rõ rồi phải không? Hy vọng rằng những thông tin mà JobsGO chia sẻ sẽ hữu ích, giúp các bạn phát triển hơn về kỹ năng ứng xử trong công việc nhé.
Hồng Nguyễn
