Nhân Viên Mua Hàng (Purchasing Staff)

1. Mục đích công việc

Nhân viên Mua hàng chịu trách nhiệm tìm nguồn, đặt mua và đảm bảo việc cung cấp kịp thời hàng hóa, nguyên vật liệu từ chợ, nhà cung cấp địa phương phục vụ vận hành hàng ngày của khách sạn. Đảm bảo chất lượng, số lượng, thời gian và chi phí phù hợp, đáp ứng được tiêu chuẩn khách sạn 5 sao.

2. Nhiệm vụ chính
Tìm nguồn & Đặt mua hàng từ chợ/nhà cung cấp địa phương

• Khảo sát và thiết lập danh sách các nhà cung cấp/chợ địa phương phù hợp với nhu cầu khách sạn (thực phẩm tươi, rau củ, trái cây, đồ dùng vật tư nhỏ…)
• Lấy báo giá, so sánh giá cả, chất lượng và thương lượng điều kiện (giao hàng, thanh toán) với nhà cung cấp.
• Đặt hàng theo yêu cầu từ các bộ phận (F&B, Nhà hàng, Spa, Buồng phòng, Sự kiện…) từ chợ/nhà cung cấp địa phương.
• Kiểm soát chi phí mua hàng, tìm cách tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn.

Tiếp nhận & kiểm tra hàng hóa

• Kiểm tra chất lượng, số lượng, trọng lượng, thời hạn sử dụng đối với hàng mua từ chợ/nhà cung cấp, so sánh với đơn đặt hàng.
• Lập biên bản khi hàng hóa không đạt yêu cầu và báo cáo với Trưởng bộ phận hoặc Mua hàng.
• Phối hợp với kho, bộ phận nhận hàng để đảm bảo việc nhập kho/nhận hàng diễn ra đúng quy trình.

Quản lý lưu kho/giá trị hàng hóa & tồn kho nhỏ

• Hỗ trợ theo dõi mức tồn kho tiêu chuẩn (par stock) cho các vật tư nguồn chợ/nhà cung cấp địa phương.
• Lập kế hoạch đặt hàng định kỳ từ chợ để tránh thiếu hụt hoặc lãng phí do quá tồn kho.
• Ghi nhận và báo cáo những biến động giá tại chợ, nhà cung cấp và điều chỉnh đặt hàng phù hợp.
• Hợp tác với các bộ phận nội bộ & nhà cung cấp
• Làm việc với các bộ phận như F&B, Buồng phòng, Spa, Sự kiện để hiểu nhu cầu mua hàng từ chợ/nhà cung cấp địa phương.
• Phát triển mối quan hệ tốt với nhà cung cấp/chợ địa phương để đảm bảo nguồn hàng ổn định, chất lượng tốt, giá phù hợp.
• Đề xuất các giải pháp thay thế khi hàng từ chợ/nhà cung cấp không thể đáp ứng hoặc giá biến động mạnh.

Báo cáo & tuân thủ quy trình

• Lập báo cáo đặt hàng, nhập hàng, chi phí mua hàng từ chợ/nhà cung cấp địa phương, và trình Trưởng bộ phận định kỳ.
• Lưu giữ hồ sơ nhà cung cấp, báo giá, đơn đặt hàng, biên nhận hàng, khiếu nại nếu có.
• Tuân thủ chính sách mua hàng của khách sạn, chính sách thanh toán, kiểm soát chi phí và quy định về vệ sinh, an toàn thực phẩm (nếu liên quan).

Yêu cầu công việc

• Trình độ & kinh nghiệm
• Tốt nghiệp THPT, ưu tiên Cao đẳng/Đại học ngành Quản trị khách sạn, Quản trị kinh doanh, Logistics, Mua hàng hoặc lĩnh vực liên quan.
• Có kinh nghiệm ít nhất 1-2 năm trong mảng mua hàng, ưu tiên ở khách sạn hoặc ngành dịch vụ, hoặc mua hàng từ chợ/nhà cung cấp địa phương.

Kỹ năng & năng lực

• Kỹ năng đàm phán tốt, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp/chợ địa phương.
• Khả năng kiểm tra chất lượng hàng hóa, hiểu biết cơ bản về tiêu chuẩn vệ sinh – an toàn thực phẩm (nếu liên quan thực phẩm).
• Kỹ năng tổ chức, quản lý đơn hàng, theo dõi tồn kho và đặt hàng định kỳ.
• Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Word), có khả năng sử dụng phần mềm mua hàng/đặt hàng là một lợi thế.
• Kỹ năng giao tiếp tốt với nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ.
• Chủ động, tỉ mỉ, có khả năng làm việc dưới áp lực, linh hoạt/nhanh nhẹn khi có nhu cầu đột xuất từ khách sạn.
• Hiểu biết cơ bản về chi phí, ngân sách và khả năng đề xuất giải pháp tiết kiệm.