Nhân viên xử lý chứng từ XNK - Document Control Officer (Việt Trì, Phú Thọ)(28669)

Mô tả công việc

1. Tiếp nhận và quản lý chứng từ

• Tiếp nhận, ghi nhận và theo dõi toàn bộ hồ sơ, chứng từ mua hàng và giao hàng do nhà cung cấp gửi cho từng đợt giao hàng.

• Cập nhật và quản lý danh sách theo dõi chứng từ theo đúng quy định, đảm bảo đầy đủ và có hệ thống.

2. Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ

• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của từng bộ hồ sơ theo yêu cầu.

• Xác minh tính hợp lệ và xác thực của các chứng từ được cung cấp.

3. Lưu trữ và quản lý hồ sơ

• Quản lý, lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm một cách khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần.

• Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ phục vụ thanh toán cho nhà cung cấp hằng tháng, đồng thời chuyển hồ sơ cho bộ phận Tài chính đúng thời hạn.

4. Hỗ trợ kiểm tra, đánh giá

• Tổng hợp và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu phục vụ các đợt thanh tra, kiểm toán hoặc đánh giá nội bộ.

• Chủ động phát hiện các thiếu sót hoặc vấn đề lặp lại trong hồ sơ và báo cáo cho quản lý để cải tiến quy trình.

5. Phối hợp với nhà cung cấp và các phòng ban

• Trao đổi với nhà cung cấp về các yêu cầu đối với chứng từ, các tài liệu còn thiếu hoặc cần chỉnh sửa.

• Hướng dẫn nhà cung cấp về định dạng và nội dung chứng từ nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ ngay từ lần nộp đầu tiên.

• Phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hồ sơ, chứng từ.

Bắt buộc

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.

• Có khả năng sử dụng tiếng Anh ở mức giao tiếp tốt hoặc tiếng Nhật trình độ N3.

• Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở các vị trí tương đương như: Document Control, Hành chính (Admin), Thu mua (Procurement), Quản lý dự án (Project Management)...

• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Word và Excel, phục vụ công tác quản lý, theo dõi và báo cáo hồ sơ.

• Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng phát hiện sai sót, thiếu thông tin hoặc các điểm bất thường trong hồ sơ, chứng từ.

• Có kỹ năng tổ chức công việc tốt, quản lý hiệu quả số lượng lớn hồ sơ từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc.

• Kỹ năng giao tiếp tốt.

• Có tinh thần trách nhiệm cao, chăm chỉ và chủ động trong công việc.

Ưu tiên ( không bắt buộc)

• Có hiểu biết về hồ sơ, chứng từ và các quy định liên quan đến ngành lâm nghiệp tại Việt Nam (bao gồm Thông tư 26/2025/TT-BNNMT và Thông tư 84/2025/TT-BNNMT).

• Có kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhật Bản.