Admin Staff (Tiếng Anh và Tiếng Nhật) (QL 27071) [Quận 1 , HCM]

【Tóm tắt công việc】
Chúng tôi đang tìm kiếm một chuyên gia năng động và đa năng để gia nhập Bộ phận Hành chính. Trong vai trò này, bạn sẽ hỗ trợ một loạt các chức năng hành chính bao gồm hành chính tổng hợp, nhân sự, kế toán và tuân thủ thuế tại một công ty con năng động của một tập đoàn thương mại Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam. Bạn sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ, các chính sách và quy trình được tuân thủ, và các dịch vụ hỗ trợ được cung cấp hiệu quả cho các bên liên quan nội bộ. Là một thành viên trong nhóm, bạn sẽ hợp tác chặt chẽ với các đồng nghiệp người Việt Nam và người Nhật Bản và góp phần xây dựng một khuôn khổ hành chính vững mạnh phù hợp với tiêu chuẩn Nhật Bản và thông lệ địa phương của Việt Nam.

【Nhiệm vụ】
- Hỗ trợ các công việc tổng hợp: quản lý cơ sở vật chất văn phòng, hợp đồng nhà cung cấp (cho thuê, dịch vụ), điều phối hành chính xuất nhập khẩu, hậu cần sự kiện nội bộ và các vấn đề an toàn/tuân thủ.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc quảng cáo tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, điều phối phỏng vấn, định hướng hội nhập, đánh giá thử việc và lưu trữ hồ sơ nhân viên.
- Hỗ trợ các hoạt động quan hệ nhân viên: truyền đạt chính sách nhân sự, tổ chức các buổi đào tạo, chuẩn bị thông báo nội bộ, xử lý hệ thống chấm công/hết ca.

- Tham gia các công việc kế toán & tài chính: ghi sổ kế toán các khoản phải trả/phải thu, xác nhận yêu cầu chi phí, hỗ trợ chốt sổ cuối tháng, lập và nộp báo cáo quản lý hàng tháng.
- Phối hợp với các cố vấn thuế và kiểm toán để đảm bảo việc lập và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng (VAT), bảo hiểm xã hội và các hồ sơ pháp lý khác kịp thời tại Việt Nam.
- Duy trì và cập nhật các tài liệu chính sách và quy trình nội bộ (ví dụ: sổ tay nhân viên, sổ tay quản lý chung), đảm bảo sự phù hợp với cả tiêu chuẩn công ty mẹ Nhật Bản và các yêu cầu địa phương của Việt Nam.
- Hỗ trợ giao tiếp giữa trụ sở chính tại Nhật Bản, các chi nhánh tại Việt Nam và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài; biên dịch/ghi chép tài liệu khi cần, quản lý hậu cần cuộc họp và theo dõi.
- Thúc đẩy cải tiến quy trình làm việc hành chính: đề xuất và triển khai tối ưu hóa quy trình, công cụ kỹ thuật số (biểu mẫu điện tử, cổng thông tin nhà cung cấp) và củng cố khuôn khổ kiểm soát nội bộ.
- Xử lý các dự án đặc biệt khi được yêu cầu, chẳng hạn như di dời văn phòng, sự kiện công ty, kiểm toán, điều tra nội bộ hoặc các dự án tuân thủ đặc biệt.
- Các nhiệm vụ khác

- Bằng cử nhân
- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm nhân viên hành chính.
- Tiếng Anh (Trung cấp)
- Tiếng Nhật (N2 trung cấp)