Trợ Lý Lãnh Đạo

Đóng vai trò là cánh tay đắc lực hỗ trợ lãnh đạo trong điều phối công việc, sắp xếp lịch trình, chuẩn bị nội dung và theo dõi tiến độ công việc; đồng thời đảm nhiệm một số đầu mối hành chính văn phòng, góp phần đảm bảo hoạt động điều hành diễn ra trôi chảy, hiệu quả và bảo mật.

II. NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Hỗ trợ Lãnh đạo
Là đầu mối sắp xếp lịch làm việc, điều phối các cuộc họp, buổi làm việc, tiếp khách của lãnh đạo.

Chuẩn bị tài liệu, nội dung họp, ghi nhận và theo dõi tiến độ thực hiện sau cuộc họp.

Soạn thảo và gửi thư mời, thư cảm ơn, công văn, quyết định, thông báo theo yêu cầu lãnh đạo.

Thay mặt lãnh đạo nhắc việc, theo sát đầu mối triển khai các nhiệm vụ được giao.

Đồng hành, hỗ trợ xử lý công việc hằng ngày của lãnh đạo; đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch.

Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối đối với thông tin, tài liệu và các cuộc trao đổi nội bộ.

2. Hành chính – Văn phòng (30%)
Quản lý, lưu trữ hồ sơ hành chính, văn bản đi – đến, công văn, hợp đồng nội bộ.

Điều phối công việc liên phòng ban theo sự phân công; đảm bảo quy trình làm việc thông suốt.

Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện nội bộ có liên quan đến công tác điều hành.

Theo dõi, mua sắm văn phòng phẩm và các công cụ hỗ trợ hoạt động điều hành.

1. Trình độ – Kinh nghiệm
Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Luật, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.

Có ít nhất 1–2 năm kinh nghiệm làm Trợ lý lãnh đạo, Thư ký điều hành hoặc vị trí tương đương.

Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong tổ chức đoàn thể, hội nghề nghiệp, môi trường đa nhiệm, cần sự phối hợp liên phòng ban.

2. Kỹ năng – Phẩm chất
Soạn thảo văn bản hành chính tốt, nắm vững thể thức trình bày, nội dung rõ ràng – chuẩn mực.

Thành thạo Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Drive…) và các công cụ hỗ trợ công việc.

Có khả năng tổ chức công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả, theo dõi nhiều đầu việc cùng lúc.

Cẩn trọng, kín đáo, giao tiếp nhã nhặn và giữ gìn hình ảnh tổ chức.

Chủ động, trách nhiệm, có định hướng gắn bó lâu dài với vai trò hỗ trợ cấp quản lý cao cấp.