Nhân Viên Phòng Dịch Vụ Khách Hàng

1. Tương tác và Hỗ trợ Khách hàng

1.1. Tiếp nhận và Phản hồi: Tiếp nhận các thắc mắc, yêu cầu, khiếu nại của khách hàng dịch vụ và tình trạng đơn hàng.

1.2. Tư vấn: Cung cấp thông tin chính xác về dịch vụ kho bãi, quy trình, chính sách, và tình trạng hàng hóa.

1.3. Giải quyết Vấn đề: Xử lý và giải quyết các khiếu nại liên quan đến hóa đơn, sai sót dịch vụ, sự cố vận chuyển, hoặc các vấn đề phát sinh khác một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

2. Quản lý Đơn hàng và Vận chuyển

2.1. Xử lý Đơn hàng: Tiếp nhận, nhập liệu, và theo dõi đơn đặt hàng (sales orders) của khách hàng vào hệ thống (WMS/ERP). Đảm bảo ghi chú và thực hiện mọi yêu cầu đặc biệt của khách hàng.

2.2. Theo dõi Lô hàng: Cập nhật liên tục tình trạng của lô hàng/đơn hàng và thông báo kịp thời cho khách hàng về bất kỳ thay đổi, chậm trễ hoặc hoạt động nào liên quan đến hàng hóa của họ.

2.3. Phối hợp Vận chuyển: Liên hệ với bộ phận vận hành kho, hoặc các đối tác cung cấp dịch vụ để sắp xếp lịch giao hàng, xác nhận sự sẵn sàng của lô hàng và đảm bảo hàng được giao nhận đúng hạn.

3. Quản lý Tồn kho và Chứng từ

3.1. Quản lý Hàng tồn kho: Phối hợp với nhân viên kho để theo dõi, kiểm tra mức tồn kho, và cập nhật cho khách hàng về tình trạng có sẵn của hàng hóa

3.2. Xử lý Hoàn trả: Tiếp nhận và xử lý các quy trình trả hàng, đổi hàng và phối hợp với bộ phận vận hàng kho để thực hiện việc nhận, đổi hàng.

3.3. Chứng từ: Chuẩn bị và xử lý các thông tin, chứng từ cần thiết liên quan đến giao nhận và vận chuyển của lô hàng và bàn giao cho bộ phận chứng từ và vận hành kho.

3.4. Ghi chép và Báo cáo: Duy trì hồ sơ, tài liệu khách hàng, và ghi chép lại chi tiết các tương tác, đơn hàng. Lập các báo cáo tổng hợp về hàng hóa, mức độ hài lòng của khách hàng (KPIs), và phản hồi của khách hàng cho cấp trên, lập Debit Note hàng tháng gửi cho khách hàng và Phòng Kế toán - Tổng hợp.

- Quản lý Chứng từ Xuất/Nhập Kho: Chuẩn bị và Kiểm tra Chứng từ, Lưu trữ và chuyển giao chứng từ, xử lý sai sót (nếu có)

- Xử lý và Nhập liệu Số liệu Kho: Nhập liệu Hệ thống, Quản lý tồn kho và lên báo cáo

- Phối hợp với bộ phận dịch vụ khách hàng.

- Trình độ học vấn : Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành Kinh tế/kế toán/..., Am hiểu về logistics, xuất nhập khẩu là một lợi thế

- Kỹ năng ngoại ngữ : Tiếng Anh la một lợi thế

- Kỹ năng máy tính : Thành thạo vi tính văn phòng.

- Các yêu cầu khác : Nhanh nhẹn, chủ động, cẩn thận, trung thực, có khả năng làm việc theo nhóm, có tinh thần trách nhiệm cao, Xử lý các tình huống phát sinh hoặc khiếu nại một cách khéo léo, linh hoạt, và hiệu quả.

- Ưu tiên kinh nghiệm làm các kho CFS, ngoại quan