Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

1.Nhân sự (65%)

-Đảm bảo tất cả những định hướng, chính sách liên quan đến nhân sự được thực hiện theo đúng tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược của Công ty cũng như tuân thủ quy định của luật do Nhà nước ban hành

-Đảm bảo tất cả hoạt động của PNS được thực hiện đúng và đạt hiệu quả cao trong khung thời gian đã định

-Tham gia xây dựng, thực hiện các nội quy/chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phát triển, tiền lương, phúc lợi, ...

-Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa Công ty.

1.1Tuyển dụng:

-Lập kế hoạch tuyển dụng:

Tham gia việc lập kế hoạch tuyển dụng căn cứ vào các đề xuất thực tế (nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, ...)

Xác nhận lại về các yêu cầu và tiêu chí tuyển dụng với hiring manager qua văn bản/e-mail

Trình kế hoạch tuyển dụng cho TP.HCNS và BOD xem xét, điều chỉnh và phê duyệt

-Triển khai kế hoạch tuyển dụng:

Lựa chọn kênh tuyển dụng và đăng tin tuyển dụng

Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên

Liên hệ với những ứng viên đạt yêu cầu để thông báo kế hoạch phỏng vấn (thời gian, địa điểm, người phỏng vấn, ...)

Liên hệ với TP.HCNS và hiring manager để xác nhận lịch phỏng vấn; tổ chức phỏng vấn

Thương lượng, đàm phán về mức đãi ngộ, điều kiện làm việc với ứng viên trúng tuyển

-Tiếp nhận nhân viên mới:

Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục để tiếp nhận nhân viên mới (gởi email Thư mời nhận việc, thông báo ngày làm việc đầu tiên, hướng dẫn nhân viên gởi xe, liên hệ ai vào ngày đầu tiên làm việc)

Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, vị trí làm việc cho nhân viên mới

Chuẩn bị Hợp đồng thử việc/Hợp đồng lao động/Hợp đồng khác theo đúng tính chất hợp tác với nhân viên mới vào ngày làm việc đầu tiên (theo thỏa thuận khi phỏng vấn).

Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới về quy định làm việc, quyền lợi, nghĩa vụ, văn hoá công ty...

Giới thiệu nhân viên mới với toàn thể công ty (qua e-mail Thông báo nhân sự mới), giới thiệu trực tiếp nhân viên với các phòng ban khác tại văn phòng hoặc bàn giao nhân viên mới cho Trưởng Cửa hàng (nếu là nhân viên thuộc cửa hàng)

Giám sát quá trình làm việc của nhân viên mới với vai trò của PNS.

-Đánh giá kết quả thử việc:

Phối hợp với hiring manager để đánh giá thử việc cho nhân viên mới khi sắp hết thời gian thử việc

Nhận kết quả đánh giá: nếu nhân viên thử việc thành công: ghi nhận kết quả & tiến hành ký kết hợp đồng phù hợp. Nếu nhân viên thử việc không thành công: ghi nhận kết quả, phân tích sâu sát các yếu tố với hiring manager các yếu tố không đạt yêu cầu của nhân viên cùng Hiring Manager để từ đó điều chỉnh các tiêu chí tuyển dụng cho phù hợp & tiến hành tuyển thay thế

-Các công việc khác theo yêu cầu

Nhập liệu, lưu trữ thông tin ứng viên theo quy định

Báo cáo hiệu quả của các kế hoạch tuyển dụng

Phân tích đề xuất các ý kiến cải thiện chính sách tuyển dụng

Duy trì và phát triển database về ứng viên tiềm năng

1.2Tiền lương & các chế độ phúc lợi:

-Thực hiện chấm công cho nhân viên, lập bảng tổng kết công làm việc, công tăng ca, ... phù hợp với quy định, nội quy Công ty, chuyển Trưởng Phòng ban của nhân viên xác nhận & TP.HCNS phê duyệt cuối cùng

-Tiến hành tính lương và trình ký bảng lương cho quản lý trực tiếp

-Thực hiện các chế độ, chính sách phù hợp với yêu cầu pháp lý (BHXH, HĐLĐ, giấy phép lao động, thuế TNCN, công đoàn, báo cáo tình hình lao động, ...)

-Chuẩn bị và trình/ lưu trữ bảng lương, bảng nhận lương cho TP.HCNS

-Trả lời/ giải đáp tất cả những thắc mắc liên quan đến bảng lương cho nhân viên (nếu có)

-Lập chi phí & danh sách hưởng các chế độ phúc lợi bằng tiền vào các dịp lễ tết theo quy định của Công ty, trình ký Tp.HCNS và BOD phê duyệt. Đối với các chế độ phúc lợi bằng quà tặng: lập danh sách và ngân sách, trình ký Tp.HCNS và BOD phê duyệt.

1.3Quan hệ lao động:

-Chuẩn bị và trình tất cả các báo cáo thuộc hệ thống nhân sự hàng tháng theo yêu cầu (nhân viên mới, nhân viên nghỉ, thay đổi lương, ...)

-Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ theo quy định công ty và phù hợp với luật quy định

Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên: lưu hồ sơ nhân viên theo mã nhân viên. Lập danh sách nhân viên công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.

Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc: tất cả nhân viên nghỉ việc được lưu giữ theo thứ tự thời gian, nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ. Lập danh sách nhân viên công ty nghỉ việc theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng

Quản lý ngày phép của nhân viên, cụ thể: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu trữ và lập báo cáo hàng tháng như báo cáo ngày phép còn lại, những trường hợp nghỉ không theo quy định nội quy công ty,...

Quản lý nghỉ việc của nhân viên, cụ thể: nhận đơn xin nghỉ việc của nhân viên/ trình quản lý trực tiếp ký/ lưu đơn xin nghỉ việc. Sau khi nhận biên bản bàn giao/ trình quản lý trực tiếp xem đính kèm đơn xin nghỉ việc và bảng tính thanh toán cuối cùng của nhân viên để phê duyệt trước khi thực hiện thanh toán cho nhân viên.

Giải trình số liệu theo yêu cầu của cơ quan hữu quan (BHXH, Thuế, ...)

1.4Đào tạo:

-Tham gia vào việc xây dựng các chương trình đào tạo theo yêu cầu thực tế của Công ty theo từng giai đoạn (ví dụ: đào tạo hội nhập, đào tạo kỹ năng tin học văn phòng, ...)

-Liên hệ và làm việc với bên thứ ba về việc phối hợp đào tạo các nội dung đào tạo mà nội bộ Công ty không thể tự thực hiện (đi kèm là lên phương án, chi phí và kế hoạch đào tạo chi tiết), đề xuất và trình TP.HCNS và BOD xem xét, điều chỉnh và phê duyệt

-Đánh giá và phân tích hiệu quả đào tạo ngay sau khi nhân viên đã được đào tạo và đánh giá lại định kỳ sau 1 tháng/3 tháng/6 tháng/1 năm, ...

-Tham gia xây dựng và triển khai Sổ tay làm việc cho nhân viên Khối Vận hành, đánh giá, phân tích hiệu quả của việc sử dụng Sổ tay làm việc, từ đó có đề xuất điều chỉnh cho phù hợp với thực tế.

1.5Gắn kết nhân viên:

-Tham gia đề xuất, lập ngân sách và tổ chức các phong trào nội bộ như: team building hàng năm, các ngày 8/3, trung thu, 20/10, tất niên, tân niên, ... và các hoạt động khác nhằm mục đích gắn kết sự đoàn kết nội bộ, tạo ra môi trường làm việc vui vẻ, thân thiện, tích cực.

1.6Các nhiệm vụ khác của việc Quản lý nhân sự:

-Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... theo yêu cầu của quản lý trực tiếp và thực hiện các thủ tục liên quan

-Phổ biến, hướng dẫn các phòng ban thực hiện đúng nội quy/ chính sách, quy trình/ thủ tục liên quan đến hành chính nhân sự, đồng thời lưu trữ theo quy định.

-Ghi nhận và đưa ra phương án giải quyết các vấn đề về kỷ luật, xử lý kỷ luật lao động, tiến hành xử lý kỷ luật và lưu trữ hồ sơ

2.Hành chính (35%)

-Tổng đài: nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến nhân viên có liên quan, gọi điện thoại cho nhân viên theo yêu cầu của quản lý trực tiếp, lập sổ theo dõi cuộc gọi (tổng cuộc gọi đến, tổng cuộc gọi đi, tổng cuộc gọi nhỡ, chi phí các cuộc gọi đi, ...)

-Công văn đi – công văn đến:

Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên/ bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao nhận công văn

Tiếp nhận các loại công văn/ giấy tờ cần chuyển đi. Liên hệ với công ty cung cấp dịch vụ chuyển phát thư để tiến hành thực hiện công việc chuyển thư. Lập sổ theo dõi những thư từ được chuyển đi và yêu cầu người chuyển ký nhận nhằm mục đích theo dõi chi phí chuyển phát thư chặt chẽ.

-Quản lý văn phòng phẩm: nhận các đề xuất, lập đề xuất mua văn phòng phẩm 1 lần/tháng, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu. Kiểm tra, đối chiếu số lượng văn phòng phẩm tồn hàng tháng, lập danh sách để theo dõi việc nhập, cấp phát và tồn văn phòng phẩm

-Quản lý tài sản: theo dõi nhập, tình trạng sử dụng, thanh lý và trang thiết bị (nhập, xuất, tồn). Thực hiện kiểm tra, đối chiếu số lượng tài sản/ trang thiết bị tồn hàng tháng, lập danh sách để theo dõi việc nhập, cấp phát và tồn tài sản/trang thiết bị.

-Thu mua: phối hợp với Phòng Thu mua và/hoặc Phòng Tài chính Kế toán trong việc mua/cung cấp/quản lý/thanh toán các chi phí hành chính (điện, nước, điện thoại, internet, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, máy móc thiết bị ...) cho nhu cầu sử dụng trong công ty cũng như đảm bảo việc dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết ở mức độ nhất định

-Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự: lưu trữ, tiến hành in,... chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, yêu cầu in và thực hiện thủ tục thanh toán

-Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao

-Thay mặt công ty, chịu trách nhiệm làm việc với các nhà cung cấp (thuê văn phòng, vệ sinh văn phòng, bảo vệ, cây xanh, ...) trong việc đàm phán giá cả, thỏa thuận hợp đồng, ... phù hợp với hướng dẫn đã được đưa ra từ quản lý trực tiếp

-Thực hiện các công việc hành chính như: xin visa, đặt vé máy bay, book khách sạn, theo dõi/ lập báo cáo liên quan đến việc gửi xe nhân viên, cung cấp thẻ vào thang máy và ra vào cửa Công ty, liên hệ BQL toà nhà để mang tài sản/công cụ dụng cụ/thiết bị vật tư ra vào Công ty, ...

-Đảm bảo tất cả hoạt động của văn phòng ổn định một cách tổng thể và đảm bảo văn phòng luôn trong trạng thái ngăn nắp, sạch sẽ.

-Chịu trách nhiệm thực hiện những dự án không thường xuyên liên quan đến hành chính (ví dụ: chuyển văn phòng, thay đổi việc sắp xếp bài trí văn phòng, ...)

-Hỗ trợ việc thực hiện các vấn đề liên quan đến pháp lý như giấy phép công ty, thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng, ...

3.Các nhiệm vụ khác

-Thực hiện chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định

-Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động của phòng ban

-Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp