Thư Ký Toà Nhà

• Đảm bảo công tác giao dịch, liên lạc tại khu vực sảnh của tòa nhà

• Đảm bảo nội quy ra/ vào tòa nhà

• Đảm bảo công tác cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc, khiếu nại của Cư dân/ khách hàng.

• Đại diện BQLTN và Chủ đầu tư tiếp xúc Cư dân/ khách hàng.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu.

• Chào đón tất cả Cư dân/ khách hàng của tòa nhà và Chủ đầu tư với thái độ niềm nở và thân thiện.

• Nắm vững nghiệp vụ, quy định của tòa nhà, hiểu về tòa nhà để hướng dẫn, trả lời thắc mắc từ phía Cư dân, khách hàng..., chỉ dẫn thông tin liên hệ để lấy thông tin (nếu có thể và được phép).

• Quản lý tài liệu đến và tài liệu đi, lưu trữ tài liệu khi được yêu cầu.

• Thu hộ các khoản phí của Cư dân và nộp lại cho BQL/ Kế toán dự án theo quy định.

• Giữ thông tin liên lạc để phối hợp, hỗ trợ các bộ phận trong công tác vận hành tòa nhà.

• Luôn cập nhật và duy trì tất cả thông tin của khách hàng (đặc biệt phần danh bạ điện thoại/ email của Cư dân/ khách hàng) trên máy vi tính, lưu lại chính xác các ký nhận của Cư dân/ khách hàng.

• Luôn trau dồi kiến thức xử lý các tình huống khẩn cấp trong tòa nhà theo quy trình.

• Báo cáo trực tiếp công việc hàng ngày, hàng tuần cho quản lý trực tiếp (Trưởng BP CSKH (nếu có), Trợ lý Trưởng BQL, Trưởng BQL) theo quy định.

• Chịu trách nhiệm quản lý các công việc tại khu vực tiền sảnh như: trả lời điện thoại, chuyển cuộc gọi, nhận tin nhắn, chuyển thư (nếu có) và đảm bảo rằng đúng địa chỉ người nhận, soạn các loại thư và bưu phẩm, sắp xếp gọn gàng, cho vào thùng thư của Cư dân/ khách hàng (nếu có), bảo đảm rằng khu vực làm việc cũng như tiền sảnh luôn gọn gang, sạch sẽ.Thực hiện các công việc được giao khác theo chỉ đạo từ cấp trên.