Nhân Viên Hành Chính Kiêm Lễ Tân (Admin Cum Receptionist)

1. Lễ tân & Hỗ trợ khách/ Reception & Visitor Support

• Đón tiếp khách đến, đăng ký thông tin, hướng dẫn khách đến khu vực phù hợp./ Welcome and register visitors, guide them to designated areas.

• Hỗ trợ sắp xếp phòng họp khi có yêu cầu./ Assist with meeting arrangements as needed.

• Tiếp nhận các cuộc gọi vào và chuyển đến các bộ phận liên quan./ Handle incoming calls and route them appropriately.

• Tiếp nhận, phân loại và phản hồi các thắc mắc, yêu cầu từ khách hàng/nhân viên./ Receive, classify, and respond to customer/employee inquiries.

2. Vận hành văn phòng & Dịch vụ nhân viên/ Office Operations & Employee Services

• Cấp thẻ nhân viên, in name card, hỗ trợ cấp quyền ra vào./ Issue badges, print name cards, manage access permissions.

• Hỗ trợ nhân viên trong việc đặt lịch họp, quản lý chỗ ngồi, đặt phương tiện hoặc dịch vụ nội bộ./ Support employees with meeting room bookings, seat management, and internal service requests.

3. Duy trì vận hành văn phòng/ Office Maintenance

• Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, gọn gàng và trong tình trạng tốt./ Ensure the office is kept clean, tidy, and well-maintained.

• Duy trì phòng họp gọn gàng và thiết bị hoạt động tốt./ Maintain meeting rooms and equipment readiness.

• Theo dõi và bổ sung vật phẩm pantry, văn phòng phẩm./ Monitor and replenish pantry items and office supplies.

• Đảm bảo cây xanh văn phòng được chăm sóc theo kế hoạch./ Ensure plants are maintained as scheduled.

4. Quản lý tài sản & vật tư/ Asset & Supply Management

• Đề xuất, mua sắm, nghiệm thu, quản lý kho và đăng ký tài sản./ Propose purchasing plans, execute procurement, perform acceptance, warehouse and asset registration.

• Tổng hợp và phân tích dữ liệu tài sản – vật tư./ Compile and analyze asset and supply data.

5. Vận hành hệ thống/ System Proficiency

• Sử dụng thành thạo hệ thống đặt lịch khách, quản lý chỗ ngồi, phòng họp./ Use visitor booking, seat management, and meeting room systems proficiently.

• Quản lý hồ sơ khách hàng & yêu cầu dịch vụ trên hệ thống CS./ Manage customer records and service requests in the CS system.

6. Tổ chức sự kiện/ Events & Planning

• Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ lễ/tết theo yêu cầu của Khách hàng./ Plan and execute events and festivities per Client requirements.

• Điều phối nhà cung cấp liên quan./ Coordinate with vendors as needed.

7. Các nhiệm vụ khác/ Ad-hoc Tasks

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Khách hàng và cấp trên, bao gồm hỗ trợ văn phòng khác từ xa./ Perform other tasks assigned by Client & managers, including remote support for other Vietnam offices.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan / Graduate from College or University majoring in Business Administration, Hospitality or a related field.
• Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác / Strong interpersonal, negotiation and communication skills, for liaising with colleagues, customers and other stakeholders.
• Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin / Ability to work with IT resources such as databases and spreadsheets, for the collection and management of information.
• Ít nhất 1năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan / At least 1yearexperience in related field.
• Tiếng Anh cơ bản/ English basic.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm / Excellent organizational and time management skills with the ability to multi-task.
• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực / Ability to work effectively under pressure.