Trưởng nhóm Hành chính

Quản lý hành chính – văn phòng:

• Xây dựng, cập nhật và giám sát thực hiện các quy chế, quy trình hành chính – văn thư – lưu trữ, đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật.
• Quản lý văn bản, con dấu, hợp đồng hành chính; đảm bảo tính bảo mật và đúng quy định.
• Lập kế hoạch, theo dõi việc mua sắm, cấp phát, sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, dịch vụ chuyển phát
• Tổ chức công tác hậu cần, lễ tân, sự kiện nội bộ, hội họp, đón tiếp khách, đoàn kiểm tra.
• Kiểm soát việc thực hiện các tiêu chuẩn an toàn – vệ sinh – PCCC – an ninh – môi trường tại trụ sở.

Quản lý cơ sở hạ tầng & tài sản:

• Quản lý và theo dõi tình trạng tài sản cố định, công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng, đảm bảo duy tu, bảo trì, sửa chữa kịp thời.
• Là đầu mối làm việc với các đơn vị bảo trì, nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật, vận hành tòa nhà.
• Lập kế hoạch và ngân sách vận hành hành chính – cơ sở hạ tầng hằng năm.

Quản lý dịch vụ cho thuê văn phòng:

• Quản lý hoạt động cho thuê mặt bằng, dịch vụ tiện ích tại tòa nhà: hợp đồng, báo giá, công nợ, chăm sóc khách thuê.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo chất lượng dịch vụ, môi trường làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp của tòa nhà.

Quản lý nhân sự và báo cáo:

• Quản lý, đào tạo và kèm cặp đội ngũ nhân viên hành chính; phân công công việc, đánh giá hiệu quả và định hướng phát triển nhân viên.
• Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động hành chính, tài sản, cơ sở vật chất cho Ban Giám đốc.

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Luật hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, trong đó có ít nhất 2 năm ở vị trí quản lý/giám sát.
• Kiến thức và kỹ năng:
  • Thành thạo tin học văn phòng, phần mềm quản lý tài sản, hợp đồng.
  • Am hiểu về quản lý tòa nhà, cơ sở hạ tầng, PCCC, vệ sinh môi trường, dịch vụ thuê văn phòng.
  • Có kỹ năng quản lý đội nhóm, lập kế hoạch, giám sát công việc và xử lý tình huống linh hoạt.
  • Giao tiếp tốt, cẩn trọng, tinh tế, có tinh thần trách nhiệm cao và định hướng dịch vụ