Chuyên Viên Phụ Trách Hồ Sơ Thầu

Buymed là nền tảng B2B chăm sóc sức khỏe hàng đầu tại Đông Nam Á, hoạt động tại Việt Nam,

Campuchia và Thái Lan. Chúng tôi phục vụ hơn 35.000 nhà thuốc, phòng khám và bệnh viện với sứ mệnh mang đến dịch vụ y tế dễ tiếp cận và hiệu quả hơn. Khi quy mô tăng trưởng nhanh chóng, công tác tuyển dụng cũng cần được chuyển đổi từ thủ công và phản ứng sang có hệ thống và dựa trên dữ liệu – và đó chính là vai trò mà vị trí này sẽ đảm nhận.
Nhiệm vụ chính

1. Quản lý đơn hàng và hàng tồn kho:

• Theo dõi và quản lý số lượng hàng hóa trúng thầu để đảm bảo nguồn cung đáp ứng đơn đặt hàng.
• Chịu trách nhiệm đặt hàng và phối hợp với các phòng ban liên quan (kho, kế toán) để đảm bảo đơn hàng được xử lý chính xác và kịp thời.
• Thực hiện quy trình nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hàng hóa cũng như chứng từ đi kèm.

2. Hỗ trợ kinh doanh và đối soát công nợ:

• Hỗ trợ phòng kinh doanh chuẩn bị báo giá, hợp đồng và các tài liệu liên quan đến gói thầu.
• Định kỳ kiểm tra và đối chiếu công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác.
• Phối hợp với phòng kế toán để theo dõi và thúc đẩy thanh toán công nợ.

3. Quản lý thanh toán và ngân sách:

• Chuẩn bị và theo dõi hồ sơ chi phí thanh toán hàng tháng của phòng thầu (chi phí vận chuyển, chi phí văn phòng, ...).
• Quản lý ngân sách được phê duyệt của phòng. Chuẩn bị, tổng hợp và thực hiện thủ tục thanh toán cho các chi phí công tác (di chuyển, lưu trú, tiếp khách) của nhân viên phòng.

4. Chăm sóc khách hàng và điều phối thông tin:

• Tiếp nhận cuộc gọi, email và yêu cầu từ khách hàng (bệnh viện, trung tâm y tế, sở y tế).
• Hỗ trợ khách hàng cơ bản và chăm sóc khách hàng, đồng thời nhanh chóng chuyển thông tin đến các phòng ban liên quan để xử lý phù hợp.

5. Quản lý tài liệu và báo cáo:

• Hệ thống hóa, sắp xếp và lưu trữ tài liệu thầu, hợp đồng, báo cáo và các tài liệu quan trọng khác của phòng (cả bản cứng và file điện tử).
• Chịu trách nhiệm soạn thảo, chỉnh sửa và trình bày các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.

6. Các nhiệm vụ khác:

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc.
• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp và sự kiện của phòng.

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Dược.
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự.
• Tỉ mỉ, chú ý đến chi tiết và chính xác trong xử lý tài liệu.
• Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt Excel và Word), có kinh nghiệm với hệ thống quản lý tài liệu/ hồ sơ thầu là một lợi thế.
• Có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp hiệu quả trong nhóm.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng phối hợp với nhiều phòng ban.